Taakanalyse: wat het is, waar het voor is en fasen van het proces

Om als bedrijf op de meest geschikte manier te functioneren, is het noodzakelijk om te weten wat ze doen en hoe ver ze moeten kunnen gaan hun werknemers, als er een gebrek aan opleiding is of als concurrerende bedrijven hun werknemers om meer eisen vragen. werknemers.

Een correcte analyse van de functie stelt de personeelsdienst in staat de besten aan te werven en te selecteren kandidaten voor het bedrijf, naast weten wat de competenties, taken, capaciteiten en behoeften zijn die elk positie.

Volgende Laten we begrijpen wat een taakanalyse is, wat is het belang ervan, welke soorten zijn er en hoe maak je er een.

• Gerelateerd artikel: "Bestuurswetenschappen: wat ze zijn, kenmerken en functies"

Wat is taakanalyse?

Een functieanalyse bestaat uit een onderzoek naar de baan die aangeboden gaat worden of een bepaalde functie in het bedrijf die je grondig wilt leren kennen en verbeteren. Met dit type analyse is het de bedoeling de nodige vaardigheden te kennen zodat, wie het ook doet, kan beter presteren door alle noodzakelijke criteria vast te stellen om de meest geschikte kandidaat te selecteren. gepast.

Typisch dit type analyse Het valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Human Resources., die onder meer tot taak heeft de meest geschikte arbeidskrachten aan te werven en te selecteren waaruit het bedrijf bestaat, naast het ervoor zorgen dat ze, indien nodig, hun opleiding actualiseren. Bedrijven kunnen niet goed functioneren zonder geschikte mensen voor elk van de functies erin, dus deze afdeling moet weten welke vereisten nodig zijn voor elke functie.

Nadat de specifieke taak is geanalyseerd, is het gebruikelijk om een ​​nauwkeurige beschrijving te maken van waaruit deze bestaat. Dit maakt het gemakkelijker om de vereisten vast te stellen die nodig worden geacht om het uit te voeren, naast het definiëren van de vacature en het profiel van de gewenste kandidaat. Bovendien kan het bedrijf, door elk van de functies af te bakenen en te specificeren, een volledig organigram tekenen en ontdekken wat elke functie bijdraagt ​​aan de organisatie als geheel.

Voordelen van dit type analyse

De compilatie van alle gegevens die tijdens de functieanalyse worden verkregen, helpt naast het nemen van beslissingen ook bij het nemen van beslissingen maken het valideren mogelijk van meer bruikbare en efficiënte methoden en technieken voor de uitvoering van individuele banen en het bedrijf als geheel set. Dus met dit type analyse U kunt betere beslissingen nemen bij de selectie van personeel, naast de mogelijkheid om de prestaties van werknemers te evalueren en te bepalen wie moet worden gepromoveerd, behouden, gedegradeerd of ontslagen.

Een van de duidelijkste voordelen die jobanalyse ons biedt, zijn:

1. Structuur van de organisatie

Door dit type analyse is het mogelijk weten hoe de taken van de organisatie zijn onderverdeeld in de meest elementaire eenheden: divisies, secties, afdelingen, werkeenheden zoals arbeiders of werkgroepen...

2. Structuur van de banen

Zoals de naam al doet vermoeden, stelt dit type analyse ons in staat om te weten hoe de baan zelf eruit ziet, met name de structuur ervan. laat het ons weten hoe banen moeten worden gegroepeerd in banen en baanbereiken, naast het weten welke functies vergelijkbaar zijn in hun nut en functie voor het bedrijf.

3. mate van autoriteit

Via functieanalyse kunnen we dat ken het organigram van het bedrijf en, op zijn beurt, welke functies boven andere staan. Het maakt het mogelijk om de mate van autoriteit van elke functie en zijn betrokkenheid bij de besluitvorming te kennen.

4. prestatiecriteria

De prestatiecriteria zijn de referentie om te weten hiërarchische rapportageverhoudingen binnen de organisatie, het aantal en soort functies. Dat wil zeggen, het stelt ons in staat om te weten in hoeverre het werk van een bepaalde functie afhangt van hoe goed een ander het doet, of deze er qua autoriteit boven of onder staat.

