Análise de cargos: o que é, para que serve e fases do processo

Para que uma empresa funcione da maneira mais adequada, é preciso saber o que ela faz e até onde deve ir seus trabalhadores, se houver algum tipo de falta de treinamento ou se empresas concorrentes exigirem mais requisitos de seus trabalhadores. trabalhadores.

Uma correta análise do posto de trabalho permite ao departamento de recursos humanos recrutar e selecionar os melhores candidatos para a empresa, além de saber quais são as competências, tarefas, habilidades e necessidades que cada um posição.

A seguir Vamos entender o que é uma análise de trabalho, qual a sua importância, que tipos existem e como fazer um.

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O que é análise de trabalho?

Uma análise de trabalho consiste em uma investigação sobre o trabalho que vai ser oferecido ou um determinado cargo na empresa que você deseja conhecer a fundo e melhorar. Com este tipo de análise pretende-se conhecer as competências necessárias para que, quem o faça, pode ter um melhor desempenho estabelecendo todos os critérios necessários para selecionar o candidato mais adequado. apropriado.

Normalmente, esse tipo de análise É de responsabilidade do departamento de Recursos Humanos., que tem, entre outras funções, a missão de recrutar e selecionar os trabalhadores mais adequados para que constituem a empresa, além de zelar para que, se necessário, atualizem seus treinamentos. As empresas não funcionam bem sem pessoas adequadas para cada um dos cargos nelas ocupados, por isso este departamento deve saber quais são os requisitos necessários para cada posto de trabalho.

Uma vez analisado o trabalho específico, é comum fazer uma descrição precisa do que ele consiste. Isso facilita o estabelecimento dos requisitos considerados necessários para realizá-la, além de definir a oferta de emprego e o perfil do candidato desejado. Além disso, ao delimitar e especificar cada um dos cargos, a empresa poderá traçar um organograma completo, descobrindo o que cada cargo contribui para a organização como um todo.

Vantagens deste tipo de análise

A compilação de todos os dados obtidos durante a análise de cargos auxilia na tomada de decisões, além de permitem validar métodos e técnicas mais úteis e eficientes para o desempenho de trabalhos individuais e da empresa como um todo definir. Assim, com este tipo de análise Você pode tomar melhores decisões na seleção de pessoal, além de poder avaliar o desempenho dos trabalhadores e determinar quem deve ser promovido, mantido, rebaixado ou demitido.

Entre as vantagens mais claras que a análise de cargos nos oferece estão:

1. Estrutura da organização

Através deste tipo de análise é possível saber como as tarefas da organização são divididas em suas unidades mais básicas: divisões, seções, departamentos, unidades de trabalho como trabalhadores ou grupos de trabalho...

2. Estrutura dos trabalhos

Como o próprio nome sugere, esse tipo de análise permite saber como é o trabalho em si, especificamente sua estrutura. deixe-nos saber como os trabalhos devem ser agrupados em trabalhos e intervalos de trabalho, além de saber quais cargos são semelhantes em sua utilidade e função para a empresa.

3. grau de autoridade

Através da análise do trabalho podemos conhecer o organograma da empresa e, por sua vez, quais cargos estão acima dos demais. Permite conhecer o grau de autoridade de cada cargo e seu envolvimento na tomada de decisões.

4. critérios de desempenho

Os critérios de desempenho são a referência para saber relações hierárquicas de subordinação dentro da organização, o número e os tipos de cargos. Ou seja, permite saber até que ponto o trabalho de um determinado cargo depende de quão bem outro o faz, se está acima ou abaixo dele em termos de autoridade.

5. redundância de funcionários

Ao analisar o posto de trabalho, podemos detectar aqueles cargos que estão exercendo praticamente a mesma função ou são muito parecidos para permitir que continuem existindo. esta ferramenta permite que você decida se é necessário combinar dois trabalhos em um ou alterar suas funções para evitar a duplicação.

