ოფისის 15 ფუნქცია (და მათი მახასიათებლები)

ყველა ორგანიზაციაში აუცილებელია მთელი რიგი ღონისძიებების გატარება იმისათვის, რომ კომპანია წინ წავიდეს, გარდა იმისა, რომ შეძლებს შეასრულოს დასახული მიზნები და შესთავაზოს ის პროდუქტები და მომსახურება, რომლებშიც ის სპეციალიზდება.

მიუხედავად იმისა, რომ ჩვენ შეგვიძლია ვისაუბროთ ასობით ფუნქციაზე, რომელიც ხორციელდება კომპანიის შიგნით, რეალობა ის არის, რომ მათგან მხოლოდ ორ კვირაშია თუ დავაჯგუფებთ მათ უფრო ზოგად ფუნქციებად.

შემდეგ ჩვენ აღმოვაჩენთ რა არის ისინი ძირითადი ოფისის ფუნქციები და რა მნიშვნელობა აქვს მას მთელი ნებისმიერი ორგანიზაციისათვის.

• დაკავშირებული სტატია: "მუშაობისა და ორგანიზაციების ფსიქოლოგია: პროფესია მომავლით"

15 საოფისე ფუნქცია (მახასიათებლები და სამუშაო ადგილები)

თითოეულ ორგანიზაციაში არის რამდენიმე თანამშრომელი, რომლებიც ასრულებენ სხვადასხვა ფუნქციებს. თითოეული მათგანი სპეციალიზირებულია თავის სფეროში, რომელსაც შეიძლება დასჭირდეს ტრენინგი, რომელიც მეტ -ნაკლებად მაღალია და აუცილებელია ორგანიზაციაში ფუნქციის შესასრულებლად. მისი ფუნქციები ძალიან მრავალფეროვანია და ისეთ ასპექტებს ეხება, როგორიცაა ადმინისტრაცია, ინვენტარიზაცია, ფინანსური მენეჯმენტი, თანამშრომლების შერჩევა ან ფოსტის გავრცელება.

ორგანიზაციები შეიძლება შეფასდეს, როგორც ორგანიზმები, რომლებშიც თუ მათი რომელიმე ნაწილი არ მუშაობს სწორად, მთლიანობა ჩავარდება ან ნაკლებად ფუნქციონირებს. სწორედ ამიტომ აუცილებელია კომპანიის თანამშრომლებმა დაეუფლონ უნარებს, რომლებიც მათგან მოელიან ამოცანების შესრულებისას მათთვის მინიჭებული, კარგი ზეპირი კომუნიკაციის, ორგანიზაციული უნარების, დოკუმენტების წერისა და ცოდნის გამოყენება ოფისის ავტომატიზაცია. ყველა ეს უნარი ეხება ტოპ 15 საოფისე ფუნქციებს, რომლებსაც ჩვენ ქვემოთ განვიხილავთ.

1. დაგეგმვა

დაგეგმვა არის ჩვენი სიის სათავეში, რადგან ეს არის ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანა ორგანიზაციაში. ეს გულისხმობს იმის განსაზღვრას, თუ რა მეთოდები და ორგანიზაციული სტრუქტურები განხორციელდება კომპანიაში, ნათლად ჩამოაყალიბებს მოსალოდნელ ბიზნეს გეგმას.

მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს ტექნოლოგიური ინსტრუმენტები, რომლებიც ხელს უწყობენ ბიზნეს გეგმაში ასახული მეთოდების განსაზღვრას და გავრცელებას პერსონალის დავალებებს შორის, აუცილებელია, რომ კარგი იყოს დაგეგმვა. თუ არ დაიწყებთ მარჯვენა ფეხით, ძნელია მიაღწიოთ ბიზნეს მიზნებს, რომელთა მიღწევაც ორგანიზაციას სურს.

ადამიანებს, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან დაგეგმვის განხორციელებაზე, უნდა ჰქონდეთ მკაფიო ბიზნეს ხედვაგარდა იმისა, რომ სიღრმისეულად ვიცი რა არის კომპანიის შიგნით იერარქია და წევრების ძლიერი და სუსტი მხარეები, რომლებიც მიიჩნევა ადეკვატური იმ მიზნებისათვის, რომლებიც მათ სთხოვენ.

