Komunikacja formalna: co to jest i jakie są jej cechy

Wszyscy znamy różne style komunikacji i używamy jednego lub drugiego w zależności od kontekstu, w jakim się znajdujemy.

Jednym z najważniejszych jest komunikacja formalna. W tych akapitach możemy dowiedzieć się wszystkiego o tym stylu, odkryć ramy, w jakich się on znajduje zwykle używam i jakie są jego główne cechy i zalety w porównaniu z innymi modelami Komunikacja.

• Powiązany artykuł: „Umiejętności społeczno-emocjonalne: charakterystyka, funkcje i przykłady”

Czym jest komunikacja formalna i jakie są jej cechy

Formalna komunikacja to styl komunikacyjny stosowany w kontekstach zawodowych i instytucjonalnych. Jest to metoda regulowana, w której nie wolno używać słów potocznych, ponieważ używany ton musi być zawsze kulturalny i aseptyczny. Podobnie możemy również nazwać komunikację formalną przepływem informacji, który zachodzi między różnymi szczeble w hierarchii organizacji, które zostaną ujęte w zestaw zasad, które wspomnieliśmy.

Przepływ formalnej komunikacji może odbywać się w formie ustnej lub pisemnej. Generalnie krótko rozwiązane interakcje są prowadzone w rozmowie ustnej. Jednak komunikacja, która wymaga bardziej obszernych lub złożonych informacji, zwykle jest wybierana do przeprowadzenia pisać i przekazywać rozmówcom wybranymi środkami (okólniki, e-maile, przesyłki pocztowe, notatka itp.

Inną cechą formalnej komunikacji jest to, że działa poprzez protokoły znane nadawcom i odbiorcom, które są częścią organizacji, w której odbywa się ten proces komunikacji. Protokoły te implikują na przykład ścieżki, jakie muszą obrać komunikaty w ramach hierarchii. Dzięki temu pracownik będzie wiedział, że musi przesłać określone informacje swojemu przełożonemu, a ten z kolei musi przekazać informację swojemu przełożonemu, ale nie może pominąć kroku pośredniego.

Oznacza to, że każdy członek organizacji, który uczestniczy w tej formalnej komunikacji Musisz z góry wiedzieć, jaki komunikat ma być skierowany do jakiej osoby, w jakiej formie i jaką drogą ma podążać ta informacja aby dotrzeć do celu we właściwy sposób.

Rodzaje komunikacji formalnej

W zależności od adresu, którego używamy do przesyłania informacji, możemy nawiązać do czterech różnych rodzajów komunikacji formalnej. Przyjrzyjmy się im wszystkim bardziej szczegółowo.

1. Formalna komunikacja wstępna

Kiedy jesteś w organizacji, pracownik próbuje komunikować się z jednym ze swoich przełożonych, bezpośrednio przełożonym lub nad nim;, mówilibyśmy o formalnej komunikacji w górę. Jest to forma przekazu wiadomości typu pionowego iz kierunkiem od dołu do góry. Przykładem wiadomości, które można wysyłać w tym trybie, mogą być raporty, które zostały: żądane, ale też prośby o konkretną sprawę, a nawet skargi, że chcą wyjechać patenty.

2. Formalna komunikacja w dół

Odwrotnym przypadkiem do poprzedniego byłby przypadek zstępującej komunikacji formalnej. W tym modelu informacje są również przesyłane w pionie, ale tym razem są przekazywane z góry na dół. To jest do powiedzenia, to menedżerowie i menedżerowie przekazują informacje podległym im pracownikom. Mogą wysyłać np. instrukcje dotyczące zadań do wykonania i sposobu ich wykonania. Mogą to zrobić ustnie lub pisemnie, w zależności od informacji, które chcą przesłać.

3. Formalna komunikacja horyzontalna

Nie cała formalna komunikacja w organizacji skierowana jest do osób na innym poziomie hierarchicznym. Gdy wiadomość jest wysyłana do innego pracownika, który zajmuje ten sam stopień, mówimy o formalnej komunikacji poziomej, ponieważ przepływ informacji jest skierowany w bok.

Model ten jest wyraźnie obserwowany na spotkaniach różnych kierowników działów, ponieważ są oni: kilka osób z niezależnych sekcji komunikuje się, ale wszystkie są na tym samym stanowisku, co menedżerowie lub menedżerowie.

4. Ukośna komunikacja formalna

Istnieje rzadszy rodzaj komunikacji formalnej, który nadal może mieć miejsce, i jest on ukośny. Ta modalność miałaby miejsce kiedy dwaj rozmówcy należą do różnych działów, ale także do różnych poziomów hierarchicznych.

Może się zdarzyć, że kierownik określonej sekcji firmy będzie musiał przekazać informacje dla pracowników, którzy nie są pod ich opieką, ale znajdują się na niższym szczeblu w strukturze Spółka. Byłby to przykład ukośnej formalnej sprawy komunikacyjnej.

• Możesz być zainteresowany: „8 elementów komunikacji: charakterystyka i przykłady”

Mocne strony tego stylu komunikacyjnego

Komunikacja formalna ma wiele zalet w porównaniu z komunikacją nieformalną. Zobaczymy najważniejsze.

1. Normalizacja

Stosowanie tej metody zapewnia równość we wszystkich procesach komunikacyjnych organizacji, aby wszyscy członkowie wiedzieli, jak postępować podczas przekazywania informacji, wybierając właściwą drogę i drogę, a jednocześnie wszyscy wiedzą, jak bez żadnych wątpliwości interpretować docierające do nich wiadomości. Jest to znormalizowany model, który pozwala na jasne zrozumienie zasad i procedur.

