Como gerenciar melhor seu tempo no trabalho: 12 dicas (e o que evitar)

Acontece a todos nós que temos muito trabalho a fazer e parece que não temos horas para o terminar. "Buff, não tenho tempo ..." dizemos a nós mesmos, mas vamos encarar, todos temos os mesmos 7 dias com 24 horas cada. O problema não é que não haja tempo, é que planejamos mal.

Como gerenciar melhor o tempo de trabalho é uma pergunta que todos os trabalhadores que trabalham duro se perguntam e então veremos estratégias para conseguir isso, bem como evitar que nossas horas desapareçam tão suavemente quanto os grãos em uma ampulheta.

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Como gerenciar melhor seu tempo no trabalho e ter um melhor desempenho

Nossas semanas têm 7 dias e cada uma delas tem 24 horas, nem mais, nem menos. O tempo é o mesmo para todos em termos de quantidade, mas não em seu uso. Alguns conseguem fazer todas as tarefas que devem sem perder tempo para se dedicar ao lazer e à família, enquanto outros terminam suas obrigações muito tarde.

. Por quê? O que diferencia um do outro? O segredo de tudo isso é como gerenciamos nosso tempo de trabalho de maneira diferente.

Na sociedade em que vivemos é imprescindível administrar o tempo, pois ao menos nós falta começamos a sobrecarregar, sentir estresse e perceber como tudo o que queríamos fazer tem que cancelar.

As obrigações de trabalho estão à frente de nossos hobbies, família, amigos e outras atividades agradável, o que significa que quanto mais demoramos para fazer o nosso trabalho, menos desfrutaremos do lazer. A má administração do tempo nos frustra e nos faz sentir como se estivéssemos perdendo nossa vida.

Como gerenciar melhor o tempo no trabalho é algo que muitos desejam, mas poucos conseguem. Não há mistério incompreensível, é simplesmente uma questão de aprender a organizar. Claro que sempre podem ocorrer imprevistos, mas a maior parte das horas que vemos passar são tempos que, bem aproveitados, nos permitem terminar o mais rápido possível as nossas tarefas de trabalho.

Maneiras de gerenciar melhor o tempo

A seguir veremos que veremos várias dicas e estratégias para aproveitar ao máximo o tempo de trabalho, para Assim, temos mais para aquelas atividades agradáveis ​​que queremos fazer uma vez que tenhamos terminado com nossas obrigações de trabalho.

1. Use uma agenda

As agendas permitem-nos gerir o tempo a médio e longo prazo, colocando datas importantes e tendo-as bem em mente. Seja em formato digital ou físico, o importante é que tenhamos um para organizar as tarefas e planejar bem quando temos que entregar os relatórios ou cumprir nossos prazos. Devemos tê-lo sempre à mão, para anotar todos os nossos compromissos e consultá-lo com frequência. Não vamos confiar em nossa memória porque, por mais que a consideremos infalível, não é.

2. Atribuir um horário específico para as tarefas

Se trabalharmos incansavelmente e continuamente, mais cedo ou mais tarde aparecerá o cansaço físico e mental, o que nos impedirá de atuar adequadamente. Por isso, é necessário atribuir um determinado tempo a cada atividade e deixar algum tempo livre entre as tarefas, mesmo que seja muito curto. Isso pode ser contraditório, mas considerando que além de 50 minutos é difícil Vamos manter o foco, uma pequena pausa pode nos recarregar e nos manter trabalhando de forma satisfatória.

O ideal é colocar na nossa agenda quando eles começarem a fazer cada uma das tarefas que nos foram atribuídas e quando devemos fazer uma pequena pausa. Podemos contar com o método Pomodoro, trabalhando 25 minutos (1 pomodoro) ou 50 (2 pomodoros) e fazendo uma pausa de 5 minutos entre os períodos. Assim poderemos seguir em frente sem nos sentirmos exaustos, desempenhando bem as funções que temos que desenvolver.

3. Estabeleça metas

É altamente recomendável definir metas diárias, semanais e até mensais. Essa estratégia é uma opção muito boa para realizarmos corretamente os trabalhos de curta duração, e também nos motiva a ver o quanto estamos conquistando. Esses objetivos devem ser ambiciosos, mas também realistas e alcançáveis, pois, de outra formaQuando percebermos que não os estamos cumprindo, ficaremos desmotivados. Os objetivos a serem traçados devem ser de curto, médio e longo prazo.

