Kā labāk pārvaldīt laiku darbā: 12 padomi (un no kā izvairīties)

Mums visiem ir gadījies, ka mums ir daudz jāstrādā un šķiet, ka nav pietiekami daudz stundu, lai to pabeigtu. "Buf, man nav laika ..." mēs sakām sev, bet, jāatzīst, mums visiem ir vienādas 7 dienas ar 24 stundām katrā. Problēma nav tajā, ka nav laika, bet gan tas, ka mēs to slikti plānojam.

Kā labāk pārvaldīt laiku darbā, ir jautājums, kuru mums ir uzdevuši visi strādīgie darbinieki un pēc tam mēs redzēsim stratēģijas, kā to panākt, kā arī to, kā novērst mūsu stundu izbalēšanu tikpat gludi kā graudi smilšu pulkstenī.

• Saistītais raksts: "Darba un organizāciju psiholoģija: profesija ar nākotni"

Kā labāk pārvaldīt savu laiku darbā un labāk darboties

Mūsu nedēļām ir 7 dienas, un katrai no tām ir 24 stundas, ne vairāk, ne mazāk. Laiks visiem ir vienāds pēc daudzuma, bet ne pēc tā izmantošanas. Dažiem izdodas paveikt visus uzdevumus, kas viņiem jāveic, nezaudējot laiku, ko veltīt savai atpūtai un ģimenei, bet citi savus pienākumus izpilda ļoti vēlu. Kāpēc? Kas tas atšķir vienu no otra? Galvenais tam visam ir tas, cik dažādi mēs pārvaldām savu darba laiku.

Sabiedrībā, kurā mēs dzīvojam, ir svarīgi pārvaldīt laiku, jo kaut vai mēs mums trūkst, mēs sākam pārslogot, izjust stresu un pamanīt, kā ir jādara visam, ko vēlējāmies darīt atcelt.

Darba pienākumi ir mūsu hobiju, ģimenes, draugu un citu darbību priekšā patīkami, kas nozīmē, ka jo ilgāk mēs darīsim savu darbu, jo mazāk mēs izbaudīsim atpūta. Slikta laika vadība mūs sarūgtina un liek mums justies kā zaudējam savu dzīvi.

Kā labāk pārvaldīt laiku darbā, ir tas, ko daudzi vēlas, bet maz. Nav nesaprotamas mistērijas, vienkārši jāmācās organizēt. Protams, vienmēr var būt neparedzēti notikumi, taču lielākā daļa stundu, ko mēs redzam, ir laiks, kas, labi izmantots, ļaus mums pēc iespējas ātrāk paveikt savus darba uzdevumus.

Veidi, kā labāk pārvaldīt laiku

Tālāk mēs redzēsim, ka mēs redzēsim vairākus padomus un stratēģijas, lai maksimāli izmantotu laiku darbā Tādējādi mums ir vairāk par tām patīkamajām aktivitātēm, kuras mēs vēlamies darīt, kad esam pabeiguši savas darba saistības.

1. Izmantojiet darba kārtību

Darba kārtības ļauj mums pārvaldīt laiku vidējā termiņā un ilgtermiņā, liekot svarīgus datumus un tos paturot prātā. Vai digitālā vai fiziskā formātā, Svarīgi ir tas, ka mums ir viens, kas organizē uzdevumus un labi plāno, kad mums jāsniedz ziņojumi vai jāievēro mūsu termiņi. Mums tas vienmēr ir jābūt pie rokas, lai pierakstītu visas saistības un bieži ar to konsultētos. Neuzticēsimies savai atmiņai, jo, lai arī cik mēs to uzskatām par nekļūdīgu, tā arī nav.

2. Piešķiriet uzdevumiem noteiktu laiku

Ja mēs strādājam nenogurstoši un nepārtraukti, agrāk vai vēlāk parādīsies fizisks un garīgs nogurums, kas neļaus mums veikt pienācīgu sniegumu. Šī iemesla dēļ ir nepieciešams piešķirt katrai darbībai noteiktu laiku un atstāt brīvu laiku starp uzdevumiem, pat ja tas ir ļoti īss. Tas var būt pretrunīgi, taču, ņemot vērā, ka pēc 50 minūtēm to ir grūti izdarīt Paliksim uzmanības centrā, īss pārtraukums var mūs uzlādēt un turpināt strādāt apmierinoši.

