Verslo komunikacija: tipai, ypatybės ir dažniausios klaidos

Mes gyvename visuomenėje, kurioje didelė darbo rinkos dalis yra sukonfigūruota remiantis verslo aplinka. Ar tai būtų didelės tarptautinės įmonės, MVĮ, šeimos įmonės ar net individualios paslaugos, visos jos turi atsižvelgti į tai, kad esminis elementas nes jos išlikimas yra organizacijos darna ir bendravimas tarp jos dalių, siekiant suvienyti jėgas ir eiti tikslo link bendras.

Šia prasme galime tai patvirtinti Verslo komunikacija yra vienas iš pagrindinių organizacijos elementų, ypač jei jis yra tam tikro sudėtingumo, tinkamai veikia ir gali prisitaikyti bei išgyventi. Ir būtent apie tokį bendravimą kalbėsime šiame straipsnyje.

• Susijęs straipsnis: "Darbo ir organizacinė psichologija: profesija su ateitimi"

Kas yra verslo komunikacija?

Verslo komunikacija suprantama kaip procesų, kuriuos įmonė ar jos dalis atlieka, siekdama priversti įmonę keliauti, visuma informacija, tiek viduje tarp skirtingų įmonės padalinių ar pareigybių, tiek jei kalbame apie įmonės bendravimą su Išorė.

Svarbu nepamiršti, kad paprastai toks bendravimas reiškia ne tik galimybę pateikti informaciją, bet ir jos gavimo faktą:

susiduriame su abipusiu keitimu duomenimis.

Geras dalykinis bendravimas padeda visiems įmonės nariams išlikti motyvuotiems ir kad jų gali būti žinomi veiksmai, mažinantys tiek darbuotojų, tiek vadovų netikrumą dėl padėties tas pats. Tai taip pat palengvina sąveiką ir pagerina darbo aplinką, be to, gerina produktyvumą ir leidžia optimaliau reaguoti į bet kokį atvejį.

Bendrieji tikslai

Verslo komunikacijos tikslai yra lengvai suprantami. Viena vertus, ji leidžia sukurti nuoseklią organizaciją ir gauti informaciją bei rezultatus jos skirtingi padaliniai ar darbuotojai, taip pat kad būtų galima sukurti ir perduoti įmonės tikslus ir korporatyvinę viziją.

Taip pat padeda suprasti, ko tikimasi iš kiekvieno darbuotojo, taip pat supratimą apie realijas, su kuriomis kiekvienas iš jų turi susidurti. Taip pat visiems lengviau dirbti ta pačia kryptimi ir išmokti naujų būdų, kaip atlikti savo pareigas.

Bendravimo su išoriniu pasauliu lygiu verslo komunikacija yra būtina norint susisiekti su aplinka ir formuoti teigiamą pačios įmonės įvaizdį, taip pat siekiant išanalizuoti tikslinę auditoriją ir įvertinti ją poreikiai. Tai taip pat leidžia išmokti pritraukti potencialius klientus ir įvertinti pokyčius, būdingus dinamiškai visuomenei ir skystis, kuriame gyvename, yra esminis dalykas, kad galėtume numatyti ir susidurti su galimais sunkumais bei sugebėti prie jų prisitaikyti pusė.

Kad komunikacija būtų efektyvi, būtina, kad ir pati įmonė sukurtų jai efektyvius kanalus. nes savo veiksmais sustiprina informacijos perdavimą, generuoja priemones bendrauti ir papildomai aktyviai dirbama, kad nekiltų netikrumo apie tai, ko prašoma ir ko siekiama organizacijoje.

Taip pat svarbu dirbti tiek formaliais, tiek neformaliais aspektais, taip pat įvertinti skirtingų darbuotojų poreikius ir mintis. Taip pat būtina empatija, taip pat geras komunikacijos mechanizmų reguliavimas ir planavimas.

