11 części e-maila (wyjaśnione i z przykładami)

Poczta e-mail stała się podstawowym narzędziem w naszych czasach, ponieważ umożliwia nam szybkie i natychmiastowe wysyłanie wiadomości.

Elektroniczne platformy komunikacyjne pozwalają nie tylko wysłać pisemny tekst do kogokolwiek, do kogo się zwracamy, ale także oferują również możliwość dołączania innych dokumentów i elementów multimedialnych, takich jak muzyka, filmy i prezentacje.

Istnieje kilka części e-maila, które omówimy poniżej.

• Powiązany artykuł: „28 rodzajów komunikacji i ich cechy”

Charakterystyka poczty e-mail

Poczta elektroniczna, zwana także e-mail (poczta elektroniczna), to usługa internetowa, która: umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych i plików multimedialnych między użytkownikami ze wszystkich części sieci świat. Pliki, które można przesyłać, są wszelkiego rodzaju, takie jak utwory muzyczne, obrazy, filmy, dokumenty… i to dzięki temu, wraz z ich szybkością i szybkością łatwość konsultacji w dowolnym momencie, że e-maile stały się głównym środkiem komunikacji w teraźniejszość.

Aby wysyłać i odbierać wiadomości e-mail, oprócz dostępu do Internetu konieczne jest posiadanie konta na jednej ze stron oferujących tego typu usługi. Zdecydowana większość tych stron umożliwia tworzenie kont za darmo a technologia za nimi oparta jest na protokole zwanym SMTD, który jest również używany w innych systemach. Najczęściej używane obecnie strony e-mail to Gmail, Yahoo! poczta i Outlook.com.

Podczas gdy w prawdziwym życiu użytkownicy mają fizyczne adresy e-mail, które mogą być naszymi adres lub nasze biuro, w wirtualnym świecie musimy posługiwać się pisemnym adresem e-mail i cyfrowy. Ten adres nie może się powtarzać w sieci i zwykle składa się z zestawu słów (nazwa użytkownika) wraz z symbolem @ (at), a następnie nazwą, która stanowi netto.

Osoba, do której wysyłana jest wiadomość, nie musi być w tej chwili zalogowana, aby móc: je otrzymywać, ani też nie musimy być cały czas połączeni, jeśli chcemy otrzymywać wiadomości, które nam wysyłają inne. Dopóki wiadomość zostanie wysłana na właściwy adres e-mail, osoba, do której chcemy, aby dotarła, dotrze do Ciebie, chyba że Twoje konto identyfikuje wiadomość jako SPAM (wiadomość-śmieci) i zapisuje ją w folderze poczty niepożądany.

Podobnie jak poczta życia, tak i elektroniczna wymaga uzupełnienia szeregu danych, aby mogła zostać wysłana. W taki sam sposób jak w tradycyjnym liście umieszczamy adres zwrotny, nadawcę, kopertę z tekstem pisanym lub zdjęciami, e-maile Dane elektroniczne wymagają, abyśmy je umieścili, komu je wysyłamy, co chcemy powiedzieć i czy dołączamy inne elementy. Długość i formalność treści wiadomości będzie zależeć od użytkownika i kontekstu.

Główne części e-maili

Główne części wiadomości e-mail są następujące:

nagłówek

Nagłówek to zbiór wierszy, w których pojawiają się główne informacje do wysłania wiadomości. To w tej części można odczytać adresy e-mail zarówno nadawcy wiadomości (nadawcy), jak i odbiorcy (odbiorcy), a także datę i godzinę jej wysłania. Nagłówek znajduje się w górnej części okna pisanego przez nas e-maila i składa się z następujących części.

1. Nadawca

Zwykle w nagłówku część nadawcy Występuje w postaci pustej przestrzeni przedstawionej słowem „Od:”. Jest to obszar, w którym znajduje się adres e-mail osoby wysyłającej wiadomość.

2. Adresat

Część adresata to puste miejsce w nagłówku, które zaczyna się wielokrotnie od słowa „Do:” i w nim wpisujesz adres e-mail, do którego adresowana jest wiadomość. Ten element jest niezbędny w e-mailu, ponieważ, jak w każdym liście, trzeba wiedzieć, do kogo jest wysyłany.