2. დოკუმენტების რედაქტირება

ბევრი წერია ყველა ოფისში. კომპანიის თანამშრომლების ერთ-ერთი ყველაზე შრომატევადი ამოცანაა ანგარიშებისა და დოკუმენტების წერა როგორიცაა მნიშვნელოვანი საუბრებისა და შეხვედრების ტრანსკრიფცია, გარდა იმისა, რომ ტოვებს წუთებს თვითონ. ასევე შემუშავებულია და აღირიცხება ასპექტები, როგორიცაა შემოწმება და ინვენტარიზაცია.

დოკუმენტების შედგენაში იგი ასევე მოიცავს გზამკვლევებისა და პროტოკოლების შემუშავებას მუშების დასახმარებლად, ახალბედა და ვეტერანები, რომ გაიგონ რა უნდა გააკეთონ თითოეულ კურსში ან ამოცანაში, რომელიც მათგან არის მოთხოვნილი. მათ ასევე შეუძლიათ დეტალურად აღწერონ ასპექტები, როგორიცაა ფონი, პროგრესი, შედეგები, უპირატესობები და ა კონკრეტულ სიტუაციაში ამა თუ იმ მეთოდის გამოყენების უარყოფითი მხარეები მნიშვნელოვნად მნიშვნელოვანია კომპანია

• თქვენ შეიძლება დაგაინტერესოთ: "ფსიქოლოგია გაძლევთ 6 რჩევას უკეთესად დასაწერად"

3. დაესწრო შეხვედრებს

რა არის კომპანია ცნობილი საქმიანი შეხვედრების გარეშე? ყველა ორგანიზაციაში ტარდება სამუშაო ჯგუფის წევრებს შორის შეხვედრები, რომლებშიც იდეების გაცვლა, პრეზენტაციების გაზიარება, ანგარიშების წარდგენა და ანგარიშები მიმდინარე პროექტებზე.

ეს შეხვედრები იმართება იმ მიზნით, რომ შეხედულებები საერთო იყოს და მოხდეს მათი მიზნის მიღწევა მიზნის მისაღწევად ან გარკვეული პროექტის დასრულების მიზნით. ისინი ცდილობენ დაადგინონ მიმართულება, რომელსაც მუშები უნდა მიჰყვნენ, რათა იმუშაონ ერთი და იმავე მიზნისკენ, კოორდინირებულად და მათ შორის დავალებების ზედმეტად გამეორების გარეშე. ამ მიზეზით, შეხვედრები განსაზღვრავს როლებს, ამოცანებს და ვადებს თითოეული მათგანისთვის.

ის, რასაც შეხვედრებზე აკეთებენ კომენტარს, აღირიცხება წუთებში ან წუთებში. მისი სიხშირე, ხანგრძლივობა და განსახილველი ასპექტები განისაზღვრება თავად ორგანიზაციისა და შეხვედრის მონაწილეების მიერ. მაგალითად, არის კომპანიები, რომლებშიც შეხვედრები ტარდება ყოველდღიურად, ზოგი კი ყოველკვირეულია, ყოველკვირეულად, ყოველთვიურად... შეხვედრების სიხშირე დამოკიდებული იქნება თითოეული კომპანიის საჭიროებებზე და იმაზე, თუ რაზეა საუბარი მათში.

• თქვენ შეიძლება დაგაინტერესოთ: "ორგანიზაციული კომუნიკაციის 6 ტიპი"

4. შეხვედრის განრიგი

შეხვედრა, პირადად თუ ინტერნეტით, მხოლოდ აისბერგის წვერია. თითოეული მათგანის უკან არის ბევრი მომზადება, ინვესტიცია დროსა და რესურსზე იმის გასარკვევად, თუ რაზე იქნება საუბარი ან რა იქნება მათში.

