6 maneiras de aumentar sua produtividade no trabalho

Você se distrai facilmente no trabalho? Você sente que não tem tempo para gerenciar todas as suas responsabilidades? É difícil para você dizer "não" às diferentes tarefas que lhe são propostas e depois não consegue executá-las todas a tempo?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for sim, sua produtividade pode estar em risco.

Em teoria, quanto mais "produzirmos" no menor tempo possível, maior será nossa produtividade.. Poderíamos dizer que a produtividade é um conceito fácil de entender, mas difícil de alcançar. A situação espanhola é o exemplo perfeito para ilustrar este ponto: de acordo com a Adecco Outsourcing (2022), apenas 6 em cada 10 empresas espanholas aderem a políticas que melhoram a produtividade. Infelizmente, não podemos resolver um problema nacional ou corporativo em um piscar de olhos. O que podemos fazer é estabelecer e manter bons hábitos que nos ajudem a ser mais produtivos.

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Implemente bons hábitos: a chave para ser mais produtivo

Um hábito é uma ação que repetimos frequente e automaticamente sem ter que pensar sobre isso.. Todo ser humano tem hábitos que realiza diariamente. Grande parte da população lê o noticiário pela manhã, enquanto outros assistem religiosamente ao noticiário à tarde; alguns tendem a tomar banho frio cedo, enquanto outros preferem um banho quente antes de dormir, e assim por diante.

Quando já internalizamos esses padrões de comportamento em nossa rotina, eles não supõem uma esforço ou sacrifício de nossa parte, já que se tornaram ações automáticas que fazemos automaticamente natural. O problema não está em manter o hábito, mas em construí-lo em primeiro lugar.

Durante muito tempo, acreditou-se que, para adotar um novo hábito, precisaríamos realizar determinada ação de forma consciente e repetida por um período não inferior a 21 dias. Esta teoria nasceu como resultado das observações do Dr. Maxwell Maltz, autor do famoso livro ¨Psico-Cibernética¨ (1960), no qual estabelece que seus pacientes demoravam no mínimo 21 dias para adotar uma mudança em seu rotina. A verdade é que a criação de hábitos não é uma questão tão simples ou exata.

A psicóloga Phillippa Lally (2010, 2022), por sua vez, estabeleceu que, em média, levamos mais de dois meses para automatizar um novo hábito, e o número exato de dias depende significativamente da própria ação, da pessoa e das circunstâncias em que o hábito se desenvolve. Outra constatação desta pesquisa é que repetir uma atividade tantas vezes quanto possível nas mesmas circunstâncias facilitará que essa ação se torne um hábito.

Portanto, Para criar hábitos com sucesso, devemos primeiro ser disciplinados, consistentes e específicos.. Será muito mais fácil internalizar um hábito que fazemos todos os dias, no mesmo horário e no mesmo lugar, do que um que fazemos de vez em quando, em horários e lugares diferentes.

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Que hábitos podem aumentar nossa produtividade no trabalho?

Stephen Covey, autor do maior best-seller da história da autoajuda, "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" (1989), estabelece que criar hábitos ¨supõe um tremendo processo e comprometimento¨, pois implica uma interseção entre conhecimento (definição e estabelecer ¨qual¨ hábito queremos implementar e ¨por que¨), a habilidade (determinar ¨como¨ alcançá-lo) e o desejo (a motivação para executá-lo). Se colocarmos esse paradigma em prática, nossa motivação (desejo) é ser mais produtivo no ambiente de trabalho. A seguir, apresentamos quais hábitos implementar em seu trabalho para melhorar sua produtividade e por que (conhecimento) e como alcançá-los (habilidade):

1. Otimize seu tempo

Se um malabarista não cronometrar corretamente, ele deixará cair todas as bolas que conseguiu manter no ar. Da mesma forma, um planejamento realista e específico no trabalho é essencial. Planeje seu itinerário e priorize tarefas pendentes Isso garantirá que você gerencie seu tempo corretamente. Para fazer isso, recomendamos que você faça uma lista de todas as tarefas que deseja concluir em seu dia de trabalho. Faça esta lista no mesmo horário todos os dias (na noite anterior ou logo pela manhã). Sugerimos que você sempre priorize tarefas importantes devido à sua urgência e valor.

É importante que você gerencie uma atividade por vez e determine uma quantidade realista de tempo para concluí-la. Concentre-se nessa ação e dê a ela toda a sua atenção. Elimine distrações e interrupções. Você costuma verificar e-mails constantemente? Aloque uma ou várias horas para esta tarefa dentro de sua programação diária. Você tem que gerenciar chamadas ou reuniões com a equipe? Agende-os. Se você se certificar de que tudo tem seu tempo e seu lugar, deixará de se sentir sobrecarregado e frustrado. Não faltará tempo para nada, pois você dará tempo para tudo.