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Tipos de análise de trabalho

Existem vários tipos de análise de trabalho que podem ser realizados. Eles não são mutuamente exclusivos, pelo contrário, todos são necessários para especificar exatamente quais são as funções, requisitos e competências de cada cargo na empresa, embora dependendo do tempo e meios você pode decidir ter apenas um tipo de análise. Os principais são os quatro seguintes:

1. Análise Baseada em Tarefas

Análise de trabalho baseada em tarefas É o mais antigo e clássico. Basicamente consiste em saber quais as tarefas que os trabalhadores desempenham, independentemente das competências, formação e competências que tenham ou devam ter. Este modelo visa definir e estabelecer as tarefas, deveres e responsabilidades associadas a cada um dos cargos da empresa.

2. Análise baseada em competências

A análise das competências se concentra naquelas habilidades necessárias para realizar o trabalho.

3. Análise Baseada em Pontos Fortes

A análise baseada em pontos fortes concentra-se em aquelas ações que os trabalhadores mais apreciam, ou aquelas em que eles se saem especialmente bem. Trata-se de buscar as motivações que levaram os trabalhadores a escolher o cargo ou o desejo que os leva a exercer esse cargo.

4. Análise Baseada na Personalidade

Embora certamente seja um pouco mais complicado, uma análise de cargo pode ser realizada em busca dos traços de personalidade mais adequados para o desempenho de tal cargo. Os traços mais disfuncionais também podem ser analisados, ou seja, aqueles que são fonte de problemas para a obra em questão.

Onde extrair informações

A análise do trabalho é uma ferramenta que tenta seguir o método científico. Baseia-se nas fontes de informação e técnicas mais objetivas e confiáveis ​​possíveis para tornar a análise uma representação fiel da realidade organizacional.

Os dados são extraídos do próprio trabalho, como as tarefas que o funcionário executa, como as executa e os comportamentos associados ao emprego. Mas além dessas observações, existem várias técnicas para poder extrair todas as informações necessárias.

• Entrevistas e grupos de discussão.
• Questionários
• Observação ou auto-observação.
• Análise através de documentação, avaliação de desempenho e ofertas de emprego antigas.
• A Metodologia do Incidente Crítico

Desenvolvimento de análise de cargos

A seguir veremos como desenvolver uma análise de cargos e os passos a seguir. É fundamental que, ao se proceder a uma análise desse tipo, se saiba quais aspectos devem ser documento, o que as pessoas da organização podem fornecer e a forma como a informação será gerida. Informação.

1. definir as tarefas

A primeira parte do processo consiste em analisar as tarefas executadas pelos trabalhadores. É o tipo mais antigo e, ao mesmo tempo, o mais fundamental de análise do trabalho. É necessário saber que tipos de tarefas e como elas estão sendo executadas dentro da organização para realizar uma análise abrangente do trabalho. Assim, para coletar informações nesta etapa, é necessário se fazer as seguintes perguntas:

• O que o funcionário faz?
• Como se faz?
• Para que ele faz isso?
• Porque ele faz isto?

Tentando responder a essas perguntas para cada cargo Podemos escrever uma lista das tarefas realizadas na organização. Por exemplo, se quisermos analisar o trabalho de um garçom, podemos nos fazer estas perguntas sobre as duas tarefas a seguir: trazer comida e bebida e limpar a mesa.

No caso de trazer comidas e bebidas, o garçom usa uma bandeja para poder levar essas coisas ao cliente que pediu essas comidas. A razão para isso é que nos interessa que o cliente fique satisfeito consumindo o que encomendou.

No caso da limpeza da mesa, o empregado de mesa fá-lo com um pano, desinfetante e outros produtos de limpeza para que a mesa fique em condições de ser utilizada por outros clientes. O motivo é evitar o descumprimento das normas de higiene impostas pelo Ministério da Saúde, além de evitar reclamações do cliente insatisfeito.

2. Deveres e responsabilidades do trabalho

Depois de saber quais tarefas são executadas dentro da organização eles são agrupados em diferentes funções. Pode acontecer que existam tarefas que cumpram apenas uma função, outras bastante diferentes uns aos outros, mas servem ao mesmo e a uma tarefa que, por sua vez, desempenha diferentes funções dentro do organização.

