Hoe u uw tijd op het werk beter kunt beheren: 12 tips (en wat u moet vermijden)

Het is ons allemaal overkomen dat we veel werk te doen hebben en het lijkt erop dat er niet genoeg uren zijn om het af te maken. "Buff, ik heb geen tijd ..." zeggen we tegen onszelf, maar laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal dezelfde 7 dagen met elk 24 uur. Het probleem is niet dat er geen tijd is, het is dat we het slecht plannen.

Hoe we de tijd op het werk beter kunnen beheren, is een vraag die alle hardwerkende werknemers zichzelf hebben gesteld en dan gaan we strategieën zien om dit te bereiken, en ook hoe we kunnen voorkomen dat onze uren zo soepel vervagen als korrels in een zandloper.

• Gerelateerd artikel: "Psychologie van werk en organisaties: een beroep met toekomst"

Hoe u uw tijd op het werk beter kunt beheren en beter kunt presteren

Onze weken hebben 7 dagen en elk van hen heeft 24 uur, niet één meer, niet één minder. Tijd is voor iedereen gelijk qua hoeveelheid, maar niet qua gebruik. Sommigen slagen erin om alle taken uit te voeren die ze moeten doen zonder tijd te verliezen om aan hun vrije tijd en gezin te besteden, terwijl anderen hun verplichtingen heel laat afmaken

. Waarom? Wat onderscheidt de een van de ander? De sleutel tot dit alles is hoe anders we onze werktijd beheren.

In de samenleving waarin we leven is het essentieel om tijd te beheren, aangezien we op zijn minst gebrek beginnen we te overbelasten, voelen we stress en merken we hoe alles wat we wilden doen moet annuleren.

Werkverplichtingen gaan voor op onze hobby's, familie, vrienden en andere activiteiten aangenaam, wat betekent dat hoe langer we over ons werk doen, hoe minder we zullen genieten van de vrije tijd. Slecht tijdbeheer frustreert ons en geeft ons het gevoel dat we ons leven verliezen.

Hoe u uw tijd op het werk beter kunt beheren, is iets dat velen willen, maar weinigen krijgen. Er is geen onbegrijpelijk mysterie, het is gewoon een kwestie van leren organiseren. Natuurlijk kunnen er altijd onvoorziene gebeurtenissen zijn, maar de meeste uren die we zien voorbijgaan, zijn tijd die, goed gebruikt, ons in staat zal stellen onze werktaken zo snel mogelijk af te ronden.

Manieren om tijd beter te beheren

Vervolgens zullen we zien dat we verschillende tips en strategieën gaan zien om het meeste uit de tijd op het werk te halen, om Zo hebben we meer voor die leuke activiteiten die we willen doen als we eenmaal klaar zijn met onze werkverplichtingen.

1. Gebruik een agenda

Agenda's stellen ons in staat om de tijd op middellange en lange termijn te beheren, belangrijke data vast te leggen en goed in gedachten te houden. Of het nu in digitale of fysieke vorm is, het belangrijkste is dat we er een hebben om de taken te organiseren en goed te plannen wanneer we de rapporten moeten leveren of onze deadlines moeten halen. We moeten het altijd bij de hand hebben, al onze verplichtingen opschrijven en regelmatig raadplegen. Laten we ons geheugen niet vertrouwen, want hoezeer we ook denken dat het onfeilbaar is, dat is het niet.

2. Een specifieke tijd toewijzen aan taken

Als we onvermoeibaar en continu werken, zal vroeg of laat fysieke en mentale vermoeidheid optreden, waardoor we niet goed kunnen presteren. Om deze reden is het noodzakelijk om aan elke activiteit een bepaalde tijd toe te wijzen en wat vrije tijd tussen de taken te laten, ook al is deze erg kort. Dit kan tegenstrijdig zijn, maar aangezien het na 50 minuten moeilijk is om Laten we gefocust blijven, een korte pauze kan ons opladen en ons aan het werk houden bevredigend.

Het ideaal is om in ons schema te vermelden wanneer ze beginnen met het uitvoeren van elk van de taken die ons zijn toegewezen en wanneer we een korte pauze moeten nemen. We kunnen vertrouwen op de Pomodoro-methode, 25 minuten (1 pomodoro) of 50 (2 pomodoro's) werken en dan 5 minuten pauze nemen tussen de perioden. Zo zullen we vooruit kunnen gaan zonder ons uitgeput te voelen, en de functies die we moeten ontwikkelen goed uitvoeren.

