De 15 kantoorfuncties (en hun kenmerken)

In elke organisatie is het noodzakelijk dat een reeks activiteiten wordt uitgevoerd om het bedrijf vooruit te helpen, naast het kunnen realiseren van de gestelde doelen en het aanbieden van de producten en diensten waarin zij gespecialiseerd is.

Hoewel we zouden kunnen praten over honderden functies die binnen een bedrijf worden uitgevoerd, is de realiteit dat er slechts veertien dagen van zijn als we ze in meer generieke functies groeperen.

Vervolgens zullen we ontdekken wat ze zijn de belangrijkste kantoorfuncties en wat is het belang ervan voor de hele organisatie.

• Gerelateerd artikel: "Psychologie van werk en organisaties: een beroep met toekomst"

De 15 kantoorfuncties (functies en werkplekken)

In elke organisatie zijn er meerdere medewerkers die verschillende functies uitoefenen. Elk van hen is gespecialiseerd in hun vakgebied, waarvoor mogelijk een soort training vereist is die min of meer hoog is en noodzakelijk om de functie die ze in de organisatie vervullen, uit te voeren. De functies zijn zeer divers en behandelen aspecten als administratie, inventaris, financieel beheer, personeelsselectie of postdistributie.

Organisaties kunnen worden omschreven als organismen waarin als een van hun onderdelen niet goed werkt, het geheel zal falen of minder functioneel zal zijn. Daarom is het essentieel dat werknemers van het bedrijf de vaardigheden beheersen die van hen worden verwacht bij het uitvoeren van taken aan hen toegewezen, gebruikmakend van goede mondelinge communicatie, organisatorische vaardigheden, het schrijven van documenten en kennis van kantoor Automatisering. Al deze vaardigheden hebben betrekking op de top 15 kantoorfuncties die we hieronder zullen bekijken.

1. Planning

Planning staat bovenaan onze lijst omdat het de belangrijkste taak is binnen een organisatie. Dit houdt in dat wordt bepaald welke methoden en organisatiestructuren in het bedrijf zullen worden uitgevoerd, waarbij het verwachte bedrijfsplan duidelijk wordt vastgelegd.

Hoewel er technologische hulpmiddelen zijn die helpen om de methoden te specificeren die in het bedrijfsplan worden beschreven en te verspreiden, taken onder de medewerkers, is het essentieel dat een goede planning. Als je niet op de juiste manier begint, is het moeilijk om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken die de organisatie wil bereiken.

De mensen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de planning moeten een duidelijke bedrijfsvisie hebbenNaast diepgaand weten wat de hiërarchie is binnen het bedrijf en de sterke en zwakke punten van de leden die adequaat worden geacht voor de doelstellingen die van hen worden gevraagd.

2. Redigeren van documenten

Op elk kantoor wordt veel geschreven. Een van de meest tijdrovende taken voor bedrijfsmedewerkers is het schrijven van rapporten en documenten zoals de transcriptie van belangrijke gesprekken en vergaderingen, naast het achterlaten van notulen zich. Ook aspecten als inspecties en inventarisaties worden opgesteld en vastgelegd.

Bij het opstellen van documenten Het omvat ook de ontwikkeling van handleidingen en protocollen om werknemers te helpen, beginners en veteranen, om te begrijpen wat ze moeten doen in elke cursus of taak die van hen wordt gevraagd. Ze kunnen ook details geven over achtergronden, voortgang, resultaten, voordelen en nadelen van het toepassen van een of andere methode in een concrete situatie van groot belang voor de bedrijf.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "Psychologie geeft je 6 tips om beter te schrijven"

3. Vergaderingen bijwonen

Wat is een bedrijf zonder de bekende zakelijke bijeenkomsten? In elke organisatie worden bijeenkomsten gehouden tussen de leden van een werkteam, waarin: ideeën uitwisselen, presentaties delen, rapporten en rapporten over lopende projecten presenteren.

Deze bijeenkomsten worden gehouden met als doel gemeenschappelijke standpunten in te brengen en hun vizier op elkaar af te stemmen op het bereiken van een doel of de voltooiing van een specifiek project. Ze proberen de richting te bepalen die werknemers moeten volgen om naar hetzelfde doel toe te werken, op een gecoördineerde manier en zonder onnodige taken onderling te herhalen. Om deze reden kennen de vergaderingen rollen, taken en deadlines toe aan elk van hen.

