Oficiālā komunikācija: kas tas ir un kādas ir tā īpašības

Mēs visi zinām dažādus saziņas stilus, un mēs izmantojam vienu vai otru atkarībā no konteksta, kurā mēs atrodamies.

Viens no svarīgākajiem ir oficiālā komunikācija. Šajās rindkopās mēs varam uzzināt visu par šo stilu, atklāt ietvarus, kādos tas ir parasti izmanto un kādas ir tās galvenās īpašības un priekšrocības salīdzinājumā ar citiem modeļiem komunikācija.

• Saistīts raksts: "Sociāli emocionālās prasmes: īpašības, funkcijas un piemēri"

Kas ir formāla komunikācija un kādas ir tās iezīmes

Oficiālā komunikācija ir komunikatīvs stils, kas tiek izmantots profesionālā un institucionālā kontekstā. Tā ir reglamentēta metode, kurā sarunvalodas vārdi nav atļauti, jo izmantotajam tonim vienmēr jābūt kultivētam un aseptiskam. Tāpat oficiālu saziņu varam saukt par informācijas plūsmu, kas notiek starp dažādiem ešeloni organizācijas hierarhijā, un tas tiks iekļauts noteikumos, kas to nosaka mēs minējām.

Oficiālās komunikācijas plūsma var notikt mutiski vai rakstiski. Parasti īslaicīgi atrisināta mijiedarbība tiek veikta mutiskā sarunā. Tomēr sakarus, kuriem nepieciešama plašāka vai sarežģītāka informācija, parasti izvēlas veikt rakstīt un nosūtīt tos sarunu partneriem, izmantojot izvēlētos līdzekļus (apkārtrakstus, e -pastus, pasta vēstules, piezīme utt.

Vēl viena formālās komunikācijas iezīme ir tā darbojas, izmantojot sūtītājiem un saņēmējiem zināmus protokolus, kas ir daļa no organizācijas, kurā notiek šis saziņas process. Šie protokoli nozīmē, piemēram, ceļus, kas jāiet pa ziņojumiem hierarhijā. Tādējādi darbinieks zinās, ka viņam ir jānosūta noteikta informācija savam vadītājam, un tam savukārt ir jānosūta informācija viņa priekšniekam, bet viņi nevar izlaist starpposmu.

Tas ir, katrs organizācijas loceklis, kas piedalās šajā oficiālajā saziņā Jums iepriekš jāzina, kāds ziņojums ir adresējams kādai personai, kādā veidā tas būtu jādara un kāds ir šīs informācijas ceļš lai sasniegtu galamērķi pareizā veidā.

Oficiālās komunikācijas veidi

Atkarībā no adreses, ko izmantojam informācijas pārsūtīšanai, mēs varam izveidot līdz četriem dažādiem oficiālas saziņas veidiem. Turpināsim apskatīt tos visus sīkāk.

1. Augšējā formālā komunikācija

Kad esat organizācijā, darbinieks mēģina sazināties ar kādu no saviem vadītājiem, vai nu ar to, kas ir tieši priekšnieks, vai ar to, kurš atrodas virs viņa, mēs runātu par augšupvērstu formālu komunikāciju. Tas ir vertikāla tipa ziņojuma pārraides veids ar virzienu no apakšas uz augšu. Ziņojumu piemērs, ko var nosūtīt šajā režīmā, būtu iepriekšējie ziņojumi pieprasījumus, bet arī pieprasījumus par konkrētu lietu un pat sūdzības, kuras viņi vēlas atstāt patenti.

2. Oficiāla lejupvērsta komunikācija

Pretējs gadījums iepriekšējam būtu formālās lejupejošās saziņas gadījums. Šajā modelī informācija tiek pārraidīta arī vertikāli, bet šoreiz tā tiek pārraidīta no augšas uz leju. Proti, tie ir vadītāji un vadītāji, kas pārraida informāciju darbiniekiem, uz kuriem viņi ir atbildīgi. Viņi var nosūtīt, piemēram, norādījumus par veicamajiem uzdevumiem un to, kā viņiem tas būtu jādara. Viņi to var darīt mutiski vai rakstiski, atkarībā no informācijas, ko viņi vēlas nosūtīt.

