공식적인 의사 소통: 그것이 무엇이며 그 특징은 무엇입니까

우리는 모두 다른 의사 소통 스타일을 알고 있으며 우리 자신을 찾는 컨텍스트에 따라 하나 또는 다른 것을 사용합니다.

가장 중요한 것 중 하나는 공식적인 의사 소통입니다.. 이 단락에서 우리는 이 스타일에 대한 모든 것을 배울 수 있고, 그것이 포함된 프레임워크를 발견할 수 있습니다. 일반적으로 사용하고 다른 모델과 비교하여 주요 특성 및 장점은 무엇입니까 의사 소통.

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공식적인 의사 소통이란 무엇이며 그 특징은 무엇입니까

공식 커뮤니케이션은 전문적이고 제도적인 맥락에서 사용되는 의사 소통 스타일. 사용되는 어조는 항상 교양 있고 무균이어야 하기 때문에 구어체를 허용하지 않는 규제된 방법입니다. 마찬가지로 우리는 서로 다른 사람들 사이에서 발생하는 정보의 흐름을 공식적인 커뮤니케이션이라고 부를 수도 있습니다. 조직의 계층 구조 내 계층이며, 이는 다음과 같은 일련의 규칙 내에서 우리는 언급했다.

공식적인 의사 소통의 흐름은 말이나 글을 통해 이루어질 수 있습니다. 일반적으로 간단히 해결된 상호 작용은 구두 대화로 수행됩니다. 그러나 보다 광범위하거나 복잡한 정보를 필요로 하는 통신은 일반적으로 수행하기 위해 선택됩니다. 문서를 작성하여 선택한 수단(회보, 이메일, 우편, 메모 등

공식 커뮤니케이션의 또 다른 특징은 발신자와 수신자에게 알려진 프로토콜을 통해 작동, 이 커뮤니케이션 프로세스가 발생하는 조직의 일부입니다. 이러한 프로토콜은 예를 들어 계층 내에서 메시지가 취해야 하는 경로를 의미합니다. 따라서 직원은 자신이 관리자에게 특정 정보를 보내야 한다는 것을 알게 되며, 이는 다시 상사에게 정보를 전달해야 하지만 중간 단계를 건너뛸 수는 없습니다.

즉, 이 공식 커뮤니케이션에 참여하는 조직의 각 구성원은 어떤 메시지가 어떤 사람에게 전달되어야 하는지, 어떤 형식으로 수행되어야 하는지, 이 정보가 따라야 하는 경로는 무엇인지 미리 알아야 합니다. 올바른 방법으로 목적지에 도달할 수 있습니다.

공식 커뮤니케이션의 유형

정보를 전송하는 데 사용하는 주소에 따라 최대 4가지 유형의 공식 통신을 설정할 수 있습니다. 계속해서 자세히 살펴보겠습니다.

1. 상향식 공식 커뮤니케이션

조직에 있을 때, 직원이 직속상급자나 자신보다 위에 있는 관리자 중 한 명과 의사소통을 시도합니다., 우리는 상향식 공식적인 의사 소통에 대해 이야기 할 것입니다. 수직형의 메시지를 아래에서 위로 방향으로 전달하는 형태이다. 이 모드에서 보낼 수 있는 메시지의 예로는 뿐만 아니라 특정 문제에 대한 요청 및 떠나고 ​​싶은 불만 사항까지 특허.

2. 공식적인 하향 커뮤니케이션

이전의 경우와 반대되는 경우는 내림차순 형식적 의사소통의 경우일 것입니다. 이 모델에서는 정보도 수직으로 전송되지만, 이번에는 위에서 아래로 전송됩니다. 즉 말하자면, 자신이 담당하는 직원에게 정보를 전송하는 것은 관리자 및 관리자입니다.. 예를 들어 수행해야 할 작업과 수행 방법에 대한 지침을 보낼 수 있습니다. 보내려는 정보에 따라 구두 또는 서면으로 할 수 있습니다.

3. 수평적 공식 커뮤니케이션

조직의 모든 공식 커뮤니케이션이 다른 계층 수준의 사람들을 대상으로 하는 것은 아닙니다. 같은 직급에 있는 다른 직원에게 메시지를 보낼 때 수평적 공식 커뮤니케이션을 말하는 것입니다., 정보의 흐름이 측면으로 향하기 때문입니다.

이 모델은 서로 다른 부서장의 회의에서 분명히 관찰됩니다. 독립 섹션의 여러 개인이 의사 소통하지만 모두 관리자 또는 동일한 위치에 있습니다. 관리자.

4. 대각선 형식 통신

여전히 발생할 수있는 덜 빈번한 형식의 의사 소통이 있으며 대각선입니다. 이 양식이 발생할 것입니다 두 대담자가 다른 부서에 속하지만 다른 계층 수준에 속할 때.

회사의 특정 부문의 장이 전송해야 하는 경우가 있습니다. 자신의 책임은 아니지만 조직 구조에서 하위 계층에 있는 직원에게 정보를 제공합니다. 회사. 이것은 대각선 형식의 의사소통 사례의 한 예가 될 것입니다.

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이 의사 소통 스타일의 장점

공식적인 의사소통은 비공식적인 의사소통에 비해 여러 가지 장점이 있습니다. 우리는 가장 중요한 것을 볼 것입니다.

