8 cech listu formalnego (wyjaśnienie)

Zwykle oficjalny list będzie zaadresowany do osoby posiadającej autorytet lub o pewnym stopniu hierarchii, z możliwością wpływania na jakiś istotny aspekt naszego życia. Z tego powodu ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać poprawnie.

W tym artykule zobaczymy najistotniejsze cechy listu formalnego że musisz przedstawić ten rodzaj pisma, wskazując różne części, które go tworzą, a na koniec przytoczymy kilka przykładów rodzajów pisma formalnego i kiedy ich używać.

• Powiązany artykuł: „6 rodzajów komunikacji organizacyjnej”

Co to jest list formalny?

Formalne pismo to rodzaj pisemnej komunikacji, którą piszemy z zamiarem wysłania do organu znane lub nieznane, ale zawsze z koniecznością zachowania postawy formalnej. Aby pismo formalne było dobrze napisane, musi respektować i spełniać minimalne standardy jakości, struktury i języka.

Zwykle tego typu litery to te, które służą do komunikowania się na polu zawodowym i akademickim?, przedstawiając jako wymóg, aby idee w nim wyrażone były jasne i zrozumiałe.

Ogólnie rzecz biorąc, cel lub cel pisma formalnego będzie miał charakter informacyjny, to znaczy przekazanie informacji, które chcemy przedstawić jako obiektywne. Dlatego istotne będzie, aby prezentowane przez nas informacje były jasne i zwięzłe, ułatwiające komunikację. Zobaczmy, jak to zrobić.

• Możesz być zainteresowany: „Jak zrobić udane CV w 8 krokach”

Główne cechy, jakie musi spełniać formalne pismo

Cechy, które przytoczymy i wyjaśnimy poniżej, nie dotyczą wyłącznie pism formalnych, mogą pojawiać się w innym rodzaju pisma, o ile ich głównym celem jest przekazanie jasnego przekazu i zwięzły.

1. To jest w celach informacyjnych

W większości przypadków głównym celem przedstawianym w pismach formalnych jest informowanie, czyli: podaj nowe informacje tekstowe w pewnym aspekcie, znanym lub nieznanym osobie, która je otrzymuje.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, karty te są wykorzystywane głównie w dziedzinach zawodowych i edukacyjnych. Dlatego celem będzie przekazywanie informacji w sposób formalny, a nie z zamiarem nawiązania osobistego kontaktu z drugą osobą, ani w celu wywołania określonych emocji.

• Powiązany artykuł: „Psychologia emocji: główne teorie emocji”

2. Używanie formalnego i pełnego szacunku języka

Pisma formalne, jak wspomnieliśmy wcześniej, są zwykle adresowane do osoby posiadającej władzę. Dlatego ważne będzie, abyśmy używali formalnego i pełnego szacunku języka, zgodnie z szeregiem ustalonych kulturowo norm.

Bez względu na cel listu, powinien być napisany grzecznie, z zachowaniem dobrej formy, uprzejmości i dyplomacji, ponieważ w ten sposób mamy większe szanse na osiągnięcie zamierzonego celu poprzez pisanie i wysyłanie ten.

Podobnie też zaleca się użycie osoby trzeciej w celu skierowania do odbiorcy a tym samym uzyskać bardziej formalne sformułowanie. Zamiast słowa „polecam” lepiej byłoby użyć wyrażenia „polecam”. Mimo to, jeśli nie jest to znęcanie się nad pierwszą osobą, może być również używane w niektórych przypadkach, jego użycie w formalnych listach nie jest całkowicie zabronione.

Jak powiedzieliśmy wcześniej, formalne pismo można zaadresować do kogoś, kogo znamy, na przykład do kierownika pracy, a przynajmniej w przeciwieństwie do kogoś nieznanego, np. osoby, która wybiera pracowników firmy, w której chcemy być zatrudniony. Ale niezależnie od tego, czy odbiorca jest znany, czy nie, i jak bardzo jesteśmy wobec niego pewni, formalny list musi być napisany przy użyciu formalnych terminów.

• Możesz być zainteresowany: „Rozwój alfabetyzacji: teorie i interwencja”

3. Przesłanie musi być dokładnie wyjaśnione

Aby wiadomość była jasna ważne jest, aby przekazać główną ideę, wybrać jeden cel, który ma zostać osiągnięty wraz z wysłaniem listu. W ten sposób iw stosunku do poprzedniego punktu unikniemy zbędnych fraz czy treści, wypełniaczy i odciąga uwagę od głównej idei.

Mając na uwadze, że konieczne jest przekazanie złożonych lub obszerniejszych informacji, lepiej będzie skondensować i podsumować treść, tak aby przekaz był trafny i spełniał stosowny cel.

• Możesz być zainteresowany: „10 podstawowych umiejętności komunikacyjnych”

4. Oficjalne listy są krótkie, krótkie

Mając na uwadze, że celem listów formalnych jest jasne i zwięzłe przekazanie wiadomości, konieczne jest, aby zarówno litera, jak i użyte akapity i zdania były krótkie i jak najkrótsze.

