15 biuro funkcijų (ir jų ypatybės)

Kiekvienoje organizacijoje būtina atlikti tam tikrą veiklą, kad įmonė galėtų judėti į priekį, be to, kad galėtų pasiekti siūlomus tikslus ir pasiūlyti produktus bei paslaugas, kurioms ji specializuojasi.

Nors galime kalbėti apie šimtus funkcijų, kurios atliekamos įmonėje, realybė yra tokia, kad jų yra tik dvi savaitės, jei sugrupuosime jas į bendresnes funkcijas.

Toliau sužinosime, kas jie yra pagrindines biuro funkcijas ir kokia jo svarba visai organizacijai.

• Susijęs straipsnis: „Darbo ir organizacijų psichologija: profesija su ateitimi“

15 biuro funkcijų (funkcijos ir darbo vietos)

Kiekvienoje organizacijoje yra keli darbuotojai, atliekantys skirtingas funkcijas. Kiekvienas iš jų yra specializuotas savo srityje, todėl gali prireikti tam tikro tipo mokymų, kurie yra daugiau ar mažiau aukšti ir būtini funkcijai, kurią jie atlieka organizacijoje, atlikti. Jos funkcijos yra labai įvairios, sprendžiant tokius aspektus kaip administravimas, inventorius, finansų valdymas, darbuotojų atranka ar pašto platinimas.

Organizacijas galima apibūdinti kaip organizmus, kuriuose, jei kuri nors jų dalis neveikia tinkamai, visa tai žlugs arba bus mažiau funkcionali. Todėl labai svarbu, kad įmonės darbuotojai, atlikdami užduotis, įvaldytų įgūdžius, kurių iš jų tikimasi jiems paskirstyti, pasinaudojant geru bendravimu žodžiu, organizaciniais įgūdžiais, dokumentų rašymu ir žiniomis biuro automatika. Visi šie įgūdžiai yra susiję su 15 geriausių biuro funkcijų, kurias apžvelgsime žemiau.

1. Planavimas

Planavimas yra mūsų sąrašo viršuje, nes tai yra svarbiausia užduotis organizacijoje. Tai Tai reiškia, kad reikia apibrėžti, kokie metodai ir organizacinės struktūros bus vykdomi įmonėje, aiškiai nustatant numatomą verslo planą.

Nors yra technologinių priemonių, padedančių patikslinti verslo plane išdėstytus metodus ir paskirstyti užduotis tarp darbuotojų, labai svarbu, kad gerai planavimas. Jei nepradėsite nuo dešinės kojos, sunku pasiekti verslo tikslų, kuriuos organizacija nori pasiekti.

Žmonės, atsakingi už planavimą, turi turėti aiškią verslo vizijąBe to, kad reikia išsamiai žinoti, kokia yra įmonės hierarchija ir narių, kurios, kaip manoma, yra tinkamos siekiamiems tikslams, stipriosios ir silpnosios pusės.

2. Dokumentų redagavimas

Kiekvienoje įstaigoje daug rašoma. Viena iš daugiausiai laiko reikalaujančių užduočių įmonės darbuotojams yra ataskaitų ir dokumentų rašymas pvz., svarbių pokalbių ir susitikimų transkripcija, be to, paliekant protokolą patys. Taip pat rengiami ir registruojami tokie aspektai kaip tikrinimai ir atsargų peržiūros.

Rengiant dokumentus Tai taip pat apima vadovų ir protokolų, skirtų padėti darbuotojams, kūrimą, naujokams ir veteranams, kad suprastų, ką jie turėtų daryti kiekviename jų prašomame kurse ar užduotyje. Jie taip pat gali išsamiai apibūdinti tokius aspektus kaip fonas, pažanga, rezultatai, pranašumai ir Vieno ar kito metodo taikymo konkrečioje situacijoje trūkumai yra labai svarbūs bendrovė.

• Jus gali sudominti: „Psichologija suteikia 6 patarimus, kaip geriau rašyti“

3. Dalyvauti susitikimuose

Kokia yra įmonė be garsių verslo susitikimų? Kiekvienoje organizacijoje vyksta darbo grupės narių susitikimai, kuriuose keistis idėjomis, dalintis pristatymais, pristatyti ataskaitas ir ataskaitas apie vykdomus projektus.

Šie susitikimai rengiami siekiant išdėstyti bendrus požiūrius ir suderinti savo tikslus siekiant tikslo ar užbaigti konkretų projektą. Jie bando nustatyti kryptį, kuria darbuotojai turi vadovautis siekdami to paties tikslo, koordinuotai ir be reikalo nekartodami tarpusavio užduočių. Dėl šios priežasties susitikimuose kiekvienam iš jų paskiriami vaidmenys, užduotys ir terminai.