5. Ontslag van werknemers

Door de functie te analyseren, kunnen we die functies detecteren die praktisch dezelfde functie vervullen of te veel op elkaar lijken om te kunnen blijven bestaan. dit hulpmiddel stelt u in staat om te beslissen of het nodig is om twee taken in één te combineren of hun functies te wijzigen om dubbel werk te voorkomen.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "Kwantitatieve School of Administration: wat het is en kenmerken"

Soorten taakanalyse

Er zijn verschillende soorten taakanalyses die kunnen worden uitgevoerd. Ze sluiten elkaar niet uit, integendeel, ze zijn allemaal nodig om precies te specificeren wat de functies zijn, vereisten en competenties van elke functie in het bedrijf, hoewel u, afhankelijk van tijd en middelen, kunt besluiten om slechts één type te hebben van analyse. De belangrijkste zijn de volgende vier:

1. Taakgebaseerde analyse

Op taken gebaseerde taakanalyse Het is de oudste en meest klassieke. Het bestaat in wezen uit het uitzoeken welke taken werknemers uitvoeren, ongeacht welke vaardigheden, opleiding en vaardigheden ze hebben of zouden moeten hebben. Dit model heeft tot doel de taken, plichten en verantwoordelijkheden verbonden aan elk van de functies in het bedrijf te definiëren en vast te leggen.

2. Op competentie gebaseerde analyse

De analyse van competenties richt zich daarop vaardigheden die nodig zijn om het werk uit te voeren.

3. Op sterke punten gebaseerde analyse

Op sterke punten gebaseerde analyse richt zich op die acties die werknemers het leukst vinden, of waarin ze bijzonder goed presteren. Het is een kwestie van zoeken naar die motivaties die de werknemers hebben bewogen om de functie te kiezen of het verlangen dat hen opwekt om die functie uit te oefenen.

4. Op persoonlijkheid gebaseerde analyse

Hoewel het zeker wat ingewikkelder is, kan er een functieanalyse worden uitgevoerd op zoek naar die persoonlijkheidskenmerken die het meest geschikt zijn voor het uitoefenen van een dergelijke functie. Ook de meest disfunctionele eigenschappen kunnen worden geanalyseerd, dat wil zeggen, degenen die een bron van problemen zijn voor het werk in kwestie.

Waar informatie te halen

Taakanalyse is een hulpmiddel dat probeert de wetenschappelijke methode te volgen. Het is gebaseerd op de meest objectieve en betrouwbare informatiebronnen en technieken die mogelijk zijn om de analyse een getrouwe weergave van de organisatorische realiteit te maken.

Gegevens worden uit het werk zelf gehaald, zoals de taken die de werknemer uitvoert, hoe ze die uitvoeren en het gedrag dat bij hun werk hoort. Maar naast deze observaties zijn er verschillende technieken om alle benodigde informatie te extraheren.

• Interviews en discussiegroepen.
• Vragenlijsten
• Observatie of zelfobservatie.
• Analyse door middel van documentatie, prestatie-evaluatie en oude vacatures.
• De Critical Incident-methodologie

Ontwikkeling van functieanalyse

Vervolgens zullen we zien hoe we een functieanalyse kunnen ontwikkelen en welke stappen we moeten volgen. Het is essentieel dat men bij het uitvoeren van een dergelijke analyse weet welke aspecten er moeten zijn document, welke mensen in de organisatie ze kunnen verstrekken en de manier waarop de informatie wordt beheerd. informatie.

1. stel de taken in

Het eerste deel van het proces bestaat uit analyseer de taken die door werknemers worden uitgevoerd. Het is de oudste en tegelijkertijd de meest fundamentele vorm van functieanalyse. Om een ​​uitgebreide functieanalyse uit te voeren, is het noodzakelijk om te weten wat voor soort taken en hoe deze binnen de organisatie worden uitgevoerd. Om in deze stap informatie te verzamelen, moet u uzelf dus de volgende vragen stellen:

• Wat doet de werknemer?
• Zoals het doet?
• Waar doet hij het voor?
• Waarom doet hij dit?

Probeer deze vragen voor elke functie te beantwoorden We kunnen een lijst opstellen van de taken die in de organisatie worden uitgevoerd. Als we bijvoorbeeld het werk van een ober willen analyseren, kunnen we ons deze vragen stellen met betrekking tot de volgende twee taken: eten en drinken brengen en de tafel schoonmaken.

In het geval van het brengen van eten en drinken gebruikt de ober een dienblad om deze dingen te kunnen brengen naar de klant die dat eten heeft besteld. De reden hiervoor is dat we geïnteresseerd zijn in het tevreden consumeren van wat de klant heeft besteld.

In het geval van het schoonmaken van de tafel doet de ober dit met een doek, desinfectiemiddel en andere schoonmaakmiddelen zodat de tafel in staat is om door andere klanten gebruikt te worden. De reden hiervoor is om te voorkomen dat de hygiënenormen van het ministerie van Volksgezondheid niet worden nageleefd, naast het vermijden van klachten van de ontevreden klant.

2. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als je eenmaal weet welke taken er binnen de organisatie worden uitgevoerd ze zijn gegroepeerd in verschillende functies. Het kan zijn dat er taken zijn die maar één functie vervullen, andere juist heel anders elkaar maar dienen hetzelfde en een taak die op zijn beurt verschillende functies vervult binnen de organisatie.