ეს შეიძლება მარტივად მოგეჩვენოთ, მაგრამ ასე აღარ იქნება, თუ ვიფიქრებთ, რომ ვინც არის პასუხისმგებელი ამგვარი შეხვედრების დაგეგმვაზე, ეს უნდა გააკეთოს იცოდეთ იმ პროექტის შესახებ, რომლის განხილვასაც აპირებენ, ვინ არიან ის ადამიანები, ვინც დაინტერესებულნი არიან დაესწრონ და რა დროს არიან ისინი კარგად

შეხვედრების დაგეგმვა არ ნიშნავს მხოლოდ ადგილის, დროის და დამსწრეების გადაწყვეტილებას, არამედ დარწმუნდით, რომ დამსწრეებს შეეძლებათ დასწრება და რომ არჩეული დრო არ ემთხვევა დავალებებს ან სხვა უფრო მნიშვნელოვან შეხვედრებს. გარდა ამისა, ის გულისხმობს გადაწყვეტილების მიღებას, არის თუ არა ის თემა, რომელზეც გსურთ საუბარი, იმდენად მნიშვნელოვანი რომ იყოს დაფარული შეხვედრა, პირადად ან ინტერნეტით, რადგან არავის სურს შეხვედრების გამართვა იმ საკითხებისთვის, რომელთა განხილვაც შესაძლებელია ჩეთის ან ელექტრონული ფოსტის საშუალებით ელექტრონული.

• თქვენ შეიძლება დაგაინტერესოთ: "დროის მენეჯმენტი: 13 რჩევა დღის საათებით სარგებლობისთვის"

5. ორგანიზაციული ელ.ფოსტის მიმოხილვა

ოფისის კიდევ ერთი ფუნქციაა ორგანიზაციის ელ.ფოსტის შემოწმება. თავიდან ეს მარტივად ჟღერს, როგორც ჩანს, ეს მხოლოდ ელ.ფოსტის გახსნას გულისხმობს, რომელსაც ჩვენ ვიღებთ კომპანიის სხვადასხვა დონისგან, სადაც ჩვენ ვმუშაობთ. თუმცა, სიმართლე ის არის, რომ ეს არის ერთ -ერთი აქტივობა, რომელსაც შეუძლია ყველაზე დიდხანს წაგვიყვანოს და არის კვლევები, რომლებიც მიუთითებს იმაზე, რომ საშუალოდ ჩვენ ვხარჯავთ საშუალოდ კვირაში 20.5 საათი ასრულებს ამ ამოცანას.

ჩვენი კომპანიის მიერ გაგზავნილი წერილები უნდა იყოს წაკითხული სიღრმისეულად, მიუთითებს მნიშვნელოვან ასპექტებზე რომ ჩვენმა უფროსმა ან კოლეგებმა გვითხრან და იცოდნენ, რომ არცერთი შეტყობინება არ არის უადგილო მნიშვნელოვანი. ჩვენ ასევე უნდა ვუპასუხოთ მათ, რადგან არ არის ძალიან პროფესიონალური ან გულწრფელი, რომ პასუხი არ გასცეს მადლიერება ან ოდნავი კომენტარი, რომ ჩვენ მივიღეთ ასეთი შეტყობინება როგორც ზემდგომის, ასევე ა დაქვემდებარებული.

• დაკავშირებული სტატია: "ელ.ფოსტის 11 ნაწილი (ახსნილი და მაგალითებით)"

6. კომპანიის ფოსტის გავრცელება

კომპანიაში ფოსტის გავრცელება არის ამოცანა, რომელშიც არ არის საჭირო ფართო სწავლება, თუმცა ის დიდ პასუხისმგებლობას გულისხმობს. თქვენ უნდა გქონდეთ გადაუდებლობის დიდი გრძნობა, კარგი ორგანიზაცია და იცოდეთ კომპანიის ყველა მნიშვნელოვანი დეპარტამენტი, ოფისი და პოზიცია მიაწოდეთ ინფორმაცია თქვენთვის მოსახერხებელ ადამიანებს და რაც შეიძლება მალე.

დოკუმენტები და სხვა ერთეულები, რომლებსაც თქვენი ორგანიზაციის თანამშრომლები ელოდებიან, შეიცავს გამყიდველის ინვოისებს, წერილებს სამთავრობო ორგანოს პასუხი, საკრედიტო ბარათები, დიზაინი, ფოლიო, ელექტრონული მოწყობილობები, როგორიცაა გრაფიკული ბარათები და მასალები ბიძაშვილები

7. ლოჯისტიკა

ლოჯისტიკა ეს დაკავშირებულია კომპანიასთან დაკავშირებული ყველა საქონლის ტრანსპორტირებასთან, მათ კომპანიაში ჩამოსვლასთან და სხვებთან გამგზავრებასთან და შენახვასთან..

