De 11 delene av en e-post (forklart og med eksempler)

E-post har blitt et grunnleggende verktøy i vår tid takket være at vi kan sende meldinger raskt og øyeblikkelig.

Elektroniske meldingsplattformer tillater ikke bare å sende en skriftlig tekst til den vi henvender oss til, men også de tilbyr også muligheten til å legge ved andre dokumenter og multimediaelementer som musikk, videoer og presentasjoner.

Det er flere delene av en e-post, som vi vil gjennomgå nedenfor.

• Relatert artikkel: "De 28 kommunikasjonstypene og deres egenskaper"

Egenskapene til e-post

E-post, også kalt e-post (elektronisk post), er en Internett-tjeneste som lar deg sende og motta tekstmeldinger og multimediafiler mellom brukere fra alle deler av verden. Filene som kan sendes er av alle slag, for eksempel musikkspor, bilder, videoer, dokumenter... og det er takket være dette sammen med hastigheten og lett å bli konsultert når som helst, at e-post har blitt det viktigste kommunikasjonsmiddelet i tilstede.

For å sende og motta e-post er det nødvendig å ha en konto på en av sidene som tilbyr denne typen tjenester, i tillegg til å ha tilgang til Internett.

De aller fleste av disse sidene gjør det mulig å lage kontoer gratis og teknologien bak dem er basert på en protokoll kalt SMTD, som også brukes til andre systemer. De mest brukte e-postsidene i dag er Gmail, Yahoo! e-post og Outlook.com.

Mens brukerne i det virkelige liv har fysiske e-postadresser, noe som kan være vår adresse eller vårt kontor, i den virtuelle verden må vi bruke en skriftlig e-postadresse og digital. Denne adressen kan ikke gjentas i nettverket, og består vanligvis av et sett med ord (brukernavn) ledsaget av et @ symbol (at) og deretter navnet som etablerer nett.

Personen som meldingen sendes til trenger ikke å være logget inn for øyeblikket for å kunne motta det, og vi trenger heller ikke å være koblet hele tiden hvis vi ønsker å motta meldingene de sender oss andre. Så lenge meldingen sendes til riktig e-postadresse, vil personen vi ønsker at den skal nå deg, med mindre din egen konto identifiserer meldingen som spam (søppelpost) og arkiverer den i e-postmappen din uønsket.

I likhet med posten i livet, krever den elektroniske at en rekke data må fylles ut slik at de kan sendes. På samme måte som i et tradisjonelt brev legger vi returadressen, avsenderen, en konvolutt med skrevet tekst eller bilder, e-postene Elektroniske data krever at vi legger den til hvem vi sender dem, hva vi vil si og om vi legger ved andre elementer eller ikke. Lengden og formaliteten til meldingen vil avhenge av brukeren og konteksten.

Hoveddeler av e-post

Hoveddelene av e-post er som følger:

Overskrift

Overskriften er et sett med linjer der hovedinformasjonen for sending av meldingen vises. Det er i denne delen du kan lese e-postadressene til både avsenderen av meldingen (avsender) og mottakeren (mottaker), samt dato og klokkeslett den ble sendt. Overskriften er øverst i vinduet i e-posten som vi skriver og består av følgende deler.

1. Avsender

Vanligvis i overskriften avsenderdelen Den kommer i form av et tomt rom presentert med ordet "Fra:". Dette er området der e-postadressen til personen som sender meldingen ligger.

2. Adressat

Mottakerdelen er et tomt mellomrom i overskriften som det begynner mange ganger med ordet "Til:" og i den setter du e-postadressen som meldingen er adressert til. Dette elementet er viktig i en e-post siden det, som i ethvert brev, er nødvendig å vite hvem det sendes til.

I tilfelle e-postadressen som er skrevet ikke er gyldig, feilstavet eller ikke eksisterer, har de fleste chat-tjenestene en funksjon som advarer oss om at meldingen ikke kunne sendes på grunn av et problem med mottakeren. I andre tilfeller blir meldingen sendt, men går ikke noe sted.

3. CC eller BCC

I samme del av "Mottaker", til slutt, er initialene "CC" og "CCO". Disse to alternativene er valgfrie og brukes til å skrive ned de andre e-postadressene du vil få dem til å motta kopien av e-posten som skal sendes.

CC-alternativet betyr "med en kopi", som viser alle adresser til alle mottakere, det vil si at alle personene som mottar meldingen vil ha tilgang til e-postene til resten av folket som har mottatt den samme teksten.

Bcc-alternativet, som betyr "med blind kopi", innebærer å sende den samme meldingen til flere personer som i tilfelle CC, men med det spesielle at E-postadressen til personene som har mottatt den samme e-postadressen vises ikke.

4. Dato

De fleste elektroniske meldingstjenester har en funksjon aktivert som viser hvilken tid og hvilken dag meldingen ble sendt.

5. Mottatt bekreftelse

Noen tjenester har en funksjonalitet som forteller deg om den sendte meldingen er mottatt av personen den er adressert til.

6. Svar- og fremoverknapper

I overskriften kan det være en knapp som sier "Svar", som sparer oss for å måtte skrive igjen e-postadressen til personen som sender oss en melding om å sende svaret, mens knappen "Send på nytt" sender den samme meldingen igjen til samme adresse eller til andre i tilfelle vi har lagt til nye adresser av post.

