Bedriftskommunikasjon: typer, egenskaper og vanlige feil

Vi lever i et samfunn der en stor del av arbeidsmarkedet er konfigurert ut fra næringsmiljøet. Det være seg store multinasjonale selskaper, små og mellomstore bedrifter, familiebedrifter eller til og med individuelle tjenester, alle må ta hensyn til at et vesentlig element for dens overlevelse er sammenheng i organisasjonen og kommunikasjon mellom dens deler for å forene krefter og gå mot et mål felles.

Slik sett kan vi bekrefte det Forretningskommunikasjon er et av nøkkelelementene i en organisasjon, spesielt hvis den har en viss kompleksitet, fungerer som den skal og kan tilpasse seg og overleve. Og det er om slik kommunikasjon vi skal snakke gjennom denne artikkelen.

• Relatert artikkel: "Arbeids- og organisasjonspsykologi: et yrke med fremtid"

Hva er forretningskommunikasjon?

Forretningskommunikasjon forstås som sett med prosesser utført av et selskap eller deler av det for å få selskapet til å reise informasjon, både internt mellom ulike avdelinger eller posisjoner i selskapet og hvis vi snakker om kommunikasjon av selskapet med Ytre.

Det er viktig å huske på at slik kommunikasjon som en generell regel ikke bare innebærer muligheten til å utstede informasjonen, men vil også inkludere det faktum å motta den: vi står overfor en gjensidig utveksling av data.

God forretningskommunikasjon hjelper alle medlemmer av selskapet til å forbli motiverte og at deres handlinger kan være kjent, noe som reduserer usikkerheten til både arbeidere og ledere angående tilstanden til det samme. Det letter også samhandling og forbedrer arbeidsmiljøet, i tillegg til å forbedre produktiviteten og la deg reagere mer optimalt på enhver eventualitet.

Generelle mål

Målene for forretningskommunikasjon er lett forståelige. Internt åpner det på den ene siden for at det kan produseres en sammenhengende organisasjon og få informasjon og resultater av dets forskjellige avdelinger eller arbeidere, samt at målene og bedriftens visjon for selskapet kan genereres og overføres.

Også letter forståelsen av hva som forventes av hver arbeidstaker, samt forståelsen av realitetene som hver av dem må møte. Det gjør det også lettere for alle å jobbe i samme retning, og for dem å lære nye måter å ivareta sitt eget ansvar på.

På kommunikasjonsnivå med omverdenen er forretningskommunikasjon essensielt for å kunne kontakte omgivelsene og generere et positivt bilde av selskapet selv, samt for å analysere målgruppen og vurdere deres behov. Det lar deg også lære å tiltrekke potensielle kunder og vurdere endringene som ligger i et dynamisk samfunn og væske vi lever i, noe grunnleggende for å kunne forutse og møte mulige vanskeligheter og være i stand til å tilpasse seg halv.

For at kommunikasjonen skal være effektiv er det nødvendig at bedriften selv skaper effektive kanaler også for den. som det forbedrer overføringen av informasjon med sine handlinger, genererer midler for å kommunisere og i tillegg jobber aktivt slik at det ikke er usikkerhet om hva som etterspørres og søkes i organisasjonen.

Det er også viktig å jobbe med både formelle og uformelle aspekter, samt vurdere behov og tanker til de ulike arbeiderne. Empati er også vesentlig, samt god regulering og planlegging av kommunikasjonsmekanismer.

• Du kan være interessert: "Bedriftsidentitet: hva det er og hvordan det definerer organisasjoner"

Ulike typer forretningskommunikasjon

Ikke alle bedrifter og organisasjoner kommuniserer på samme måte, og det er det ulike typologier og klassifikasjoner av forretningskommunikasjon basert på ulike kriterier.

1. Internt og eksternt

Den første av dem er den som etablerer skillet mellom intern og ekstern kommunikasjon, den første er den som skjer mellom de forskjellige avdelingene og arbeiderne i selskapet selv, og den andre er rettet mot å etablere kommunikasjon med halv.

2. Toveis og enveis

På samme måte kan vi også finne stiler for forretningskommunikasjon med et større eller mindre nivå av interaktivitet, som kan finnes fra de vanligste toveis kommunikasjon der avsender og mottaker samhandler og utveksler informasjon til enveis kommunikasjon der bare én melding sendes, generelt fra maktposisjoner, til en mottaker som ikke har mulighet til å svare.

3. Stigende, synkende og horisontal

Innenfor den interne forretningskommunikasjonen til en organisasjon kan vi finne tre hovedtyper i funksjon av punktet hvor informasjonen starter og posisjonen mellom avsender og mottaker av samme kommunikasjon. Vi snakker om nedadgående kommunikasjon når den kommunikative handlingen utføres fra en utsteder med en høyere posisjon enn mottakerens.

Når det er den underordnede som sender meldingen til sin overordnede, vil vi snakke om kommunikasjon oppover. I begge tilfeller vil vi stå overfor en type vertikal kommunikasjon, det vil si en kommunikasjon der subjektene som opprettholder den kommunikative handlingen har et ulikt forhold når det gjelder makt (det er et hierarki mellom dem).

Den andre gode typen kommunikasjon er horisontal kommunikasjon, som etableres mellom individer som har samme posisjon og er på samme nivå i hierarkiet.

