Método Kaizen: o que é e como potencializa a melhoria contínua nas empresas

Existem muitos modelos de gestão de negócios para tentar melhorar a produtividade e muitos deles vêm do Japão.

É o caso do método Kaizen. Com esses parágrafos, analisaremos em detalhes essa metodologia para entender onde está sua eficácia. Veremos quais melhorias ele propõe em comparação com outros sistemas. Também iremos descobrir as ferramentas mais utilizadas.

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Qual é o método Kaizen?

O método Kaizen é um procedimento de gestão de organizações que busca atingir a maior produção possível com o menor custo. Para isso, fundamentalmente, o que se busca é otimizar todas as tarefas envolvidas no processo, para que todas sejam eficazes e também eficientes. Ou seja, busca aperfeiçoar cada uma das partes do sistema produtivo.

O termo Kaizen é japonês, o local de origem deste método. Significa mudança ("cai") e bondade ("zen"), portanto, mudar para melhor seria a definição completa. Não é uma metodologia moderna, mas foi criada no Japão do pós-guerra, após a Segunda Guerra Mundial, como uma das maneiras de conseguir uma rápida reconstrução industrial em um país devastado após o tremendo conflito guerreiro.

A filosofia que o método Kaizen propõe é que, através de uma série de pequenas mudanças, podemos conseguir grandes melhorias nos resultados finais, pois cada pequena mudança multiplica o efeito final. Não se trata apenas de melhorar os processos existentes, mas de eliminar aqueles que, em vez de contribuir, em estão na verdade subtraindo de nós, seja porque são desnecessários ou porque podem ser feitos de uma maneira muito mais eficiente.

De algum modo, Esse sistema estaria promovendo a desaceleração, em troca desses pequenos passos sempre estarem segurosPortanto, as chances de encontrar grandes contingências que exijam a dedicação de grandes recursos para resolvê-las diminuirão. Outra vantagem de avançar em pequenos passos é que isso torna a mudança progressiva e, portanto, a relutância em relação a ela também será menor.

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Os cinco S's do método Kaizen

O método Kaizen é caracterizado por um sistema conhecido como os cinco S's, uma vez que inclui cinco palavras japonesas que começam com esta carta e cada uma delas indicam uma das qualidades desta metodologia que teremos que levar em conta quando aplicam-na. A seguir iremos decompô-los para poder conhecê-los todos em detalhes.

1. Seiri

O primeiro S do método Kaizen corresponde ao termo Seiri. Este conceito centra-se na organização dos elementos que a empresa, de forma a fazer uma distinção entre as partes que são essenciais para a produção e que ao mesmo tempo surgem aquelas outras que na verdade contribuem pouco ou nada.

2. Seiton

Feita essa primeira identificação, o Seiton, ou ordem, chegaria. Trata-se de fazer listas com as partes positivas que vimos identificando ao longo do ponto anterior. O objetivo desta tarefa é ter um esboço de todas as tarefas essenciais em nosso processo e que todas estejam devidamente identificadas.

Desta forma, não teremos mais que usar recursos no futuro para encontrá-los, pois é um trabalho que já fizemos anteriormente.

3. Seis

No Seiso reside a chave do método Kaizen. leste É o ponto em que encontraremos possíveis erros ou formas de atuação ineficazes dentro do sistema produtivo de nossa empresa.. Não se trata apenas de identificá-los, o importante é encontrar um remédio para cada um deles.

4. Seiketsu

Assim chegaríamos ao Seiketsu, o quarto S. O que é proposto neste momento é a importância de ter recursos para que todos os funcionários desfrutem do ambiente de trabalho adequado e possam assim formar uma equipe competitiva. E é que uma empresa só pode chegar ao topo se tiver as ferramentas certas para isso.

5. Shitsuke

Shitsuke é o conceito que fecha o círculo dos 5 S do método Kaizen. Este ponto refere-se ao compromisso que todos os membros da organização devem ter com a metodologia. É fundamental que todos reem na mesma direção, tendo como guia de ação o que este sistema propõe. Só então os melhores resultados serão alcançados.