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2. Estabeleça metas e prazos

Para organizar uma viagem é fundamental saber o destino e a data da viagem. Saber para onde vamos e quando queremos lá chegar é a força motriz que nos motiva a continuar. Muitas vezes gerenciamos projetos sem estabelecer esses parâmetros. Sem definir esses fatores, é impossível saber como priorizar a tarefa. Isso fará com que responsabilidades infinitas se acumulem e cause um efeito de bola de neve em que a carga de trabalho crescerá sem poder desacelerá-la ou reduzi-la.

Para isso, sugerimos determinar o resultado final que queremos alcançar para cada projeto, o número de etapas a serem executadas e o tempo correspondente para cada etapa, a fim de estabelecer uma data provisória de conclusão. Se fizermos uma correcta repartição da actividade, em objectivos e sub-objectivos, organizamo-la correctamente e depois formos consistentes e disciplinados no desenvolvimento de cada etapa, conseguiremos atingir nossos objetivos eficientemente.

3. Assertividade acima de tudo

Ser assertivo implica expressar-nos de forma clara e concisa, com firmeza, mas sem hostilidade. De acordo com o psicólogo John M. Gottman, comunicar-se efetivamente é extremamente difícil em qualquer tipo de relacionamento. Uma das maneiras pelas quais deixamos de ser assertivos no trabalho ou com a equipe é quando evitamos dizer "não" por medo de repercussões ou desapontamento de alguém. Aceitamos pedido após pedido e, quando não conseguimos cumprir a nossa palavra, não só não só a produtividade individual e da equipe sofre, mas nossa credibilidade e profissionalismo diminui. Dizer não denota maturidade e honestidade. Dizer não é uma frase completa que dispensa justificativas.

Outras maneiras de ser assertivo são ser simples e direto ao falar, dizer o que você precisa sem se desculpar e controlar suas emoções. Esse hábito exigirá muita prática e paciência, mas fará maravilhas para aumentar sua produtividade.

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4. Priorize o seu bem-estar

Se você não carregar o computador, ele acabará desligando e não poderá executar suas funções. Da mesma forma, os seres humanos são baterias recarregáveis, e precisamos de desconexão e descanso para continuar produzindo resultados. Rotinas que promovam o descanso e a desconexão digital são de vital importância para que possamos ser produtivos em nossos trabalhos. Para isso, recomendamos ser rigoroso na hora de dormir, dando-lhe o tempo adequado (algumas 8 horas) respeitar os intervalos de trabalho e desligar do trabalho assim que nosso dia de trabalho.

Outras atividades que promovem o bem-estar geral (e, portanto, nossa produtividade) são uma boa alimentação, atividade física e meditação ou relaxamento. Recomendamos que você incorpore essas atividades à sua rotina diária e defina um horário e um local para facilitar a automatização do hábito.

5. Criar harmonia física

Se há caos no ambiente, há caos na mente. Portanto, É extremamente importante que você mantenha um espaço funcional e limpo, pois o ajudará a ser mais produtivo e eficiente. Desta forma, você reduzirá a probabilidade de extraviar um documento importante ou perder um arquivo com informações confidenciais.

Você não perderá tempo com um problema, mas poderá resolvê-lo diretamente. Para isso, recomendamos que atribua um local funcional a tudo o que considera essencial na gestão do seu trabalho. Assim que parar de usá-lo, devolva-o ao seu lugar. Você também pode aplicar isso ao seu espaço online: classifique os e-mails que você recebe e organize as pastas no seu computador. Deixe tudo em seu devido lugar, em seu devido lugar.

6. praticar auto-reflexão

Alcançar resultados é vital, mas ainda mais valioso é refletir sobre como alcançamos nossos objetivos. Por meio da autoavaliação, podemos determinar quais hábitos não estão funcionando e quais aspectos devemos continuar melhorando.. Para desenvolver esse hábito, você poderia responder semanalmente às seguintes perguntas: ¨O resultado final ficou como eu imaginava? O que teria mudado? O que eu quero replicar?¨. Apontando o positivo e o negativo, vamos refinar a metodologia que nos levará ao sucesso.

Em resumo, para sermos mais produtivos devemos criar hábitos que melhorem nosso desempenho. A criação de hábitos é um processo que exige que sejamos disciplinados e constantes com nossas ações para automatizá-las. Esses hábitos que discutimos são meras pinceladas de como você pode melhorar sua produtividade, mas são maneiras seguras de produzir resultados. Você se atreve a implementá-los?