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4. Priorizar tarefas

Nem todas as tarefas são de igual importância. Devemos começar com o mais importante, a maior prioridade. Não importa a ordem em que priorizamos as coisas, O importante é que o façamos, uma vez que terminar as coisas mais importantes mais cedo significará que primeiro teremos tempo livre.

Qualquer coisa pequena ou que não seja urgente para consertar pode esperar. Em relação a isso, é imprescindível saber quais são nossas melhores horas de atuação, aquelas em que melhor nos concentramos, a fim de realizar as tarefas que requerem mais recursos com a maior eficiência possível e sem erros. O menos importante é melhor deixá-lo nos momentos em que nosso desempenho não é muito alto, geralmente depois de comer ou no final do dia de trabalho.

5. Comece pelo menos bem

Em muitas ocasiões, deixamos para o final o que menos queremos fazer e isso é um grande erro. O melhor que podemos fazer é fazer o que é uma bebida ruim o mais rápido possível porque, assim, nos livraremos dela antes e poderemos aproveitar mais o resto do dia. Se nos livrarmos do que nos estressa primeiro, o resto das coisas a fazer será mais fácil de fazer.

6. Divida o tempo em blocos

Uma estratégia muito boa para aproveitar e gerenciar o tempo com eficiência é dividir a jornada de trabalho em blocos. Se tivermos que fazer tarefas complexas, o que à primeira vista nos torna muito pouco dispostos a iniciá-las, Sempre podemos dividi-los em tarefas mais simples, organizadas de forma que cada pequeno passo seja um Avançar. Ao converter tarefas complexas em várias mais simples, podemos otimizar recursos, economizar tempo e organizar melhor o tempo..

7. Dê a si mesmo recompensas

Embora não devamos abusar, podemos nos recompensar por fazer o dever de casa. Podemos nos dar pequenos prêmios como, por exemplo, ter uma barra de chocolate no final de uma reportagem, ler um livro que gostamos por meia hora, assistir a um vídeo que nos interessa... Esses pequenos prêmios irão nos conduzir e motivar a fazer e terminar as tarefas que temos que fazer.

8. Organize um bom ambiente de trabalho

O local onde trabalhamos é muito importante, mais do que pensamos. Na medida do possível, devemos trabalhar em um local com uma boa mesa, uma cadeira confortável, boa iluminação e sem muitas distrações.. Podemos dar um toque pessoal para torná-lo aconchegante, mas sempre garantindo que esteja limpo e bem organizado. Uma mesa cheia de papéis, com os instrumentos de escritório totalmente desorganizados, é um ambiente que nos impede de nos concentrarmos nas nossas tarefas.

9. Estabelecer limites

Ficar várias horas seguidas fazendo a mesma coisa, sem se levantar da cadeira ou esticar um pouco as pernas, faz mal à saúde e à produtividade. Não vamos fazer as coisas melhor trabalhando mais horas. Se percebermos que uma tarefa está nos custando muito caro ou que nos distraímos facilmente, vamos dar um tempo, seja mudando as tarefas por um tempo ou descansando diretamente. Não é que estejamos abandonando o que estávamos fazendo, é que precisávamos deixá-lo em espera por um tempo.

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10. Evite multitarefa

Mas, da mesma forma que é normal deixar uma tarefa pela metade por um tempo, não devemos pensar que trabalharemos bem se saltarmos constantemente de uma tarefa para outra. A concentração é algo que requer tempo, por isso não podemos nos dedicar a fazer duas tarefas alternadamente ao mesmo tempo, já que a única coisa que vamos conseguir é nos cansar muito rapidamente e levar o dobro do tempo para faça-os. Multitarefa é o pior inimigo do gerenciamento eficiente do tempo. O desempenho é muito maior quando nos concentramos em uma única tarefa.

