ოფიციალური კომუნიკაცია: რა არის ეს და რა არის მისი მახასიათებლები

ჩვენ ყველამ ვიცით კომუნიკაციის სხვადასხვა სტილი და ვიყენებთ ამა თუ იმ კონტექსტს იმისდა მიხედვით, თუ რა სიტუაციაში ვიმყოფებით.

ერთ -ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანია ფორმალური კომუნიკაცია. ამ პარაგრაფებში ჩვენ შეგვიძლია ვისწავლოთ ყველაფერი ამ სტილის შესახებ, აღმოვაჩინოთ ჩარჩოები, რომელშიც ის არის ჩვეულებრივ იყენებენ და რა არის მისი ძირითადი მახასიათებლები და უპირატესობები სხვა მოდელებთან შედარებით კომუნიკაცია.

• დაკავშირებული სტატია: "სოციალურ-ემოციური უნარები: მახასიათებლები, ფუნქციები და მაგალითები"

რა არის ფორმალური კომუნიკაცია და რა არის მისი მახასიათებლები

ფორმალური კომუნიკაციაა საკომუნიკაციო სტილი, რომელიც გამოიყენება პროფესიულ და ინსტიტუციურ კონტექსტებში. ეს არის რეგულირებული მეთოდი, რომლის დროსაც სასაუბრო სიტყვები დაუშვებელია, ვინაიდან გამოყენებული ტონი ყოველთვის უნდა იყოს კულტურული და ასეპტიური. ანალოგიურად, ჩვენ ასევე შეგვიძლია ვუწოდოთ ფორმალურ კომუნიკაციას ინფორმაციის ნაკადს, რომელიც ხდება განსხვავებულებს შორის ეშელონები ორგანიზაციის იერარქიაში, და ეს იქნება ჩარჩო იმ წესების ფარგლებში, რომლებიც ჩვენ აღვნიშნეთ

ოფიციალური კომუნიკაციის ნაკადი შეიძლება მოხდეს სალაპარაკო ან წერილობითი გზით. საერთოდ, მოკლედ მოგვარებული ურთიერთქმედება ტარდება ზეპირ საუბარში. თუმცა, კომუნიკაცია, რომელიც მოითხოვს უფრო ვრცელ ან კომპლექსურ ინფორმაციას, ჩვეულებრივ ირჩევს მის განხორციელებას დაწერილი და გადასცეს მათ თანამოსაუბრეებს არჩეული საშუალებებით (ცირკულარები, ელ.ფოსტა, საფოსტო წერილები, მემორანდუმი და ა.შ.

ფორმალური კომუნიკაციის კიდევ ერთი მახასიათებელი ის არის მუშაობს პროტოკოლების საშუალებით, რომლებიც ცნობილია გამგზავნებისა და მიმღებებისათვის, რომლებიც იმ ორგანიზაციის ნაწილია, რომელშიც ეს კომუნიკაციის პროცესი მიმდინარეობს. ეს პროტოკოლები გულისხმობს, მაგალითად, გზებს, რომლებიც უნდა გაიაროს შეტყობინებებმა იერარქიის ფარგლებში. ამრიგად, თანამშრომელმა იცის, რომ მან უნდა გაუგზავნოს გარკვეული ინფორმაცია თავის მენეჯერს და ეს თავის მხრივ უნდა გადასცეს ინფორმაცია მის უფროსს, მაგრამ მათ არ შეუძლიათ გამოტოვონ შუალედური ნაბიჯი.

ანუ ორგანიზაციის თითოეული წევრი, რომელიც მონაწილეობს ამ ფორმალურ კომუნიკაციაში თქვენ წინასწარ უნდა იცოდეთ რომელი მესიჯი უნდა იყოს მიმართული რომელ პირზე, რა ფორმით უნდა გაკეთდეს და რა გზას უნდა გაჰყვეს ეს ინფორმაცია დანიშნულების ადგილამდე მისასვლელად.

ფორმალური კომუნიკაციის სახეები

იმ მისამართის მიხედვით, რომელსაც ჩვენ ვიყენებთ ინფორმაციის გადასაცემად, ჩვენ შეგვიძლია შევქმნათ ოთხამდე სხვადასხვა სახის ფორმალური კომუნიკაცია. მოდით გავაგრძელოთ ყველა მათგანის უფრო დეტალურად განხილვა.

