Círculos de qualidade: o que são e características deste método

As empresas tendem a otimizar cada vez mais os seus processos e, para isso, surgem constantemente diferentes procedimentos que visam este objetivo.

Os círculos de qualidade são um bom exemplo disso.. Ao longo deste artigo estudaremos detalhadamente todas as suas características, como é realizado e descobriremos quais são seus pontos mais fortes se decidirmos usá-lo em nosso próprio organização.

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O que são círculos de qualidade?

Os círculos de qualidade referem-se a uma metodologia de negócios que busca a otimização dos processos através de grupos de trabalhadores (os círculos) que colocam em comum os diferentes problemas e aspectos de melhoria que encontraram em seus respectivos departamentos com o objetivo de reunir diferentes ideias e alcançar soluções que permitem resolver o maior número de incidentes que já haviam sido detectados na análise feito.

Uma vez que os membros dos círculos de qualidade tenham alcançado esses acordos, o próximo passo seria

transferir as ideias escolhidas para os chefes de cada departamento para que eles possam estudá-las cuidadosamente, verifique se a aplicação deles é viável e, caso concorde, implemente-os, alocando os recursos para isso departamentos necessários para que os novos processos entrem em operação e seus efeitos possam ser sentidos assim que antes.

O que torna os círculos de qualidade tão eficazes e valiosos é que as informações fornecidas pelos trabalhadores de diferentes setores da empresa são de primeira classe. manuais e espontâneos, são problemas que eles próprios observam e experimentam no dia-a-dia, pelo que não são inferências ou deduções baseadas em dados de terceiros. Desta forma, informações inestimáveis ​​estão disponíveis para melhorar os processos de qualidade.

Essa metodologia surgiu no Japão na década de 60, país sempre na vanguarda na implantação de novos procedimentos para a melhoria da gestão da qualidade. O criador desse novo método foi o empresário e químico Kaoru Ishikawa. Desde a sua criação, os círculos da qualidade não deixaram de ser implantados em muitas empresas asiáticas, demonstrando sua eficácia em organizações com o recorte cultural clássico do Oriente.

No entanto, em sua origem não teve tanto sucesso no mundo empresarial ocidental, um problema relativamente comum quando se trata de exportar metodologias para áreas culturais muito diferentes.. Mas é um problema com solução, pois a questão é adaptar esses métodos à idiossincrasia do local onde queremos implementá-los. Com a adaptação cultural adequada, os círculos de qualidade são tão eficazes no Ocidente quanto no Oriente.

Caracteristicas

Nos círculos de qualidade existe a figura do facilitador, pessoa encarregada de coordenar o grupo e explicar a dinâmica a seguir. O facilitador fornece treinamento adequado na metodologia para o restante dos colegas. Todos os membros realizarão essas reuniões dentro do horário de trabalho, e o farão com certa regularidade., conforme acordado por todos e a prioridade dos temas a serem analisados ​​em cada sessão.

O facilitador ficará encarregado apenas de solicitar a participação dos diversos integrantes do círculo de qualidade e orientar o processo, mas Nunca se deve avaliar as propostas feitas, nem se pronunciar a favor ou contra nenhuma delas, e deve-se manter a objetividade em tudo. momento. Se fosse de sua competência apaziguar possíveis situações de conflito que pode surgir entre os diferentes componentes, novamente instando os membros a continuar com o metodologia.

Quanto ao tamanho do grupo, recomenda-se que cada círculo de qualidade contenha pelo menos quatro participantes e tente não ser mais do que oito. Estes são os valores recomendados, mas o número total pode ser adaptado às características particulares da empresa, o número de departamentos que você tem ou se deseja lidar com casos particulares que impliquem a presença de mais trabalhadores do organização.

Dentre esses membros (já que a figura do facilitador é distinta), um deve ser escolhido como porta-voz do grupo. Será ele quem, uma vez terminada a sessão, fará aos diversos responsáveis ​​dos departamentos o correspondente sumário com as medidas escolhidas. A autoria deste documento corresponde à equipe como um todo, não a ninguém em particular, uma vez que as decisões foram tomadas em conjunto, portanto nenhuma assinatura individual será refletida.

