Cele 11 părți ale unui e-mail (explicat și cu exemple)

E-mailul a devenit un instrument fundamental în zilele noastre datorită faptului că ne permite să trimitem mesaje rapid și instantaneu.

Platformele de mesagerie electronică permit nu numai să trimită un text scris oricui ne adresăm, ci și de asemenea, oferă opțiunea de a atașa alte documente și elemente multimedia, cum ar fi muzică, videoclipuri și prezentări.

Sunt câteva părțile unui e-mail, pe care îl vom analiza mai jos.

• Articol asociat: „Cele 28 de tipuri de comunicare și caracteristicile lor”

Caracteristicile e-mailului

E-mailul, numit și e-mail (poștă electronică), este un serviciu de internet care vă permite să trimiteți și să primiți mesaje text și fișiere multimedia între utilizatori din toate părțile fișierului lume. Fișierele care pot fi trimise sunt de tot felul, precum melodii muzicale, imagini, videoclipuri, documente... și datorită acestui fapt, împreună cu viteza și ușurința de a fi consultat în orice moment, că e-mailurile au devenit principalul mijloc de comunicare în prezent.

Pentru a trimite și primi e-mailuri, este necesar să aveți un cont pe una dintre paginile care oferă acest tip de serviciu, pe lângă faptul că aveți acces la internet. Marea majoritate a acestor pagini permit crearea de conturi gratuit iar tehnologia din spatele lor se bazează pe un protocol numit SMTD, care este utilizat și pentru alte sisteme. Cele mai utilizate pagini de e-mail în prezent sunt Gmail, Yahoo! mail și Outlook.com.

În timp ce în viața reală utilizatorii au adrese de e-mail fizice, care pot fi ale noastre adresa sau biroul nostru, în lumea virtuală trebuie să folosim o adresă de e-mail scrisă și digital. Această adresă nu poate fi repetată în rețea și constă de obicei dintr-un set de cuvinte (nume de utilizator) însoțit de un simbol @ (la) și apoi numele care stabilește net.

Persoana căreia i se trimite mesajul nu trebuie să fie conectată în acest moment pentru a putea nu trebuie să fim conectați tot timpul dacă dorim să primim mesajele pe care ni le trimit alții. Atâta timp cât mesajul este trimis la adresa de e-mail corectă, persoana la care dorim să ajungă va ajunge la dvs., cu excepția cazului în care propriul cont identifică mesajul ca SPAM (e-mail nedorit) și îl înregistrează în dosarul dvs. de e-mail nedorit.

La fel ca poșta vieții, cea electronică necesită completarea unei serii de date pentru a putea fi trimise. În același mod în care într-o scrisoare tradițională am pus adresa de returnare, expeditorul, un plic cu text scris sau fotografii, e-mailurile Datele electronice necesită să le punem cui le trimitem, ce vrem să spunem și dacă atașăm sau nu alte elemente. Lungimea și formalitatea corpului mesajului vor depinde de utilizator și de context.

Principalele părți ale e-mailurilor

Principalele părți ale e-mailului sunt următoarele:

Antet

Antetul este un set de linii în care apar informațiile principale pentru trimiterea mesajului. În această parte puteți citi adresele de e-mail ale expeditorului mesajului (expeditorului) și ale destinatarului (destinatarului), precum și data și ora la care a fost trimis. Antetul se află în partea de sus a ferestrei e-mailului pe care îl scriem și constă din următoarele părți.

1. Expeditor

De obicei în antet partea expeditorului Se prezintă sub forma unui spațiu gol prezentat cu cuvântul „De la:”. Aceasta este zona în care se află adresa de e-mail a persoanei care trimite mesajul.

2. Destinatar

Partea destinatarului este un spațiu gol în antet care începe de multe ori cu cuvântul „Către:” și în ea puneți adresa de e-mail către care se adresează mesajul. Acest element este esențial într-un e-mail, deoarece, ca în orice scrisoare, este necesar să știți cui este trimis.

În cazul în care adresa de e-mail care a fost scrisă nu este validă, este ortografiată greșit sau nu există, majoritatea serviciilor de mesagerie instant au o caracteristică care ne avertizează că mesajul nu a putut fi trimis din cauza unei probleme cu destinatarul. În alte cazuri, mesajul este trimis, dar nu merge nicăieri.

3. CC sau BCC

În aceeași secțiune din „Destinatar”, la final, se află inițialele „CC” și „CCO”. Aceste două opțiuni sunt opționale și sunt utilizate pentru a scrie celelalte adrese de e-mail cărora doriți să le faceți să primească copia e-mailului care urmează să fie trimis.

Opțiunea CC înseamnă „cu o copie”, afișând toate adresele către toți destinatarii, adică toate persoanele care primesc mesajul vor avea acces la e-mailurile celorlalți oameni care au primit același text.

Opțiunea BCC, care înseamnă „cu copie oarbă”, implică trimiterea aceluiași mesaj mai multor persoane ca în cazul CC, dar cu particularitatea că Adresa de e-mail a persoanelor care au primit același e-mail nu este afișată.

4. Data

Majoritatea serviciilor de mesagerie electronică au o funcție activată care arată la ce oră și în ce zi a fost trimis mesajul.

5. A primit confirmarea

Unele servicii au o funcționalitate care vă anunță dacă mesajul trimis a fost primit de către persoana căreia i s-a adresat.

6. Butoane de răspuns și înainte

În antet poate exista un buton care spune „Răspunde”, care ne scutește de a mai scrie din nou adresa de e-mail a persoanei care ne trimite un mesaj pentru a trimite răspunsul, în timp ce butonul „Retrimiteți” trimite din nou același mesaj la aceeași adresă sau altora, în cazul în care am adăugat adrese noi de mail.

