15 biroja funkcijas (un to īpašības)

Katrā organizācijā ir jāveic virkne darbību, lai uzņēmums varētu virzīties uz priekšu, papildus iespējai sasniegt izvirzītos mērķus un piedāvāt produktus un pakalpojumus, kuros tā specializējas.

Lai gan mēs varētu runāt par simtiem funkciju, kas tiek veiktas uzņēmumā, patiesībā ir tikai divas nedēļas, ja mēs tās sagrupējam vispārīgākās funkcijās.

Tālāk mēs atklāsim, kas tie ir galvenās biroja funkcijas un kāda ir tās nozīme visai organizācijai.

• Saistīts raksts: "Darba un organizāciju psiholoģija: profesija ar nākotni"

15 biroja funkcijas (funkcijas un darbvietas)

Katrā organizācijā ir vairāki darbinieki, kas pilda dažādas funkcijas. Katrs no viņiem ir specializējies savā jomā, un tam var būt nepieciešama kāda veida apmācība, kas ir vairāk vai mazāk augsta un nepieciešama, lai veiktu funkciju, ko viņi veic organizācijā. Tās funkcijas ir ļoti dažādas, risinot tādus aspektus kā administrēšana, inventārs, finanšu pārvaldība, darbinieku atlase vai pasta izplatīšana.

Organizācijas var raksturot kā organismus, kuros, ja kāda no to daļām nedarbojas pareizi, viss neizdosies vai būs mazāk funkcionāls

. Tāpēc ir svarīgi, lai uzņēmuma darbinieki, veicot uzdevumus, apgūtu no viņiem sagaidāmās prasmes izmantojot mutisko komunikāciju, organizatoriskās prasmes, dokumentu rakstīšanu un zināšanas biroja automatizācija. Visas šīs prasmes ir saistītas ar 15 populārākajām biroja funkcijām, kuras mēs aplūkosim tālāk.

1. Plānošana

Plānošana ir mūsu saraksta augšgalā, jo tas ir vissvarīgākais uzdevums organizācijā. Šī Tas nozīmē definēt, kādas metodes un organizatoriskās struktūras tiks īstenotas uzņēmumā, skaidri nosakot paredzamo biznesa plānu.

Lai gan ir tehnoloģiski rīki, kas palīdz precizēt biznesa plānā izklāstītās metodes un izplatīt uzdevumus starp darbiniekiem, ir svarīgi, lai labs plānošana. Ja jūs nesākat ar labo kāju, ir grūti sasniegt biznesa mērķus, ko organizācija vēlas sasniegt.

Cilvēkiem, kuri ir atbildīgi par plānošanu, ir jābūt skaidram biznesa redzējumamPapildus padziļinātai informācijai par to, kāda ir uzņēmuma hierarhija un to biedru stiprās un vājās puses, kuri tiek uzskatīti par atbilstošiem tiem izvirzītajiem mērķiem.

2. Dokumentu rediģēšana

Katrā birojā ir daudz rakstīts. Viens no laikietilpīgākajiem uzdevumiem uzņēmuma darbiniekiem ir ziņojumu un dokumentu rakstīšana piemēram, svarīgu sarunu un sanāksmju transkripcija, kā arī protokolu atstāšana paši. Tiek sastādīti un reģistrēti arī tādi aspekti kā pārbaudes un inventāra pārskati.

Dokumentu izstrādē Tas ietver arī rokasgrāmatu un protokolu izstrādi, lai palīdzētu darbiniekiem, iesācēji un veterāni, lai saprastu, kas viņiem jādara katrā kursā vai uzdevumā, kas viņiem tiek prasīts. Tie var arī detalizēti aprakstīt tādus aspektus kā fons, progress, rezultāti, priekšrocības un vienas vai otras metodes piemērošanas trūkumi konkrētā situācijā, kas ir būtiski svarīga uzņēmums.

• Jūs varētu interesēt: "Psiholoģija sniedz jums 6 padomus, kā labāk rakstīt"

3. Apmeklēt sapulces

Kas ir uzņēmums bez slavenajām biznesa tikšanām? Katrā organizācijā notiek sanāksmes starp darba grupas locekļiem, kurās apmainīties ar idejām, dalīties prezentācijās, prezentēt ziņojumus un ziņojumus par notiekošajiem projektiem.

Šīs sanāksmes tiek rīkotas ar mērķi izvirzīt kopīgus viedokļus un saskaņot mērķus mērķa sasniegšanai vai konkrēta projekta pabeigšanai. Viņi cenšas noteikt virzienu, kas darba ņēmējiem ir jāievēro, lai koordinēti un bez liekiem atkārtojumiem savā starpā strādātu pie viena mērķa. Šī iemesla dēļ sanāksmēs katrai no tām tiek piešķirtas lomas, uzdevumi un termiņi.

Sanāksmēs komentētais tiek reģistrēts protokolā vai protokolā iesniegšanai. Tās biežumu, ilgumu un apspriežamos aspektus nosaka pati organizācija un sanāksmes apmeklētāji. Piemēram, ir uzņēmumi, kuros sanāksmes notiek katru dienu, bet citos - katru nedēļu, reizi divās nedēļās, reizi mēnesī... Sanāksmju biežums būs atkarīgs no katra uzņēmuma vajadzībām un apspriestā viņos.