• Galbūt jus domina: "Įmonės tapatybė: kas tai yra ir kaip ji apibrėžia organizacijas"

Įvairūs verslo komunikacijos tipai

Ne visos įmonės ir organizacijos bendrauja vienodai, o tokių yra skirtingos verslo komunikacijos tipologijos ir klasifikacijos remiantis įvairiais kriterijais.

1. Vidinis ir išorinis

Pirmasis iš jų yra tas, kuris nustato skirtumą tarp vidinio ir išorinio bendravimo, pirmasis yra tas, kuris vyksta tarp skirtingi pačios įmonės padaliniai ir darbuotojai, o antrasis skirtas užmegzti ryšį su pusė.

2. Dvikryptis ir vienakryptis

Taip pat galime rasti verslo komunikacijos stilių su didesniu ar mažesniu interaktyvumo lygiu, kuriuos galima rasti iš labiausiai paplitusių dvikryptis ryšys, kurio metu siuntėjas ir gavėjas sąveikauja ir keičiasi informacija iki vienakrypčio ryšio, kai siunčiamas tik vienas pranešimas, paprastai iš galios pozicijų gavėjui, kuris neturi galimybės atsakyti.

3. Kylantis, besileidžiantis ir horizontalus

Vidinėje organizacijos verslo komunikacijoje galime rasti tris pagrindinius tipus taško, kuriame pradedama informacija, funkcija ir padėtis tarp siuntėjo ir gavėjo bendravimas. Apie komunikaciją žemyn kalbame tada, kai komunikacinis veiksmas vykdomas iš emitento, užimančio aukštesnę poziciją nei gavėjo.

Kai pavaldinys perduoda žinią savo viršininkui, kalbėtume apie bendravimą aukštyn. Abiem atvejais susidurtume su vertikalios komunikacijos tipu, ty komunikacija, kurioje komunikacinį aktą palaikantys subjektai turi nelygių santykių galios požiūriu (tarp jų yra hierarchija).

Kitas puikus komunikacijos tipas yra horizontalus bendravimas, kuris užmezgamas tarp asmenų, užimančių tą pačią padėtį ir tame pačiame hierarchijos lygyje.

4. Oficialus ir neformalus

Galiausiai, reikia pažymėti, kad verslo komunikacijoje galime rasti dviejų skirtingų tipų komunikacijos kanalų egzistavimą: formalųjį ir neformalųjį. Pirmajame dažniausiai sprendžiami techniniai ir su pačiomis užduotimis susiję aspektai, tai yra pagarbaus bendravimo tipas, orientuotas į protą ir įmonės tikslą.

Tačiau neformalioje komunikacijoje dažniausiai užmezgami lankstesni ir natūralesni ryšiai, iš esmės orientuota į tarpasmeninius santykius ir dažnai yra ta, kuri daro didžiausią įtaką darbo gerovei. Pastaroji labai skiriasi priklausomai nuo to, kas ją vykdo ir gali peržengti darbo vietą, o organizacijai ją sunku kontroliuoti.

Galimos grėsmės geram bendravimui

Efektyvus verslo bendravimas yra būtinas, tačiau tai nėra lengva. Ir tai yra tai, kad yra didelis kintamumo lygis situacijose, kurios gali kilti, taip pat nesusipratimų, netinkamo naudojimo ir sunkumų įmonės komunikacijoje.

1. Trūksta nuoseklumo

Vienas iš veiksnių, labiausiai įtakojančių, ar komunikacija tikrai naudinga, yra emitento patikimumas ir dėmesys su pranešimo gavėju To pavyzdys gali būti disonansų tarp to, kas pasakyta ir daroma, buvimas, nepalaikomas emitentai veiksmų būdas, atitinkantis paskelbtus pranešimus.

Pastarasis gali nutikti bet kuriam įmonės darbuotojui, neatsižvelgiant į jo hierarchinę padėtį, ar kalbantis su viršininku, pavaldiniu ar kas nors tame pačiame hierarchijos lygyje ir sukelia rimtų pasekmių abiem subjektams (kurios, priklausomai nuo situacijos, gali būti blogos laikomas ar net atleistas), taip pat organizacijai (sukuriantis žemesnį pasitikėjimo asmeniu lygį ir turint aukštas pareigas net ir organizacija).