Wat in de vergaderingen wordt becommentarieerd, wordt vastgelegd in notulen of notulen voor archivering. De frequentie, duur en te bespreken aspecten worden bepaald door de organisatie zelf en de deelnemers aan de vergadering. Zo zijn er bedrijven waar dagelijks wordt vergaderd, in andere wekelijks, tweewekelijks, maandelijks... De frequentie van de vergaderingen hangt af van de behoeften van elk bedrijf en wat er wordt besproken in hen.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "De 6 soorten organisatiecommunicatie"

4. Vergadering plannen

De ontmoeting, persoonlijk of online, is slechts het topje van de ijsberg. Achter elk van hen gaat veel voorbereiding, tijd en middelen investeren om duidelijk te maken wat er gaat worden besproken of wat er in hen gaat gebeuren.

Het lijkt misschien eenvoudig, maar dat is het niet meer als we denken dat degene die verantwoordelijk is voor het plannen van dergelijke vergaderingen moet wees op de hoogte van het project dat zal worden besproken, wie de mensen zijn die geïnteresseerd zijn om bij te wonen en hoe laat ze zijn goed.

Het plannen van vergaderingen houdt niet alleen het bepalen van plaats, tijd en deelnemers in, maar ook zorg ervoor dat deelnemers aanwezig kunnen zijn en dat het gekozen tijdstip niet samenvalt met taken of andere, nog belangrijkere vergaderingen. Daarnaast moet u beslissen of het onderwerp waarover u wilt praten belangrijk genoeg is om in een vergadering, hetzij persoonlijk of online, aangezien niemand vergaderingen wil houden voor zaken die via chat of e-mail kunnen worden besproken elektronisch.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "Timemanagement: 13 tips om te profiteren van de uren van de dag"

5. Organisatorische e-mailbeoordeling

Een andere kantoorfunctie is het controleren van de e-mail van de organisatie. In eerste instantie klinkt het eenvoudig, het lijkt erop dat het alleen gaat om het openen van e-mails die we ontvangen van verschillende niveaus van het bedrijf waar we werken. De waarheid is echter dat het een van de activiteiten is die ons het langst kan kosten, en er zijn onderzoeken die aangeven dat we gemiddeld gemiddeld 20,5 uur per week bezig met deze taak.

De e-mails die door ons bedrijf worden verzonden, moeten grondig worden gelezen en wijzen op de belangrijke aspecten die onze baas of collega's ons vertellen en wees ervan bewust dat geen enkel bericht misplaatst is belangrijk. We moeten ze ook beantwoorden, omdat het niet te professioneel of hartelijk is om geen antwoord te geven op: dankbaarheid of de minste opmerking dat we zo'n bericht hebben ontvangen van zowel een leidinggevende als een ondergeschikt.

• Gerelateerd artikel: "De 11 delen van een e-mail (uitgelegd en met voorbeelden)"

6. Distributie van bedrijfspost

De postbedeling in het bedrijf is een taak waarvoor geen uitgebreide opleiding vereist is, maar het brengt wel veel verantwoordelijkheid met zich mee. Je moet een groot gevoel van urgentie hebben, een goede organisatie en alle belangrijke afdelingen, kantoren en functies binnen het bedrijf kennen om lever de informatie zo snel mogelijk aan de mensen die voor u geschikt zijn.

Documenten en andere items waarop de medewerkers van uw organisatie mogelijk wachten, zijn onder meer leveranciersfacturen, brieven reactie van een overheidsinstantie, creditcards, ontwerpen, folio's, elektronische apparaten zoals grafische kaarten en materialen nichten en neven.

7. Logistiek

Logistiek Het heeft te maken met het vervoer van alle aan het bedrijf gerelateerde goederen, zowel hun aankomst bij het bedrijf als vertrek naar anderen en opslag.

Deze functie omvat ook interactie met leveranciers, zodat we kunnen: verstrekken van essentiële grondstoffen bij de vervaardiging van producten en diensten aangeboden door de organisatie. Wie de logistiek afhandelt, wil ervoor zorgen dat het bedrijf alles heeft om de productie draaiende te houden.

8. Oproep beantwoorden

De telefoon blijft een van de meest gebruikte communicatiemiddelen en het bedrijfsleven is daar geen onbekende voor. Oproep beantwoorden is een fundamentele functie in elke organisatie, omdat de manier waarop u communiceert met klanten, leveranciers of onder uw collega's.

Deze functie is niet zo eenvoudig als het klinkt. Om het goed uit te oefenen, is een zekere mate van protocol vereist, omdat dit, vooral met betrekking tot potentiële klanten, de eerste vorm van contact voor velen van hen, zowel degenen die het bedrijf bellen als degenen die worden gebeld om hen op de hoogte te stellen van hun aanbiedingen (telemarketeer). De beleefdheidsregels moeten worden gerespecteerd, een institutionele toon moet worden gehandhaafd en het volume van de stem en het vocabulaire moeten worden gecontroleerd.