• Jūs varētu interesēt: "6 organizatoriskās komunikācijas veidi"

4. Sapulču plānošana

Tikšanās klātienē vai tiešsaistē ir tikai aisberga redzamā daļa. Aiz katra no tiem ir liela sagatavošanās, ieguldot laiku un līdzekļus, lai noskaidrotu, par ko tiks runāts vai kas tajos tiks darīts.

Tas var šķist vienkārši, bet tā vairs nav, ja domājam, ka ikvienam, kurš ir atbildīgs par šādu sanāksmju plānošanu, ir jāapzinās projekts, par kuru tiks apspriests, kas ir cilvēki, kurus interesē apmeklēt, un kādi ir viņu laiki labi.

Sapulču plānošana nozīmē ne tikai vietas, laika un apmeklētāju noteikšanu, bet arī pārliecinieties, ka dalībnieki varēs apmeklēt un ka izvēlētais laiks nesakrīt ar uzdevumiem vai citām vēl svarīgākām sanāksmēm. Turklāt tas nozīmē izlemt, vai tēma, par kuru vēlaties runāt, ir pietiekami svarīga, lai to apskatītu a tikšanās klātienē vai tiešsaistē, jo neviens nevēlas rīkot sanāksmes par lietām, kuras varētu apspriest, izmantojot tērzēšanu vai e -pastu elektroniski.

• Jūs varētu interesēt: "Laika pārvaldība: 13 padomi, kā izmantot dienas stundas"

5. Organizatoriska e -pasta pārskatīšana

Vēl viena biroja funkcija ir organizācijas e -pasta pārbaude. Sākumā tas izklausās vienkārši, šķiet, ka tas ietver tikai to e -pasta ziņojumu atvēršanu, kurus mēs saņemam no dažādiem uzņēmuma līmeņiem, kur mēs strādājam. Tomēr patiesība ir tāda, ka tā ir viena no aktivitātēm, kas var aizņemt visilgāk, un ir pētījumi, kas liecina, ka vidēji tērējam vidēji 20,5 stundas nedēļā, veicot šo uzdevumu.

Mūsu uzņēmuma sūtītie e -pasta ziņojumi ir jāizlasa padziļināti, norādot svarīgos aspektus ko mūsu priekšnieks vai kolēģi mums stāsta un apzinās, ka neviens ziņojums nav nevietā svarīgs. Mums arī jāatbild uz tiem, jo ​​nav pārāk profesionāli vai sirsnīgi nesniegt atbildi pateicība vai mazākais komentārs, ka esam saņēmuši šādu ziņu gan no priekšnieka, gan a padotais.

• Saistīts raksts: "E -pasta 11 daļas (izskaidrotas un ar piemēriem)"

6. Uzņēmuma pasta izplatīšana

Pasta izplatīšana uzņēmumā ir uzdevums, kurā nav nepieciešama plaša apmācība, lai gan tas ir saistīts ar lielu atbildību. Jums ir jābūt ļoti steidzamai, labi organizētai un jāzina visas svarīgās nodaļas, biroji un amati uzņēmumā pēc iespējas ātrāk nogādājiet informāciju jums ērtiem cilvēkiem.

Dokumenti un citi priekšmeti, kurus jūsu organizācijas darbinieki, iespējams, gaida, ietver piegādātāja rēķinus, vēstules atbilde no valdības iestādes, kredītkartes, dizainparaugi, folijas, elektroniskas ierīces, piemēram, grafiskās kartes un materiāli brālēni.

7. Loģistika

Loģistika Tas ir saistīts ar visu ar uzņēmumu saistīto preču pārvadāšanu, gan to ierašanos uzņēmumā, gan aizvešanu citiem un uzglabāšanu.

Šī funkcija ietver arī mijiedarbību ar pakalpojumu sniedzējiem, lai mēs varētu izsniegt būtiskas izejvielas, ražojot produktus un piedāvājot pakalpojumus organizācija. Ikviens, kas nodarbojas ar loģistiku, cenšas pārliecināties, vai uzņēmumam ir viss nepieciešamais, lai turpinātu ražošanu.

8. Zvaniet, atbildot

Tālrunis joprojām ir viens no visbiežāk izmantotajiem saziņas līdzekļiem, un biznesa pasaulei tas nav svešs. Atbildēšana uz zvaniem ir jebkuras organizācijas pamatfunkcija veids, kā jūs sazināties ar klientiem, piegādātājiem vai saviem kolēģiem.

Šī funkcija nav tik vienkārša, kā izklausās. Lai to pareizi izmantotu, ir nepieciešama noteikta protokola pakāpe, jo, īpaši potenciālajiem klientiem, tas ir pirmā kontakta forma daudziem no viņiem, gan tiem, kas zvana uzņēmumam, gan tiem, kuri tiek aicināti informēt viņus par saviem piedāvājumiem (telemārketeris). Jāievēro pieklājības noteikumi, jāsaglabā institucionālais tonis un jāuzrauga balss skaļums un vārdu krājums.