1. 표준화

이 방법을 사용하면 조직의 모든 커뮤니케이션 프로세스에서 평등을 보장하고, 모든 회원이 정보를 전달할 때 진행하는 방법을 알 수 있도록, 올바른 길과 방법을 선택함과 동시에 그들 모두가 자신에게 오는 메시지를 의심 없이 해석하는 방법을 알고 있습니다. 규칙과 절차를 명확하게 이해할 수 있는 표준화된 모델입니다.

2. 오류 없이

미리 정해진 규칙을 사용하고 항상 동일한 절차를 따른다는 사실은 추가적인 이점이 있으며, 그 밖에 범할 수 있는 인적 오류를 넘어 오류가 발생하는 것을 허용하지 않는다는 것입니다. 규칙. 중요한 것은 표시된 프로토콜을 따르는 것입니다. 정보는 어려움 없이 그리고 대담한 사람들 사이에 의심을 야기하지 않고 조직을 통해 흘러야 합니다..

3. 발 인쇄

공식적인 의사소통에는 또 다른 분명한 이점이 있습니다. 보관되므로 언제든지 검토할 수 있습니다. 특정 정보를 검색할 수 있습니다.

논리적으로, 공식적인 구두 의사 소통에서는 동일한 일이 발생하지 않지만, 우리는 이미 이러한 유형의 상호 작용이 매우 간결한 메시지를 보내기 위해 발생한다고 언급했습니다. 일정 수준의 복잡성을 갖는 것은 모두 서면으로 전송되어야 하므로 등록됩니다.

공식적인 커뮤니케이션 약점

논리적으로, 공식적인 의사소통의 모든 특성이 긍정적인 것은 아닙니다. 또한 우리가 알아야 할 몇 가지 단점이 있습니다.

1. 시간 비용

상당히 엄격한 프로토콜을 따른다는 사실은 때때로 공식적인 의사 소통이 다음을 포함한다는 것을 의미합니다. 훨씬 짧은 시간에 실제로 수행할 수 있는 정보 전송에 불필요한 시간 낭비. 이것은 메시지가 참석자들 사이에서 비효율적인 방식으로 전달되는 끝없는 회의의 경우입니다. 실제로는 더 직접적으로 수행할 수 있지만 조직의 표준화된 커뮤니케이션 채널을 포기하는 것을 의미합니다.

2. 추위

공식적인 의사 소통은 종종 사람의 손길 없이도 멋진 방식으로 메시지를 전달합니다. 그것은 상호 작용을 더 따뜻하게 만들고 이러한 의사 소통을 비공식적인 스타일보다 훨씬 더 비인간적으로 만듭니다. 또한 규칙의 엄격함 또한 발신자의 의사 소통 방식을 크게 제한하고 때로는 메시지 전송을 비인간적으로 만듭니다. 그리고 수신기가 그것을 더 따뜻한 방식으로 인식하도록 합니다.

3. 착란

공식적인 의사 소통의 규칙은 그것을 허용해서는 안되지만 때때로 수신된 메시지에 대해 특정 혼란이 발생하는 것이 불가피합니다.. 이것은 정보 전송이 서로 다른 대담자 사이에서 여러 번 점프해야 할 때 발생합니다. 이 각각의 지점에서 원본 메시지가 왜곡되고 궁극적으로 수신된 메시지가 원본 메시지와 정확히 동일하지 않습니다. 첫 번째.

개선 방법

공식적인 커뮤니케이션은 개선의 여지가 있으며, 이를 위해 회사 내에서 이러한 방식으로 정보를 보다 효율적으로 전송할 수 있는 몇 가지 권장 사항이 있습니다. 이것들은 그들 중 일부입니다.

1. 형식주의를 제한

그것은 분명하다 형식적인 의사소통은 메시지 전달에 예의가 필요합니다., 그러나 때때로 형식적인 표현의 과잉은 매우 심각한 어조를 생성할 수 있습니다. 수신자는 메시지가 중립적일 수 있고 전화를 끊을 수 있을 때 부정적으로 해석할 수 있습니다. 반대. 예를 들어, 부서 관리자는 부하 직원에게 이메일을 보내 자신의 업무에 대해 이야기할 수 있습니다. 그것은 원칙적으로 좋은 연주이지만 너무 진지한 톤을 사용하여 그것을 해석합니다. 부정적인.

2. 개정

이 권장 사항은 모든 유형의 커뮤니케이션에 적용되어야 하지만 공식적인 커뮤니케이션에는 훨씬 더 많습니다. 보내기 전에 문자를 검토하는 것은 필수입니다., 때로는 서두름으로 인해 철자, 문법 또는 심지어는 일련의 오류를 범할 수 있기 때문입니다. 메시지의 해석에 문제를 일으킬 수 있는 내용이며, 이는 내부에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. 조직. 예를 들어 작업자에게 500개가 아닌 5,000개 단위의 제품을 배송하도록 지시한다고 상상해 보십시오.

3. 리셉션

좋은 경험 법칙은 수신자에게 메시지를 올바르게 수신했는지 확인하는 것입니다. 현재 수신자가 이메일을 받았을 때 알려주는 도구가 이메일에 있습니다., 그래서 그러한 경우에 우리는 그러한 확인을 명시적으로 요청할 필요조차 없습니다.

4. 올바른 사용

마지막 추천은 조직 문제에 대해서만 공식적인 의사 소통을 사용하십시오.. 회사 외부의 모든 문제는 이러한 방식으로 처리되어서는 안 되며, 기관 채널을 통한 개인 메시지는 채널이 아니므로 문제 이상으로 이어지지 않습니다. 적절한.

참고 문헌:

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• 로하스, D. (1994). 경영진 커뮤니케이션 기술. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). 커뮤니케이션. 행정적 행동.