1. აღმავალი ოფიციალური კომუნიკაცია

ორგანიზაციაში ყოფნისას, თანამშრომელი ცდილობს დაუკავშირდეს მის ერთ მენეჯერს, ან უშუალოდ უფროსს ან მასზე მაღლა მყოფსჩვენ ვსაუბრობთ აღმავალ ფორმალურ კომუნიკაციაზე. ეს არის ვერტიკალური ტიპის შეტყობინების გადაცემის ფორმა და მიმართულება ქვემოდან ზემოდან. ამ რეჟიმში გაგზავნილი შეტყობინებების მაგალითი იქნება ის ანგარიშები, რომლებიც უკვე იყო ითხოვდა, არამედ ითხოვდა კონკრეტულ საკითხზე და თუნდაც ჩივილებს, რომ მათ უნდათ დატოვონ პატენტები.

2. ფორმალური დაღმავალი კომუნიკაცია

წინა შემთხვევის საპირისპირო შემთხვევა იქნება დაღმავალი ფორმალური კომუნიკაცია. ამ მოდელში, ინფორმაცია ასევე გადადის ვერტიკალურად, მაგრამ ამ დროს ის გადადის ზემოდან ქვემოთ. რომ ვთქვათ, ეს არის მენეჯერები და მენეჯერები, რომლებიც გადასცემენ ინფორმაციას თანამშრომლებს მათი პასუხისმგებლობის ქვეშ. მათ შეუძლიათ გაგზავნონ, მაგალითად, ინსტრუქციები შესასრულებელი ამოცანების შესახებ და როგორ უნდა გააკეთონ ისინი. მათ შეუძლიათ ამის გაკეთება ზეპირად ან წერილობით, იმისდა მიხედვით, თუ რა ინფორმაციის გაგზავნა სურთ.

3. ჰორიზონტალური ფორმალური კომუნიკაცია

ორგანიზაციაში ყველა ოფიციალური კომუნიკაცია არ არის მიმართული სხვა იერარქიული დონის ადამიანებზე. როდესაც შეტყობინება იგზავნება სხვა თანამშრომელზე, რომელსაც აქვს იგივე წოდება, ჩვენ ვსაუბრობთ ჰორიზონტალურ ფორმალურ კომუნიკაციაზე, ვინაიდან ინფორმაციის ნაკადი მიმართულია გვერდით.

ეს მოდელი აშკარად შეიმჩნევა სხვადასხვა დეპარტამენტის ხელმძღვანელების შეხვედრებზე, ვინაიდან ისინი არიან რამდენიმე ინდივიდი დამოუკიდებელი სექციიდან ურთიერთობს, მაგრამ ყველა მათგანი ერთსა და იმავე თანამდებობაზეა, როგორც მენეჯერები ან მენეჯერები.

4. დიაგონალური ფორმალური კომუნიკაცია

არსებობს ნაკლებად ხშირი ფორმალური კომუნიკაცია, რომელიც ჯერ კიდევ შეიძლება მოხდეს და ის დიაგონალურია. ეს მოდალობა მოხდებოდა როდესაც ორი თანამოსაუბრე ეკუთვნის სხვადასხვა განყოფილებას, არამედ სხვადასხვა იერარქიულ დონეს.

ეს შეიძლება იყოს შემთხვევა, როდესაც კომპანიის კონკრეტული განყოფილების ხელმძღვანელს სჭირდება გადაცემა ინფორმაცია თანამშრომლებისთვის, რომლებიც არ არიან პასუხისმგებელი მათზე, მაგრამ რომლებიც არიან ქვედა ეშელონში სტრუქტურის სტრუქტურაში კომპანია ეს იქნება დიაგონალური ფორმალური კომუნიკაციის შემთხვევის მაგალითი.

• თქვენ შეიძლება დაგაინტერესოთ: "კომუნიკაციის 8 ელემენტი: მახასიათებლები და მაგალითები"

ამ საკომუნიკაციო სტილის ძლიერი მხარეები

ფორმალურ კომუნიკაციას არაერთი არაფორმალურ კომუნიკაციასთან შედარებით ბევრი უპირატესობა აქვს. ჩვენ ვაპირებთ ვნახოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი პირობა.