Ideāls ir iekļaut mūsu grafiku, kad viņi sāk veikt katru no mums uzticētajiem uzdevumiem un kad mums vajadzētu veikt nelielu pārtraukumu. Mēs varam paļauties uz Pomodoro metodi, strādājot 25 minūtes (1 pomodoro) vai 50 (2 pomodoros) un pēc tam veicot 5 minūšu pārtraukumu starp periodiem. Tādā veidā mēs varēsim virzīties uz priekšu, nejūtoties izsmelti, pareizi izpildot funkcijas, kas mums jāattīsta.

3. Nosakiet mērķus

Ļoti ieteicams noteikt ikdienas, nedēļas un pat mēneša mērķus. Šī stratēģija ir ļoti laba iespēja pareizi veikt īsus darbus, un tā arī motivē mūs redzēt, cik daudz mēs sasniedzam. Šiem mērķiem jābūt ambicioziem, bet arī reāliem un sasniedzamiem, jo ​​citādiKad redzēsim, ka nepildām tos, mūs demotivēs. Nosakāmajiem mērķiem jābūt īstermiņa, vidēja termiņa un ilgtermiņa mērķiem.

• Jūs varētu interesēt: "Darbības izraisītāji: kas tie ir un kā tie ietekmē uzvedību"

4. Piešķiriet prioritāti uzdevumiem

Ne visiem uzdevumiem ir vienāda nozīme. Mums jāsāk ar vissvarīgāko, visaugstāko prioritāti. Nav nozīmes secībai, kādā mēs prioritizējam lietas, Svarīgi ir tas, ka mēs to darām, jo ​​svarīgāko lietu pabeigšana ātrāk nozīmēs, ka mums vispirms būs brīvais laiks.

Viss, kas ir mazs vai kas nav steidzami jālabo, var gaidīt. Saistībā ar to ir svarīgi zināt, kuras ir mūsu labākās uzstāšanās stundas, kurās mēs vislabāk mēs koncentrējamies, lai ar vislielāko iespējamo efektivitāti un bez uzdevumiem veiktu uzdevumus, kuriem nepieciešami visvairāk resursu kļūdas. Vismazāk svarīgi ir to atstāt brīžos, kad mūsu sniegums nav pārāk augsts, parasti pēc ēšanas vai vēlu darba dienā.

5. Sāciet vismaz jauki

Daudzos gadījumos mēs atstājam to, ko mēs vismazāk vēlamies darīt, līdz pēdējam, un tā ir liela kļūda. Labākais, ko mēs varam darīt, ir pēc iespējas ātrāk darīt to, kas ir slikts dzēriens, jo tādā veidā mēs no tā tiksim vaļā pirms tam, un vēl vairāk mēs varēsim baudīt pārējo dienu. Ja mēs atbrīvosimies no tā, kas mūs vispirms uzsver, pārējās lietas būs vieglāk izdarīt.

6. Sadaliet laiku blokos

Ļoti laba stratēģija, lai izmantotu laiku un efektīvi pārvaldītu laiku, ir darba dienas sadalīšana blokos. Ja mums ir jāveic sarežģīti uzdevumi, kas no pirmā acu uzmetiena mūs ļoti nevēlas tos sākt, Mēs vienmēr varam tos sadalīt vienkāršākos uzdevumos, kas sakārtoti tā, ka katrs mazais solis ir Iepriekš. Konvertējot sarežģītus uzdevumus vairākos vienkāršākos, mēs varam optimizēt resursus, ietaupīt laiku un labāk organizēt laiku..

7. Dodiet sev atlīdzību

Lai gan mums nevajadzētu ļaunprātīgi izmantot, mēs varam sevi apbalvot par mājas darbu izpildi. Mēs varam sev pasniegt nelielas balvas, piemēram, ja šokolādes tāfelīte ir atskaites beigās, pusstundu lasām mums patīkamu grāmatu, skatāmies mūs interesējošu video... Šīs mazās balvas mūs mudinās veikt un pabeigt uzdevumus, kas mums jāveic.

