Analiza pracy: co to jest, do czego służy i fazy procesu

Aby firma funkcjonowała w najbardziej odpowiedni sposób, trzeba wiedzieć, czym się zajmuje i jak daleko powinna się posunąć swoich pracowników, jeśli występuje jakikolwiek brak szkoleń lub jeśli konkurencyjne firmy żądają od swoich pracowników większych wymagań. pracownicy.

Właściwa analiza stanowiska pracy pozwala działowi personalnemu rekrutować i wybierać najlepszych kandydatów do firmy, oprócz wiedzy, jakie są kompetencje, zadania, zdolności i potrzeby każdego z nich pozycja.

Następny Zastanówmy się, czym jest analiza pracy, jakie jest jego znaczenie, jakie są rodzaje i jak je wykonać.

• Powiązany artykuł: „Nauki o administracji: czym są, cechy i funkcje”

Co to jest analiza pracy?

Analiza pracy składa się z dochodzenie w sprawie pracy, która ma zostać zaoferowana lub określonej pozycji w firmie, którą chcesz dogłębnie poznać i poprawić. W przypadku tego typu analizy celem jest poznanie niezbędnych umiejętności, aby ktokolwiek ją przeprowadzał, może osiągać lepsze wyniki dzięki ustaleniu wszystkich kryteriów niezbędnych do wyboru najbardziej odpowiedniego kandydata. odpowiedni.

Zazwyczaj tego typu analiza Odpowiedzialność za to ponosi Dział Zasobów Ludzkich., która ma, między innymi, misję rekrutacji i selekcji najbardziej odpowiednich pracowników tworzących firmę, oprócz upewnienia się, że w razie potrzeby aktualizują swoje szkolenia. Firmy nie funkcjonują prawidłowo bez odpowiednich ludzi na każde ze stanowisk w niej występujących, więc ten dział musi wiedzieć jakie wymagania są niezbędne na każdym stanowisku.

Po przeanalizowaniu konkretnej pracy zwykle dokonuje się dokładnego opisu, z czego się składa. Ułatwia to ustalenie wymagań, które zostaną uznane za niezbędne do jej przeprowadzenia, a także zdefiniowanie oferty pracy i profilu poszukiwanego kandydata. Ponadto, wyznaczając i określając każde stanowisko, firma będzie mogła sporządzić kompletny schemat organizacyjny, dowiadując się, co każde stanowisko wnosi do organizacji jako całości.

Zalety tego typu analizy

Zestawienie wszystkich danych uzyskanych podczas analizy pracy pomaga w podejmowaniu decyzji, oprócz pozwalają na walidację bardziej użytecznych i wydajnych metod i technik wykonywania poszczególnych zadań i całej firmy ustawić. Tak więc przy tego typu analizie Możesz podejmować lepsze decyzje w doborze personelu, oprócz możliwości oceny wydajności pracowników i określenia, kogo należy awansować, zatrzymać, zdegradować lub zwolnić.

Do najbardziej oczywistych zalet, jakie daje nam analiza pracy, należą:

1. Struktura organizacji

Dzięki tego typu analizie jest to możliwe wiedzieć, jak zadania organizacji są podzielone na jej najbardziej podstawowe jednostki: działy, sekcje, działy, jednostki pracy, takie jak pracownicy lub grupy robocze...

2. Struktura miejsc pracy

Jak sama nazwa wskazuje, ten rodzaj analizy pozwala nam poznać, jaka jest sama praca, a konkretnie jej struktura. daj nam znać jak prace powinny być pogrupowane w zawody i zakresy stanowisk, oprócz wiedzy, które stanowiska są podobne pod względem przydatności i funkcji dla firmy.

3. stopień autorytetu

Dzięki analizie pracy możemy znać schemat organizacyjny firmy iz kolei, które stanowiska są nad innymi. Pozwala poznać stopień autorytetu każdego stanowiska i jego zaangażowanie w podejmowanie decyzji.

4. kryteria wydajności

Kryteria wydajności są odniesieniem do poznania hierarchiczne relacje służbowe w organizacji, liczbę i rodzaje stanowisk. Oznacza to, że pozwala nam wiedzieć, w jakim stopniu praca na określonym stanowisku zależy od tego, jak dobrze wykonuje to ktoś inny, niezależnie od tego, czy jest powyżej, czy poniżej niego pod względem autorytetu.

5. Zwolnienia pracowników

Analizując stanowisko pracy, możemy wykryć te stanowiska, które praktycznie pełnią tę samą funkcję lub są zbyt podobne, aby mogły dalej istnieć. to narzędzie pozwala zdecydować, czy konieczne jest połączenie dwóch stanowisk w jedno, czy zmiana ich funkcji, aby uniknąć powielania.