Lygiai taip pat ir, pavyzdžiui, didelių įmonių, turinčių daug skyrių, atveju, jei įmonėje yra skirtumų tarp autoritetų ar atskaitos duomenų tikriausiai Gali susidaryti situacija, kai darbuotojas nelabai žino, kokia vadovybe vadovautis, kas gali sukelti nusivylimą ir nepasitikėjimą.

Taip pat reikia būti labai atsargiems su pranešimų interpretavimu, nes egzistuoja Dviprasmiškumas gali paskatinti skirtingus padalinius ar darbuotojus aiškintis dalykus priešingas. Verslo komunikacija būtent ir siekia garantuoti organizaciją ir vidinę darną, kad pranešimai neaiškus ir skirtingai interpretuojamas, gavėjams gali sukelti netikrumo ir abejonių žinutę.

2. Emocinio ryšio trūkumas

Kita problema yra bendravimo būdas. Pavyzdžiui, kai kuriose organizacijose gali būti sunku sukurti emocinio ryšio jausmą, kuris darbuotojai gali sukelti mažesnį įsipareigojimą ir produktyvumą, o naudotojams trūkti susidomėjimo ir ieškoti kitų alternatyvas. Reikia vertinti, kad viskas, kas daroma, ir net tai, ko nėra, iš esmės yra komunikabilus.

Taigi svarbu ne tik pati žinutė, bet ir jos perdavimo būdas: tai ne tas pats elektroninis laiškas taip pat nesukelia tų pačių pojūčių, kaip susitikimas akis į akį ar tikro kontakto paieška.

3. Nesuprantant konteksto

Tai taip pat turėtų būti vertinama prisitaikymas prie esamos situacijos ir socialinė pažanga, taip pat pačios situacijos ypatumus. Pavyzdžiui, vis labiau globalėjančioje visuomenėje ir kurioje naujos technologijos leidžia nedelsiant bendrauti su plačiu žmonių skaičių vienu metu, gali tekti analizuoti ir investuoti į komunikacijos politiką, kurioje būtų atsižvelgiama į galią socialinius tinklus ir kaip teisingai perduoti norimą informaciją, be to, įvertinus kontaktą su potencialiais klientais iš kitų regionų pasaulio.

Taip pat būtina įvertinti ir pačios įmonės situaciją, kad neprisiimtų daugiau nei ką jie gali aprėpti, nes tai būtina siekiant atsižvelgti į visos šalies padėtį bendrovė.

Kita problema gali būti siunčiamų pranešimų turinys: gali būti, kad nors komunikacija egzistuoja, ji neperduoda arba neperduoda turinio, kurį reikėtų perduoti. Gali būti, kad dėmesys sutelkiamas į gana papildomus aspektus ir nepaisoma, pavyzdžiui, orientacijos ar tikslų, kuriuos turėtų turėti tam tikra pozicija, arba kurie laiko savaime suprantamu dalyku žinių, kurios niekada nebuvo aiškiai išreikštos, egzistavimą.

4. Izoliacija ir bendravimo trūkumas

Galiausiai bene svarbiausia problema, kurią galima ekstrapoliuoti iš visų ankstesnių, yra galimybė, kad nėra tikro bendravimo.

Ryškiausias pavyzdys yra stabilus ir nuolatinis vienpusio ryšio naudojimas, kuris gali sukurti sąstingio ir nesuvokimo, kas vyksta šalyje, situaciją organizacija. Laimei, šiandien jis yra mažiausiai naudojamas, nes jis yra mažiausiai efektyvus ir naudingas.

Taip pat galima kad skirtingos pozicijos neturi tinkamų mechanizmų susisiekti Net jei ir būtų išgirsta jų nuomonė, mažesnė tikimybė sulaukti grįžtamojo ryšio ar net to, kad skirtingos įmonės dalys nebendrauja tarpusavyje. Būtina aktyviai skatinti tokią sąveiką.