3. Horizontāla formāla komunikācija

Ne visa oficiālā saziņa organizācijā ir vērsta uz cilvēkiem citā hierarhijas līmenī. Kad ziņojums tiek nosūtīts citam darbiniekam, kurš ieņem tādu pašu pakāpi, mēs runājam par horizontālu formālu saziņu, jo informācijas plūsma ir vērsta uz sāniem.

Šis modelis ir skaidri ievērots dažādu nodaļu vadītāju sanāksmēs, jo tās ir sazinās vairāki indivīdi no neatkarīgām sadaļām, bet visi ir tādā pašā stāvoklī kā vadītāji vai vadītāji.

4. Formāla diagonālā komunikācija

Vēl retāk var notikt formāla saziņa, un tā ir pa diagonāli. Šī modalitāte notiktu kad abi sarunu biedri pieder dažādiem departamentiem, bet arī dažādiem hierarhijas līmeņiem.

Var gadīties, ka konkrētas uzņēmuma nodaļas vadītājam ir jānosūta a informāciju darbiniekiem, kuri nav viņu pārziņā, bet ir zemākā līmenī uzņēmums. Tas būtu diagonālas oficiālas saziņas gadījuma piemērs.

• Jūs varētu interesēt: "8 komunikācijas elementi: īpašības un piemēri"

Šī komunikatīvā stila stiprās puses

Oficiālajai saziņai ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar neformālu komunikāciju. Mēs apskatīsim vissvarīgākos.

1. Standartizācija

Izmantojot šo metodi, tiek nodrošināta vienlīdzība visos organizācijas komunikācijas procesos, lai visi dalībnieki zinātu, kā rīkoties, pārsūtot informāciju, izvēloties pareizo ceļu un veidu, un tajā pašā laikā visi zina, kā bez šaubām interpretēt viņiem adresētos ziņojumus. Tas ir standartizēts modelis, kas ļauj skaidri saprast noteikumus un procedūras.

2. Bez kļūdām

Tam, ka tiek izmantoti iepriekš noteikti noteikumi un vienmēr tiek ievērotas vienas un tās pašas procedūras, ir papildu priekšrocība, un ir tas, ka tas neļauj ģenerēt kļūdas, izņemot cilvēku kļūdas, kuras varētu tikt pieļautas ārpus minētā noteikumiem. Svarīgi ir tas, ka, ievērojot norādītos protokolus, informācijai jāplūst caur organizāciju bez grūtībām un neradot šaubas sarunu partneru vidū.

3. Ķepas nospiedums

Oficiālajai komunikācijai ir vēl viena skaidra priekšrocība, proti, visa mijiedarbība, kas notiek rakstiski tiek arhivēti un tāpēc tos var pārskatīt jebkurā laikā lai varētu izgūt konkrētu informāciju.

Loģiski, ka tas nenotiek ar formālu mutisku saziņu, taču mēs jau minējām, ka šāda veida mijiedarbība notiek, lai nosūtītu ļoti kodolīgus ziņojumus. Visi tie, kuriem ir noteikts sarežģītības līmenis, ir jānosūta rakstiski, un tāpēc tie tiks reģistrēti.

Formālās komunikācijas nepilnības

Loģiski, ka ne visas oficiālās komunikācijas īpašības ir pozitīvas. Ir arī vairāki trūkumi, kas mums jāapzinās.