• Możesz być zainteresowany: „Ilościowa Szkoła Administracji: co to jest i cechy”

Rodzaje analizy pracy

Istnieje kilka rodzajów analiz pracy, które można przeprowadzić. Nie wykluczają się one wzajemnie, wręcz przeciwnie, wszystkie są niezbędne do dokładnego określenia, jakie są funkcje, wymagań i kompetencji każdego stanowiska w firmie, choć w zależności od czasu i środków można zdecydować się na tylko jeden typ analizy. Główne z nich to cztery następujące:

1. Analiza zadaniowa

Analiza pracy oparta na zadaniach Jest najstarszym i najbardziej klasycznym. Zasadniczo polega na ustaleniu, jakie zadania wykonują pracownicy, niezależnie od tego, jakie umiejętności, szkolenia i umiejętności posiadają lub powinni posiadać. Model ten ma na celu zdefiniowanie i ustalenie zadań, obowiązków i odpowiedzialności związanych z każdym ze stanowisk w firmie.

2. Analiza oparta na kompetencjach

Na nich skupia się analiza kompetencji umiejętności potrzebne do wykonywania pracy.

3. Analiza oparta na mocnych stronach

Analiza oparta na mocnych stronach koncentruje się na te działania, które pracownicy lubią najbardziej lub te, w których osiągają szczególnie dobre wyniki. Chodzi o poszukiwanie tych motywacji, które skłoniły pracowników do wyboru stanowiska lub pragnienia, które ich pobudza do zajmowania tego stanowiska.

4. Analiza oparta na osobowości

Choć z pewnością jest to nieco bardziej skomplikowane, można przeprowadzić analizę pracy w poszukiwaniu tych cech osobowości, które najbardziej nadają się do pełnienia takiego stanowiska. Można również przeanalizować najbardziej dysfunkcyjne cechy, czyli takie, które są źródłem problemów dla omawianej pracy.

Skąd wydobyć informacje

Analiza pracy jest narzędziem, które stara się postępować zgodnie z metodą naukową. Opiera się na najbardziej obiektywnych i wiarygodnych źródłach informacji oraz technikach, aby analiza wiernie odzwierciedlała rzeczywistość organizacyjną.

Dane są pobierane z samej pracy, takie jak zadania wykonywane przez pracownika, sposób ich wykonywania oraz zachowania związane z jego zatrudnieniem. Ale poza tymi obserwacjami istnieje kilka technik umożliwiających wydobycie wszystkich niezbędnych informacji.

• Wywiady i grupy dyskusyjne.
• Kwestionariusze
• Obserwacja lub samoobserwacja.
• Analiza poprzez dokumentację, ocenę wydajności i stare oferty pracy.
• Metodologia incydentu krytycznego

Opracowanie analizy pracy

Następnie zobaczymy, jak opracować analizę pracy i kroki, które należy wykonać. Istotne jest, aby przystępując do analizy tego typu, wiedzieć, jakie aspekty muszą być dokument, który osoby w organizacji mogą im dostarczyć oraz sposób, w jaki informacje będą zarządzane. Informacja.

1. ustal zadania

Pierwsza część procesu polega na analizować zadania wykonywane przez pracowników. Jest to najstarszy i jednocześnie najbardziej podstawowy rodzaj analizy pracy. Aby przeprowadzić kompleksową analizę pracy, konieczna jest wiedza o tym, jakie zadania iw jaki sposób są realizowane w organizacji. Dlatego, aby zebrać informacje na tym etapie, należy zadać sobie następujące pytania:

• Co robi pracownik?
• Jak to jest?
• Po co to robi?
• Czemu on to robi?

Próba odpowiedzi na te pytania dla każdego stanowiska pracy Możemy napisać listę zadań wykonywanych w organizacji. Na przykład, jeśli chcemy przeanalizować pracę kelnera, możemy zadać sobie te pytania dotyczące następujących dwóch zadań: przynoszenia jedzenia i napojów oraz sprzątania stołu.

W przypadku wnoszenia jedzenia i napojów kelner wykorzystuje tacę, aby móc zanieść te rzeczy klientowi, który je zamówił. Powodem tego jest to, że jesteśmy zainteresowani zadowoleniem klienta z konsumpcji tego, co zamówił.

W przypadku sprzątania stołu kelner robi to ściereczką, środkiem dezynfekującym i innymi środkami czyszczącymi tak, aby stół był w stanie umożliwiającym korzystanie z niego innym klientom. Powodem tego jest unikanie nieprzestrzegania norm higienicznych zarządzonych przez Ministerstwo Zdrowia, a także unikanie skarg niezadowolonego klienta.

