Formell kommunikasjon: hva er det og hva er dets egenskaper

Vi kjenner alle forskjellige kommunikasjonsstiler, og vi bruker den ene eller den andre, avhengig av konteksten vi befinner oss i.

En av de viktigste er formell kommunikasjon. I disse avsnittene kan vi lære alt om denne stilen, oppdage rammene den er i vanligvis bruker og hva er dens viktigste egenskaper og fordeler sammenlignet med andre modeller av kommunikasjon.

• Relatert artikkel: "Sosio-emosjonelle ferdigheter: egenskaper, funksjoner og eksempler"

Hva er formell kommunikasjon og hva er dens egenskaper

Formell kommunikasjon er en kommunikativ stil som brukes i profesjonelle og institusjonelle sammenhenger. Det er en regulert metode der daglig tale ikke er tillatt, siden tonen som brukes alltid må være kultivert og aseptisk. På samme måte kan vi også kalle formell kommunikasjon informasjonsflyten som oppstår mellom de forskjellige echelons i hierarkiet til en organisasjon, og det vil bli innrammet innenfor settet med regler som vi nevnte.

Flyten av formell kommunikasjon kan skje på en muntlig eller skriftlig måte. Vanligvis gjennomføres kort løste interaksjoner i muntlig samtale. Imidlertid er kommunikasjon som krever mer omfattende eller kompleks informasjon, vanligvis valgt å utføre skrevet og overført dem til samtalepartnerne på de valgte måtene (rundskriv, e -post, postmeldinger, notat, etc.

Et annet kjennetegn ved formell kommunikasjon er det fungerer gjennom protokoller som er kjent for avsendere og mottakere, som er en del av organisasjonen der denne kommunikasjonsprosessen finner sted. Disse protokollene innebærer for eksempel banene som meldingene må gå, i hierarkiet. Dermed vil en ansatt vite at han må sende viss informasjon til sin leder, og dette må igjen overføre informasjonen til sin overordnede, men de kan ikke hoppe over mellomtrinnet.

Det vil si hvert medlem av organisasjonen som deltar i denne formelle kommunikasjonen Du må vite på forhånd hvilken melding som skal rettes til hvilken person, i hvilken form det skal gjøres og hvilken rute denne informasjonen skal følge for å nå destinasjonen på en riktig måte.

Typer av formell kommunikasjon

Avhengig av adressen vi bruker til å overføre informasjonen, kan vi etablere opptil fire forskjellige typer formell kommunikasjon. La oss fortsette å se på dem alle mer detaljert.

1. Formell kommunikasjon oppover

Når du er i organisasjonen, en ansatt prøver å kommunisere med en av hans ledere, enten den umiddelbart overordnede eller en som er over ham, ville vi snakke om oppadgående formell kommunikasjon. Det er en form for overføring av meldingen av vertikal type og med retning fra bunn til topp. Et eksempel på meldingene som kan sendes i denne modusen, er rapportene som har vært forespurt, men også forespørsler om en bestemt sak og til og med klager som de vil forlate patenter.

2. Formell kommunikasjon nedover

Det motsatte tilfellet til det forrige ville være det av den formelle kommunikasjonen som synker. I denne modellen overføres informasjonen også vertikalt, men denne gangen overføres den ovenfra og ned. Det er å si, det er lederne og lederne som overfører informasjon til de ansatte under deres ansvar. De kan for eksempel sende instruksjoner om oppgavene som skal utføres og hvordan de skal gjøre det. De kan gjøre det muntlig eller skriftlig, avhengig av informasjonen de vil sende.

3. Horisontal formell kommunikasjon

Ikke all formell kommunikasjon i organisasjonen er rettet mot mennesker på et annet hierarkisk nivå. Når meldingen blir sendt til en annen arbeider som har samme rang, snakker vi om horisontal formell kommunikasjon, siden informasjonsflyten rettes sidelengs.

Denne modellen blir tydelig observert på møtene til de forskjellige avdelingslederne, siden de er flere individer fra uavhengige seksjoner kommuniserer, men alle er i samme posisjon som ledere eller ledere.

4. Diagonal formell kommunikasjon

Det er en mindre hyppig form for formell kommunikasjon som fremdeles kan forekomme, og den er diagonal. Denne modaliteten vil forekomme når de to samtalepartnerne tilhører forskjellige avdelinger, men også til forskjellige hierarkiske nivåer.

Det kan være slik at en leder for en bestemt seksjon i selskapet trenger å overføre en informasjon til ansatte som ikke er under deres ansvar, men som er i et lavere nivå i strukturen til selskap. Dette vil være et eksempel på en diagonal formell kommunikasjonssak.

• Du kan være interessert i: "De åtte elementene i kommunikasjon: egenskaper og eksempler"

Styrker ved denne kommunikative stilen

Formell kommunikasjon har en rekke fordeler i forhold til uformell kommunikasjon. Vi kommer til å se de viktigste.

