Comunicação formal: o que é e quais são suas características

Todos conhecemos diferentes estilos de comunicação e usamos um ou outro dependendo do contexto em que nos encontramos.

Um dos mais importantes é o da comunicação formal. Nestes parágrafos podemos aprender tudo sobre este estilo, descobrir os frameworks nos quais ele está costuma usar e quais são suas principais características e vantagens em relação a outros modelos de comunicação.

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O que é comunicação formal e quais são suas características

A comunicação formal é um estilo comunicativo que é usado em contextos profissionais e institucionais. É um método regulamentado no qual palavras coloquiais não são permitidas, já que o tom utilizado deve ser sempre culto e asséptico. Da mesma forma, também podemos chamar de comunicação formal o fluxo de informações que ocorre entre os diferentes escalões dentro da hierarquia de uma organização, e isso será enquadrado dentro do conjunto de regras que nós mencionamos.

O fluxo da comunicação formal pode ocorrer de forma falada ou escrita. Geralmente, as interações resolvidas brevemente são conduzidas em conversa oral. No entanto, as comunicações que requerem informações mais extensas ou complexas, geralmente é escolhido para realizar escritas e transmitidas aos interlocutores pelos meios escolhidos (circulares, e-mails, correios, memorando, etc.

Outra característica da comunicação formal é que funciona por meio de protocolos conhecidos por remetentes e destinatários, que fazem parte da organização na qual esse processo de comunicação ocorre. Esses protocolos implicam, por exemplo, os caminhos que as mensagens devem seguir, dentro da hierarquia. Assim, um funcionário saberá que deve enviar certas informações ao seu gerente, que por sua vez deve transmitir as informações ao seu superior, mas não pode pular a etapa intermediária.

Ou seja, cada membro da organização que participa dessa comunicação formal Você deve saber com antecedência qual mensagem deve ser endereçada a qual pessoa, de que forma isso deve ser feito e qual é o caminho que esta informação deve seguir para chegar ao seu destino de forma correta.

Tipos de comunicação formal

Dependendo do endereço que usamos para transmitir as informações, podemos estabelecer até quatro tipos diferentes de comunicação formal. Vamos examinar todos eles com mais detalhes.

1. Comunicação formal ascendente

Quando na organização, um funcionário tenta se comunicar com um de seus gerentes, seja o imediatamente superior ou um que está acima dele, falaríamos de comunicação formal ascendente. É uma forma de transmissão da mensagem do tipo vertical e com direcionamento de baixo para cima. Um exemplo das mensagens que podem ser enviadas neste modo seriam os relatórios que foram solicitados, mas também pedidos de um assunto específico e até reclamações de que querem sair patentes.

2. Comunicação formal descendente

O caso oposto ao anterior seria o da comunicação formal descendente. Nesse modelo, a informação também é transmitida verticalmente, mas desta vez de cima para baixo. Quer dizer, são os gerentes e gerentes que estão transmitindo informações aos funcionários sob sua responsabilidade. Eles podem enviar, por exemplo, instruções sobre as tarefas a serem realizadas e como devem fazê-lo. Eles podem fazê-lo oralmente ou por escrito, dependendo das informações que desejam enviar.

3. Comunicação formal horizontal

Nem toda a comunicação formal que existe na organização é direcionada a pessoas de outro nível hierárquico. Quando a mensagem é enviada para outro trabalhador que ocupa a mesma posição, estamos falando de comunicação formal horizontal, uma vez que o fluxo de informações é direcionado lateralmente.

Este modelo é claramente observado nas reuniões dos diferentes chefes de departamento, uma vez que são vários indivíduos de seções independentes se comunicam, mas todos eles estão na mesma posição que os gerentes ou gerentes.

4. Comunicação formal diagonal

Existe um tipo de comunicação formal menos frequente que ainda pode ocorrer e é diagonal. Essa modalidade ocorreria quando os dois interlocutores pertencem a departamentos diferentes, mas também a níveis hierárquicos diferentes.

Pode ser que um chefe de uma seção específica da empresa precise transmitir um informações para funcionários que não estão sob seu comando, mas que estão em um escalão inferior na estrutura do empresa. Este seria um exemplo de um caso de comunicação formal diagonal.

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Pontos fortes deste estilo comunicativo

A comunicação formal tem uma série de vantagens sobre a comunicação informal. Vamos ver os mais importantes.

1. estandardização

O uso deste método garante igualdade em todos os processos de comunicação da organização, para que todos os membros saibam como proceder na transmissão de informações, escolhendo a forma e o caminho corretos, e ao mesmo tempo todos saberem interpretar sem dúvida as mensagens que lhes chegam. É um modelo padronizado que permite um entendimento claro das regras e procedimentos.

