正式なコミュニケーション：それは何であり、その特徴は何ですか

私たちは皆、さまざまなコミュニケーションスタイルを知っており、自分がいる状況に応じてどちらかを使用します。

最も重要なものの1つは、正式なコミュニケーションです. これらの段落では、このスタイルについてすべてを学び、それが含まれているフレームワークを発見することができます 通常使用し、他のモデルと比較してその主な特徴と利点は何ですか コミュニケーション。

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正式なコミュニケーションとは何ですか、そしてその特徴は何ですか

正式なコミュニケーションは 専門的および制度的文脈で使用されるコミュニケーションスタイル. 使用される声調は常に培養され、無菌でなければならないため、口語的な言葉は許可されない規制された方法です。 同様に、正式なコミュニケーションは、異なる間で発生する情報の流れと呼ぶこともできます。 組織の階層内の階層であり、それは一連のルール内で構成されます。 言及しました。

正式なコミュニケーションの流れは、口頭または書面で行うことができます。 一般的に、簡単に解決された相互作用は口頭での会話で行われます。 ただし、より広範囲または複雑な情報を必要とする通信では、通常、実行するために選択されます 選択した手段（回覧、電子メール、郵便、 メモなど

正式なコミュニケーションのもう1つの特徴は、 送信者と受信者に知られているプロトコルを介して動作します、このコミュニケーションプロセスが行われる組織の一部です。 これらのプロトコルは、たとえば、階層内でメッセージがたどる必要のあるパスを意味します。 したがって、従業員は、特定の情報を上司に送信する必要があることを認識し、その情報を上司に送信する必要がありますが、中間ステップをスキップすることはできません。

つまり、この正式なコミュニケーションに参加する組織の各メンバー どのメッセージがどの人に宛てられるべきか、どのような形式で行われるべきか、そしてこの情報がたどるべきルートは何かを事前に知っておく必要があります 正しい方法で目的地に到達するために。

正式なコミュニケーションの種類

情報の送信に使用するアドレスに応じて、最大4種類の正式な通信を確立できます。 それらすべてをさらに詳しく見ていきましょう。

1. 上向きの正式なコミュニケーション

組織内にいるときは、 従業員は、直属の上司または上司のいずれかのマネージャーとコミュニケーションをとろうとします。

、私たちは上向きの正式なコミュニケーションについて話します。 これは、垂直タイプのメッセージを下から上に向けて送信する形式です。 このモードで送信できるメッセージの例は、 要求されただけでなく、特定の問題や彼らが残したい苦情さえも要求します 特許。

2. 正式な下向きのコミュニケーション

前のケースとは逆のケースは、降順の正式なコミュニケーションのケースです。 このモデルでは、情報は垂直方向にも送信されますが、今回は上から下に送信されます。 つまり、 担当する従業員に情報を送信しているのはマネージャーとマネージャーです. たとえば、実行するタスクとその実行方法に関する指示を送信できます。 送信したい情報に応じて、口頭または書面で行うことができます。

3. 水平方向の正式なコミュニケーション

組織内のすべての正式なコミュニケーションが別の階層レベルの人々に向けられているわけではありません。 同じランクの別の労働者にメッセージが送られるとき、私たちは水平の正式なコミュニケーションについて話している、情報の流れは横方向に向けられているため。

このモデルは、さまざまな部門長の会議で明確に観察されています。 独立したセクションからの何人かの個人が通信しますが、それらのすべてはマネージャーまたは同じ位置にあります マネージャー。

4. 斜めの正式なコミュニケーション

まだ発生する可能性のある正式なコミュニケーションの頻度は低く、斜めになっています。 このモダリティが発生します 2人の対話者が異なる部門に属しているが、異なる階層レベルにも属している場合.

会社の特定のセクションの責任者が送信する必要がある場合があります 担当していないが、構造の下位階層にいる従業員への情報 会社。 これは、対角線の正式なコミュニケーションケースの例です。

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このコミュニケーションスタイルの強み

正式なコミュニケーションには、非公式なコミュニケーションに比べて多くの利点があります。 最も重要なものを見ていきます。

1. 標準化

この方法を使用すると、組織のすべてのコミュニケーションプロセスで平等が保証されます。 すべてのメンバーが情報を送信する際の進め方を知ることができるように、正しい方法と方法を選択すると同時に、彼ら全員が間違いなく彼らに届くメッセージを解釈する方法を知っています。 これは、ルールと手順を明確に理解できるようにする標準化されたモデルです。

2. エラーなし

事前に確立されたルールを使用し、常に同じ手順に従うという事実には、追加の利点があります。 それは、上記の外部で犯される可能性のある人的エラーを超えて、エラーが生成されることを許可しないということです ルール。 重要なことは、示されたプロトコルに従うことです。 情報は、問題なく、対話者の間で疑念を生じさせることなく、組織内を流れる必要があります。.

