Penkių priežasčių technika: kas tai yra ir kaip ją naudoti

Yra daug trikčių šalinimo būdų, visi jie labai naudingi, atsižvelgiant į sprendžiamos problemos tipą.

Tarp tų, kurie dėl savo taikymo paprastumo sulaukė didžiausio populiarumo, turime penkių kodėl technika, įrankis, leidžiantis užduodant klausimus rasti pagrindinę tam tikros problemos priežastį.

Nors šią techniką lengva pritaikyti, reikia atlikti keletą žingsnių, atsižvelgiant į kelis patarimus ir įvertinus jos trūkumus, ką pamatysime tolesnėse eilutėse. Apsilankykite ir sužinokite daugiau apie šią techniką!

• Susijęs straipsnis: „Psichologinis išsekimas darbo konflikto metu“

Kokia yra penkių kodėl technika?

Penkių kodėl technika, dar vadinama kodėl-kodėl arba kodėl kopėčiomis, yra strategija, plačiai naudojama problemų sprendimui, kuri leidžia rasti pagrindinę sudėtingos problemos priežastį arba kuri yra daugelio priežasčių rezultatas. Jo taikymas yra labai paprastas, todėl jis toks populiarus ir naudojamas problemų sprendimo pasaulyje.

Manoma, kad šios technikos ideologas buvo Sakichi Toyoda, japonų pramonininkas ir išradėjas, įkūręs Toyota kompaniją. Toyoda pritaikė šį įrankį problemų sprendimui automobilių gamyboje. Tada tai būtų inžinierius Taiichi Ohno, taip pat iš Toyota, kuris suteiktų šiai technikai tęstinumo ir šlovės, populiarindamas jos pritaikymą.

Technikos prielaida yra tokia paprasta, kad galime ją apibendrinti tokiame pareiškime, pateiktame šių Japonijos gamintojų kolegoms: „Žiūrėkite į gamybos cechą be išankstinių nuostatų ir tuščiu protu; pakartokite „kodėl“ penkis kartus kiekvienai problemai.

Iš esmės tai yra priežasties-pasekmės analizės įrankis, kuris veikia per klausimus. Taikant šią strategiją galima analizuoti problemą užduodant klausimą „kodėl“. Gavus atsakymą į pirmąjį „kodėl“, mes vėl užduodame sau tą patį klausimą ir taip toliau, kol išsiaiškiname, dėl ko kilo problema, kurią nusprendėme išspręsti.

Paprastai, Norint rasti problemos kilmę, reikia pateikti mažiausiai penkis „kodėl“, todėl technika gavo šį pavadinimą. Tačiau nepaisant to, ką sako jo pavadinimas, penkių priežasčių neatlikimas nereiškia, kad įrankis nenaudojamas. patogiai, kadangi klausimas turi būti užduotas tol, kol bus nuspręsta, kad buvo pasiekta pagrindinė analizuojamo reiškinio priežastis, užtenka trijų priežasčių ar septynių užtenka.

• Galbūt jus domina: "Kiekybinė administravimo mokykla: kas tai yra ir savybės"

Kaip pritaikyti techniką problemoms spręsti?

Nors tai gana nemokama technika, atliekant analizę naudojant penkių priežasčių metodą, reikia atsižvelgti į kai kuriuos dalykus.

Į penkių priežasčių procesą įmonėje būtina įtraukti vadovybę. Dėl pačios analizės būtina pagalvoti, kas yra tinkami žmonės, su kuriais galima formuoti darbo grupę. Taip pat patartina pasitelkti asmenį, kuris gali veikti kaip proceso pagalbininkas, nes jis yra linkęs užduoti klausimus tam tikra problema.

Labai svarbu, kad penkių priežasčių paieškos procesas būtų atliktas ant popieriaus lapo arba, dar geriau, lentos. Pagal tarpinį serverį tai galima padaryti ir kompiuteriu, tačiau geriau visą analizės procesą atlikti su kažkuo, kuriame tuo pačiu metu fiziškai galėtų dalyvauti visi. Užrašykite problemą lentoje ir įsitikinkite, kad visi ją supranta.

