As 15 funções de escritório (e suas características)

Em toda organização é necessário que uma série de atividades sejam realizadas para que a empresa avance, além de poder cumprir os objetivos que lhe são propostos e oferecer os produtos e serviços em que se especializa.

Embora possamos falar de centenas de funções que são desempenhadas dentro de uma empresa, a realidade é que são apenas quinze dias se as agruparmos em funções mais genéricas.

A seguir vamos descobrir o que são as funções do escritório principal e qual a sua importância para o conjunto de qualquer organização.

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As 15 funções de escritório (recursos e áreas de trabalho)

Em cada organização existem vários funcionários exercendo funções diferentes. Cada um deles é especializado na sua área, o que pode requerer algum tipo de formação mais ou menos elevada e necessária ao desempenho da função que desempenham na organização. Suas funções são muito diversas, abordando aspectos como administração, estoque, gestão financeira, seleção de funcionários ou distribuição de correspondência.

As organizações podem ser descritas como organismos nos quais, se alguma de suas partes não funcionar corretamente, o todo falhará ou será menos funcional. É por isso que é essencial que os trabalhadores da empresa dominem as habilidades que se esperam deles ao realizar as tarefas atribuído a eles, fazendo uso de boa comunicação oral, habilidades organizacionais, redação de documentos e conhecimento de automação de escritório. Todas essas habilidades estão relacionadas às 15 principais funções de escritório que veremos a seguir.

1. Planejamento

O planejamento está no topo da nossa lista, pois é a tarefa mais importante dentro de uma organização. Está Implica definir quais os métodos e estruturas organizacionais que vão ser realizadas na empresa, estabelecendo claramente o plano de negócios esperado.

Embora existam ferramentas tecnológicas que ajudam a especificar os métodos descritos no plano de negócios e distribuir tarefas entre os membros da equipe, é essencial que uma boa planejamento. Se você não começar com o pé direito, será difícil atingir os objetivos de negócios que a organização deseja alcançar.

As pessoas encarregadas de realizar o planejamento devem ter uma visão clara do negócioAlém de conhecer em profundidade qual é a hierarquia dentro da empresa e os pontos fortes e fracos dos integrantes que se julgam adequados para os objetivos que lhes são solicitados.

2. Redação de documentos

Muito é escrito em cada escritório. Uma das tarefas mais demoradas dos trabalhadores da empresa é escrever relatórios e documentos como a transcrição de conversas e reuniões importantes, além de deixar atas de eles mesmos. Aspectos como inspeções e revisões de estoque também são elaborados e registrados.

Na elaboração de documentos Também inclui o desenvolvimento de guias e protocolos para ajudar os trabalhadores, novatos e veteranos, para entender o que devem fazer em cada curso ou tarefa que lhes é solicitada. Eles também podem detalhar aspectos como histórico, progresso, resultados, vantagens e desvantagens de aplicar um método ou outro em uma situação concreta significativamente importante para o empresa.

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3. Participar de reuniões

O que é uma empresa sem as famosas reuniões de negócios? Em todas as organizações, são realizadas reuniões entre os membros de uma equipe de trabalho, nas quais trocar ideias, compartilhar apresentações, apresentar relatórios e relatórios sobre projetos em andamento.

Essas reuniões são realizadas com o objetivo de colocar pontos de vista comuns e alinhar seus olhares para o cumprimento de uma meta ou a conclusão de um projeto específico. Procuram definir os rumos que os trabalhadores devem seguir para trabalhar em prol de um mesmo objetivo, de forma coordenada e sem a repetição desnecessária de tarefas entre eles. Por isso, as reuniões atribuem papéis, tarefas e prazos para cada um deles.

O que é comentado nas reuniões fica registrado em atas ou atas para arquivamento. Sua periodicidade, duração e aspectos a serem discutidos são definidos pela própria organização e pelos participantes da reunião. Por exemplo, existem empresas em que as reuniões são realizadas diariamente, enquanto em outras são semanais, quinzenal, mensal... A periodicidade das reuniões vai depender da necessidade de cada empresa e do que for discutido nelas.

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4. Agendamento de reunião

A reunião, presencial ou online, é apenas a ponta do iceberg. Atrás de cada um deles há muita preparação, investindo tempo e recursos para esclarecer o que vai ser falado ou o que vai ser feito neles.

Pode parecer simples, mas deixa de sê-lo se pensarmos que quem está encarregado de agendar tais reuniões tem que fique atento ao projeto que vai ser discutido, quem são as pessoas que têm interesse em participar e quais os horários Nós vamos.

Agendar reuniões não implica apenas decidir local, horário e participantes, mas também certifique-se de que os participantes possam comparecer e que o horário escolhido não coincida com tarefas ou outras reuniões ainda mais importantes. Além disso, envolve decidir se o tópico sobre o qual deseja falar é importante o suficiente para ser abordado em um reunião, seja presencial ou online, já que ninguém quer fazer reuniões para assuntos que poderiam ser discutidos por chat ou e-mail eletrônico.

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5. Revisão de e-mail organizacional

Outra função do escritório é verificar o e-mail da organização. A princípio parece simples, parece que envolve apenas a abertura de e-mails que recebemos de diferentes níveis da empresa onde trabalhamos. Porém, a verdade é que é uma das atividades que mais nos pode levar, e há estudos que indicam que em média gastamos uma média de 20,5 horas por semana fazendo esta tarefa.