1. სტანდარტიზაცია

ამ მეთოდის გამოყენება უზრუნველყოფს თანასწორობას ორგანიზაციის ყველა საკომუნიკაციო პროცესში, რათა ყველა წევრმა იცოდეს როგორ მოიქცეს ინფორმაციის გადაცემისას, სწორი გზისა და გზის არჩევა და ამავდროულად ყველა მათგანმა იცის როგორ უნდა განმარტოს შეტყობინებები, რომლებიც მათ მოაქვს ყოველგვარი ეჭვის გარეშე. ეს არის სტანდარტიზებული მოდელი, რომელიც იძლევა მკაფიო გაგებას წესებისა და პროცედურების შესახებ.

2. შეცდომების გარეშე

წინასწარ დადგენილი წესების გამოყენების ფაქტი და ყოველთვის ერთი და იგივე პროცედურების დაცვა დამატებით უპირატესობას ანიჭებს და ის არის, რომ ის არ იძლევა შეცდომების გენერირებას, ადამიანური შეცდომების მიღმა, რაც შეიძლება იქნეს ნათქვამის გარეთ წესები. მთავარია, რომ დაიცვას მითითებული ოქმები, ინფორმაცია უნდა გადიოდეს ორგანიზაციაში ყოველგვარი სირთულის გარეშე და თანამოსაუბრეებს შორის ეჭვის წარმოქმნის გარეშე.

3. Paw ბეჭდვითი

ფორმალურ კომუნიკაციას აქვს კიდევ ერთი აშკარა უპირატესობა და ეს არის ყველა ურთიერთქმედება, რაც ხდება წერილობით დაარქივებულია და ამიტომ ნებისმიერ დროს შეიძლება გადახედოს შეძლოს კონკრეტული ინფორმაციის მოპოვება.

ლოგიკურად, იგივე არ ხდება ოფიციალური ზეპირი კომუნიკაციისას, მაგრამ ჩვენ უკვე აღვნიშნეთ, რომ ამ ტიპის ურთიერთქმედება ხდება ძალიან მოკლე შეტყობინებების გასაგზავნად. ყველა, ვისაც აქვს გარკვეული სირთულის დონე, უნდა გადაეცეს წერილობით და, შესაბამისად, დარეგისტრირდება.

კომუნიკაციის ფორმალური სისუსტეები

ლოგიკურად, ფორმალური კომუნიკაციის ყველა თვისება არ არის პოზიტიური. ასევე არსებობს რამდენიმე უარყოფითი მხარე, რომელიც უნდა ვიცოდეთ.

1. დროის ღირებულება

საკმაოდ მკაცრი პროტოკოლების დაცვის ფაქტი ზოგჯერ ნიშნავს იმას, რომ ფორმალური კომუნიკაცია გულისხმობს დროის არასაჭირო დაკარგვა ინფორმაციის გადასაცემად, რაც რეალურად შეიძლებოდა გაცილებით მოკლე დროში განხორციელებულიყო. ეს იმ გაუთავებელი შეხვედრების შემთხვევაა, რომელშიც შეტყობინება დამსწრეებს შორის არაეფექტურად გადადის, როდესაც სინამდვილეში, ეს შეიძლება გაკეთდეს უფრო პირდაპირ, მაგრამ ეს ნიშნავს ორგანიზაციის სტანდარტიზებული საკომუნიკაციო არხების დათმობას.

2. სიცივე

ოფიციალური კომუნიკაცია იწვევს შეტყობინებების გონივრულ გადაცემას, ხშირად ადამიანური შეხების გარეშე რაც ამყარებს ურთიერთქმედებას და რაც ამ კომუნიკაციას ბევრად უფრო უპიროვნო ხდის, ვიდრე არაფორმალური სტილი. გარდა ამისა, წესების სიმკაცრეც მნიშვნელოვნად ზღუდავს გამგზავნის კომუნიკაციურ სტილს, ზოგჯერ დეჰუმანიზაციას უკეთებს შეტყობინების გადაცემას და იწვევს მიმღებს, რომ იგი უფრო თბილად აღიქვას.