2. Sem erros

O fato de utilizar regras pré-estabelecidas e seguir sempre os mesmos procedimentos traz uma vantagem adicional, e é que não permite a geração de erros, além dos erros humanos que poderiam ser cometidos fora do referido as regras. O importante é que seguindo os protocolos indicados, as informações devem fluir pela organização sem qualquer dificuldade e sem gerar dúvidas entre os interlocutores.

3. Pegada

A comunicação formal tem outra vantagem clara: todas as interações que ocorrem por escrito são arquivados e, portanto, podem ser revisados ​​a qualquer momento para ser capaz de recuperar informações específicas.

Logicamente, o mesmo não acontece com a comunicação oral formal, mas já havíamos mencionado que esse tipo de interação ocorre para enviar mensagens muito concisas. Todos aqueles que apresentam um determinado nível de complexidade devem ser transmitidos por escrito e, portanto, serão registrados.

Fraquezas de comunicação formal

Logicamente, nem todas as qualidades da comunicação formal são positivas. Existem também várias desvantagens das quais devemos estar cientes.

1. Custo de tempo

O fato de seguir protocolos bastante rígidos às vezes significa que a comunicação formal envolve uma perda desnecessária de tempo para uma transmissão de informações que poderia realmente ser feita em um tempo muito mais curto. É o caso daquelas reuniões intermináveis ​​em que a mensagem é transmitida entre os participantes de forma ineficaz, quando em Na verdade, isso poderia ser feito de forma mais direta, mas significaria abrir mão dos canais de comunicação padronizados da organização.

2. Frieza

A comunicação formal faz com que as mensagens sejam transmitidas de maneira fria, muitas vezes sem um toque humano que torna as interações mais calorosas e que torna essa comunicação muito mais impessoal do que o estilo informal. Além disso, a rigidez das regras também limita muito o estilo comunicativo do remetente, às vezes desumanizando a transmissão da mensagem e fazendo com que o receptor o perceba de uma forma mais calorosa.

3. Confusão

As regras de comunicação formal não deveriam permitir, mas às vezes é inevitável que uma certa confusão seja gerada em torno da mensagem recebida. Isso acontece quando a transmissão de informações requer diversos saltos entre diferentes interlocutores, gerando a possibilidade de que em cada um desses pontos a mensagem original é distorcida e a que finalmente é recebida não é exatamente a mesma que a primeiro.

Maneiras de melhorar

A comunicação formal tem espaço para melhorias, e para isso existem várias recomendações que podem tornar esta forma de transmissão de informação dentro das empresas mais eficiente. Estes são alguns deles.

1. Limite de formalismo

É evidente que uma comunicação formal requer um decoro na emissão da mensagem, mas às vezes esse excesso de expressões formais pode gerar um tom extremamente sério que o o receptor pode interpretar como negativo, quando a mensagem pode ser neutra e até mesmo entrar na linha oposto. Por exemplo, um gerente de departamento pode enviar um e-mail para seus subordinados para falar sobre seu performance, que em princípio é bom, mas usa um tom tão sério que interpretam em um negativo.

2. Revisão

Esta recomendação deve valer para qualquer tipo de comunicação, mas muito mais para a formal. É imprescindível revisar os textos antes de enviar, porque às vezes a correria pode nos levar a cometer uma série de erros ortográficos, gramaticais ou mesmo conteúdo, o que pode gerar problemas na interpretação da mensagem, e isso pode ter sérias repercussões dentro do organização. Imagine, por exemplo, que instruamos um trabalhador a enviar 5.000 unidades de um produto, em vez de 500.

3. Recepção

Uma boa regra é pedir ao destinatário uma confirmação de que você recebeu a mensagem corretamente. Atualmente Existem ferramentas nos e-mails que nos informam quando o destinatário recebeu nosso e-mail, então, nesses casos, não precisamos nem mesmo solicitar essa confirmação explicitamente.

4. Uso correto

A última recomendação seria a use a comunicação formal apenas para questões organizacionais. Qualquer assunto fora da empresa não deve ser tratado dessa forma, e tente enviar um mensagem pessoal por meio de canal institucional não trará mais do que problemas, já que não é o canal apropriado.

Referências bibliográficas:

• Andrade, H. (2005). Comunicação organizacional interna: processo, disciplina e técnica. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Técnicas de comunicação executiva. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). A comunicação. Comportamento administrativo.