Kaip geriau valdyti laiką darbe: 12 patarimų (ir ko vengti)

Mums visiems nutiko taip, kad turime daug darbo ir atrodo, kad neužtenka valandų jį pabaigti. „Bafai, neturiu laiko ...“ - sakome sau, bet, pripažinkime, visi turime tas pačias 7 dienas po 24 valandas. Problema ne ta, kad nėra laiko, o tai, kad mes tai blogai planuojame.

Kaip geriau valdyti laiką darbe, klausimas, kurį sau uždavė visi darbštūs darbuotojai tada mes matysime strategijas, kaip tai pasiekti, taip pat kaip išvengti, kad mūsų valandos nenustygtų taip sklandžiai, kaip grūdai smėlio laikrodyje.

• Susijęs straipsnis: „Darbo ir organizacijų psichologija: profesija su ateitimi“

Kaip geriau valdyti laiką darbe ir geriau pasirodyti

Mūsų savaitės turi 7 dienas ir kiekviena iš jų turi 24 valandas, nei viena, nei kita mažiau. Laikas visiems yra vienodas kiekiu, bet ne jo naudojimu. Vieni sugeba atlikti visas užduotis, kurių privalo, nepraleisdami laiko savo laisvalaikiui ir šeimai, o kiti įsipareigojimus įvykdo labai vėlai. Kodėl? Kuo skiriasi vienas nuo kito? Viso to raktas yra tai, kaip skirtingai mes tvarkome savo darbo laiką.

Visuomenėje, kurioje gyvename, būtina valdyti laiką, nes mažiausiai mes trūksta, mes pradedame perkrauti, jaučiame stresą ir pastebime, ką turi daryti viskas, ką norėjome padaryti atšaukti.

Darbiniai įsipareigojimai yra svarbesni už mūsų pomėgius, šeimą, draugus ir kitą veiklą malonu, o tai reiškia, kad kuo ilgiau dirbame, tuo mažiau mums patiks laisvalaikis. Prastas laiko valdymas mus nuvilia ir priverčia jaustis tarsi prarastume savo gyvenimą.

Daugelis nori, kaip geriau valdyti laiką darbe, bet negauna. Nėra nesuprantamos paslapties, tiesiog reikia išmokti organizuotis. Žinoma, visada gali būti nenumatytų įvykių, tačiau dauguma valandų, kurias mes matome, yra laikas, kuris gerai išnaudotas leis kuo greičiau atlikti savo darbo užduotis.

Būdai, kaip geriau valdyti laiką

Tada pamatysime keletą patarimų ir strategijų, kaip kuo geriau išnaudoti laiką darbe Taigi mes turime daugiau tų malonių veiklų, kurias norime atlikti baigę savo įsipareigojimus darbe.

1. Naudokitės dienotvarke

Darbotvarkės leidžia mums valdyti laiką vidutiniu ir ilguoju laikotarpiu, sudarant svarbias datas ir gerai jas galvojant. Nesvarbu, skaitmeniniu ar fiziniu formatu, Svarbu tai, kad mes turime vieną organizuoti užduotis ir gerai suplanuoti, kai turime pateikti ataskaitas ar laikytis nustatytų terminų. Mes visada turime tai turėti po ranka, norėdami įrašyti visus savo įsipareigojimus ir dažnai su jais konsultuotis. Nepasitikėkime savo atminimu, nes, kiek manome, kad tai neklystanti, taip nėra.

2. Priskirkite užduotims konkretų laiką

Jei dirbsime nenuilstamai ir nenutrūkstamai, anksčiau ar vėliau atsiras fizinis ir psichinis nuovargis, kuris neleis mums tinkamai atlikti. Dėl šios priežasties kiekvienai veiklai būtina skirti tam tikrą laiką ir tarp užduočių palikti šiek tiek laisvo laiko, net jei jis ir labai trumpas. Tai gali būti prieštaringa, tačiau atsižvelgiant į tai, kad praėjus 50 minučių sunku Būkime susikaupę, trumpa pertrauka gali mus įkrauti ir toliau dirbti patenkinamai.

Idealiausia yra numatyti mūsų tvarkaraštį, kai jie pradeda atlikti kiekvieną mums skirtą užduotį ir kada turėtume padaryti trumpą pertrauką. Galime pasikliauti Pomodoro metodu, dirbdami 25 minutes (1 pomodoro) arba 50 (2 pomodoros), o po to padarydami 5 minučių pertrauką tarp laikotarpių. Taigi galėsime judėti į priekį nejausdami išsekimo, tinkamai vykdydami funkcijas, kurias turime sukurti.

3. Nusistatyti tikslus

Labai rekomenduojama nustatyti dienos, savaitės ir net mėnesio tikslus. Ši strategija yra labai gera galimybė teisingai atlikti trumpus darbus, be to, ji motyvuoja pamatyti, kiek daug pasiekiame. Šie tikslai turi būti ambicingi, tačiau realistiški ir pasiekti, nes kitaipKai pamatysime, kad jų nesilaikome, būsime demotyvuoti. Tikslai turi būti trumpalaikiai, vidutinės trukmės ir ilgalaikiai.