Grupos kaizen

Uma das técnicas utilizadas pelo método Kaizen é a dos chamados grupos Kaizen, que por sua vez são baseados nos círculos de qualidade de Ishikawa. Esses grupos são formados por seis pessoas, sendo que uma delas atuará na direção do grupo e outra será aquele que os assessora na aplicação do sistema, para que quatro membros da equipe fiquem como tal.

A primeira coisa que este grupo deve fazer é definir o problema que os preocupa e é por isso que se reuniram. Eles então terão que observar as características daquela situação para ter uma perspectiva completa dela. Eles então passarão para a fase analítica, tentando descobrir o que pode ter causado o problema.

A próxima fase envolve a ação da equipe, realizando tarefas que resolvem as causas identificadas e, portanto, eliminando o problema. É importante verificar se a ação foi eficaz e, portanto, o incidente foi resolvido. Caso contrário, seria necessário retornar à fase anterior para encontrar outras soluções diferentes.

O trabalho da equipe não termina aqui. É hora de padronizar as ações que foram realizadas como parte das rotinas de trabalho usuais na organização; Isso garantirá que o problema que os uniu inicialmente não surgirá mais. Resta planejar a próxima meta da equipe para continuar identificando e resolvendo problemas.

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Outras técnicas desta metodologia

O método Kaizen utiliza outras ferramentas para atingir os objetivos propostos. Vamos ver alguns deles.

1. Kaizen Kobetsu

Esta ferramenta propõe diferentes formas de lidar com os problemas que a empresa enfrenta, dependendo de sua complexidade e perigo. Nesse sentido, se os incidentes fossem de baixa importância, seria formado o Kobetsu Kaizen Flash, algumas reuniões de equipe de curtíssima duração (5 minutos) realizadas todos os dias. Uma vez resolvido o problema, ele deve ser resolvido em no máximo 3 horas.

Se os problemas que enfrentam já são mais complexos e por isso precisam de mais recursos para serem resolvidos, a forma de trabalho seria a do Evento Kaizen. Neste caso, o incidente deve ser resolvido em até 8 horas após sua identificação. Tanto neste caso como no anterior, a solução costuma ser feita por quem avisa o problema ou por alguém da sua categoria.

Finalmente, e Para os casos em que os problemas são muito importantes para serem resolvidos em tão pouco tempo, a ferramenta Kobetsu Kaizen entraria em ação.. Para isso, são reunidas equipas que contam com membros dos diferentes departamentos envolvidos e, por sua vez, são utilizadas outras ferramentas que podem ser úteis para a resolução. Serão dedicadas até 3 horas por dia, chegando a um máximo de 16 horas para fornecer uma solução definitiva.

2. Kaizen Teian

Outra ferramenta utilizada no método Kaizen é o Kaizen Teian. Sua justificativa é que ideias só funcionam quando são realizadas na realidade. Para isso, dão grande importância ao talento que cada trabalhador possui e as ideias propostas são apoiadas se estiverem em linha com a melhoria da produtividade. Graças a essas ideias, pequenas melhorias serão feitas, que é o princípio fundamental desta metodologia.

Todos os membros da empresa devem se comprometer com este método para que dar todas as sugestões que puderem e assim, com o trabalho conjunto de todos, os melhores resultados. Por isso podem ser recompensados ​​por boas ideias, mas não financeiramente, para que esta não seja a única motivação para a participação.

3. Kaizen Nissan

Kaizen Nissan, que leva o nome de sua aplicação nesta empresa, é outro sistema proposto para buscar melhorias. Tem a vertente de Kaizen 2 dias, em que um grupo com especialistas de vários departamentos analisam um trabalho específico e fazem alterações no local para torná-lo mais produtivo.

Por outro lado, existe o Kaizen 2 horas, outra das modalidades desta ferramenta do método Kaizen. Nesse caso, é o chefe do setor que passa esse tempo fazendo melhorias, mesmo que muito pequenas, com as quais busca aumentar a eficiência de seus funcionários.

Referências bibliográficas:

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• Imai, M. (2000). Como implementar o kaizen no local de trabalho (Gemba). Bogotá: McGraw.
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• Suárez, M.F., Miguel, J.A. (2008). Encontrando Kaizen: Uma Análise Teórica de Melhoria Contínua. Pecvnia: Jornal da Faculdade de Ciências Econômicas e Empresariais. University of Leon.