2. Obowiązki i odpowiedzialność w pracy

Kiedy już wiesz, jakie zadania są wykonywane w organizacji są one pogrupowane według różnych funkcji. Może się zdarzyć, że istnieją zadania, które spełniają tylko jedną funkcję, a inne są zupełnie inne wzajemnie, ale służą temu samemu i zadaniu, które z kolei pełni różne funkcje w ramach organizacja.

Biorąc przykład kelnera, moglibyśmy uznać, że dostarczanie jedzenia do klientów mieściłoby się w ramach funkcji „obsługa klienta”, podczas gdy główną funkcją sprzątania byłaby „higiena zakładu”, chociaż mogłaby być również związana z obsługą klienta. klient.

Po ustaleniu funkcji zadań realizowanych w organizacji, one Są one zorganizowane według stopnia odpowiedzialności w ramach tego samego. Można je sklasyfikować na skali w przypadku, gdy możemy mówić o obowiązkach znacznie ważniejszych od innych, jednak w W wielu przypadkach większość zadań wiąże się z podobnym stopniem odpowiedzialności, dzięki czemu mogą mieć równie wysoki priorytet.

3. Wiedza i doświadczenia

Zasadniczym aspektem podczas analizy stanowiska pracy jest ocena doświadczenia i wiedzy niezbędnej do wykonywania pracy. Aby oceniane są umiejętności, zdolności i szkolenia, które są zalecane lub wymagane do wykonywania zadań na danym stanowisku.

W wielu przypadkach ta niezbędna wiedza jest łatwa do ustalenia. Na przykład, aby móc pracować w klinice jako lekarz, wymaganym wykształceniem będzie dyplom z medycyny, a najlepiej studia podyplomowe lub magisterskie. W innych przypadkach kwalifikacje wymagane do wykonywania pracy nie są jednak tak jednoznaczne. Na przykład, aby pracować w supermarkecie, mogą poprosić o świadectwo pracy z żywnością lub szkolenie zawodowe, chociaż nie zawsze tak jest.

Podczas analizy pracy, aby wiedzieć, jakie jest pożądane szkolenie ideałem jest bezpośrednie kierowanie do pracowników i kierowników. Podzielą się swoją opinią lub doświadczeniem, jakie mają wykształcenie, o co zostali poproszeni i co widzieli w poprzednich firmach, w których pracowali. Bardzo przydatne jest wiedzieć, czego konkurencyjne firmy wymagają od swoich pracowników, ponieważ w ten sposób W ten sposób zapobiegniemy utracie przez firmę siły w swojej dziedzinie z powodu braku jej przeszkolenia pracownicy.

4. Umiejętności analizy pracy

W tym momencie ważne jest, aby przeprowadzić analizę pracy w oparciu o umiejętności Twoich pracowników. Można tu zastosować trzy bardzo przydatne techniki, które można uzupełnić.

4. 1. Wywiad z menedżerami

Menedżerowie są kluczową postacią w organizacji, ponieważ są którzy znają pracę z pierwszej ręki i wiedzą, jakie umiejętności są potrzebne do prawidłowego wykonywania zadań.

4.2. Ocena wydajności

Wydedukuje, jakie umiejętności odróżniają dobrego pracownika od tego, który nie wykonuje dobrze swojej pracy.

4.3. incydenty krytyczne

z tą techniką ustalane są te kluczowe zachowania na stanowisku pracy, które decydują o sukcesie lub porażce organizacji. Dowiaduje się, jakie zachowania mogą być korzystne lub szkodliwe dla wyników firmy i ma na celu ich powielenie lub wyeliminowanie.

5. Mieć jasne cele

Bez względu na to, która technika jest używana, ideałem jest użycie wszystkich trzech, Fundamentalne jest to, że za jego pomocą można odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jaka jest różnica między dobrym a złym pracownikiem?
• Dlaczego niektórzy pracownicy są w stanie wykonywać zadania lepiej niż inni?
• Gdybyś miał zatrudnić pracownika do wykonania zadania, czego byś szukał?
• Czy coś jeszcze jest potrzebne do prawidłowego ustalenia kompetencji?

W każdym razie należy zauważyć, że każda firma ma własne wyobrażenie o tym, jakie są idealne umiejętności dla swoich pracowników w zależności od zajmowanego przez nich stanowiska, czyli jest to bardzo subiektywny krok.

Na tę zmienność wymaganych umiejętności duży wpływ ma kultura organizacyjna firmy, która znacznie się od siebie różni. Ponadto każda firma ma innego klienta, więc kryteria wydobyte z analizy stanowisk w jednej firmie mogą nie być przydatne dla innej.

Odniesienia bibliograficzne:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Prawo pracy. Madryt: Tecnos.
• M. Peiro, J. (1996). Psychologia organizacji. Madryt: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Czynnik ludzki w stosunkach pracy, Podręcznik kierowania i zarządzania: Piramida.