15のオフィス機能（およびその特徴）

すべての組織で、会社が前進するために一連の活動を実行する必要があります。 提案された目標を達成し、それが専門とする製品とサービスを提供できることに加えて。

企業内で実行されている何百もの機能について話すことはできますが、実際には、それらをより一般的な機能にグループ化すると、2週間しかありません。

次に、それらが何であるかを発見します 本社機能 そして、組織全体にとってその重要性は何ですか。

• 関連記事： 「仕事と組織の心理学：未来のある職業」

15のオフィス機能（機能とワークスペース）

すべての組織には、さまざまな機能を実行する複数の従業員がいます。 それぞれがそれぞれの分野に特化しており、組織内で実行する機能を実行するために、多かれ少なかれ高度で必要なある種のトレーニングが必要になる場合があります。 その機能は非常に多様で、管理、在庫管理、財務管理、従業員の選択、メールの配布などの側面に対応しています。

組織は、その一部が適切に機能しない場合、全体が機能しなくなるか、機能が低下する生物として説明できます。. そのため、会社員が業務を遂行する上で期待されるスキルを習得することが不可欠です。 彼らに割り当てられ、優れたオーラルコミュニケーション、組織的スキル、文書の作成、および オフィスオートメーション。 これらのスキルはすべて、以下で説明する上位15のオフィス機能に関連しています。

1. 計画

計画は組織内で最も重要なタスクであるため、リストの一番上にあります。 この 会社でどのような方法と組織構造が実行されるかを定義し、期待される事業計画を明確に確立することを意味します.

事業計画に概説されている方法を特定し、配布するのに役立つ技術ツールがありますが スタッフ間のタスク、それは良いことが不可欠です 計画。 右足で始めないと、組織が達成したいビジネス目標を達成することは困難です。

計画を実行する担当者は、明確なビジネスビジョンを持っている必要があります会社内の階層とは何か、そして彼らに求められている目的に適切であると信じられているメンバーの長所と短所を深く知ることに加えて。

2. 文書の編集

すべてのオフィスにたくさん書かれています。 会社員にとって最も時間のかかる作業の1つは、レポートやドキュメントを作成することです。 議事録を残すことに加えて、重要な会話や会議の書き起こしなど 彼ら自身。 検査や在庫レビューなどの側面も作成され、記録されます。

文書の起草において また、労働者を支援するためのガイドとプロトコルの開発も含まれています、初心者およびベテラン、彼らに要求された各コースまたはタスクで彼らが何をすべきかを理解する。 また、背景、進捗状況、結果、利点などの側面を詳しく説明することもできます。 具体的な状況で何らかの方法を適用することの不利な点は、 会社。

• あなたは興味があるかもしれません： 「心理学はあなたにもっとよく書くための6つの秘訣を与えます」

3. 会議に出席する

有名な商談会のない会社とは？ すべての組織で、作業チームのメンバー間で会議が開催されます。 アイデアの交換、プレゼンテーションの共有、レポートの提示、進行中のプロジェクトに関するレポート.

これらの会議は、共通の視点を置き、目標の達成または特定のプロジェクトの完了に向けて彼らの視線を合わせる目的で開催されます。 彼らは、同じ目標に向かって、調整された方法で、彼らの間で不必要にタスクを繰り返すことなく、労働者が従わなければならない方向を設定しようとします。 このため、会議ではそれぞれに役割、タスク、および期限が割り当てられます。

会議でコメントされた内容は、提出のために数分または数分で記録されます. その頻度、期間、および議論される側面は、組織自体と会議の出席者によって定義されます。 たとえば、会議が毎日開催される会社もあれば、毎週開催される会社もあります。 隔週、毎月...会議の頻度は、各社のニーズと話し合い内容によって異なります。 それらの中で。

• あなたは興味があるかもしれません： 「6種類の組織的コミュニケーション」

4. 会議のスケジュール

直接またはオンラインでの会議は、氷山の一角にすぎません。 それらのそれぞれの背後には、何が話し合われるのか、またはそれらの中で何が行われるのかを明確にするために、多くの準備、時間とリソースの投資があります。

簡単に思えるかもしれませんが、そのような会議のスケジュールを担当する人は誰でもそうしなければならないと考えると、そうはなりません。 議論されるプロジェクト、参加に興味のある人、そして彼らは何時かを知っておいてください 良い。

会議のスケジュールは、場所、時間、出席者を決定するだけでなく、 出席者が出席できるようにし、選択した時間がタスクやその他のさらに重要な会議と一致しないことを確認します. さらに、それはあなたが話したいトピックがでカバーされるのに十分重要であるかどうかを決定することを含みます チャットや電子メールで話し合うことができることについて誰も会議を開きたくないので、直接またはオンラインで会議を行う 電子。

• あなたは興味があるかもしれません： 「時間管理：1日の時間を活用するための13のヒント」

5. 組織の電子メールレビュー

もう1つのオフィス機能は、組織の電子メールをチェックすることです。 最初は単純に聞こえますが、それは私たちが働いている会社のさまざまなレベルから受信した電子メールを開くことだけを含むようです。 しかし、真実はそれが私たちに最も長くかかることができる活動の1つであり、平均して私たちが費やしていることを示す研究があります このタスクを実行する週に平均20.5時間.