4. Formell og uformell

Til slutt bør det bemerkes at i forretningskommunikasjon kan vi finne eksistensen av to forskjellige typer kommunikasjonskanaler: den formelle og den uformelle. I den første behandles vanligvis de tekniske aspektene og de som er knyttet til selve oppgavene, og er en type respektfull kommunikasjon med fokus på fornuft og selskapets mål.

I uformell kommunikasjon, derimot, mer fleksibel og naturlig kommunikasjon er vanligvis etablert, grunnleggende fokusert på mellommenneskelige relasjoner og ofte den som har størst effekt på arbeidstrivsel. Sistnevnte varierer veldig avhengig av hvem som utfører det og kan overskride arbeidsplassen, og er vanskelig å kontrollere av organisasjonen.

Mulige trusler mot god kommunikasjon

Å opprettholde effektiv forretningskommunikasjon er viktig, men det er ikke lett. Og det er at eksistensen av et høyt nivå av variasjon i de situasjoner som kan oppstå, samt eksistensen av misforståelser, misbruk og vanskeligheter i kommunikasjonen til et selskap.

1. Mangel på konsistens

En av faktorene som har størst innflytelse på om kommunikasjonen virkelig er nyttig, er utstederens troverdighet og hensynet til med mottakeren av meldingen Et eksempel på dette kan være eksistensen av dissonanser mellom det som blir sagt og det som gjøres, ikke opprettholde utstedere en måte å opptre i samsvar med meldingene som sendes ut.

Det siste kan skje hos enhver av bedriftens arbeidere, uavhengig av deres hierarkiske posisjon eller om de snakker med en overordnet, underordnet eller noen på samme nivå i hierarkiet, og genererer alvorlige konsekvenser for både emnet (som avhengig av situasjonen kan ende opp med å bli dårlig vurdert eller til og med sparket) så vel som for organisasjonen (genererer et lavere nivå av tillit til personen og i tilfelle å ha en høy stilling selv i organisasjon).

På samme måte og for eksempel når det gjelder store selskaper med et stort antall avdelinger, dersom det er avvik mellom myndighet eller referansetall i selskapet sannsynligvis Det kan oppstå en situasjon der arbeideren egentlig ikke vet hvilket lederskap han skal følge, noe som kan generere frustrasjon og mistillit.

Likeledes er det nødvendig å være svært forsiktig med tolkbarheten av meldingene, siden eksistensen av Ambivalens kan føre til at ulike avdelinger eller arbeidere tolker ting motsatte. Det forretningskommunikasjon søker er nettopp å garantere en organisasjon og intern sammenheng, slik at meldinger uklare og med ulike tolkninger kan føre til usikkerhet og tvil hos mottakerne av beskjed.

2. Mangel på følelsesmessig tilknytning

Et annet problem kan finnes i måten kommunikasjon foregår på. For eksempel kan det i noen organisasjoner være vanskeligheter med å skape en følelse av binding på et følelsesmessig nivå, som i arbeidere kan generere et lavere engasjement og produktivitet og hos brukerne en mangel på interesse og søken etter andre alternativer. Det er nødvendig å verdsette at alt som gjøres, og selv det som ikke er det, er i utgangspunktet kommunikativt.

Dermed er ikke bare selve budskapet viktig, men også måten det overføres på: det er ikke det samme En e-post byr heller ikke på de samme følelsene som et møte ansikt til ansikt eller søken etter en ekte kontakt.

3. Forstår ikke konteksten

Det bør også verdsettes tilpasning til dagens situasjon og sosial fremgang, så vel som de spesielle egenskapene til selve situasjonen. For eksempel i et stadig mer globalisert samfunn og der nye teknologier tillater umiddelbar kommunikasjon med en bred antall personer samtidig, kan det være nødvendig å analysere og investere i kommunikasjonspolitikk som tar hensyn til kraften til sosiale nettverk og hvordan man kan overføre ønsket informasjon på riktig måte, i tillegg til å vurdere kontakt med potensielle kunder fra andre regioner av verden.

Likeledes er det også nødvendig å vurdere selskapets egen situasjon for ikke å påta seg mer enn hva de kan dekke, er nødvendig for å ta hensyn til situasjonen for hele selskap.

Et annet problem kan være innholdet i meldingene som sendes ut: det er mulig at selv om kommunikasjonen eksisterer, sender den ikke eller formidler ikke innholdet som må overføres. Det er mulig at den fokuserer på ganske utfyllende aspekter og ignorerer for eksempel orienteringen eller målene som en bestemt stilling bør ha, eller som tar for gitt eksistensen av kunnskap som aldri har blitt eksplisitt.

4. Isolasjon og mangel på kommunikasjon

Til slutt, kanskje det viktigste problemet, og som kan ekstrapoleres fra alle de foregående, er muligheten for at det ikke er noen sann kommunikasjon.

Det klareste eksemplet er stabil og kontinuerlig bruk av enveiskommunikasjon, som kan generere en situasjon med stagnasjon og mangel på forståelse av hva som skjer i organisasjon. Heldigvis er det i dag minst brukt, nettopp fordi det er minst effektivt og nyttig.

Det er også mulig at de ulike stillingene ikke har tilstrekkelige mekanismer for å komme i kontakt selv om deres meninger skulle bli hørt, er det mindre sjanse for tilbakemeldinger eller at ulike deler av selskapet ikke har kontakt med hverandre. Det er nødvendig å aktivt stimulere til slik interaksjon.