Proceso metu, Labai svarbu apmąstyti, kokios yra tikrosios problemos priežastys ir kokius simptomus ar padarinius jos sukelia, nepainiodami jų.. Mes neturime pamiršti, kad simptomas vis tiek yra kažko pasekmė ir kad tai yra kažkas, dėl kurio reikia rasti sprendimą. Todėl būtina atkreipti dėmesį ir vadovautis priežasties ir pasekmės santykių logika.

Turime pasirūpinti, kad išskirtume priežastis, sukėlusias situacijos, kurioje atsidūrėme, nesėkmes, problemas ar nepatogumus. Tam labai gera strategija yra sudaryti sakinius, kuriuos iškėlėme, bet atvirkščiai, naudojant posakį „ir todėl“ arba „ir todėl“. Turėtume pasistengti, kad klausimai būtų kuo tikslesni.

Niekada neturėtumėte kaltinti vien tik žmogiškųjų faktorių. Gali būti, kad įvyko žmogiška klaida, darbuotojo neatidumas arba bet kokia problema, kurią turėjo vienas ar keli žmonės, bet taip pat turi būti įvertintas visas procesas ir bet kokia žmogiška ar visiškai atsitiktinė problema, kuri gali kilti turėti. Ši technika taikoma ne siekiant atsakomybės, o norint pasimokyti iš klaidų ir neleisti joms pasikartoti. Būtina puoselėti pasitikėjimo ir nuoširdumo atmosferą, o kaltinimai to nepadeda.

Reikia užduoti klausimą „kodėl? kol bus nustatyta pagrindinė problemos priežastis. Tai reiškia, Jei randama kas nors, kas išspręsta ar pašalinta, neleidžia klaidai pakartoti, vadinasi, technika buvo visiškai pritaikyta. Labai rekomenduojama savęs paklausti šių „kodėl? kliento, o ne darbuotojo požiūriu.

• Susijęs straipsnis: "Atsparumas organizaciniams pokyčiams: savybės, priežastys ir ką daryti"

Šios technikos taikymo pavyzdžiai

Nors šios technikos prielaida yra paprasta, norėdami geriau ją suprasti, pateiksime tris pavyzdžius neabejotinai jie leidžia mums geriau suprasti, kaip veikia ir kokia naudinga penkių priežasčių strategija Kas tai.

1. Toyota dėklas

Pirmasis pavyzdys, kurį pateikėme, yra pačios Toyota. Mašina sugedo.

• Kodėl mašina sugedo? Saugiklis perdegė nuo perkrovos.
• Kodėl jis buvo perkrautas? Guoliai nebuvo pakankamai sutepti.
• Kodėl jiems neužteko tepimo? Tepalų siurblys necirkuliavo pakankamai alyvos.
• Kodėl siurblys necirkuliuoja pakankamai alyvos? Siurblys buvo užsikimšęs metalo drožlėmis.
• Kodėl jis buvo užkimštas metalo drožlėmis? Kadangi siurblys neturi filtro.

Taigi atlikus šią analizę galime suprasti, kad dėl filtro trūkumo siurblyje esantys nešvarumai sukėlė saugiklio perkrovą, dėl kurios mašina sugedo. Šiame konkrečiame pavyzdyje galime tai suprasti kiekviena priežastis turi savo pasekmes, todėl elgiamasi penkta, kodėl problema turėtų būti išspręsta.

• Susijęs straipsnis: „6 žmogiškųjų išteklių ramsčiai“

2. Personalo pakeitimas

Klientų duomenų sistema atrodo pasenęs:

• Kodėl sistema mums pateikia pasenusius duomenis? Mat analitikas neįkėlė atnaujintų praėjusio mėnesio duomenų.
• Kodėl analitikas neįkėlė praėjusio mėnesio duomenų? Nes niekas jo nemokė to daryti.
• Kodėl jo niekas nemokė, kaip tai daryti? Nes niekas nežino procedūros.
• Kodėl niekas nežino procedūros? Nes kas jį pažinojo, išėjo ir atvykusiam darbuotojui to nepaaiškino.
• Kodėl atvykusiam darbuotojui nebuvo paaiškinta procedūra? Nes nebuvo dokumentuota, taip pat nebuvo galimybės, kad vienintelis nežinantis išeis neparodęs naujajam.