• Jus gali sudominti: „Veiksmo sukelti veiksniai: kokie jie yra ir kaip jie veikia elgesį“

4. Suteikite prioritetą užduotims

Ne visos užduotys yra vienodai svarbios. Privalome pradėti nuo svarbiausio, aukščiausio prioriteto. Nesvarbu, kokia tvarka pirmenybę teikiame dalykams, Svarbu tai, kad mes tai darome, nes greičiau baigę svarbiausius dalykus, pirmiausia turėsime laisvo laiko.

Viskas, kas yra maža arba kurios nereikia skubiai taisyti, gali palaukti. Atsižvelgiant į tai, būtina žinoti, kokios yra geriausios mūsų pasirodymo valandos, per kurias geriausiai mes susikaupiame tam, kad galėtume kuo daugiau efektyviai ir be užduočių atlikti daugiausiai išteklių reikalaujančias užduotis klaidos. Mažiausiai svarbu geriau palikti jį tuo metu, kai mūsų pasirodymas nėra labai aukštas, paprastai pavalgius arba vėlai darbo dieną.

5. Pradėk bent jau gražiai

Daugeliu atvejų mes paliekame tai, ko mažiausiai norime padaryti, iki paskutinio ir tai yra didelė klaida. Geriausia, ką galime padaryti, tai kuo greičiau padaryti blogą gėrimą, nes tokiu būdu atsikratysime jo anksčiau ir dar daugiau galėsime mėgautis likusia dienos dalimi. Jei pirmiausia atsikratysime to, kas mus jaudina, likusius dalykus bus lengviau atlikti.

6. Padalinkite laiką į blokus

Labai gera strategija, leidžianti pasinaudoti laiku ir efektyviai valdyti laiką, yra darbo dienos padalijimas į blokus. Jei turime atlikti sudėtingas užduotis, kurios iš pirmo žvilgsnio verčia mus daug jas pradėti, mes visada galime jas suskirstyti į paprastesnes užduotis, organizuotas taip, kad kiekvienas mažas žingsnis būtų a Iš anksto. Konvertuodami sudėtingas užduotis į kelias paprastesnes, galime optimizuoti išteklius, sutaupyti laiko ir geriau organizuoti laiką..

7. Duok sau atlygio

Nors neturėtume piktnaudžiauti, galime apdovanoti save už namų darbų atlikimą. Mes galime sau įteikti nedidelius prizus, pavyzdžiui, turėdami šokolado plytelę pranešimo pabaigoje, pusvalandį skaitydami mums patinkančią knygą, žiūrėdami mus dominantį vaizdo įrašą... Šie nedideli prizai paskatins ir motyvuos atlikti ir atlikti užduotis, kurias turime atlikti.

8. Organizuokite gerą darbo aplinką

Vieta, kurioje dirbame, yra labai svarbi, nei mes manome. Kiek galime, turėtume dirbti tokioje vietoje, kur yra geras stalas, patogi kėdė, geras apšvietimas ir be daugybės trukdžių.. Mes galime suteikti jam asmeninį atspalvį, kad jis būtų jaukus, bet visada įsitikinęs, kad jis yra tvarkingas ir gerai organizuotas. Stalas, pilnas popierių, su visiškai užgriozdintais biuro įrankiais, yra aplinka, neleidžianti susikoncentruoti ties savo užduotimis.

9. Nustatykite ribas

Kelios valandos iš eilės daryti tą patį, nesikeliant nuo kėdės ar šiek tiek netempiant kojų, labai kenkia mūsų sveikatai ir produktyvumui. Mes neketiname padaryti dalykų geriau dirbdami ilgesnes valandas. Jei matome, kad užduotis mums kainuoja per daug arba kad esame lengvai išsiblaškę, skirkime šiek tiek laiko, kurį laiką keisdami užduotis arba tiesiogiai ilsėdamiesi. Ne tai, kad mes atsisakome to, ką darėme, bet tai, kad mums reikėjo kurį laiką palikti budėjimo režime.

• Jus gali sudominti: „Parkinsono dėsnis: kodėl mes trunkame ilgiau, kiek ilgiau turime“

10. Venkite daugybinių užduočių

Bet lygiai taip pat, kaip gerai, jei kurį laiką paliekate užduotį pusiau atliktą, neturėtume galvoti, kad gerai dirbsime, jei nuolat pereisime nuo užduoties prie kitos. Susikaupti reikia laiko, todėl negalime atsidėti dviejų pakaitinių užduočių atlikimui tuo pačiu metu, nes vienintelis dalykas, kurį mes pasieksime, yra labai greitai pavargti ir užtrukti dvigubai ilgiau daryk juos. Daugiafunkcinės užduotys yra blogiausias efektyvaus valdymo priešas oras. Našumas yra daug didesnis, kai sutelkiame dėmesį į vieną užduotį.