ეს ფუნქცია ასევე მოიცავს პროვაიდერებთან ურთიერთობას, რათა ჩვენ შევძლოთ დაურიგეთ აუცილებელი ნედლეული პროდუქციისა და მომსახურების წარმოებაში ორგანიზაცია. ვინც ლოჯისტიკას ახორციელებს, მიზნად ისახავს დარწმუნდეს, რომ კომპანიას აქვს ყველაფერი რაც მას სჭირდება წარმოების გასაგრძელებლად.

8. დარეკეთ პასუხად

ტელეფონი კვლავ რჩება კომუნიკაციის ერთ -ერთ ყველაზე გავრცელებულ საშუალებად და ბიზნეს სამყარო მისთვის უცხო არ არის. ზარის პასუხის გაცემა ფუნდამენტური ფუნქციაა ნებისმიერ ორგანიზაციაში კლიენტებთან, მომწოდებლებთან ან საკუთარ თანამშრომლებთან ურთიერთობის გზა.

ეს ფუნქცია არ არის ისეთი მარტივი, როგორც ჟღერს. მისი სათანადოდ განხორციელებისთვის საჭიროა გარკვეული ხარისხის პროტოკოლი, რადგან, განსაკუთრებით პოტენციური კლიენტებისთვის, ეს არის კონტაქტის პირველი ფორმა ბევრი მათგანისთვის, როგორც მათთვის, ვინც კომპანიას იძახებს, ასევე მათთვის, ვინც მათ შეთავაზებების შესახებ აცნობებს (ტელემარკეტი). თავაზიანობის წესები უნდა იყოს დაცული, უნდა შენარჩუნდეს ინსტიტუციონალური ტონი და მონიტორინგი ხმისა და ლექსიკის მოცულობაზე.

ვინც ტელეფონზეა პასუხისმგებელი, უნდა იცოდეს რას ამბობს ადამიანი, ვისთანაც საუბრობენ, იქნება ეს მიმწოდებელი თუ მომხმარებელი. სანამ ეს ფუნქცია ხორციელდება, ტელემარკეტერმა უნდა დაწეროს რამდენად მეტი ინფორმაცია უკეთესად არის დაკავშირებული მის თანამოსაუბრესთან, კომპანიის კონტაქტების მონაცემთა ბაზის გაფართოების მიზნით პოტენციურ მომხმარებელთან ან საინტერესო მიმწოდებელთან.

• დაკავშირებული სტატია: "ადმინისტრაციული რაოდენობრივი სკოლა: რა არის და მახასიათებლები"

9. Მომხმარებლის მხარდაჭერა

Კლიენტების მომსახურება შედგება ფიზიკურად მომსახურე მომხმარებლებისგან იმ კითხვებთან და ეჭვებთან დაკავშირებით, რაც მათ აქვთ ორგანიზაციის მიერ შემოთავაზებულ სერვისზე ან პროდუქტზე.

ეს არის ერთ -ერთი ყველაზე მგრძნობიარე ფუნქცია კომპანიებში, ვინაიდან დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა მკურნალობას ექვემდებარება მომხმარებლები და რამდენად ეფექტურია მათი ეჭვების ან საჩივრების გადაწყვეტა პროდუქტებთან ან მომსახურებასთან დაკავშირებით, ისინი დაკმაყოფილდებიან თუ არა.

• თქვენ შეიძლება დაგაინტერესოთ: "12 ფსიქოლოგიური ხრიკი სუპერმარკეტებში უფრო ფულის დახარჯვის მიზნით"

10. ფაილების ორგანიზაცია

ფაილების ორგანიზება არის უმნიშვნელოვანესი ასპექტი კომპანიებში, იქნება ეს ქაღალდზე თუ ციფრულ ფორმატში.

Ასეა თუ ისე, კომპანიის ყველა საქმიანობა წარმოქმნის რაიმე სახის დოკუმენტს, რომელიც უნდა იყოს დაცული, როგორიცაა ინვოისები, წუთები, შენიშვნები, წუთები, გაყიდვების ანგარიშები, ბეჭდური ანგარიშები ... ეს ინფორმაცია უნდა იყოს კატალოგირებული, დაარქივებული და დაცული, მისი მნიშვნელობის მიხედვით და მომავალში კონსულტაციის გაწევის შემთხვევაში.