Degene die de telefoon beheert, moet weten wat de persoon met wie ze praten zegt, of het nu een leverancier of een klant is. Terwijl deze functie wordt uitgevoerd, moet de telemarketeer opschrijven hoeveel meer informatie beter is gerelateerd aan zijn gesprekspartner, om het contactenbestand van het bedrijf uit te breiden met een potentiële klant of een interessante leverancier.

• Gerelateerd artikel: "Kwantitatieve school voor administratie: wat het is en kenmerken"

9. Klantenservice

Klantenservice bestaat uit het fysiek bedienen van klanten met betrekking tot de vragen en twijfels die zij hebben over een door de organisatie aangeboden dienst of product.

Het is een van de meest gevoelige functies in bedrijven, omdat, afhankelijk van de behandeling die wordt gegeven aan: Klanten en hoe effectief het is om hun twijfels of klachten over producten of diensten op te lossen, zullen ze tevreden zijn of niet.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "De 12 psychologische trucs die supermarkten gebruiken om je meer geld te laten uitgeven"

10. Bestandsorganisatie

De organisatie van bestanden is een belangrijk aspect in bedrijven, of het nu op papier of digitaal is.

Op een of andere manier, Alle activiteiten in het bedrijf genereren een soort document dat moet worden bewaard, zoals facturen, notulen, notities, notulen, verkooprapporten, gedrukte rapporten ... Deze informatie moet worden gecatalogiseerd, gearchiveerd en beveiligd, afhankelijk van het belang ervan en of het in de toekomst waarschijnlijk zal worden geraadpleegd.

11. Documenten afdrukken en kopiëren

Het afdrukken van documenten is precies dat, het afdrukken van de bestanden die nodig zijn om ze in fysiek formaat te hebben en breng ze naar de juiste werknemers.

Deze functie is gekoppeld aan die van het ordenen van bestanden, aangezien het ook nodig kan zijn om documenten af ​​te drukken Vooraf digitaal opgeslagen voor een vervangende fysieke kopie en ter plaatse op te slaan geschikt.

12. Personeelskeuze

Geen enkel bedrijf houdt zijn werknemers permanent vast, hetzij omdat ze zelf besluiten te vertrekken, ontslagen worden of gewoon doodgaan. Mensen komen en gaan, en je moet nieuwe medewerkers aannemen, zodat ze op hun best kunnen werken. Personeelsselectie bestaat uit het kiezen van toekomstige werknemers uit mogelijke kandidaten.

Taken met betrekking tot werving: we moeten kandidaten interviewen, hun cv's bekijken, hun vingerafdruk onderzoeken en bevestigen dat hun referenties waar zijn.

• Gerelateerd artikel: "Personeelsselectie: 10 sleutels om de beste medewerker te kiezen"

13. Inventaris

De inventarisfunctie Het gaat erom te achterhalen over welke middelen het bedrijf beschikt en of het een specifiek object of element nodig heeft om zijn functies goed te kunnen uitoefenen. De inventarisator is verantwoordelijk voor het uitzoeken of er kantoorbenodigdheden, apparatuur, meubels, schoonmaakspullen of andere items ontbreken.

Het maakt ook deel uit van de inventarisatie om te informeren over inkomsten en uitgaven van middelen, zoals storingen of schade die hebben gehad of als er een vermoeden bestaat dat er werknemers zijn die kantoorbenodigdheden meenemen naar: huis. Dit alles zal worden vastgelegd in een rapport waarin de situatie van de middelen en mogelijke behoeften die zich hebben voorgedaan in het licht van hun eventuele schaarste, gedetailleerd worden beschreven.

14. Financieel management

Financieel management bestaat erin ervoor te zorgen dat het geld dat door de organisatie wordt verwerkt, voldoet aan de verwachte levenscyclus, het kopen en verkopen van de producten en diensten die het bedrijf nodig heeft en aanbiedt en verstandig investeren. Dit houdt ook in dat je alle facturen moet bewaren, ze naar de juiste personen moet sturen, ze moet registreren en de nodige administratieve betalingen moet doen.

15. Administratie

Met administratie bedoelen we kwesties die meer te maken hebben met papierwerk, zoals juridische kwesties en bureaucratie. Het is noodzakelijk dat het bedrijf heel goed weet aan welke juridische aspecten het moet voldoen, naast het rekening houden met de modellen en documenten om in te vullen en te presenteren aan de staatsadministratie om te bevestigen dat hun activiteiten zijn legaal.