Tomando como exemplo o garçom, poderíamos considerar que levar comida aos clientes estaria dentro da função de "atendimento ao cliente", enquanto a função principal da limpeza seria a "higiene do estabelecimento", embora também pudesse estar relacionada ao atendimento ao cliente. cliente.

Uma vez estabelecidas as funções das tarefas executadas na organização, elas Eles são organizados de acordo com o grau de responsabilidade dentro do mesmo. Podem ser classificados em escala caso possamos falar de responsabilidades muito mais importantes que outras, porém, em Em muitas ocasiões, a maioria das tarefas implica um grau de responsabilidade semelhante, com o qual podem ser igualmente prioritárias.

3. Conhecimentos e experiências

Um aspecto fundamental durante a análise do trabalho é a avaliação da experiência e conhecimento necessários para o desempenho do trabalho. Assim pois são avaliadas as habilidades, habilidades e treinamento que são recomendados ou solicitados para realizar as tarefas do trabalho.

Em muitos casos, esse conhecimento necessário é fácil de estabelecer. Por exemplo, para poder trabalhar em uma clínica como médico, a formação que será solicitada será graduação em medicina e, preferencialmente, pós-graduação ou mestrado. Em outros casos, porém, as qualificações exigidas para o exercício da função não são tão claras. Por exemplo, para trabalhar em um supermercado, eles podem pedir um certificado de manipulação de alimentos ou treinamento profissional, embora nem sempre seja o caso.

Durante a análise do posto de trabalho poder saber qual é a formação pretendida o ideal é ir diretamente aos funcionários e gerentes. Darão a sua opinião ou experiência, qual o grau que possuem, o que lhes foi pedido e o que viram em empresas anteriores onde trabalharam. É muito útil saber o que as empresas concorrentes exigem de seus trabalhadores, pois, dessa forma, Dessa forma, evitaremos que a empresa perca força em sua área de atuação por falta de capacitação de seus trabalhadores.

4. Habilidades em análise de cargos

Neste ponto, é importante realizar a análise do trabalho com base nas habilidades de seus trabalhadores. Três técnicas muito úteis podem ser usadas aqui, que podem ser complementados.

4. 1. Entrevista com gerentes

Os gerentes são uma figura chave dentro da organização, pois são que conhecem o trabalho em primeira mão e sabem quais habilidades são necessárias para executar tarefas corretamente.

4.2. Avaliação de desempenho

Ele deduz quais habilidades diferenciam um bom funcionário daquele que não faz bem o seu trabalho.

4.3. incidentes críticos

com esta técnica aqueles comportamentos-chave no cargo são estabelecidos, aqueles que determinam o sucesso ou o fracasso da organização. Ele descobre quais comportamentos podem beneficiar ou prejudicar o desempenho da empresa e pretende replicá-los ou erradicá-los.

5. Tenha objetivos claros

Independente de qual técnica for utilizada, o ideal é utilizar as três, O fundamental é que com seu uso seja possível responder as seguintes questões:

• Qual é a diferença entre um bom e um mau funcionário?
• Por que alguns funcionários são capazes de realizar tarefas melhor do que outros?
• Se você fosse contratar um funcionário para realizar uma tarefa, o que procuraria?
• É necessário algo mais para estabelecer corretamente as competências?

Em todo o caso, importa referir que cada empresa tem a sua ideia de quais são as competências ideais para os seus trabalhadores em função do cargo que ocupam, ou seja, este é um passo muito subjetivo.

Essa variabilidade nas competências exigidas é muito influenciada pela cultura organizacional da empresa, que varia muito de uma para outra. Além disso, cada empresa tem um cliente diferente, então os critérios extraídos da análise de posições em uma empresa podem não servir para outra.

Referências bibliográficas:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Múrcia, J. (1996). Lei trabalhista. Madri: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Psicologia Organizacional. Madri: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). O fator humano nas relações de trabalho, Manual de Direção e Gestão: Pirâmide.