8 oficialaus laiško savybės (paaiškinta)

Paprastai oficialus laiškas bus adresuotas asmeniui, turinčiam autoritetą arba tam tikrą hierarchijos laipsnį, turinčiam galimybę daryti įtaką tam tikram mūsų gyvenimo aspektui. Dėl šios priežasties svarbu mokėti taisyklingai rašyti.

Šiame straipsnyje pamatysime aktualiausias oficialaus laiško charakteristikas kad turite pateikti tokio tipo raštą, nurodydami skirtingas dalis, iš kurių jis susideda, ir galiausiai pateiksime keletą oficialių laiškų tipų pavyzdžių ir kada juos naudoti.

• Susijęs straipsnis: „6 organizacijos komunikacijos tipai“

Kas yra oficialus laiškas?

Oficialus laiškas yra rašytinės komunikacijos tipas, kurį rašome ketindami būti išsiųsti institucijai žinomas arba nežinomas, tačiau visada reikia išlaikyti formalumą. Kad oficialus laiškas būtų gerai parašytas, jis turi atitikti minimalius kokybės, struktūros ir kalbos standartus.

Paprastai tokio tipo raidės yra tie, kurie naudojami bendrauti profesinėje ir akademinėje srityje, pateikiant kaip reikalavimą, kad čia išsakomos idėjos būtų aiškios ir suprantamos.

Paprastai oficialaus laiško tikslas arba tikslas bus informatyvus, ty perduoti informaciją, kurią norime pateikti kaip objektyvią. Todėl bus labai svarbu, kad mūsų pateikiama informacija būtų aiški ir glausta, palengvinanti bendravimą. Pažiūrėkime, kaip tai padaryti.

• Galbūt jus domina: „Kaip sukurti sėkmingą gyvenimo aprašymą 8 žingsniais“

Pagrindinės savybės, kurias turi atitikti oficialus laiškas

Savybės, kurias cituosime ir paaiškinsime toliau, nėra išskirtinės oficialiems laiškams, gali būti rodomi kitokio pobūdžio raštuose, jei jų pagrindinis tikslas yra pateikti aiškią žinią ir glausta.

1. Jis skirtas informaciniams tikslams

Daugeliu atvejų pagrindinis oficialių laiškų tikslas yra informuoti, t. suteikti naujos tekstinės informacijos tam tikru aspektu, nesvarbu, ar jis žinomas, ar nežinomas jį gaunančiam asmeniui.

Kaip jau minėjome anksčiau, šios kortelės daugiausia naudojamos profesinėje ir švietimo srityse. Todėl tikslas bus perduoti informaciją formaliai, o ne siekiant užmegzti asmeninį kontaktą su kitu asmeniu ar sukelti konkrečias emocijas.

• Susijęs straipsnis: „Emocinė psichologija: pagrindinės emocijų teorijos“

2. Oficialios ir pagarbios kalbos vartojimas

Oficialūs laiškai, kaip minėjome anksčiau, paprastai yra adresuojami įgaliotiems asmenims. Todėl bus labai svarbu vartoti formalią ir pagarbų kalbą, vadovaujantis eile kultūriškai nusistovėjusių normų.

Nepriklausomai nuo laiško tikslo, jis turi būti parašytas mandagiai, naudojant geras formas mandagumas ir diplomatija, nes tokiu būdu rašydami ir siųsdami greičiausiai pasieksime užsibrėžtą tikslą tai.

Panašiai, taip pat naudojant trečiąjį asmenį rekomenduojama kreiptis į gavėją ir taip pasiekti formalesnę formuluotę. Užuot vartoję „aš jums rekomenduoju“, geriau vartoti posakį „aš tau rekomenduoju“. Nepaisant to, jei jis nėra piktnaudžiaujama pirmuoju asmeniu, jis taip pat gali būti naudojamas kai kuriais atvejais, jo naudojimas oficialiuose laiškuose nėra visiškai draudžiamas.

Kaip minėjome anksčiau, oficialus laiškas gali būti adresuotas kam nors, ką mes pažįstame, pavyzdžiui, mūsų darbo vadovui arba bent jau priešingai nei nežinomas asmuo, pavyzdžiui, asmuo, kuris atrenka darbuotojus iš įmonės, kurioje norime būti pasamdytas. Tačiau nepaisant to, ar gavėjas žinomas, ar ne, ar mes juo pasitikime, oficialus laiškas turi būti parašytas naudojant formalius terminus.

• Galbūt jus domina: „Raštingumo ugdymas: teorijos ir intervencija“

3. Pranešimas turi būti tiksliai paaiškintas

Kad pranešimas būtų aiškus būtina perteikti pagrindinę mintį, pasirinkti vieną tikslą, kurį ketinama pasiekti siunčiant laišką. Tokiu būdu ir ankstesnio punkto atžvilgiu išvengsime nereikalingų frazių ar turinio, užpildymo, kuris atitraukia dėmesį nuo pagrindinės minties.

Atsižvelgiant į tai, kad reikia perduoti sudėtingą ar platesnę informaciją, geriau bus sutrumpinti ir apibendrinti turinį, kad pranešimas būtų tikslus ir atitiktų atitinkamą tikslą.

• Galbūt jus domina: „10 pagrindinių bendravimo įgūdžių“

4. Oficialūs laiškai yra trumpi, trumpi

Turint omenyje, kad oficialių laiškų tikslas yra aiškiai ir glaustai perteikti žinią, būtina, kad ir raidė, ir naudojamos pastraipos bei sakiniai būtų trumpi ir kuo trumpesni.