11. Nebijok pasakyti „ne“

Būtina išmokti pasakyti „ne“, kai negalime kažko padaryti, nes jau turime daug darbo. Kartais mūsų kolegos bando nuo mūsų nuslėpti savo įsipareigojimus, arba net viršininkas piktnaudžiauja savimi situaciją ir duoda mums užduočių, kurių šiandien neįmanoma užbaigti neaukojant dalies laiko Laisvas. Kartais tai gali būti priimta, tačiau ji visada persistengia. Jei matome, kad jie mūsų per daug prašo, neturėtume bijoti pasakyti „ne“.

12. Perduoti trečiosioms šalims

Kartais galime jausti, kad situacija mus slegia, ypač jei mums buvo duota daug užduočių, daugiau nei tikėjomės. Svarbu išvengti streso ir perduoti kai kurias mūsų užduotis kolegai ar pavaldiniui, nepiktnaudžiaudami pasitikėjimu, neperžengdami bangos ir neduodami jam užduoties, kuriai jis nebuvo priimtas. Klausimas ne tam, kad kas nors kitas atliktų mūsų dalį, bet taip siųsti veiklą, kurią mums sunku atlikti visiškai savarankiškai.

Kas atima laiką: klaidos ir blaškymasis darbe

Dabar, kai pamatėme 12 patarimų, kaip išmokti geriau valdyti laiką darbe, atėjo laikas pamatyti, kas mums atima laiką. Yra keletas klaidų ir blaškančių dalykų, kurie trukdo mums gerai pasirodyti darbo vietoje, laiko vagys, kurie, jei bus aptikti, privers mus tvarkyti savo dieną geriausiu būdu darbo.

1. Pertraukimai

Akivaizdu, kad pertraukimai labiausiai gadina mūsų laiko organizavimą. Menkiausiu atveju, kai kažkas mums trukdo, mūsų koncentracija išnyksta, todėl mums prireikė kelių vertingų minučių, kad vėl susitelktume į tai, ką darėme. Kuo ilgiau užtruksime, kol vėl susikaupsime, tuo ilgiau užtruksime ir vėl būsime produktyvūs, taip pat rizikuosime padaryti daugiau klaidų.

2. Mobilusis telefonas

Telefonui reikia laiko ir daug. Arba paskaloms apie naujausius dalykus, kuriuos kažkas įdėjo į „Instagram“, ką mūsų draugai mums rašo „WhatsApp“ ar kai skambina giminaitis, mobilusis telefonas atitraukia mus ir neleidžia mums būti efektyviems, ir, žinoma, tuo ilgiau užtrunka daiktus.

Gera idėja yra išjungti mobilųjį telefonąTačiau turint omenyje tai, kad gyvename hiper sujungtoje visuomenėje ir nuo to labai priklausome, geriausia yra Mes galime tai padaryti, tai išstumti iš savo regėjimo lauko, kad mes tai prisimintume tik tada, kai jis yra Pažiūrėkime. Taip pat labai svarbu palikti jį tyloje ir aiškiai pasakyti mūsų šeimai ir draugams, kad jei mums nepranešama apie realią skubą, jie mums neskambina.

3. Atidėkite užduotis

Nemalonių ar sudėtingų užduočių atlikimas yra blogiausias dalykas, kurį galime padaryti nes kuo daugiau laiko praeis, tuo mažiau turėsime juos atlikti ir tuo labiau kainuosime gerai juos padaryti, kai nuspręsime tai padaryti. Geriausia, ką galime padaryti, kaip jau minėjome anksčiau, yra tai padaryti iškart pirmąją dienos akimirką, nes taip mes kuo greičiau atsikratome blogo gėrimo.

Tęsti

Jei norime geriau valdyti laiką darbe, būtina žinoti, ką turime atlikite, struktūrizuokite užduotis į mažą veiklą, kurią lengva ir greita atlikti ir bent jau pradėti malonus. Labai svarbu atsižvelgti į tai, kokiais dienos laikais mes esame produktyviausi, ir pateikti paprasčiausią ir daugiausiai mažiau svarbu tose vietose, kur mums sunkiau susikaupti, pavyzdžiui, pavalgius ar dienos pabaigoje darbo.

Blaškymasis, ypač trukdžiai ir mobilieji telefonai, jums labiausiai kenkia laiko valdymui, nes kuo daugiau kartų prarandame koncentraciją, tuo mažiau produktyvu mes būsime. Būtina dirbti patogiame kambaryje, kur esame izoliuoti nuo bet kokių neskubių išsiblaškymų ir mums labai aišku, kada tinkamiausias laikas naudotis mobiliuoju. Mūsų artimieji turėtų žinoti, nuo kurio laiko iki kurio laiko mes dirbame, sakydami, kad jie neturėtų mums skambinti, nebent tai yra kažkas labai svarbaus.

Bibliografinės nuorodos:

• Allenas, D. (2001). Darbų atlikimas: našumo be streso menas. Niujorkas: vikingas. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Dabar įprotis: strateginė programa, skirta įveikti vilkinimą ir mėgautis nemokamu žaidimu. Niujorkas: pingvinų grupė. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Tikslų įgyvendinimas tapo lengvas! Praktinės tikslų nustatymo priemonės ir patikrintos laiko planavimo technikos. Maarheeze: „Cranendonck“ koučingas. ISBN 978-90-79397-03-7.