8. Organizēt labu darba vidi

Vieta, kur mēs strādājam, ir ļoti svarīga, nekā mēs domājam. Cik vien iespējams, mums vajadzētu strādāt vietā ar labu galdu, ērtu krēslu, labu apgaismojumu un bez daudz traucējošiem.. Mēs varam piešķirt tai personisku pieskārienu, lai padarītu to mājīgu, bet vienmēr pārliecinoties, ka tas ir veikls un labi organizēts. Galds, kas ir pilns ar papīriem, un biroja instrumenti ir pilnīgi pārblīvēti, ir vide, kas neļauj mums koncentrēties uz uzdevumiem.

9. Noteikt ierobežojumus

Pavadīšana vairākas stundas pēc kārtas, darot vienu un to pašu, neceļoties no krēsla vai nedaudz izstiepjot kājas, ir ļoti kaitīga mūsu veselībai un produktivitātei. Mēs nedarīsim lietas labāk, strādājot ilgāk. Ja redzam, ka kāds uzdevums mums maksā pārāk dārgi vai ka mēs esam viegli novēršami, ņemsim kādu laiku, vai nu uz brīdi mainot uzdevumus, vai arī tieši atpūšoties. Tas nenozīmē, ka mēs atsakāmies no tā, ko darījām, bet tas, ka mums tas kādu laiku bija jāatstāj gaidīšanas režīmā.

• Jūs varētu interesēt: "Parkinsona likums: kāpēc mēs strādājam ilgāk, jo ilgāk mums ir?"

10. Izvairieties no daudzuzdevumu veikšanas

Bet tāpat kā tas ir pareizi, ja kādu laiku kādu uzdevumu atstāt pusi izpildītu, mums nevajadzētu domāt, ka mēs strādāsim labi, ja pastāvīgi lecam no uzdevuma uz citu. Koncentrēšanās ir kaut kas tāds, kas prasa laiku, tāpēc mēs nevaram veltīt sevi pārmaiņus divu uzdevumu veikšanai tajā pašā laikā, tā kā vienīgais, ko mēs panāksim, ir ļoti ātri nogurt un aizņemt divreiz vairāk laika dari tos. Daudzuzdevumu veikšana ir vissliktākais efektīvas pārvaldības ienaidnieks laikapstākļi. Veiktspēja ir daudz augstāka, ja koncentrējamies uz vienu uzdevumu.

11. Nebaidieties pateikt nē

Ir svarīgi iemācīties pateikt nē, ja mēs kaut ko nevaram izdarīt, jo mums jau ir daudz darba. Dažreiz mūsu kolēģi mēģina slēpt savas saistības pret mums, vai pat mūsu priekšnieks ļaunprātīgi izmanto viņu situāciju un dod mums uzdevumus, kurus šodien nav iespējams pabeigt, neziedojot daļu sava laika bez maksas. Dažreiz to var pieņemt, bet tas vienmēr pārspīlē. Ja redzam, ka viņi no mums prasa pārāk daudz, mums nevajadzētu baidīties pateikt nē.

12. Deleģēt trešajām personām

Dažreiz mēs varam just, ka situācija mūs pārņem, it īpaši, ja mums ir doti daudzi uzdevumi, vairāk nekā mēs gaidījām. Ir svarīgi izvairīties no stresa un deleģēt dažus no mūsu uzdevumiem kolēģim vai padotajam, ļaunprātīgi neizmantojot uzticību, neaizkāpjot aiz borta un nedodot viņam uzdevumu, kuram viņš nav pieņemts darbā. Jautājums nav likt kādam citam darīt mūsu daļu, bet jā sūtiet darbības, kuras mums pašiem ir grūti pilnībā paveikt.