7. Afacere

În „Subiect” este locul în care editorul e-mailului trebuie să pună un titlu sau un subiect care are legătură cu corpul mesajului, sau explicați pe scurt motivul trimiterii acestuia. Această frază îi va permite persoanei care o primește să știe despre ce e-mail este vorba înainte de a o deschide.

• S-ar putea să vă intereseze: „Text informativ: definiție, tipuri și caracteristici”

Fereastra de editare a mesajelor

După antet avem partea în care vom scrie corpul mesajului pe lângă atașarea fișierelor sau semnarea în caz că vrem.

8. Conținutul mesajului

Corpul este partea redactată a mesajului și poate fi atâta timp cât vrem. Aici vom scrie toate motivele pentru care scriem și ce vrem să spunem destinatarului mesajului.

9. Bara de instrumente de editare

Majoritatea serviciilor de mesagerie electronică au activată o bară de instrumente de editare, care face ca secțiunea pentru a scrie corpul mesajului să aibă funcționalități similare cu cele ale unui procesor de text convențional. Datorită acestei bare putem schimba dimensiunea literei, culoarea, fontul, sublinia, face bold, putem organiza textul în gloanțe ...

10. Fișiere atașate

Opțional, mesajul poate fi însoțit de atașamente, adică elemente multimedia sau alte documente în diferite formate, cum ar fi PDF sau Word. Aceste fișiere vor trebui descărcate de destinatar pentru a le deschide și pot fi de tot felul: fotografii, videoclipuri, documente, foldere, prezentări, piese muzicale, foi de calcul ...

Deși puteți trimite mai mult de unul în același e-mail, va trebui să țineți cont de cât spațiu ocupă și, în cazul depășirii capacității permise de poștă, vor trebui să fie împărtășite în altele mesaje.

Există un buton pentru atașarea documentelor la sfârșitul ferestrei de editare a mesajelor, în care, dacă facem clic, va apărea o mică fereastră în care putem căuta fișierul dorit pe computerul nostru. O altă opțiune este să tragem ceea ce dorim să atașăm și să-l punem în corpul mesajului, unde va fi încărcat automat.

11. Firmă

În cele din urmă, în partea de jos a e-mailului avem semnătura, o caracteristică opțională care poate fi pre-programată. Această semnătură poate include numele nostru, adresa de e-mail, numele organizației pentru care lucrăm, pe lângă punerea unei semnături personalizate cu fraze și emoticoane.

Este recomandat să utilizați acest spațiu pentru a pune în special aceleași informații pe care le-ar purta o carte de vizită punerea numelui, telefonului de contact, funcției și companiei pentru care lucrați în cazul în care sunteți un e-mail profesional.

Aspecte esențiale în corpul mesajului

Partea e-mailului nostru care transmite cele mai multe informații este, fără îndoială, corpul mesajului. Este necesar să se țină cont de o serie de aspecte de care trebuie să aveți grijă atunci când scrieți un e-mail, mai ales dacă mesajul pe care urmează să îl trimitem este pentru cineva important și necesită o înregistrare mai formală.

1. Salutari

Salutul este prima parte a mesajului și este esențial să fie prezent dacă este formal, deoarece este primul lucru pe care îl va citi destinatarul nostru. Expresia pe care o folosim pentru a începe textul mesajului va depinde foarte mult de cine vorbim.

Unele expresii formale pe care le putem folosi sunt:

• Domni distinși
• Stimate președinte
• Draga Domnule / Doamnă.
• Dragă domnule

Expresiile mai puțin formale sunt:

• Salutare tuturor!
• Bună ziua, NUME
• Salutari,
• Bună dimineața / după-amiaza / seara

2. Conținutul mesajului

După ce am salutat am început să explicați ideea sau motivul extins pentru care ne adresăm destinatarului nostru. Aici indicați tot ce doriți să transmiteți persoanei căreia îi trimiteți mesajul. După cum am comentat, extensia sa este foarte variabilă și depinde de context și de ceea ce doriți să comunicați.

În cazul unui e-mail de serviciu, se recomandă ca acest mesaj să fie scurt și concis, ajungând la punct cât mai repede posibil, dar menținând o evidență formală și cordială, mai ales dacă vorbim cu a noastră șef.

Indiferent de registrul pe care îl folosim, este esențial să avem grijă de gramatică, semne de punctuație, ortografie și alte aspecte ale adecvării. Este posibil să ne adresăm unui prieten sau cu cineva cu care avem multă încredere, dar pentru a ne asigura că ne înțelegem corect este foarte important să avem grijă de aceste aspecte.

3. Dat afara

În cele din urmă, în partea finală a corpului mesajului ne putem lua rămas bun, mai ales dacă este un mesaj formal sau care este îndreptat către cineva important. Este foarte important că mesajul se încheie cu o închidere bună, adecvată pentru înregistrarea și contextul specific. Acest adio trebuie dat după ce am vorbit despre toate punctele dorite.

Unele expresii de despărțire sunt:

• În primul rând, mulțumesc.
• Toate cele bune
• Cordial,
• Cu sinceritate,
• Mulțumesc pentru timpul acordat.
• Pa.
• Pe curând.
• Cele mai bune urări.

Se recomandă ca numele expeditorului să fie dat la revedere, deși acest lucru poate să nu fie necesar în funcție de situație. De exemplu, dacă este un schimb constant de e-mailuri, în care răspundeți la mesajul anterior și a fost stabilită o conversație sub forma unui thread, nu va fi necesar să introduceți numele în toate mesaje.

Referințe bibliografice:

• Dicționarul dvs. f.) Părți de bază ale unui mesaj de e-mail și adresă. Dicționarul tău. Luat din: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Sintaxă. (s.f.) Anatomia unui mesaj de e-mail. La Syntaxis.com. Luat din https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message