2. Bez błędów

Dodatkową zaletą jest stosowanie z góry ustalonych reguł i przestrzeganie tych samych procedur, a jest to, że nie pozwala na generowanie błędów, poza błędami ludzkimi, które mogą zostać popełnione poza wspomnianym zasady. Ważne jest, aby postępując zgodnie ze wskazanymi protokołami, informacja musi przepływać przez organizację bez żadnych trudności i bez wzbudzania wątpliwości wśród rozmówców,.

3. Odcisk łapy

Komunikacja formalna ma jeszcze jedną wyraźną zaletę, a jest nią to, że wszystkie interakcje, które występują na piśmie są archiwizowane i dlatego można je w każdej chwili przejrzeć aby móc uzyskać określone informacje.

Logicznie rzecz biorąc, to samo nie dzieje się z formalną komunikacją ustną, ale już wspomnieliśmy, że ten rodzaj interakcji ma na celu wysyłanie bardzo zwięzłych wiadomości. Wszystkie te, które mają pewien poziom złożoności, muszą być przekazane na piśmie, a zatem zostaną zarejestrowane.

Słabości formalnej komunikacji

Logicznie rzecz biorąc, nie wszystkie cechy formalnej komunikacji są pozytywne. Jest też kilka wad, o których musimy pamiętać.

1. Koszt czasu

Fakt przestrzegania dość sztywnych protokołów czasami oznacza, że ​​formalna komunikacja obejmuje: niepotrzebna strata czasu na przekazywanie informacji, które faktycznie można by zrobić w znacznie krótszym czasie. Tak jest w przypadku tych niekończących się spotkań, w których wiadomość jest przekazywana wśród uczestników w nieefektywny sposób, gdy W rzeczywistości można by to zrobić bardziej bezpośrednio, ale oznaczałoby to rezygnację ze standardowych kanałów komunikacji organizacji.

2. Chłód

Formalna komunikacja powoduje, że wiadomości są przekazywane w chłodny sposób, często bez ludzkiego dotyku to sprawia, że ​​interakcje są cieplejsze i że ta komunikacja jest znacznie bardziej bezosobowa niż styl nieformalny. Ponadto ta sztywność zasad również mocno ogranicza styl komunikacyjny nadawcy, czasem odczłowieczając przekaz przekazu i sprawić, by odbiornik odbierał go w cieplejszy sposób.

3. Dezorientacja

Zasady formalnej komunikacji nie powinny na to pozwalać, ale czasami nieuniknione jest, że wokół otrzymanej wiadomości powstaje pewne zamieszanie. Dzieje się tak, gdy przekazanie informacji wymaga kilku skoków między różnymi rozmówcami, generując możliwość: że w każdym z tych punktów oryginalna wiadomość jest zniekształcona, a ta ostatecznie odebrana nie jest dokładnie taka sama jak pierwszy.

Sposoby poprawy

Formalna komunikacja może ulec poprawie, dlatego istnieje kilka zaleceń, które mogą usprawnić ten sposób przekazywania informacji w firmach. Oto niektóre z nich.

1. Ogranicz formalizm

To jest ewidentnie to formalna komunikacja wymaga przyzwoitości w emisji przekazu, ale czasami ten nadmiar wyrażeń formalnych może generować niezwykle poważny ton, który odbiorca może zinterpretować jako negatywna, gdy wiadomość może być neutralna, a nawet przejść na linię przeciwieństwo. Na przykład kierownik działu może wysłać e-mail do swoich podwładnych, aby porozmawiać o swoim wykonanie, które w zasadzie jest dobre, ale używają tonu tak poważnego, że interpretują go w sposób negatywny.

2. Rewizja

To zalecenie powinno dotyczyć każdego rodzaju komunikacji, ale znacznie bardziej formalnej. Niezbędne jest przejrzenie tekstów przed wysłaniem, bo czasami pośpiech może doprowadzić nas do popełnienia szeregu błędów ortograficznych, gramatycznych, a nawet treści, które mogą generować problemy w interpretacji przekazu, a to może mieć poważne reperkusje w obrębie organizacja. Wyobraź sobie na przykład, że instruujemy pracownika, aby wysłał 5000 jednostek produktu zamiast 500.

3. Przyjęcie

Dobrą zasadą jest poproszenie odbiorcy o potwierdzenie, że wiadomość została odebrana prawidłowo. Obecnie W wiadomościach e-mail znajdują się narzędzia, które informują nas, kiedy odbiorca otrzymał nasz e-mail, więc w takich przypadkach nie musimy nawet prosić o takie potwierdzenie wprost.

4. Prawidłowe użycie

Ostatnią rekomendacją byłoby używać formalnej komunikacji tylko w sprawach organizacyjnych. Wszelkie sprawy poza firmą nie powinny być załatwiane w ten sposób i staraj się wysłać osobiste przesłanie przez kanał instytucjonalny nie doprowadzi do czegoś więcej niż problemów, ponieważ to nie jest kanał właściwy.

Odniesienia bibliograficzne:

• Andrade, H. (2005). Wewnętrzna komunikacja organizacyjna: proces, dyscyplina i technika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Techniki komunikacji wykonawczej. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, HA, Gomez, J. (1993). Komunikacja. Zachowanie administracyjne.