3. 足跡

正式なコミュニケーションには別の明確な利点があります。それは、書面で発生するすべてのやり取りです。 アーカイブされているため、いつでも確認できます 特定の情報を取得できるようにします。

論理的には、正式な口頭でのコミュニケーションでは同じことは起こりませんが、このタイプの対話は非常に簡潔なメッセージを送信するために発生することはすでに述べました。 ある程度複雑なものはすべて書面で送信する必要があるため、登録されます。

正式なコミュニケーションの弱点

論理的には、正式なコミュニケーションのすべての資質が肯定的であるわけではありません。 また、注意しなければならないいくつかの欠点もあります。

1. 時間コスト

かなり厳格なプロトコルに従うという事実は、正式なコミュニケーションには 実際にははるかに短い時間で行うことができる情報の送信のための不必要な時間の浪費. これは、メッセージが非効率的な方法で出席者間で送信される無限の会議の場合です。 実際には、より直接的に行うこともできますが、それは組織の標準化された通信チャネルを放棄することを意味します。

2. 寒さ

正式なコミュニケーションにより、メッセージはクールな方法で伝達され、多くの場合、人間が触れることはありません。 それは相互作用を暖かくし、このコミュニケーションを非公式なスタイルよりもはるかに非人格的にします。 さらに、ルールのその厳格さも 送信者の通信スタイルを大幅に制限し、メッセージの送信を非人間的にすることがあります そして受信機にそれをより暖かい方法で知覚させる。

3. 錯乱

正式なコミュニケーションのルールはそれを許可するべきではありませんが、 受信したメッセージの周囲に特定の混乱が生じることが避けられない場合があります. これは、情報の送信に異なる対話者間の複数のジャンプが必要な場合に発生し、 これらの各ポイントで元のメッセージが歪んでおり、最終的に受信されるメッセージは、 初め。

改善の方法

正式なコミュニケーションには改善の余地があり、このために、企業内で情報を送信するこの方法をより効率的にすることができるいくつかの推奨事項があります。 これらはそれらのいくつかです。

1. 形式主義を制限する

それは明らかです 正式なコミュニケーションには、メッセージの発信に礼儀正しさが必要です、しかし時々、その過剰な形式的表現は非常に深刻なトーンを生成する可能性があります メッセージがニュートラルであり、回線に接続されている場合でも、受信者はネガティブと解釈する可能性があります 反対。 たとえば、部門マネージャーは部下にメールを送信して、部下について話すことができます。 パフォーマンス。原則としては良好ですが、非常に深刻なトーンを使用しているため、 ネガティブ。

2. リビジョン

この推奨事項は、あらゆるタイプのコミュニケーションに適用する必要がありますが、正式なコミュニケーションにはさらに当てはまります。 送信する前にテキストを確認することが不可欠ですなぜなら、急いでいると、スペル、文法、さらには一連のエラーが発生することがあるからです。 メッセージの解釈に問題を引き起こす可能性のあるコンテンツ。これは、 組織。 たとえば、500個ではなく5,000個の製品を出荷するように作業者に指示するとします。

3. 受信

経験則として、メッセージを正しく受信したことの確認を受信者に依頼することです。 現在 受信者が私たちの電子メールを受信したときに私たちに通知する電子メールのツールがありますそのため、そのような場合は、そのような確認を明示的に要求する必要はありません。

4. 正しい使い方

最後の推奨事項は 組織的な問題にのみ正式なコミュニケーションを使用する. 社外の問題はこれらの方法で処理されるべきではなく、 機関のチャネルを介した個人的なメッセージは、チャネルではないため、問題以上のものにはなりません。 適切な。

書誌参照：

• アンドラーデ、H。 (2005). 内部組織コミュニケーション：プロセス、規律、技術。 Netbiblo。
• ロハス、D。 (1994). エグゼクティブコミュニケーションテクニック。 マグロウヒルインターアメリカーナ。
• サイモン、H.A。、ゴメス、J。 (1993). コミュニケーション。 管理上の動作。