Dlatego zaleca się litery z kilkoma i krótkimi akapitami, aby uniknąć sytuacji, w której odbiorca nudzi się, traci uwagę lub zainteresowanie i w ten sposób osiągamy cel, którym jesteśmy badawczy.

5. Przekazywane informacje muszą być jasne

Jeśli chcemy, aby odbiorca zrozumiał treść zapisaną w liście ważne będzie, aby wyrażone słowa, terminy, wyrażenia i idee nie były mylące lub niepotrzebnie niejednoznaczne, utrudniając w ten sposób zrozumienie i cel pisma. W ten sposób naszym celem będzie napisanie jasnego tekstu, w którym można zinterpretować tylko jeden pomysł lub przesłanie, bez powodowania wielu interpretacji.

Należy osiągnąć dwa rodzaje jasności. Z jednej strony prezentowana jest widoczna przejrzystość co odnosi się do czystej prezentacji pisma, z dobrym charakterem pisma, jeśli piszemy ręcznie i z poszanowaniem odpowiedniej struktury pisma.

Z drugiej strony konieczne jest zachowanie przejrzystości semantycznej: używaj zwrotów i pomysłów, które mają sens, unikaj tych, które mogą generować więcej niż jedną możliwą interpretację lub tych, które są niejednoznaczne.

6. Odpowiednia korekta

Kolejny bardzo ważny aspekt, który należy wziąć pod uwagę podczas pisania listów formalnych, mając na uwadze, że są one adresowane do osobą autorytetu i jaki jest cel wysyłanej przez nas wiadomości, jest poprawność zarówno gramatyki, jak i leksykalny.

Korekta gramatyczna wiąże się z niepodawaniem błędów gramatycznych, rozumianych jako zbiór reguł językowych regulujących jej użycie, ani z popełnianiem błędów ortograficznych; będziemy musieli być szczególnie uważni i sprawdzić przed wysłaniem listu.

Z drugiej strony konieczne będzie również dobre posługiwanie się słownictwem, adekwatne użycie odpowiednich słów i słownictwa. bez bycia niegrzecznym lub zbyt potocznym.

Podobnie ważne jest, aby leksykon był dostosowany zarówno do rodzaju wiadomości, jak i do odbiorcy oraz prezentuj spójność i stosowność w tej samej literze (na przykład upewnij się, że czasownik jest napięty) mecz).

Znaki interpunkcyjne również muszą być odpowiednio użyte, aby: że z jednej strony czytanie jest łatwiejsze i przyjemniejsze, a z drugiej, że przekaz jest zrozumiały jasne.

• Możesz być zainteresowany: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością”

7. Proste wyrażenie

Niewypowiadanie się w sposób wulgarny nie oznacza używania tylko kulturalnych lub nadmiernie technicznych słów, jeśli nie jest to konieczne ponieważ w ten sposób można stracić cel prezentowania jasnego i zrozumiałego przekazu.

W ten sposób możemy używać słów i terminów codziennego użytku, nie tracąc z oczu tego, do kogo list jest adresowany.

8. Struktura i części listu formalnego

List formalny musi składać się z następujących części: papier firmowy znajduje się po lewej stronie i odnosi się do danych osoby, która wysłała pismo; odbiorca, odnosi się do danych osoby, do której wysłaliśmy pismo; miejsce i data pisania pojawi się w prawym górnym rogu, najpierw podając miasto, a następnie datę; nagłówka, zwrócimy się do odbiorcy z szacunkiem, używając uprzejmych i formalnych określeń, takich jak „drogi panie. i imię i nazwisko „zawsze z dwukropkiem.

Po nagłówku pojawi się wstęp, w którym będzie zwięzła wzmianka o celu listu; ciało, miejsce, w którym rozwinie się główne przesłanie listu, jest najbardziej obszerną częścią; pożegnanie lub zakończenie, używając przyjaznych i uprzejmych określeń, takich jak „z poważaniem” lub „serdecznie powitanie ”i wreszcie podpis, w którym normalnie widnieje nazwisko i stanowisko osoby wysyłającej list.

Standardowo struktura pisma formalnego przedstawia elementy protokołu. W przypadku elementów protokołu mamy na myśli, na przykład, przedstawienie, odniesienie do stanowiska zawodowego, które zajmują lub wykonują zarówno nadawca, jak i odbiorca.

Rodzaje listów formalnych

W tej sekcji zrobimy odniesienia do niektórych rodzajów pism formalnych zgodnie z celem lub celami, które chcemy dzięki niemu osiągnąć:

• Formalna rezygnacja: kiedy chcemy odejść z pracy, w której się znajdujemy.
• Formalne pismo reklamacyjne, w celu zakomunikowania jakiejkolwiek skargi lub sporu.
• Formalny list z podziękowaniami, aby wyrazić wdzięczność.
• Formalne pismo z prośbą o coś.
• Formalne zaproszenie, jako zaproszenie na wydarzenie.
• Formalny list motywacyjny, zwykle przedstawiany wraz z programem nauczania, w którym wyrażane są umiejętności, studia i doświadczenie, a także powód, dla którego jesteśmy zainteresowani pracą.