11. დოკუმენტების ბეჭდვა და კოპირება

დოკუმენტების დაბეჭდვა არის მხოლოდ ის, რომ დაბეჭდოთ ფაილები, რომლებიც აუცილებელია მათ ფიზიკურ ფორმატში და მიაწოდეთ ისინი სწორ მუშებს.

ეს ფუნქცია თან ახლავს ფაილების ორგანიზებას, რადგან შეიძლება საჭირო გახდეს დოკუმენტების დაბეჭდვაც წინასწარ ინახება ციფრულად შემცვლელი ფიზიკური ასლისთვის და შეინახება ადგილზე შესაფერისი.

12. პერსონალის არჩევა

არცერთი კომპანია არ იტოვებს სამუდამოდ თავის თანამშრომლებს, ან იმიტომ, რომ ისინი თავად გადაწყვეტენ წასვლას, გათავისუფლდებიან ან უბრალოდ იღუპებიან. ხალხი მოდის და მიდის და თქვენ უნდა დაიქირაოთ ახალი თანამშრომლები, რათა მათ შეძლონ საუკეთესოდ იმუშაონ. პერსონალის შერჩევა მოიცავს მომავალი მუშების არჩევას შესაძლო კანდიდატებს შორის.

დაქირავებასთან დაკავშირებული ამოცანები ჩვენ უნდა გამოვკითხოთ კანდიდატებს, შევხედოთ მათ რეზიუმეს, გამოვიკვლიოთ მათი ანაბეჭდი და დავადასტუროთ, რომ მათი ცნობები მართალია.

• დაკავშირებული სტატია: "პერსონალის შერჩევა: 10 გასაღები საუკეთესო თანამშრომლის არჩევისთვის"

13. ინვენტარიზაცია

ინვენტარიზაციის ფუნქცია ის გულისხმობს იმის გარკვევას, თუ რა რესურსები აქვს კომპანიას და სჭირდება თუ არა მას რაიმე კონკრეტული ობიექტი ან ელემენტი, რომ შეძლოს თავისი ფუნქციების სწორად შესრულება. ინვენტარიზაციის მიმღები ვალდებულია გაარკვიოს, აკლია თუ არა საოფისე მარაგი, აღჭურვილობა, ავეჯი, დასუფთავების მასალები ან რაიმე სხვა ნივთი.

ინვენტარიზაციის ნაწილია რესურსების შემოსავლისა და ხარჯვის შესახებ ინფორმირება, როგორიცაა წარუმატებლობა ან დაზიანება ჰქონდა რამდენიმე მათგანი ან თუ არსებობს ეჭვი, რომ არიან მუშაკები, რომლებიც იღებენ საოფისე მასალებს სახლში ეს ყველაფერი დაფიქსირდება ანგარიშში, სადაც დეტალურად იქნება აღწერილი რესურსების მდგომარეობა და შესაძლო საჭიროებები, რაც მოხდა მათი სიმცირის ფონზე, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.

14. ფინანსების მენეჯმენტი

ფინანსების მენეჯმენტი შედგება იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ორგანიზაციის მიერ მიღებული თანხები აკმაყოფილებს მის მოსალოდნელ სასიცოცხლო ციკლს, ყიდულობს და ყიდის იმ პროდუქტებსა და მომსახურებებს, რაც კომპანიას სჭირდება და სთავაზობს და გონივრულად ჩადებს ინვესტიციებს. ეს ასევე გულისხმობს ყველა ინვოისის შენახვას, შესაბამის ადამიანებთან გაგზავნას, მათ რეგისტრაციას და საჭირო ადმინისტრაციულ გადასახადებს.

15. ადმინისტრაცია

ადმინისტრაციაში ვგულისხმობთ უფრო მეტად დოკუმენტებთან დაკავშირებული საკითხები, როგორიცაა სამართლებრივი საკითხები და ბიუროკრატია. აუცილებელია კომპანიამ ძალიან კარგად იცოდეს რა სამართლებრივი ასპექტები უნდა დაიცვას, გარდა მოდელების გათვალისწინებისა და დოკუმენტები, რომლებიც უნდა შეავსონ და წარუდგინონ სახელმწიფო ადმინისტრაციას, რომ დაადასტურონ მათი საქმიანობა ლეგალური.