Tai, kas komentuojama susirinkimuose, registruojama protokolu ar protokolu. Jos dažnumą, trukmę ir aptariamus aspektus nustato pati organizacija ir susirinkimo dalyviai. Pavyzdžiui, yra įmonių, kuriose susitikimai vyksta kasdien, o kitose - kas savaitę, kas dvi savaites, kas mėnesį... Susitikimų dažnumas priklausys nuo kiekvienos įmonės poreikių ir to, kas aptariama juose.

• Jus gali sudominti: „6 organizacinio bendravimo tipai“

4. Susitikimo planavimas

Susitikimas asmeniškai ar internetu yra tik ledkalnio viršūnė. Už kiekvieno iš jų slypi didelis pasiruošimas, investuojamas laikas ir ištekliai, siekiant išsiaiškinti, apie ką bus kalbama ar kas juose bus daroma.

Tai gali atrodyti paprasta, bet taip nustoja būti, jei manome, kad tas, kuris yra atsakingas už tokių susitikimų planavimą, turi žinokite apie projektą, kurį ketinate aptarti, kas yra žmonės, kuriems įdomu dalyvauti ir koks yra jų laikas gerai.

Susitikimų planavimas reiškia ne tik vietos, laiko ir dalyvių nustatymą, bet ir įsitikinkite, kad dalyviai galės dalyvauti ir kad pasirinktas laikas nesutampa su užduotimis ar kitais dar svarbesniais susitikimais. Be to, reikia nuspręsti, ar tema, apie kurią norite kalbėti, yra pakankamai svarbi, kad ją būtų galima aptarti a asmeniškai ar internetu, nes niekas nenori rengti susitikimų dėl dalykų, kuriuos būtų galima aptarti pokalbiais ar el. paštu elektroninis.

• Jus gali sudominti: „Laiko valdymas: 13 patarimų, kaip pasinaudoti dienos valandomis“

5. Organizacinio el. Pašto peržiūra

Kita biuro funkcija yra organizacijos el. Iš pradžių tai skamba paprastai, atrodo, kad reikia tik atidaryti el. Laiškus, kuriuos gauname iš skirtingų įmonės, kurioje dirbame, lygių. Tačiau tiesa ta, kad tai yra viena iš veiklų, kuri gali užtrukti ilgiausiai, ir yra tyrimų, kurie rodo, kad vidutiniškai išleidžiame vidutiniškai 20,5 valandos per savaitę atliekant šią užduotį.

Mūsų įmonės siunčiami el. Laiškai turi būti nuodugniai perskaityti, nurodant svarbius aspektus kad mūsų viršininkas ar kolegos mums pasakytų ir žinotų, kad jokia žinia nėra klaidinga svarbu. Mes taip pat turime į juos atsakyti, nes atsakyti į juos nėra per daug profesionalu ar nuoširdu dėkingumas ar menkiausias komentaras, kad gavome tokią žinią tiek iš viršininko, tiek iš pavaldus.

• Susijęs straipsnis: „11 el. Laiško dalių (paaiškinta ir su pavyzdžiais)“

6. Įmonės pašto platinimas

Pašto platinimas įmonėje yra užduotis, kuriai nereikia išsamių mokymų, nors tai reikalauja daug atsakomybės. Jūs turite turėti didelį skubos jausmą, gerą organizaciją ir žinoti visus svarbius įmonės padalinius, biurus ir pareigas kuo greičiau pristatykite informaciją jums patogiems žmonėms.

Dokumentai ir kiti elementai, kurių jūsų organizacijos darbuotojai gali laukti, apima tiekėjo sąskaitas faktūras, laiškus vyriausybinės institucijos atsakymas, kredito kortelės, dizainas, folijos, elektroniniai prietaisai, tokie kaip grafinės kortelės ir medžiagos pusbroliai.

7. Logistika

Logistika Tai susiję su visų su įmone susijusių prekių gabenimu, tiek jų atvykimu į įmonę, tiek išvykimu į kitas ir saugojimu.

Ši funkcija taip pat apima bendravimą su tiekėjais, kad galėtume išduoti esmines žaliavas gaminant produktus ir teikiant paslaugas organizacija. Kiekvienas, kuris tvarko logistiką, siekia įsitikinti, kad įmonė turi viską, ko reikia gamybai tęsti.

8. Skambinkite atsakydami

Telefonas ir toliau yra viena iš dažniausiai naudojamų komunikacijos priemonių, o verslo pasauliui tai nėra svetima. Atsakymas į skambučius yra pagrindinė bet kurios organizacijos funkcija bendravimo su klientais, tiekėjais ar bendradarbiais būdas.

Ši funkcija nėra tokia paprasta, kaip atrodo. Norint tinkamai juo naudotis, reikalingas tam tikras protokolas, nes tai ypač susiję su potencialiais klientais pirmoji kontakto forma daugeliui jų, tiek skambinantiems į įmonę, tiek tiems, kurie kviečiami informuoti juos apie savo pasiūlymus (telemarketeris). Turi būti gerbiamos mandagumo taisyklės, išlaikomas institucinis tonas, turi būti stebimas balso garsumas ir žodynas.