3. დაბნეულობა

ოფიციალური კომუნიკაციის წესებმა არ უნდა დაუშვას, მაგრამ ზოგჯერ გარდაუვალია, რომ გარკვეული დაბნეულობა წარმოიშვას მიღებული შეტყობინების გარშემო. ეს ხდება მაშინ, როდესაც ინფორმაციის გადაცემა მოითხოვს რამდენიმე ხტუნვას სხვადასხვა თანამოსაუბრეს შორის, რაც შესაძლებლობას იძლევა რომ თითოეულ ამ წერტილში ორიგინალური შეტყობინება დამახინჯებულია და ის, რაც საბოლოოდ მიიღება, არ არის ზუსტად იგივე, რაც პირველი.

გაუმჯობესების გზები

ოფიციალურ კომუნიკაციას აქვს გაუმჯობესების ადგილი და ამისათვის არსებობს რამდენიმე რეკომენდაცია, რომელსაც შეუძლია კომპანიებში ინფორმაციის გადაცემის ეს მეთოდი უფრო ეფექტური გახადოს. ეს არის ზოგიერთი მათგანი.

1. შეზღუდეთ ფორმალიზმი

აშკარაა, რომ ოფიციალური კომუნიკაცია მოითხოვს დეკორუმს შეტყობინების გამოშვებაში, მაგრამ ზოგჯერ ფორმალური გამონათქვამების გადაჭარბებამ შეიძლება წარმოშვას უკიდურესად სერიოზული ტონი, რაც მიმღებს შეუძლია უარყოფითად განმარტოს, როდესაც შეტყობინება შეიძლება იყოს ნეიტრალური და ხაზზე გადასვლაც კი საწინააღმდეგო. მაგალითად, დეპარტამენტის მენეჯერს შეუძლია გაუგზავნოს წერილი მის ქვეშევრდომებს, რომ ისაუბრონ მის შესახებ შესრულება, რაც პრინციპში კარგია, მაგრამ იყენებენ იმდენად სერიოზულ ტონს, რომ მათ ინტერპრეტაციას უკეთებენ ა უარყოფითი

2. გადახედვა

ეს რეკომენდაცია უნდა გავრცელდეს ნებისმიერი ტიპის კომუნიკაციაზე, მაგრამ ბევრად უფრო ოფიციალურზე. გაგზავნამდე აუცილებელია ტექსტების გადახედვა, რადგან ხანდახან აჩქარებამ შეიძლება მიგვიყვანოს მართლწერის, გრამატიკის ან თუნდაც შეცდომების სერიაში შინაარსი, რამაც შეიძლება პრობლემები შეუქმნას შეტყობინების ინტერპრეტაციას და ამას შეიძლება სერიოზული შედეგები მოჰყვეს ორგანიზაცია. მაგალითად, წარმოიდგინეთ, რომ ჩვენ ვაძლევთ ინსტრუქციას მუშაკს, რომ 500 -ის ნაცვლად გამოაგზავნოს 5000 ერთეული პროდუქტი.

3. მიმღები

კარგი პრინციპია მიმღებს სთხოვოთ დადასტურება, რომ თქვენ სწორად მიიღეთ შეტყობინება. ამჟამად ელ.ფოსტაში არის ინსტრუმენტები, რომლებიც გვაცნობებენ, როდესაც მიმღებმა მიიღო ჩვენი ელასე რომ, იმ შემთხვევებში ჩვენ არც კი გვჭირდება ასეთი დადასტურება მკაფიოდ.

4. სწორი გამოყენება

ბოლო რეკომენდაცია იქნება გამოიყენეთ ოფიციალური კომუნიკაცია მხოლოდ ორგანიზაციული საკითხებისთვის. კომპანიის გარეთ ნებისმიერი საკითხი არ უნდა განიხილებოდეს ამ გზით და შეეცადეთ გააგზავნოთ პერსონალური შეტყობინება ინსტიტუციური არხის საშუალებით არ გამოიწვევს პრობლემებზე მეტს, რადგან ეს არხი არ არის შესაბამისი.

ბიბლიოგრაფიული ცნობები:

• ანდრადე, ჰ. (2005). შიდა ორგანიზაციული კომუნიკაცია: პროცესი, დისციპლინა და ტექნიკა. ნეთბიბლო.
• როხასი, დ. (1994). აღმასრულებელი კომუნიკაციის ტექნიკა. McGraw-Hill Interamericana.
• სიმონ, H.A., Gomez, J. (1993). კომუნიკაცია. ადმინისტრაციული ქცევა.