Todėl rekomenduojamos raidės su keliomis ir trumpomis pastraipomis, kad to išvengtumėte imtuvas nusibosta, praranda dėmesį ar susidomėjimą ir tokiu būdu pasiekiame tikslą, kuriuo esame ieškant.

5. Perduodama informacija turi būti aiški

Jei norime, kad gavėjas suprastų laiške parašytą žinutę bus svarbu, kad išsakyti žodžiai, terminai, frazės ir idėjos nebūtų painūs ar be reikalo dviprasmiški, taip trukdydami suprasti ir suprasti laiško tikslą. Tokiu būdu mūsų tikslas bus parašyti aiškų tekstą, kuriame būtų galima interpretuoti tik vieną idėją ar pranešimą, nesukeliant kelių interpretacijų.

Turi būti pasiektas dviejų tipų aiškumas. Viena vertus, pateikiamas matomas aiškumas Tai reiškia švarų rašto pateikimą, gerą rašyseną, jei rašome ranka ir laikydamiesi atitinkamos rašymo struktūros.

Kita vertus, būtina laikytis semantinio aiškumo: naudokite prasmingas frazes ir idėjas, venkite tų, kurios gali sukelti daugiau nei vieną interpretaciją, arba tų, kurios yra dviprasmiškos.

6. Tinkama korekcija

Kitas labai svarbus aspektas, į kurį reikia atsižvelgti rašant oficialius laiškus, turint omenyje, kad jie yra skirti autoritetą turintis asmuo ir koks mūsų siunčiamo pranešimo tikslas, yra teisingumas tiek gramatikos, tiek leksinis.

Gramatinis taisymas siejamas su gramatinių klaidų nepateikimu, suprantama kaip kalbos taisyklių rinkinys, reguliuojantis jos vartojimą, nei su rašybos klaidų darymu; turėsime būti ypač dėmesingi ir pasitikrinti prieš išsiųsdami laišką.

Kita vertus, taip pat reikės gerai vartoti žodyną, tinkamai vartoti atitinkamus žodžius ir žodyną. kad tai nebūtų nemandagu ar per daug šnekamoji.

Lygiai taip pat svarbu, kad leksika būtų pritaikyta ir pranešimo tipui, ir gavėjui, Pateikite nuoseklumą ir tinkamumą toje pačioje raidėje (pavyzdžiui, įsitikinkite, kad veiksmažodis laikomi rungtynės).

Skyrybos ženklai taip pat turi būti naudojami tinkamai kad, viena vertus, skaitymas yra lengvesnis ir malonesnis, o kita vertus, kad pranešimas suprantamas a aišku.

• Galbūt jus domina: „Darbo ir organizacijų psichologija: profesija su ateitimi“

7. Paprasta išraiška

Neišreikšti savęs vulgariai nereiškia vartoti tik kultūringus ar pernelyg techninius žodžius, jei tai nėra būtina nes tokiu būdu galima prarasti tikslą pateikti aiškią ir suprantamą žinią.

Taigi galime vartoti kasdienius žodžius ir terminus, tačiau nepamiršdami, kam laiškas skirtas.

8. Oficialaus laiško struktūra ir dalys

Oficialus laiškas turi būti sudarytas iš šių dalių: firminis blankas yra kairėje pusėje ir nurodo laišką išsiuntusio asmens duomenis; gavėjas, nurodo asmens, kuriam išsiuntėme laišką, duomenis; rašymo vieta ir data bus rodomos viršutiniame dešiniajame kampe, pirmiausia nurodant miestą, o po to – datą; antraštę, mes kreipsimės į gavėją pagarbiai vartodami mandagius ir formalius terminus, pavyzdžiui, „gerb. o visas pavadinimas „visada rašomas dvitaškis.

Po antraštės pasirodys įvadas, kuriame bus glaustai paminėtas laiško tikslas; kūnas, vieta, kur bus plėtojama pagrindinė laiško žinutė, yra plačiausia dalis; atsisveikinimas arba uždarymas, naudojant draugiškus ir mandagius terminus, tokius kaip „nuoširdžiai“ arba „nuoširdžiai“ pasisveikinimas “ir galiausiai parašas, kur paprastai bus laišką siunčiančio asmens pavardė ir pareigos.

Paprastai oficialaus laiško struktūroje pateikiami protokolo elementai. Protokolo elementais turime omenyje, pavyzdžiui, pateikti, nurodyti profesinę poziciją, kurią užima arba atlieka tiek siuntėjas, tiek gavėjas.

Oficialių laiškų rūšys

Šiame skyriuje pateiksime nuorodas į kai kuriuos oficialių laiškų tipus, atsižvelgdami į tikslą ar tikslus, kuriuos norime su jais pasiekti:

• Oficialus atsistatydinimo laiškas: kai norime palikti darbą, kuriame esam.
• Oficialus skundo laiškas, skirtas pranešti apie bet kokį skundą ar nesutikimą.
• Oficialus padėkos laiškas, skirtas padėkai išreikšti.
• Oficialus prašymo laiškas su tikslu ko nors prašyti.
• Oficialus kvietimo laiškas, kaip kvietimas į renginį.
• Oficialus motyvacinis laiškas, paprastai pateikiamas kartu su mokymo programa, kuriame išreiškiami įgūdžiai, studijos ir patirtis, taip pat kodėl mus domina šis darbas.