Os círculos da qualidade voltarão a se reunir ciclicamente, de acordo com as necessidades da empresa, embora seja recomendado que haja pelo menos uma reunião a cada ano. Da mesma forma, a criação de outros círculos de qualidade independentes para lidar com diferentes questões pode ser incentivada, para que haja várias equipes trabalhando de forma complementar ao mesmo tempo e, assim, resolvendo vários problemas em menos tempo, o que otimiza ainda mais o procedimento.

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Implementação desta metodologia para organizações

Para podermos implantar a metodologia dos círculos da qualidade, a primeira coisa que precisamos é a aprovação da diretoria da empresa, claro. Uma vez apresentado o plano, os responsáveis ​​devem apoiá-lo e promover o bom funcionamento dos círculos a partir de agora, condição essencial para que prosperem, uma vez que Sem a confiança dos líderes da empresa, não podemos esperar que os círculos de qualidade desenvolvam todo o potencial que contêm.

Assim que tivermos luz verde, um programa de implementação deve ser desenhado adaptado às características do empresa, promovendo o aparecimento espontâneo dos círculos, pois é o cenário ideal para o início desta Programa. Todos os círculos de qualidade devem ser apoiados por uma organização independente, que fornece todos os recursos de que necessitam para um bom funcionamento, ao nível dos espaços, materiais ou quaisquer outros obrigatório.

O próximo passo será escolher os facilitadores dos diferentes círculos de qualidade e dar-lhes o treinamento apropriado para que possam desenvolver as tarefas confiadas à sua figura. Neste momento, a empresa pode comunicar oficialmente a todos os trabalhadores a implantação desta metodologia para que todos que desejarem possam participar dos processos. É importante que todo o pessoal esteja ciente desta situação, pois uma das chaves para fazer funcionar os círculos da qualidade é a comunicação.

Em seguida, decida quais são as questões mais importantes e, portanto, a quais eles devem dedicar o tempo no início do programa. Você não precisa ser muito ambicioso e tratar todos os problemas ao mesmo tempo, você precisa construir uma escala de prioridades e tentar resolver cada problema antes de passar para o Segue. Além disso, é importante que os primeiros problemas tratados tenham uma solução relativamente simples, uma vez que começar com sucesso é a chave para aprimorar a implementação.

Tudo estaria pronto para iniciar os primeiros círculos de qualidade na empresa. Pode acontecer que, nessas primeiras ocasiões, os trabalhadores relutem em participar, talvez por causa dos temas propostos. Nesse caso, seria conveniente esperar um pouco para propor novamente a criação dos círculos, propondo questões diferentes desta vez, esperando que essa mudança motive os primeiros membros a fazerem seus aparência.

Conteúdo

Os temas que devem ser tratados nos círculos da qualidade são muito variados, principalmente dependendo do tipo de empresa e do setor em que está inserida. Porém, existem linhas gerais que são adequadas para várias empresas e isso pode ser um bom guia para começar a colocar a metodologia em prática. Da mesma forma, há também uma série de questões que nunca devem ser escolhidas como tópicos a serem discutidos nos círculos.

Como exemplos dos passíveis de serem escolhidos, teríamos que aumentar a qualidade do produto ou serviço oferecido, melhorar os canais de comunicação da empresa e coordenação interdepartamental, minimizar processos burocráticos, reduzir custos, oferecer atendimento ao cliente mais satisfatória, melhorar as condições de trabalho a nível ambiental (conforto, limpeza e segurança) ou encurtar prazos, na medida possível.

Mas já antecipamos isso existem tópicos que não são adequados para serem analisados ​​pelos círculos de segurança. Por exemplo, nunca devemos discutir as condições de trabalho dos funcionários, questionar as capacidades dos responsáveis ​​pelas equipes ou outros. colegas, avaliem as estratégias de negócios que estão sendo realizadas ou comentem sobre outras séries de decisões da empresa, como demissões ou promoções de certos pessoas.

Referências bibliográficas:

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