3. Gestelde doelen

Het wordt sterk aanbevolen om dagelijkse, wekelijkse en zelfs maandelijkse doelen in te stellen. Deze strategie is een zeer goede optie om korte klussen correct uit te voeren, en het motiveert ons ook om te zien hoeveel we bereiken. Deze doelstellingen moeten ambitieus zijn, maar ook realistisch en haalbaar omdat andersAls we zien dat we ze niet naleven, raken we gedemotiveerd. De te stellen doelstellingen moeten op korte, middellange en lange termijn zijn.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "Triggers voor actie: wat zijn het en hoe beïnvloeden ze gedrag"

4. Prioriteer taken

Niet alle taken zijn even belangrijk. We moeten beginnen met de belangrijkste, de hoogste prioriteit. Het maakt niet uit in welke volgorde we dingen prioriteren, Het belangrijkste is dat we het doen, want als we de belangrijkste dingen eerder afmaken, betekent dit dat we eerst vrije tijd hebben.

Alles wat klein is of niet dringend gerepareerd moet worden, kan wachten. In dit verband is het essentieel om te weten wat onze beste prestatie-uren zijn, die waarin we het beste zijn we concentreren ons om de taken uit te voeren die de meeste middelen vereisen, met de grootst mogelijke efficiëntie en zonder fouten. Het minst belangrijke is om het te laten op momenten dat onze prestaties niet erg hoog zijn, meestal na het eten of laat op de werkdag.

5. Begin in ieder geval leuk

In veel gevallen laten we wat we het minst willen doen tot het laatst en dat is een grote fout. Het beste wat we kunnen doen is zo snel mogelijk doen wat een slechte drank is, want op die manier zijn we er eerder van af en kunnen we meer genieten van de rest van de dag. Als we ons eerst ontdoen van wat ons stress geeft, zullen de rest van de dingen die we moeten doen gemakkelijker zijn om te doen.

6. Verdeel de tijd in blokken

Een zeer goede strategie om tijd te benutten en efficiënt te beheren, is om de werkdag in blokken te verdelen. Als we complexe taken moeten uitvoeren, waardoor we op het eerste gezicht erg onwillig zijn om eraan te beginnen, we kunnen ze altijd opsplitsen in eenvoudigere taken, zo georganiseerd dat elke kleine stap een Vooruitgaan. Door complexe taken om te zetten in meerdere eenvoudigere taken, kunnen we resources optimaliseren, tijd besparen en tijd beter organiseren..

7. Geef jezelf beloningen

Hoewel we niet mogen misbruiken, kunnen we onszelf belonen voor het maken van huiswerk. We kunnen onszelf kleine prijzen geven zoals bijvoorbeeld een chocoladereep aan het einde van een verslag, een half uur een boek lezen dat we leuk vinden, een video bekijken die ons interesseert... Deze kleine prijzen zullen ons drijven en motiveren om de taken die we moeten doen te doen en af ​​te maken.

8. Organiseer een goede werkomgeving

De plek waar we werken is erg belangrijk, meer dan we denken. Voor zover we kunnen, moeten we werken op een plek met een goed bureau, een comfortabele stoel, goede verlichting en zonder veel afleiding.. We kunnen het een persoonlijk tintje geven om het gezellig te maken, maar zorgen er altijd voor dat het netjes en goed georganiseerd is. Een tafel vol papieren, met volledig rommelige kantoorinstrumenten, is een omgeving die ons verhindert ons te concentreren op onze taken.

9. Grenzen stellen

Meerdere uren achter elkaar hetzelfde doen, zonder op te staan ​​uit de stoel of onze benen een beetje te strekken, is erg slecht voor onze gezondheid en onze productiviteit. We gaan het niet beter doen door langer te werken. Als we zien dat een taak ons ​​te veel kost of dat we snel afgeleid worden, laten we dan even de tijd nemen, ofwel van taak wisselen voor een tijdje of direct uitrusten. Het is niet dat we opgeven wat we aan het doen waren, het is dat we het een tijdje stand-by moesten laten staan.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "Wet van Parkinson: waarom we langer duren, hoe langer we hebben"

10. Vermijd multitasken

Maar net zoals het oké is om een ​​taak een tijdje half af te laten, moeten we niet denken dat we goed zullen werken als we constant van taak naar taak springen. Concentreren is iets dat tijd kost, dus we kunnen ons niet wijden aan het afwisselend doen van twee taken tasks tegelijkertijd, aangezien het enige dat we gaan bereiken, is dat we heel snel moe worden en dat het twee keer zo lang duurt om doe hen. Multitasking is de grootste vijand van efficiënt beheer weer. De prestaties zijn veel hoger als we ons op één taak concentreren.