Ši problema, kuri iš pradžių atrodė tik sistemos gedimas, iš tikrųjų yra žmogiškoji problema, kai už duomenų atnaujinimą atsakingos šalys nežinojo, kad tai yra jų vaidmuo ir niekas jo tinkamai neinformavo ir nemokė. Taip pat nebuvo protokolo, kuriame būtų nurodyta, ką daryti, jei už duomenų atnaujinimą atsakingas asmuo išvyktų.

• Galbūt jus domina: „14 geriausių komandos formavimo veiklų (paaiškinta ir įvertinta)“

3. Mažesni pardavimai

Įmonėje jie pradėjo registruoti mažesnius pardavimus ...

• Kodėl sumažėjo pardavimai? nes pardavėjai nepasiekė savo mėnesio tikslų.
• Kodėl pardavėjai nepasiekė savo mėnesio tikslų? nes jie neturi pakankamai laiko susitelkti ties pardavimu.
• Kodėl jie neturi pakankamai laiko susitelkti į savo pardavimus? nes kasdieniai reikalai greitai neišsprendžiami.
• Kodėl kasdieniai reikalai nesprendžiami greitai? nes įmonė neįdiegė juos greitai ir efektyviai išsprendžiančio įrankio.

Šiuo konkrečiu atveju matyti, kad dėl to, kad įmonė neturi įrankių, kurie leidžia greitai išspręsti kasdienes problemas, darbuotojai turi sugalvoti, kaip tai padaryti pataisyti juos.

Kadangi daugelis šių problemų yra nepažįstamos arba sudėtingesnės, nei leidžia jūsų žinios, išspręsti reikia per daug laiko ir pažintinių išteklių. Dėl to mes neturime laiko skirti dėmesio pardavimui ir daryti mažiau.

• Galbūt jus domina: „4 verslo organizavimo sistemų tipai“

Šios technikos privalumai

Galime paminėti keletą Penkių priežasčių technikos privalumai ir pranašumai:

• Tai leidžia greitai įsigilinti į problemos pobūdį įvairiais keliais.
• Tai labai lengva taikyti metodą, tiesiog paklauskite savęs „kodėl“ ir išsiaiškinkite kiekvienos problemos priežastį.
• Jo naudojimas skatina komandinį darbą. Idealiu atveju jį turėtų taikyti žmonės, kurie įmonėje atlieka įvairius vaidmenis.
• Jis gali būti integruotas su kitais problemų sprendimo įrankiais, tokiais kaip Ishikawa analizė arba šešios mąstymo kepurės.

Ir kaip pagrindinį pranašumą, kuris išsiskiria iš kitų, galime paminėti tai pašalina pagrindinę problemos priežastį ir neleidžia jai pasikartoti, kai tik ji nustatoma, suprato ir išsprendė.

kritikai

Tačiau nepaisant kelių privalumų, penkių kodėl technika taip pat turi tam tikrų trūkumų, daugiausia dėl to kai kurie mano, kad tai per prastas įrankis analizuoti problemos esmę.

Tokią nuomonę išsakė Teruyuki Minoura, buvęs „Toyota“ pasaulinių pirkimų direktorius, manydamas, kad šis įrankis leido atlikti pakankamai gilią analizę, kad būtų išspręstos tokios sudėtingos pasaulio problemos inžinerija.

Be šios kritikos, turime dar keletą priežasčių:

• Tyrėjai linkę pasilikti ties simptomais, o ne gilintis ir pamatyti pagrindinę visos problemos priežastį.
• Nesugebėjimas peržengti dabartinių tyrėjo žinių. Tyrėjas negali rasti priežasčių, nes jis neturi turėti žinių, kad galėtų jas nustatyti.
• Trūksta paramos, kuri padėtų tyrėjui teisingai atsakyti į klausimus „kodėl“.

Be to, rezultatai nepakartojami. To įrodymas yra faktas, kad skirtingi žmonės, naudojantys penkių priežasčių metodą tai pačiai problemai, gali rasti skirtingas priežastis.

Tendencija išskirti vieną pagrindinę priežastį ir matyti ją linijiniu būdu, o ne svarstyti galimybę, kad yra keletas priežastys, kurios sukėlė problemą, ir kelių problemų, kurios duoda rezultatą, derinio pasekmė daugiafaktorinis.