W przypadku, gdy wpisany adres e-mail jest nieprawidłowy, błędnie napisany lub nie istnieje, większość komunikatorów funkcja ostrzegająca nas, że wiadomość nie mogła zostać wysłana z powodu problemu z odbiorcą. W innych przypadkach wiadomość jest wysyłana, ale nigdzie nie trafia.

3. DW lub UDW

W tej samej sekcji „Odbiorca” na końcu znajdują się inicjały „CC” i „CCO”. Te dwie opcje są opcjonalne i służą do zapisania innych adresów e-mail, do których chcesz, aby otrzymali kopię wiadomości e-mail, która ma zostać wysłana.

Opcja CC oznacza „z kopią”, pokazując wszystkie adresy wszystkim odbiorcomInnymi słowy, wszystkie osoby, które otrzymają wiadomość, będą miały dostęp do e-maili pozostałych osób, które otrzymały ten sam tekst.

Opcja UDW, co oznacza „z kopią ukrytą”, oznacza wysłanie tej samej wiadomości do kilku osób, jak w przypadku CC, ale ze szczególnym uwzględnieniem adres e-mail osób, które otrzymały ten sam e-mail, nie jest wyświetlany.

4. Data

Większość usług przesyłania wiadomości elektronicznych ma włączoną funkcję, która pokazuje, o której godzinie i w jakim dniu wiadomość została wysłana.

5. Otrzymane potwierdzenie

Niektóre usługi mają funkcjonalność, która: informuje, czy wysłana wiadomość została odebrana przez tę osobę, do której był adresowany.

6. Przyciski odpowiedzi i przekazywania forward

W nagłówku może znajdować się przycisk „Odpowiedz”, który oszczędza nam konieczności ponownego pisania adres e-mail osoby, która wysłała nam wiadomość w celu wysłania odpowiedzi, natomiast przycisk „Wyślij ponownie” ponownie wysyła tę samą wiadomość na ten sam adres lub do innych w przypadku dodania nowych adresów poczty.

7. Sprawa

W polu „Temat” należy umieścić redaktora e-maila tytuł lub temat związany z treścią wiadomości bodylub krótko wyjaśnij powód wysłania. To zdanie pozwoli osobie, która ją otrzyma, dowiedzieć się, o czym jest wiadomość, zanim ją otworzy.

• Możesz być zainteresowany: „Tekst informacyjny: definicja, rodzaje i cechy”

Okno edycji wiadomości

Po nagłówku mamy część, w której oprócz załączania plików lub podpisu napiszemy treść wiadomości na wypadek, gdybyśmy chcieli.

8. Treść wiadomości

Ciało jest zredagowaną częścią wiadomości i może trwać tak długo, jak chcemy. To tam napiszemy wszystkie powody, dla których piszemy i co chcemy powiedzieć odbiorcy wiadomości.

9. Pasek narzędzi edycji

Większość usług przesyłania wiadomości elektronicznych ma włączony pasek narzędzi do edycji, który sprawia, że ​​sekcja do zapisania treści wiadomości ma funkcje podobne do konwencjonalnego edytora tekstu. Dzięki temu pasekowi możemy zmienić wielkość litery, kolor, czcionkę, podkreślenie, pogrubienie, uporządkowanie tekstu w wypunktowaniach...

10. Załączone pliki

Opcjonalnie, do wiadomości mogą być dołączone załączniki, czyli elementy multimedialne lub inne dokumenty w różnych formatach, na przykład PDF lub Word. Te pliki będą musiały zostać pobrane przez odbiorcę w celu ich otwarcia i mogą być wszelkiego rodzaju: zdjęcia, filmy, dokumenty, foldery, prezentacje, utwory muzyczne, arkusze kalkulacyjne ...

Chociaż możesz wysłać więcej niż jedną wiadomość w tym samym e-mailu, musisz wziąć pod uwagę ilość miejsca zajmują, a w przypadku przekroczenia dozwolonej przez pocztę pojemności, będą musiały zostać udostępnione innym wiadomości.

Na końcu okna edycji wiadomości znajduje się przycisk do załączania dokumentów, w którym po kliknięciu pojawi się małe okienko, w którym możemy wyszukać żądany plik na naszym komputerze. Inną opcją jest przeciągnięcie tego, co chcemy załączyć i umieszczenie tego w treści wiadomości, gdzie zostanie automatycznie przesłane.