11. Wees niet bang om nee te zeggen

Het is essentieel om nee te leren zeggen als we iets niet kunnen doen omdat we al veel werk hebben. Soms proberen onze collega's hun verplichtingen voor ons te verbergen, of zelfs onze baas maakt misbruik van zijn situatie en geeft ons taken die we vandaag onmogelijk kunnen afmaken zonder een deel van onze tijd op te offeren vrij. Soms kan het worden geaccepteerd, maar het is altijd overdreven. Als we zien dat ze te veel van ons vragen, moeten we niet bang zijn om nee te zeggen.

12. Delegeren aan derden

Soms kunnen we het gevoel hebben dat de situatie ons overweldigt, vooral als we veel taken hebben gekregen, meer dan we hadden verwacht. Het is belangrijk om stress te vermijden en sommige van onze taken te delegeren aan een collega of ondergeschikte, zonder het vertrouwen te misbruiken of overboord te gaan of hem een ​​taak te geven waarvoor hij niet is aangenomen. De vraag is niet om iemand anders ons deel te laten doen, maar ja activiteiten sturen die moeilijk voor ons zijn om helemaal alleen te doen.

Wat tijd kost: fouten en afleiding op het werk

Nu we 12 tips hebben gezien om te leren hoe u de tijd op het werk beter kunt beheren, is het tijd om te zien wat tijd van ons wegneemt. Er zijn verschillende fouten en afleiders die onze goede prestaties op de werkplek belemmeren, dieven van de tijd die, als ze worden ontdekt, ervoor zullen zorgen dat we onze dag op de beste manier kunnen beheren arbeid.

1. onderbrekingen

Het is duidelijk dat onderbrekingen onze tijdorganisatie het meest bederven. Bij het minste dat iets ons onderbreekt, verdwijnt onze concentratie, waardoor we een paar waardevolle minuten nodig hadden om ons weer te concentreren op wat we aan het doen waren. Hoe langer het duurt voordat we ons weer kunnen concentreren, hoe langer het duurt voordat we weer productief zijn en we lopen ook het risico om meer fouten te maken.

2. Mobiele telefoon

De telefoon kost tijd en veel. Of we nu roddelen over het laatste dat iemand op Instagram heeft gepost, wat onze vrienden ons schrijven op WhatsApp of WhatsApp een telefoontje van een familielid, de mobiele telefoon leidt ons af en belet ons efficiënt te zijn en natuurlijk, hoe langer het duurt om de dingen.

Een goed idee is om de mobiel uit te schakelenAangezien we echter in een hypergeconnecteerde samenleving leven en er sterk van afhankelijk zijn, is het het beste om We kunnen het uit ons gezichtsveld halen, zodat we het ons alleen herinneren wanneer laten we kijken. Het is ook erg belangrijk om het stil te laten en onze familie en vrienden duidelijk te maken dat als het niet is om ons op de hoogte te stellen van een echte urgentie, ze ons niet bellen.

3. Taken uitstellen

Onaangename of complexe taken uitstellen is het slechtste wat we kunnen doen want hoe meer tijd er verstrijkt, hoe minder we ze hoeven te doen en hoe meer het ons zal kosten om ze goed te doen als we besluiten dat te doen. Het beste wat we kunnen doen, zoals we eerder hebben opgemerkt, is om ze op het eerste moment van de dag goed te doen, want op die manier zijn we zo snel mogelijk van de slechte drank af.

Hervat

Als we de tijd op het werk beter willen beheren, is het essentieel dat we weten wat we moeten doen doe, structureer taken in kleine activiteiten die gemakkelijk en snel te doen zijn en begin tenminste aangenaam. Het is erg belangrijk om rekening te houden met welke tijden van de dag we het meest productief zijn en de eenvoudigste activiteiten en minder belangrijk in situaties waar het voor ons moeilijker is om ons te concentreren, zoals na het eten of aan het einde van de dag arbeid.

Afleiding, vooral onderbrekingen en mobiele telefoons, doen je het meest pijn aan ons tijdmanagement, want hoe vaker we onze concentratie verliezen, hoe minder productief we zullen zijn. Het is essentieel om in een comfortabele ruimte te werken, waar we geïsoleerd zijn van niet-dringende afleiding en waar we heel duidelijk weten wanneer het de meest geschikte tijd is om de mobiel te gebruiken. Onze dierbaren moeten weten hoe laat we werken, en hen vertellen dat ze ons niet moeten bellen tenzij het voor iets heel belangrijks is.

Bibliografische referenties:

• Allen, D. (2001). Dingen gedaan krijgen: de kunst van stressvrije productiviteit. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, NA (2006). The Now Habit: een strategisch programma om uitstelgedrag te overwinnen en te genieten van schuldvrij spel. New York: Penguin-groep. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Gemakkelijk doelen bereiken! Praktische hulpmiddelen voor het stellen van doelen en bewezen technieken voor tijdbeheer. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.