1. Standardisering

Bruk av denne metoden sikrer likhet i alle kommunikasjonsprosesser i organisasjonen, slik at alle medlemmer kan vite hvordan de skal gå frem når de overfører informasjon, velge riktig måte og måte, og samtidig vet de alle hvordan de skal tolke meldingene som kommer til dem uten tvil. Det er en standardisert modell som gir en klar forståelse av regler og prosedyrer.

2. Uten feil

Det å bruke forhåndsinnstilte regler og alltid følge de samme prosedyrene har en ekstra fordel, og er at den ikke tillater feil generert, utover de menneskelige feilene som kan begås utenfor nevnte regler. Det viktige er at etter de angitte protokollene, informasjonen må flyte gjennom organisasjonen uten problemer og uten å generere tvil blant samtalepartnerne.

3. Pote trykk

Formell kommunikasjon har en annen klar fordel, og det er at alle interaksjoner som skjer skriftlig er arkivert og kan derfor gjennomgås når som helst for å kunne hente ut spesifikk informasjon.

Logisk sett skjer det samme ikke med formell muntlig kommunikasjon, men vi hadde allerede nevnt at denne typen interaksjon oppstår for å sende veldig konsise meldinger. Alle de som har et visst kompleksitetsnivå må overføres skriftlig, og vil derfor bli registrert.

Formelle kommunikasjonssvakheter

Logisk sett er ikke alle kvalitetene ved formell kommunikasjon positive. Det er også flere ulemper som vi må være klar over.

1. Tidskostnad

Det å følge ganske stive protokoller betyr noen ganger at formell kommunikasjon innebærer unødvendig sløsing med tid for overføring av informasjon som faktisk kan gjøres på mye kortere tid. Dette er tilfellet med de endeløse møtene der meldingen overføres blant deltakerne på en ineffektiv måte når I virkeligheten kunne det gjøres mer direkte, men det ville bety å gi opp organisasjonens standardiserte kommunikasjonskanaler.

2. Kaldhet

Formell kommunikasjon får meldinger til å bli formidlet på en kul måte, ofte uten et menneskelig preg som gjør interaksjoner varmere og som gjør denne kommunikasjonen mye mer upersonlig enn den uformelle stilen. I tillegg er den stivheten i reglene også begrenser avsenderens kommunikative stil, noen ganger dehumaniserer overføringen av meldingen og får mottakeren til å oppfatte det på en varmere måte.

3. Forvirring

Reglene for formell kommunikasjon bør ikke tillate det, men noen ganger er det uunngåelig at det oppstår en viss forvirring rundt den mottatte meldingen. Dette skjer når overføring av informasjon krever flere hopp mellom forskjellige samtalepartnere, noe som genererer muligheten for at på hvert av disse punktene er den opprinnelige meldingen forvrengt og den som til slutt mottas, er ikke akkurat den samme som først.

Måter å forbedre

Formell kommunikasjon har rom for forbedring, og for dette er det flere anbefalinger som kan gjøre denne måten å overføre informasjon i selskaper mer effektiv. Dette er noen av dem.

1. Begrens formalismen

Det er tydelig at en formell kommunikasjon krever et dekorum i utsendelsen av meldingen, men noen ganger kan det overskuddet av formelle uttrykk generere en ekstremt alvorlig tone som mottakeren kan tolke som negativ når meldingen kan være nøytral og til og med gå på linjen motsatte. For eksempel kan en avdelingsleder sende en e -post til sine underordnede for å snakke om hans ytelse, som i utgangspunktet er bra, men bruker en tone så alvorlig at de tolker det i en negativ.

2. Revisjon

Denne anbefalingen bør gjelde for enhver form for kommunikasjon, men mye mer for den formelle. Det er viktig å gå gjennom tekstene før du sender, fordi rushen noen ganger kan føre til at vi begår en rekke feil med stave, grammatikk eller til og med innhold, som kan skape problemer i tolkningen av meldingen, og dette kan få alvorlige konsekvenser i organisasjon. Tenk for eksempel at vi instruerer en arbeider om å sende 5000 enheter av et produkt, i stedet for 500.

3. Resepsjon

En god tommelfingerregel er å be mottakeren om bekreftelse på at du har mottatt meldingen riktig. For tiden Det er verktøy i e -postene som informerer oss når mottakeren har mottatt e -posten vår, så i disse tilfellene trenger vi ikke engang å be om slik bekreftelse eksplisitt.

4. Riktig bruk

Den siste anbefalingen vil være bruk formell kommunikasjon bare for organisatoriske spørsmål. Enhver sak utenfor selskapet bør ikke behandles på disse måtene, og prøv å sende en personlig melding gjennom en institusjonell kanal vil ikke føre til mer enn problemer, siden det ikke er kanalen passende.

Bibliografiske referanser:

• Andrade, H. (2005). Intern organisasjonskommunikasjon: prosess, disiplin og teknikk. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Executive kommunikasjonsteknikker. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Kommunikasjonen. Administrativ oppførsel.