当社から送信されるメールは、重要な側面を指摘しながら、深く読む必要があります 上司や同僚が私たちに話し、メッセージが置き忘れられていないことに注意してください 重要。 私達はまたそれらに答えなければなりません、なぜならそれは答えを与えないことはあまり専門的でも心のこもったものでもないからです 上司と上司の両方からそのようなメッセージを受け取った感謝またはわずかなコメント 下位。

• 関連記事： 「電子メールの11の部分（説明と例を含む）」

6. 会社のメールの配布

社内でのメール配信は、責任はあるものの、大規模な研修を必要としない業務です。 あなたは非常に緊急性と優れた組織を持ち、社内のすべての重要な部門、オフィス、およびポジションを知っている必要があります。 あなたにとって都合の良い人に、そしてできるだけ早く情報を届ける.

組織の従業員が待っている可能性のあるドキュメントやその他のアイテムには、ベンダーの請求書、手紙などがあります。 政府機関、クレジットカード、デザイン、Folio、グラフィックカードや資料などの電子機器からの応答 いとこ。

7. ロジスティクス

ロジスティクス それは、会社に到着したり、他の人に出発したり、保管したりする、会社に関連するすべての商品の輸送に関係しています。.

この機能には、プロバイダーとのやり取りも含まれているため、 が提供する製品やサービスの製造に不可欠な原材料を調剤する 組織。 ロジスティクスを扱う人は誰でも、会社が生産を続けるために必要なすべてのものを持っていることを確認することを目指しています。

8. 電話での応答

電話は引き続き最も使用されているコミュニケーション手段の1つであり、ビジネス界はこれに不思議ではありません。 通話応答は、どの組織でも基本的な機能です。 クライアント、サプライヤー、または自分の同僚とのコミュニケーション方法.

この機能は思ったほど単純ではありません。 それを適切に実行するには、特に潜在的なクライアントにとって、これは 彼らの多くにとって最初の連絡形態は、会社に電話をかける人と、彼らに彼らの申し出を知らせるために呼ばれる人の両方です。 （テレマーケティング）。 礼儀のルールを尊重し、制度的なトーンを維持し、声と語彙の量を監視する必要があります。

電話の担当者は、サプライヤーであろうと顧客であろうと、話している相手が何を言っているかを知っている必要があります。 この機能が実行されている間、テレマーケティング担当者は、対話者との関連性がどれだけ高いかを書き留める必要があります。、潜在的な顧客または興味深いサプライヤーとの会社の連絡先データベースを拡張するため。

• 関連記事： 「量的行政学校：それが何であるか、そして特徴」

9. 顧客サポート

顧客サービス 物理的にサービスを提供する顧客で構成されます 組織が提供するサービスや製品についての質問や疑問について。

与えられる治療に依存するので、それは企業で最も敏感な機能の1つです 顧客と、製品やサービスに関する疑問や苦情を解決することがどれほど効果的であるか、彼らは満足するでしょう か否か。

• あなたは興味があるかもしれません： 「スーパーマーケットがあなたにもっとお金を使わせるために使う12の心理的なトリック」

10. ファイル編成

ファイルの編成は、紙の形式であろうとデジタル形式であろうと、企業にとって重要な側面です。

あれやこれやで、 会社のすべての活動は、請求書、議事録、メモ、議事録、販売レポート、印刷されたレポートなど、保持する必要のあるある種のドキュメントを生成します... この情報は、その重要性のレベルに応じて、また将来的に参照される可能性があるかどうかに応じて、カタログ化、アーカイブ、および保護する必要があります。

11. ドキュメントの印刷とコピー

ドキュメントの印刷とは、ドキュメントを物理形式にするために必要なファイルを印刷することです。 それらを適切な労働者に届ける.

この機能は、ドキュメントの印刷も必要になる場合があるため、ファイルを整理する機能と組み合わされています。 交換用の物理コピー用にデジタルで事前に保存し、サイトに保存します 適切。

12. スタッフのオススメ

労働者自身が退職することを決定したか、解雇されたか、単に死亡したために、労働者を永久に保持する会社はありません。 人々は行き来します、そしてあなたは彼らが最善を尽くすことができるように新しい従業員を雇う必要があります。 人事選考は、候補者の中から将来の労働者を選ぶことから成ります。.

採用に関連するタスクでは、候補者に面接し、履歴書を確認し、指紋を調査して、参照が正しいことを確認する必要があります。

• 関連記事： 「人材の選択：最高の従業員を選ぶための10の鍵」

13. 在庫

在庫機能 それには、会社がどのようなリソースを持っているか、そしてその機能を適切に実行できるようにするために特定のオブジェクトまたは要素が必要かどうかを調べることが含まれます. 在庫管理者は、事務用品、設備、家具、掃除用品、またはその他のアイテムが不足していないかどうかを確認する責任があります。

また、故障や損傷などのリソースの収入と支出について通知することもインベントリの一部です。 それらのいくつかを持っているか、事務用品を持っている労働者がいる疑いがある場合 家。 これらすべては、リソースの状況と、リソースの不足に直面して発生した可能性のあるニーズを詳細に説明するレポートに記録されます。

14. 財務管理

財務管理 組織が処理するお金が期待されるライフサイクルを満たしていることを確認することで構成されます、会社が必要とし、提供する製品やサービスを売買し、賢明に投資します。 これは、すべての請求書を保存し、適切な人に送信し、登録し、必要な管理上の支払いを行うことも意味します。

15. 管理

管理とは、 法律問題や官僚主義など、事務処理に関連する問題. モデルを考慮することに加えて、会社が遵守しなければならない法的側面をよく知っている必要があります。 州政府に記入して提示し、その活動が 法的。