1. Laika izmaksas

Tas, ka tiek ievēroti diezgan stingri protokoli, dažkārt nozīmē, ka oficiāla saziņa ir saistīta nevajadzīga laika izšķiešana informācijas pārsūtīšanai, ko faktiski varētu paveikt daudz īsākā laikā. Tas attiecas uz tām nebeidzamajām sanāksmēm, kurās ziņojums tiek neefektīvi pārraidīts starp dalībniekiem, kad Patiesībā to varētu izdarīt tiešāk, taču tas nozīmētu atteikšanos no organizācijas standartizētajiem saziņas kanāliem.

2. Aukstums

Oficiāla saziņa liek ziņojumus nodot vēsā veidā, bieži vien bez cilvēka pieskāriena kas padara mijiedarbību siltāku un padara šo komunikāciju daudz bezpersoniskāku par neformālo stilu. Turklāt šī noteikumu stingrība arī ievērojami ierobežo sūtītāja komunikatīvo stilu, dažreiz dehumanizējot ziņojuma pārraidi un liek uztvērējam to uztvert siltākā veidā.

3. Apjukums

Oficiālās saziņas noteikumiem to nevajadzētu pieļaut, bet dažreiz ir neizbēgami, ka ap saņemto ziņojumu tiek radīts zināms apjukums. Tas notiek, ja informācijas pārsūtīšanai ir nepieciešami vairāki lēcieni starp dažādiem sarunu partneriem, radot iespēju ka katrā no šiem punktiem sākotnējais ziņojums ir izkropļots un gala rezultātā saņemtais nav gluži tas pats, kas pirmais.

Uzlabošanas veidi

Oficiālajā saziņā ir iespējas uzlabot, un tādēļ ir vairāki ieteikumi, kas var padarīt efektīvāku šo informācijas pārsūtīšanas veidu uzņēmumos. Šie ir daži no tiem.

1. Ierobežot formālismu

Ir skaidrs, ka formālai saziņai ir nepieciešama pieklājība ziņojuma izplatīšanā, bet dažreiz formālo izteicienu pārpalikums var radīt ārkārtīgi nopietnu toni uztvērēju var interpretēt kā negatīvu, ja ziņojums var būt neitrāls un pat iet uz līnijas pretēji. Piemēram, nodaļas vadītājs var nosūtīt e -pastu saviem padotajiem, lai runātu par savu sniegumu, kas principā ir labs, bet izmanto tik nopietnu toni, ka to interpretē a negatīvs.

2. Pārskatīšana

Šim ieteikumam vajadzētu attiekties uz jebkura veida saziņu, bet daudz vairāk uz oficiālu. Pirms nosūtīšanas ir svarīgi pārskatīt tekstus, jo dažreiz steiga var novest mūs pie pareizrakstības, gramatikas vai pat kļūdu sērijas saturu, kas var radīt problēmas ziņojuma interpretācijā, un tam var būt nopietnas sekas organizācija. Iedomājieties, piemēram, ka mēs uzdodam darbiniekam nosūtīt 5000 vienību produkta, nevis 500.

3. Uzņemšana

Labs īkšķis ir lūgt saņēmējam apstiprinājumu, ka esat pareizi saņēmis ziņojumu. Pašlaik E -pastos ir rīki, kas mūs informē, kad adresāts ir saņēmis mūsu e -pastu, tāpēc šādos gadījumos mums pat nav skaidri jāpieprasa šāds apstiprinājums.

4. Pareiza lietošana

Pēdējais ieteikums būtu izmantot oficiālu saziņu tikai organizatoriskos jautājumos. Jebkurus jautājumus ārpus uzņēmuma nevajadzētu risināt šādā veidā, un mēģiniet nosūtīt a personisks ziņojums caur institucionālu kanālu neradīs vairāk par problēmām, jo ​​tas nav kanāls atbilstošs.

Bibliogrāfiskās atsauces:

• Andrade, H. (2005). Organizācijas iekšējā komunikācija: process, disciplīna un tehnika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Izpildu komunikācijas metodes. McGraw-Hill Interamericana.
• Saimons, H.A., Gozems, Dž. (1993). Komunikācija. Administratīvā uzvedība.