11. Não tenha medo de dizer não

É fundamental aprender a dizer não quando não podemos fazer algo porque já temos muito trabalho. Às vezes, nossos colegas tentam esconder suas obrigações para nós, ou até mesmo nosso chefe abusa de seu situação e nos dá tarefas que nos é impossível terminar hoje sem sacrificar parte do nosso tempo gratuitamente. Às vezes pode ser aceito, mas é sempre um exagero. Se percebermos que eles estão pedindo muito de nós, não devemos ter medo de dizer não.

12. Delegar a terceiros

Às vezes podemos sentir que a situação está nos oprimindo, especialmente se temos recebido muitas tarefas, mais do que esperávamos. É importante evitar o estresse e delegar algumas de nossas tarefas a um colega ou subordinado, sem abusar da confiança ou exagerar ou dar a ele uma tarefa para a qual ele não foi contratado. A questão não é colocar outra pessoa para fazer a nossa parte, mas sim enviar atividades que são difíceis para nós fazermos completamente por conta própria.

O que nos tira o tempo: erros e distrações no trabalho

Agora que vimos 12 dicas para aprender a gerenciar melhor o tempo no trabalho, é hora de ver o que nos tira o tempo. Existem vários erros e distrações que prejudicam nosso bom desempenho no local de trabalho, ladrões de tempo que, se detectados, farão com que administremos nosso dia da melhor maneira trabalho.

1. Interrupções

É claro que as interrupções são o que mais prejudica nossa organização do tempo. Ao mínimo que algo nos interrompa, nossa concentração desaparece, fazendo com que precisemos de alguns minutos valiosos para nos concentrarmos no que estávamos fazendo novamente. Quanto mais tempo levarmos para recuperar a concentração, mais tempo levaremos para ser produtivos novamente e, também, corremos certos riscos de cometer mais erros.

2. Telefone celular

O telefone leva muito tempo e muito. Para fofocar sobre a última coisa que alguém colocou no Instagram, o que nossos amigos escrevem para nós no WhatsApp ou alguma ligação de um membro da família, o celular nos distrai e nos impede de sermos eficientes e, claro, mais tempo leva para fazer o coisas.

Uma boa ideia é desligar o celularNo entanto, visto que vivemos em uma sociedade hiperconectada e dependemos muito dela, o melhor a fazer é O que podemos fazer é movê-lo para fora do nosso campo de visão para que, assim, só nos lembremos dele quando vamos ver. É também muito importante deixarmos em silêncio e dizermos muito claramente aos nossos familiares e amigos que, se não for para nos avisar de uma real urgência, não nos chamem.

3. Adiar tarefas

Adiar tarefas desagradáveis ​​ou complexas é a pior coisa que podemos fazer porque quanto mais o tempo passa, menos teremos que fazê-los e mais nos custará fazê-los bem quando decidirmos fazê-lo. O melhor que podemos fazer, como já mencionamos, é fazê-los logo no primeiro momento do dia, pois assim nos livramos da bebida ruim o mais rápido possível.

Retomar

Se quisermos gerenciar melhor o tempo de trabalho, é essencial que saibamos o que temos que fazer, estruturar tarefas em pequenas atividades que são fáceis e rápidas de fazer e começar pelo menos prazeroso. É muito importante levar em consideração os horários do dia em que somos mais produtivos e colocar as atividades mais simples e menos importante naqueles onde é mais difícil para nós nos concentrarmos, como depois de comer ou no final do dia trabalho.

Distrações, principalmente interrupções e telefones celulares, são as que mais prejudicam você para a nossa gestão de tempo, porque quanto mais vezes perdemos a concentração, menos produtivo nós seremos. É imprescindível trabalhar em uma sala confortável, onde estejamos isolados de qualquer distração não urgente e tenhamos muito claro qual é o momento mais adequado para usar o celular. Nossos entes queridos devem saber a que horas trabalhamos, dizendo-lhes que não devem nos ligar, a menos que seja para algo muito importante.

Referências bibliográficas:

• Allen, D. (2001). Fazer as coisas: a arte da produtividade sem estresse. Nova York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). O hábito do agora: um programa estratégico para superar a procrastinação e desfrutar do jogo sem culpa. Nova York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Atingir os objetivos com mais facilidade! Ferramentas práticas de definição de metas e técnicas comprovadas de gerenciamento de tempo. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.