7. Sak

I "Emne" er det redaktøren av e-postmeldingen må sette en tittel eller et emne som er relatert til meldingen, eller forklar kort årsaken til at du sendte den. Denne setningen vil tillate personen som mottar den å vite hva e-posten handler om før den åpnes.

• Du kan være interessert i: "Informativ tekst: definisjon, typer og egenskaper"

Meldingsredigeringsvindu

Etter overskriften har vi delen der vi vil skrive brødteksten i meldingen i tillegg til å legge ved filer eller signere i tilfelle vi vil.

8. Meldingslegeme

Kroppen er den redigerte delen av meldingen og kan være så lang vi vil. Det er der vi vil skrive alle årsakene til at vi skriver og hva vi vil si til mottakeren av meldingen.

9. Redigeringsverktøylinje

De fleste elektroniske meldingstjenester har en redigeringsverktøylinje aktivert, som gjør at seksjonen for å skrive hoveddelen av meldingen har funksjoner som ligner på en vanlig tekstbehandler. Takket være denne linjen kan vi endre størrelsen på bokstaven, fargen, skrifttypen, understreking, gjøre fet skrift, organisere teksten i kuler ...

10. Vedlagte filer

Valgfritt meldingen kan ledsages av vedlegg, det vil si multimediaelementer eller andre dokumenter i forskjellige formater, for eksempel PDF eller Word. Disse filene må lastes ned av mottakeren for å åpne dem, og de kan være av alle slag: bilder, videoer, dokumenter, mapper, presentasjoner, musikkspor, regneark ...

Selv om du kan sende mer enn en i samme e-post, må du ta hensyn til hvor mye plass okkuperer, og i tilfelle du overskrider kapasiteten som er tillatt med posten, må de deles med andre meldinger.

Det er en knapp for å legge ved dokumentene på slutten av meldingsredigeringsvinduet. Hvis vi klikker, vises et lite vindu der vi kan søke etter ønsket fil på PC-en. Et annet alternativ er å dra det vi ønsker å legge ved og plassere det i meldingen, hvor den automatisk blir lastet opp.

11. Fast

Til slutt, nederst i e-posten, har vi signaturen, en valgfri funksjon som kan forhåndsprogrammeres. Denne signaturen kan inneholde navn, e-postadresse, navnet på organisasjonen vi jobber for, i tillegg til å sette en personlig signatur med setninger og uttrykksikoner.

Det anbefales å bruke denne plassen til å plassere den samme informasjonen som et visittkort vil ha, spesielt sette navn, kontakttelefon, stilling og firma du jobber for i tilfelle du er en e-post profesjonell.

Viktige aspekter i budskapets kropp

Den delen av e-posten vår som overfører mest informasjon, er uten tvil selve meldingen. Det er nødvendig å ta hensyn til en rekke aspekter å ta vare på når du skriver en e-post, spesielt hvis meldingen vi skal sende er for noen som er viktig og krever en mer formell registrering.

1. Hilsener

Hilsenen er den første delen av meldingen, og det er viktig at den er til stede hvis den er en formell, siden det er det første mottakeren kommer til å lese. Uttrykket vi bruker for å starte teksten i meldingen, vil avhenge mye av hvem vi snakker med.

Noen formelle uttrykk som vi kan bruke er:

• Distinguished Sirs
• Kjære president
• Kjære Mr. / Mrs.
• Kjære sir

Mindre formelle uttrykk er:

• Hei alle sammen!
• Hei, NAME
• Hilsener,
• God morgen / ettermiddag / kveld

2. Meldingens innhold

Etter å ha hilst begynte vi å forklare ideen eller omfattende årsaken til at vi henvender oss til mottakeren. Her angir du alt du vil formidle til personen du sender meldingen til. Som vi har kommentert, er utvidelsen veldig variabel og avhenger av sammenhengen og hva du vil kommunisere.

I tilfelle en arbeids-e-post anbefales det at denne meldingen er kort og kortfattet og når poenget så raskt som mulig, men opprettholder en formell og hjertelig oversikt, spesielt hvis vi snakker med vår sjef.

Uansett registeret vi bruker, er det viktig å ta vare på grammatikk, skilletegn, staving og andre aspekter av tilstrekkelighet. Vi henvender oss kanskje til en venn eller noen vi har stor tillit til, men for å være sikker på at vi forstår hverandre riktig, er det veldig viktig å ta vare på disse aspektene.

3. Fyrt

Til slutt, i den siste delen av meldingen, kan vi si farvel, spesielt hvis det er en formell melding eller som er rettet til noen viktige. Det er veldig viktig at meldingen ender med en god avslutning, passende for den spesifikke posten og konteksten. Dette farvel skal gis etter å ha snakket om alle punktene som ønsket.

Noen avskjedsuttrykk er:

• Først av alt, takk.
• Med vennlig hilsen
• Hjertelig,
• Vennlig hilsen,
• Takk for tiden din.
• Ha det.
• Ser deg snart.
• Mine beste ønsker.

Det anbefales at avsenderens navn blir gitt i farvel, selv om dette kanskje ikke er nødvendig avhengig av situasjonen. For eksempel hvis det er en konstant utveksling av e-post, der du svarer på forrige melding og en samtale er etablert i form av en tråd, vil det ikke være nødvendig å sette navnet i det hele tatt meldinger.

Bibliografiske referanser:

• Din ordbok (s. f.) Grunnleggende deler av en e-postmelding og adresse. Ordboken din. Tatt fra: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntaks. (s.f.) Anatomi av en e-postmelding. På Syntaxis.com. Tatt fra https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message