Os e-mails enviados por nossa empresa devem ser lidos em profundidade, apontando os aspectos importantes que nosso chefe ou colegas nos digam e estejam cientes de que nenhuma mensagem foi perdida importante. Devemos também respondê-los, uma vez que não é muito profissional ou cordial não dar uma resposta de gratidão ou o menor comentário de termos recebido tal mensagem tanto de um superior quanto de um subordinar.

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6. Distribuição de correio da empresa

A distribuição de correio na empresa é uma tarefa em que não é necessária uma formação extensiva, embora envolva muita responsabilidade. Você deve ter um grande senso de urgência, boa organização e conhecer todos os departamentos, escritórios e cargos importantes dentro da empresa para entregar as informações às pessoas que são convenientes para você e o mais rápido possível.

Documentos e outros itens que os funcionários da sua organização podem estar esperando incluem faturas de fornecedores, cartas resposta de um órgão governamental, cartões de crédito, designs, fólios, dispositivos eletrônicos, como cartões gráficos e materiais prima e primo.

7. Logística

Logística Tem a ver com o transporte de todas as mercadorias relacionadas com a empresa, tanto a sua chegada à empresa como a sua saída para terceiros e armazenamento.

Esta função também inclui interagir com fornecedores para que possamos dispensar matérias-primas essenciais na fabricação dos produtos e serviços oferecidos pela organização. Quem cuida da logística tem como objetivo garantir que a empresa tenha tudo para manter a produção.

8. Atendimento de chamadas

O telefone continua a ser um dos meios de comunicação mais utilizados e o mundo dos negócios já conhece. O atendimento de chamadas é uma função fundamental em qualquer organização, sendo a forma como você se comunica com clientes, fornecedores ou entre seus próprios colegas de trabalho.

Esta função não é tão simples quanto parece. Para exercê-lo adequadamente, um certo grau de protocolo é necessário, uma vez que, especialmente para clientes em potencial, este é o primeira forma de contato para muitos deles, tanto aqueles que ligam para a empresa quanto aqueles que são chamados para informá-los de suas ofertas (operador de telemarketing). As regras de cortesia devem ser respeitadas, o tom institucional deve ser mantido e o volume de voz e vocabulário monitorados.

O responsável pelo telefone deve estar atento ao que diz a pessoa com quem está a falar, seja fornecedor ou cliente. Enquanto esta função está sendo realizada, o teleoperador deve anotar o quanto mais informações estão melhor relacionadas ao seu interlocutor, a fim de expandir a base de dados de contatos da empresa com um cliente potencial ou um fornecedor interessante.

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9. Suporte ao cliente

Atendimento ao Cliente consiste em atender fisicamente os clientes no que diz respeito às dúvidas e dúvidas que tenham sobre um serviço ou produto oferecido pela organização.

É uma das funções mais sensíveis nas empresas, pois em função do tratamento que é dado às Os clientes e quão eficaz é para dirimir suas dúvidas ou reclamações sobre produtos ou serviços, eles ficarão satisfeitos ou não.

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10. Organização de arquivos

A organização dos arquivos é um aspecto fundamental nas empresas, seja em papel ou em formato digital.

De uma forma ou de outra, Toda a atividade na empresa gera algum tipo de documento que deve ser guardado como faturas, atas, notas, atas, relatórios de vendas, relatórios impressos ... Essas informações devem ser catalogadas, arquivadas e salvaguardadas, dependendo do seu nível de importância e se é provável que sejam consultadas no futuro.

11. Impressão e cópia de documentos

Imprimir documentos é só isso, imprimir os arquivos necessários para tê-los em formato físico e entregue-os aos trabalhadores certos.

Esta função está associada à de organização de arquivos, pois também pode ser necessária a impressão de documentos. pré-armazenado digitalmente para uma cópia física de reposição e salve no local adequado.

12. Seleção de pessoal

Nenhuma empresa retém permanentemente os seus trabalhadores, seja porque eles próprios decidem sair, são despedidos ou simplesmente morrem. As pessoas vêm e vão, e você precisa contratar novos funcionários para que eles possam trabalhar da melhor maneira possível. A seleção de pessoal consiste na escolha de futuros trabalhadores entre os possíveis candidatos.

Tarefas relacionadas ao recrutamento, temos que entrevistar os candidatos, olhar seus currículos, investigar suas impressões digitais e confirmar que suas referências são verdadeiras.

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13. Inventário

A função de inventário Trata-se de saber de quais recursos a empresa dispõe e se necessita de algum objeto ou elemento específico para o desempenho adequado de suas funções. O tomador de estoque é responsável por descobrir se materiais de escritório, equipamentos, móveis, materiais de limpeza ou qualquer outro item estão faltando.

Também faz parte do inventário informar sobre receitas e despesas de recursos, como falhas ou danos que tive alguns deles ou se houver suspeita de que há trabalhadores que estão levando material de escritório para casa. Tudo isso será registrado em um relatório detalhando a situação dos recursos e as possíveis necessidades ocorridas diante de sua escassez, se houver.

14. Gestão financeira

Gestão financeira consiste em garantir que o dinheiro movimentado pela organização atenda ao seu ciclo de vida previsto, comprando e vendendo os produtos e serviços que a empresa precisa e oferece e investindo com sabedoria. Isto implica também guardar todas as faturas, enviá-las às pessoas adequadas, registá-las e efetuar os pagamentos administrativos necessários.

15. Administração

Por administração queremos dizer questões mais relacionadas à papelada, como questões jurídicas e burocracia. É preciso que a empresa conheça muito bem quais os aspectos legais que deve cumprir, além de levar em consideração os modelos e documentos para preencher e apresentar à administração estadual para confirmar que suas atividades são jurídico.