Als we het voorbeeld van de ober nemen, zouden we kunnen overwegen dat het brengen van eten naar klanten binnen de functie "klantenservice" zou vallen, terwijl de belangrijkste functie van schoonmaken "bedrijfshygiëne" zou zijn, hoewel het ook verband zou kunnen houden met klantenservice. klant.

Zodra de functies van de taken die in de organisatie worden uitgevoerd, zijn vastgesteld, worden ze Ze zijn georganiseerd volgens de mate van verantwoordelijkheid binnen hetzelfde. Ze kunnen op een schaal worden ingedeeld voor het geval we het hebben over verantwoordelijkheden die veel belangrijker zijn dan andere, maar in In veel gevallen brengen de meeste taken een vergelijkbare mate van verantwoordelijkheid met zich mee, waarbij ze even hoge prioriteit kunnen krijgen.

3. Kennis en ervaringen

Een fundamenteel aspect tijdens de analyse van de functie is de evaluatie van de ervaring en kennis die nodig zijn om de functie uit te voeren. Zodat de vaardigheden, bekwaamheden en opleiding die worden aanbevolen of gevraagd om de taken van de functie uit te voeren, worden geëvalueerd.

In veel gevallen is deze noodzakelijke kennis eenvoudig vast te stellen. Om bijvoorbeeld als arts in een kliniek te kunnen werken, zal de opleiding die gevraagd zal worden een diploma geneeskunde zijn en bij voorkeur een postgraduaat of masterdiploma. In andere gevallen zijn de kwalificaties die nodig zijn om de functie uit te voeren echter niet zo duidelijk. Om bijvoorbeeld in een supermarkt te werken, kunnen ze een certificaat voor voedselverwerking of een professionele training vragen, hoewel dit niet altijd het geval is.

Tijdens de analyse van de functie om te kunnen weten wat de gewenste opleiding is het ideaal is om rechtstreeks naar medewerkers en managers te gaan. Ze geven hun mening of ervaring, welk diploma ze hebben, waarvoor ze zijn gevraagd en wat ze hebben gezien bij eerdere bedrijven waar ze hebben gewerkt. Het is erg handig om te weten wat concurrerende bedrijven van hun werknemers verlangen, aangezien op deze manier Op deze manier voorkomen we dat het bedrijf kracht verliest in zijn vakgebied door een gebrek aan training van zijn werknemers.

4. Vaardigheden in taakanalyse

Op dit punt is het belangrijk om de functieanalyse uit te voeren op basis van de vaardigheden van uw werknemers. Drie zeer nuttige technieken kunnen hier worden gebruikt, die kan worden aangevuld.

4. 1. Interview met leidinggevenden

Managers zijn immers een sleutelfiguur binnen de organisatie die de job uit de eerste hand kennen en weten welke vaardigheden nodig zijn om taken goed uit te voeren.

4.2. Prestatie-evaluatie

Het leidt af welke vaardigheden een goede werknemer onderscheiden van iemand die zijn werk niet goed doet.

4.3. kritieke incidenten

met deze techniek die sleutelgedragingen in de functie zijn vastgesteld, die bepalend zijn voor succes of falen van de organisatie. Het ontdekt welk gedrag de prestaties van het bedrijf ten goede kan komen of kan schaden en het is bedoeld om dit te kopiëren of uit te roeien.

5. Heb duidelijke doelen

Ongeacht welke techniek wordt gebruikt, het ideaal is om ze alle drie te gebruiken, Het fundamentele is dat het met het gebruik ervan mogelijk is om de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat is het verschil tussen een goede en een slechte werknemer?
• Waarom kunnen sommige medewerkers taken beter uitvoeren dan andere?
• Als u een medewerker zou inhuren om een ​​taak uit te voeren, waar zou u dan op letten?
• Is er nog iets anders nodig om de competenties correct vast te stellen?

In ieder geval moet worden opgemerkt dat elk bedrijf zijn eigen idee heeft van wat de ideale vaardigheden zijn voor zijn werknemers, afhankelijk van de functie die ze innemen, dat wil zeggen, dit is een zeer subjectieve stap.

Deze variabiliteit in de vereiste vaardigheden wordt sterk beïnvloed door de organisatiecultuur van het bedrijf, die sterk verschilt van de ene naar de andere. Bovendien heeft elk bedrijf een andere klant, dus de criteria die zijn afgeleid uit de analyse van functies in het ene bedrijf, zijn misschien niet van enig nut voor een ander bedrijf.

Bibliografische referenties:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Arbeidsrecht. Madrid: Tecnos.
• M. Peiro, J. (1996). Organisatie psychologie. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). De menselijke factor in arbeidsverhoudingen, Handboek Regie en Beheer: Piramide.