Kas mums atņem laiku: kļūdas un uzmanības novēršana darbā

Tagad, kad esam redzējuši 12 padomus, kā labāk pārvaldīt laiku darbā, ir pienācis laiks uzzināt, kas mums atņem laiku. Ir vairākas kļūdas un traucējoši faktori, kas kavē mūsu labu sniegumu, atrodoties darba vietā, laika zagļi, kuri, ja tiks atklāti, liks mums vislabāk pārvaldīt savu dienu darbaspēks.

1. Pārtraukumi

Ir skaidrs, ka pārtraukumi ir tas, kas visvairāk sabojā mūsu laika organizāciju. Vismazāk, ka kaut kas mūs pārtrauc, mūsu koncentrēšanās zūd, liekot mums pavadīt dažas vērtīgas minūtes, lai pievērstos tam, ko atkal darījām. Jo ilgāk mums būs jāatjauno koncentrēšanās, jo ilgāk atkal būsim produktīvi, turklāt mēs riskējam pieļaut vairāk kļūdu.

2. Mobilais telefons

Tālrunis prasa laiku un daudz. Neatkarīgi no tā, vai pļāpāt par jaunāko, kas ievietots vietnē Instagram, ko mūsu draugi mums raksta vietnē WhatsApp vai daži zvani no ģimenes locekļiem, mobilais tālrunis novērš mūsu uzmanību un neļauj mums būt efektīviem, un, protams, jo ilgāk lietas.

Laba ideja ir izslēgt mobiloTomēr, ņemot vērā to, ka dzīvojam sabiedrībā ar hipersaistību un ka esam no tās ļoti atkarīgi, vislabāk ir darīt Mēs varam to pārvietot ārpus sava redzes lauka, lai mēs to atcerētos tikai tad, kad paskatīsimies. Ir arī ļoti svarīgi to atstāt klusumā un ļoti skaidri pateikt mūsu ģimenei un draugiem, ka, ja tas nav brīdinājums par reālu steidzamību, ka viņi mūs nezvana.

3. Atlikt uzdevumus

Nepatīkamu vai sarežģītu uzdevumu atlikšana ir vissliktākais, ko varam darīt jo, jo vairāk laika paiet, jo mazāk mums tie būs jādara, un jo vairāk tas maksās mums, ja mēs tos izlemsim darīt labi. Labākais, ko mēs varam darīt, kā jau minējām iepriekš, ir darīt tos tieši dienas pirmajā brīdī, jo tādā veidā mēs pēc iespējas ātrāk atbrīvojamies no sliktā dzēriena.

Turpināt

Ja mēs vēlamies labāk pārvaldīt laiku darbā, ir svarīgi, lai mēs zinātu, kas mums jādara dari, strukturē uzdevumus mazās aktivitātēs, kuras ir viegli un ātri izdarāmas un kuras vismaz sākas patīkams. Ir ļoti svarīgi ņemt vērā, kurā diennakts laikā mēs esam visproduktīvākie, un likt vienkāršākās darbības un mazāk svarīgi tajos, kur mums ir grūtāk koncentrēties, piemēram, pēc ēšanas vai dienas beigās darbaspēks.

Izklaidība, it īpaši pārtraukumi un mobilie tālruņi, visvairāk sāp jums mūsu laika vadībai, jo jo vairāk reižu mēs zaudējam koncentrēšanos, jo mazāk produktīvi mēs būsim. Ir svarīgi strādāt ērtā telpā, kur mēs esam norobežoti no jebkādas steidzamas uzmanības novēršanas, un mums ir ļoti skaidrs, kad ir vispiemērotākais laiks mobilā tālruņa lietošanai. Mūsu tuviniekiem būtu jāzina, kurā laikā mēs strādājam, sakot, ka viņiem nevajadzētu mums zvanīt, ja vien tas nav paredzēts kaut kam ļoti nozīmīgam.

Bibliogrāfiskās atsauces:

• Alens, D. (2001). Darbu veikšana: produktivitātes māksla bez stresa. Ņujorka: Vikings. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Tagad ieradums: Stratēģiska programma vilcināšanās pārvarēšanai un vainas brīvai spēlēšanai. Ņujorka: pingvīnu grupa. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Mērķu sasniegšana ir vienkārša! Praktiski mērķu noteikšanas rīki un pārbaudītas laika vadības metodes. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.