Tas, kuris atsakingas už telefoną, turi žinoti, ką kalba asmuo, su kuriuo jis kalba, ar tai būtų tiekėjas, ar klientas. Kol ši funkcija vykdoma, telemarketas turi užrašyti, kiek daugiau informacijos yra geriau susijusi su jo pašnekovu, siekiant išplėsti įmonės kontaktų duomenų bazę su potencialiu klientu ar įdomiu tiekėju.

• Susijęs straipsnis: „Kiekybinė administravimo mokykla: kas tai yra ir savybės“

9. Pagalba klientams

Klientų aptarnavimas susideda iš fiziškai aptarnaujančių klientų atsižvelgiant į klausimus ir abejones, kuriuos jie turi apie organizacijos siūlomą paslaugą ar produktą.

Tai yra viena iš jautriausių funkcijų įmonėse, nes priklausomai nuo to, koks gydymas taikomas Klientai ir tai, kaip efektyvu yra išspręsti jų abejones ar skundus dėl produktų ar paslaugų, bus patenkinti arba ne.

• Jus gali sudominti: „12 psichologinių gudrybių, kurias prekybos centrai naudoja, kad išleistumėte daugiau pinigų“

10. Failų organizavimas

Failų organizavimas yra pagrindinis įmonių aspektas, nesvarbu, ar tai daroma popieriniu, ar skaitmeniniu formatu.

Vienaip ar kitaip, Visa įmonės veikla sukuria tam tikro tipo dokumentus, kuriuos reikia saugoti, pavyzdžiui, sąskaitas faktūras, protokolus, pastabas, protokolus, pardavimo ataskaitas, spausdintas ataskaitas ... Ši informacija turėtų būti kataloguojama, archyvuojama ir saugoma, atsižvelgiant į jos svarbos lygį ir jei tikėtina, kad su ja bus konsultuojamasi ateityje.

11. Dokumentų spausdinimas ir kopijavimas

Dokumentų spausdinimas yra tik tai, kad spausdinami failai, būtini, kad jie būtų fizinio formato ir nuneškite juos pas reikiamus darbuotojus.

Ši funkcija yra kartu su failų tvarkymo funkcija, nes gali prireikti spausdinti dokumentus Iš anksto saugoma skaitmeniniu būdu, kad būtų galima pakeisti fizinę kopiją, ir išsaugoti svetainėje tinka.

12. Personalo pasirinkimas

Nė viena bendrovė nuolat neišlaiko savo darbuotojų dėl to, kad jie patys nusprendžia išeiti, yra atleisti arba tiesiog miršta. Žmonės ateina ir išeina, o jums reikia samdyti naujus darbuotojus, kad jie galėtų dirbti kuo geriau. Personalo atranka apima būsimų darbuotojų pasirinkimą iš galimų kandidatų.

Užduotys, susijusios su įdarbinimu, turime apklausti kandidatus, pažvelgti į jų gyvenimo aprašymus, ištirti jų pirštų atspaudus ir patvirtinti, kad jų nuorodos yra teisingos.

• Susijęs straipsnis: „Personalo pasirinkimas: 10 raktų, kaip pasirinkti geriausią darbuotoją“

13. Inventorius

Inventoriaus funkcija Tai reiškia, kad reikia išsiaiškinti, kokius išteklius įmonė turi ir ar jai reikia kokio nors konkretaus objekto ar elemento, kad galėtų tinkamai atlikti savo funkcijas. Inventoriaus surinkėjas yra atsakingas už tai, kad sužinotų, ar trūksta raštinės reikmenų, įrangos, baldų, valymo priemonių ar kitų daiktų.

Tai taip pat yra inventoriaus dalis, skirta informuoti apie išteklių pajamas ir išlaidas, pvz., Gedimus ar žalą turėjote kai kurių iš jų arba įtariate, kad yra darbuotojų, kurie atneša raštinės reikmenis namai. Visa tai bus užfiksuota ataskaitoje, kurioje išsamiai aprašoma išteklių padėtis ir galimi poreikiai, atsiradę esant jų trūkumui, jei tokių yra.

14. Finansų valdymas

Finansų valdymas yra įsitikinimas, kad organizacijos valdomi pinigai atitinka numatytą gyvavimo ciklą, pirkdami ir parduodami įmonei reikalingus produktus ir paslaugas bei protingai investuodami. Tai taip pat reiškia, kad reikia išsaugoti visas sąskaitas faktūras, nusiųsti jas atitinkamiems žmonėms, užregistruoti ir atlikti reikiamus administracinius mokėjimus.

15. Administracija

Turime omenyje administravimą klausimai, labiau susiję su dokumentų tvarkymu, pavyzdžiui, teisiniai klausimai ir biurokratija. Bendrovė, be modelių, turi labai gerai žinoti, kokius teisinius aspektus ji turi atitikti ir dokumentus, kuriuos reikia užpildyti ir pateikti valstybės administracijai, kad patvirtintų, jog jų veikla yra teisėtas.