Ikvienam, kurš ir atbildīgs par tālruni, ir jāapzinās, ko saka persona, ar kuru viņi runā, vai tas būtu piegādātājs vai klients. Kamēr šī funkcija tiek veikta, telemārketinga speciālistam ir jāpieraksta, cik daudz vairāk informācijas ir labāk saistīta ar viņa sarunu biedru, lai paplašinātu uzņēmuma kontaktu datu bāzi ar potenciālo klientu vai interesantu piegādātāju.

• Saistīts raksts: "Kvantitatīvā administrācijas skola: kas tā ir un īpašības"

9. Klientu atbalsts

Klientu apkalpošana sastāv no klientu fiziskas apkalpošanas attiecībā uz jautājumiem un šaubām, kas viņiem rodas par organizācijas piedāvāto pakalpojumu vai produktu.

Uzņēmumos tā ir viena no jutīgākajām funkcijām, jo ​​atkarībā no attieksmes, kas tiek piešķirta Klienti un tas, cik efektīvi ir atrisināt viņu šaubas vai sūdzības par produktiem vai pakalpojumiem, būs apmierināti vai nē.

• Jūs varētu interesēt: "12 psiholoģiskie triki, ko lielveikali izmanto, lai jūs tērētu vairāk naudas"

10. Failu organizācija

Failu organizācija ir galvenais aspekts uzņēmumos neatkarīgi no tā, vai tas tiek darīts papīra vai digitālā formātā.

Vienā veidā vai citā, Visas darbības uzņēmumā rada kāda veida dokumentus, kas ir jāsaglabā, piemēram, rēķinus, protokolus, piezīmes, protokolus, pārdošanas pārskatus, drukātos pārskatus ... Šī informācija ir jākataloģē, jāarhivē un jāaizsargā atkarībā no tās svarīguma pakāpes un, ja ar to ir iespējams iepazīties nākotnē.

11. Dokumentu drukāšana un kopēšana

Dokumentu drukāšana ir tikai tā, drukājot failus, kas nepieciešami, lai tie būtu fiziskā formātā un nogādājiet tos īstajiem darbiniekiem.

Šī funkcija ir apvienota ar failu kārtošanas funkciju, jo var būt nepieciešams izdrukāt dokumentus iepriekš saglabāta digitālā formātā, lai aizstātu fizisko kopiju un saglabātu uz vietas piemērots.

12. Personāla izvēle

Neviens uzņēmums neatstāj savus darbiniekus pastāvīgi tāpēc, ka viņi paši nolemj aiziet, ir atlaisti vai vienkārši mirst. Cilvēki nāk un iet, un jums ir jāalgo jauni darbinieki, lai viņi varētu strādāt pēc iespējas labāk. Personāla atlase sastāv no nākamo darbinieku izvēles no iespējamo kandidātu vidus.

Ar darbā pieņemšanu saistītie uzdevumi mums ir jāintervē kandidāti, jāaplūko viņu CV, jāizpēta viņu pirkstu nospiedumi un jāapstiprina, ka viņu atsauces ir patiesas.

• Saistīts raksts: "Personāla atlase: 10 atslēgas, lai izvēlētos labāko darbinieku"

13. Inventārs

Inventāra funkcija Tas nozīmē noskaidrot, kādi resursi uzņēmumam ir un vai tam ir vajadzīgs kāds īpašs objekts vai elements, lai tas varētu pienācīgi veikt savas funkcijas. Inventāra īpašnieks ir atbildīgs par to, lai noskaidrotu, vai trūkst biroja piederumu, aprīkojuma, mēbeļu, tīrīšanas piederumu vai kāda cita priekšmeta.

Tas ir arī inventāra sastāvdaļa, lai informētu par resursu ienākumiem un izdevumiem, piemēram, par neveiksmēm vai bojājumiem ir bijuši daži no tiem vai ja ir aizdomas, ka ir strādnieki, kuri ved biroja preces mājas. Tas viss tiks ierakstīts ziņojumā, kurā sīki aprakstīta situācija ar resursiem un iespējamās vajadzības, kas radušās, ņemot vērā to trūkumu, ja tāds ir.

14. Finanšu vadība

Finanšu vadība ir pārliecināties, ka organizācijas rīkotā nauda atbilst paredzamajam dzīves ciklam, pērkot un pārdodot uzņēmumam nepieciešamos un piedāvātos produktus un pakalpojumus, kā arī gudri ieguldot. Tas nozīmē arī visu rēķinu saglabāšanu, nosūtīšanu atbilstošajiem cilvēkiem, reģistrēšanu un nepieciešamo administratīvo maksājumu veikšanu.

15. Administrācija

Ar administrāciju mēs domājam jautājumi, kas vairāk saistīti ar dokumentiem, piemēram, juridiskie jautājumi un birokrātija. Uzņēmumam ir ļoti labi jāzina, kādi juridiskie aspekti tam jāievēro, turklāt jāņem vērā modeļi un dokumenti, kas jāaizpilda un jāiesniedz valsts pārvaldei, lai apstiprinātu, ka viņu darbība ir likumīgi.