11. Firma

Wreszcie na dole maila mamy podpis, opcjonalna funkcja, którą można wstępnie zaprogramować. Podpis ten może zawierać nasze imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę organizacji, dla której pracujemy, a także umieścić spersonalizowany podpis z frazami i emotikonami.

Zaleca się wykorzystanie tego miejsca na umieszczenie tych samych informacji, które nosiłaby wizytówka, szczególnie podanie imienia i nazwiska, telefonu kontaktowego, stanowiska i firmy w której pracujesz w przypadku bycia e-mailem profesjonalny.

Istotne aspekty w treści wiadomości

Ta część naszego e-maila, która przekazuje najwięcej informacji, to bez wątpienia treść wiadomości. Podczas pisania wiadomości e-mail należy wziąć pod uwagę szereg aspektów, zwłaszcza jeśli wiadomość, którą zamierzamy wysłać, jest dla kogoś ważnego i wymaga bardziej formalnej rejestracji.

1. Pozdrowienia

Powitanie jest pierwszą częścią wiadomości i ważne jest, aby było obecne, jeśli jest formalne, ponieważ jest to pierwsza rzecz, którą przeczyta nasz odbiorca. Wyrażenie, którego użyjemy na początku tekstu wiadomości, będzie w dużej mierze zależeć od tego, do kogo się zwracamy.

Niektóre wyrażenia formalne, których możemy użyć to:

• Szanowni Panowie
• Drogi Prezydencie
• Szanowny Panie / Pani.
• Szanowny Panie

Mniej formalne wyrażenia to:

• Cześć wszystkim!
• Witaj, NAME
• Pozdrowienia,
• Dzień dobry / popołudnie / wieczór

2. Treść wiadomości

Po przywitaniu zaczęliśmy wyjaśnić pomysł lub obszerny powód, dla którego zwracamy się do naszego odbiorcy. Tutaj wskazujesz wszystko, co chcesz przekazać osobie, do której wysyłasz wiadomość. Jak już skomentowaliśmy, jego rozszerzenie jest bardzo zmienne i zależy od kontekstu i tego, co chcesz przekazać.

W przypadku e-maila służbowego zaleca się, aby wiadomość ta była zwięzła i zwięzła, trafiając w sedno tak szybko, jak to możliwe, ale zachowując formalny i serdeczny zapis, zwłaszcza jeśli rozmawiamy z naszym szef.

Niezależnie od rejestru, z którego korzystamy, należy zadbać o gramatykę, znaki interpunkcyjne, ortografię i inne aspekty adekwatności. Możemy zwracać się do przyjaciela lub kogoś, do kogo mamy duże zaufanie, ale aby upewnić się, że dobrze się rozumiemy, bardzo ważne jest, aby zadbać o te aspekty.

3. Zwolniony

Wreszcie w końcowej części treści wiadomości możemy się pożegnać, zwłaszcza jeśli jest to wiadomość formalna lub skierowana do kogoś ważnego. To bardzo ważne że wiadomość kończy się dobrym zakończeniem, odpowiednim dla konkretnego zapisu i kontekstu. To pożegnanie powinno nastąpić po omówieniu wszystkich punktów, które były pożądane.

Niektóre wyrażenia rozdzielające to:

• Przede wszystkim dzięki.
• Z poważaniem
• Serdecznie,
• Z poważaniem,
• Dziękuję za Twój czas.
• PA.
• Do zobaczenia wkrótce.
• Najlepsze życzenia.

Zaleca się podanie imienia i nazwiska nadawcy na pożegnanie, choć w zależności od sytuacji może to nie być konieczne. Na przykład, jeśli jest to ciągła wymiana e-maili, w których odpowiadasz na poprzednią wiadomość i została nawiązana rozmowa w formie wątku, nie będzie konieczne wpisywanie imienia we wszystkich wiadomości.

Odniesienia bibliograficzne:

• Twój słownik (s. f.) Podstawowe części wiadomości e-mail i adresu. Twój Słownik. Pochodzą z: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Składnia. (s.f.) Anatomia wiadomości e-mail. Na Syntaxis.com. Pochodzą z https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message