Tehnica celor cinci motive: ce este și cum se folosește

Există multe tehnici de depanare, toate foarte utile în funcție de tipul de problemă care trebuie rezolvată.

Printre cele care au atins cea mai mare popularitate datorită simplității aplicării sale avem tehnica celor cinci motive, un instrument care ne permite să găsim cauza principală a unei anumite probleme punând întrebări.

Deși ușor de aplicat această tehnică, necesită câțiva pași de urmat, ținând cont de câteva sfaturi și, de asemenea, evaluându-i dezavantajele, lucru pe care îl vom vedea în rândurile următoare. Rămâneți pentru a afla mai multe despre această tehnică!

• Articol înrudit: „Epuizarea psihologică în timpul unui conflict de muncă”

Care este tehnica celor cinci motive?

Tehnica celor cinci motive, numită și scara de ce sau de ce, este o strategie utilizată pe scară largă în rezolvarea problemelor care permite găsirea cauzei fundamentale a unei probleme complexe sau care este produsul unei succesiuni de cauze. Aplicarea sa este foarte simplă, motiv pentru care este atât de populară și folosită în lumea rezolvării problemelor.

Ideologul acestei tehnici se crede că a fost Sakichi Toyoda, un industriaș și inventator japonez care a fondat compania Toyota. Toyoda a aplicat acest instrument pentru rezolvarea problemelor în producția de automobile. Atunci ar fi inginerul Taiichi Ohno, tot de la Toyota, cel care ar da continuitate și faimă acestei tehnici, popularizând aplicarea acesteia.

Premisa tehnicii este simplă, atât de mult încât o putem rezuma în următoarea declarație făcută colegilor acestor producători japonezi: „Uită-te la magazinul de producție fără preconcepții și cu mintea goală; repetă „de ce” de cinci ori pentru fiecare problemă”.

Practic, este un instrument de analiză cauză-efect, care funcționează prin întrebări. Cu această strategie se poate analiza o problemă punând întrebarea „de ce”. Odată obținut răspunsul la acel prim „de ce”, ne punem din nou aceeași întrebare și, așa mai departe, până aflăm ce a cauzat problema pe care am ajuns să o rezolvăm.

Obișnuit, este necesar un minim de cinci motive pentru a găsi originea problemei, motiv pentru care tehnica primește acest nume. Cu toate acestea, în ciuda a ceea ce spune numele său, a nu face cele cinci de ce nu înseamnă că instrumentul nu este utilizat. convenabil, întrucât întrebarea trebuie pusă până când se consideră că s-a ajuns la cauza principală a fenomenului analizat, sunt suficiente trei motive sau șapte sunt suficiente.

• Ați putea fi interesat de: „Școala cantitativă de administrație: ce este și caracteristici”

Cum se aplică tehnica pentru a rezolva probleme?

Deși este o tehnică destul de liberă, efectuarea unei analize folosind tehnica celor cinci motive implică în mod corespunzător luarea în considerare a unor considerații.

Este necesar să se implice managementul în procesul celor cinci de ce în companie. Pentru analiza în sine, este necesar să se ia în considerare cine sunt persoanele potrivite cu care să se formeze un grup de lucru. De asemenea, este recomandabil să folosiți o persoană care poate acționa ca un facilitator al procesului, în sensul că este predispusă să pună întrebări despre o anumită problemă.

Este esențial ca procesul de găsire a celor cinci motive să se facă pe o coală de hârtie sau, și mai bine, pe o tablă. Prin proxy se poate face cu un computer, dar este mai bine să faceți întregul proces de analiză cu ceva la care toată lumea poate participa în același timp fizic. Scrieți problema pe tablă și asigurați-vă că toată lumea o înțelege.

În timpul procesului, Este foarte important să reflectăm la care sunt cauzele reale ale problemei și ce simptome sau efecte provoacă acestea, fără a le confunda. Nu trebuie să uităm că un simptom este încă o consecință a ceva și că este acel ceva la care trebuie găsită o soluție. Prin urmare, este esențial să acordați atenție și să urmați logica relațiilor cauză-efect.

Trebuie să ne asigurăm că izolăm cauzele care au cauzat eșecurile, problemele sau inconvenientele situației în care ne aflăm. Pentru aceasta, este o strategie foarte bună să facem propozițiile pe care le-am ridicat dar invers, folosind expresia „și prin urmare” sau „și prin urmare”. Ar trebui să încercăm să facem întrebările cât mai precise posibil.

Nu ar trebui să recurgeți niciodată la a da vina exclusiv și exclusiv pe factorii umani. Este posibil să fi existat o eroare umană, neatenție din partea unui lucrător sau orice problemă care a fost în mâna unuia sau mai multe persoane, dar trebuie evaluat și întregul proces și orice problemă, umană sau pur accidentală, care ar putea a avea. Această tehnică nu este aplicată pentru a căuta responsabilitatea, ci pentru a învăța din greșeli și pentru a preveni să fie comise din nou. Este necesar să se promoveze o atmosferă de încredere și sinceritate, iar acuzațiile nu ajută la realizarea acestui lucru.

Trebuie pusă întrebarea „de ce?” până când se stabilește cauza principală a problemei. Adică, Dacă se găsește ceva care, odată rezolvat sau eliminat, împiedică greșeala să fie din nou comisă, atunci tehnica a fost aplicată pe deplin. Este foarte recomandat să vă întrebați aceste „de ce?” din punctul de vedere al clientului mai degrabă decât al unui lucrător.

• Articol înrudit: „Rezistența la schimbarea organizațională: caracteristici, cauze și ce trebuie făcut”

Exemple de aplicare a acestei tehnici

Deși premisa acestei tehnici este simplă, pentru a o înțelege mai bine vom prezenta trei exemple care cu siguranță ne fac să înțelegem mai în profunzime cum funcționează strategia celor cinci de ce și cât de utilă Ce este.

1. carcasa Toyota

Primul exemplu pe care îl punem este unul propus chiar de Toyota. O mașină are o defecțiune.

• De ce s-a stricat mașina? Siguranța s-a ars de la o suprasarcină.
• De ce a fost supraîncărcat? Rulmenții nu au fost suficient lubrifiați.
• De ce nu au avut suficientă lubrifiere? Pompa de lubrifiere nu circula suficient ulei.
• De ce pompa nu circula suficient ulei? Pompa era înfundată cu așchii de metal.
• De ce era înfundat cu așchii de metal? Pentru ca pompa nu are filtru.

Astfel, în urma acestei analize putem înțelege că murdăria din pompă din cauza lipsei unui filtru a provocat o suprasarcină în siguranță, ceea ce a cauzat defectarea mașinii. În acest exemplu concret putem înțelege că fiecare cauză are propriul efect, acționând deci pe a cincea de ce problema ar trebui rezolvată.

• Articol înrudit: „Cei 6 piloni ai resurselor umane”

2. Înlocuirea personalului

Un sistem de date despre clienți pare a fi demodat:

• De ce ne oferă sistemul date învechite? Pentru că analistul nu a încărcat datele actualizate din luna precedentă.
• De ce nu a încărcat analistul datele pentru luna precedentă? Pentru că nimeni nu l-a învățat cum să facă asta.
• De ce nu l-a învățat nimeni cum să facă asta? Pentru că nimeni nu știe procedura.
• De ce nimeni nu cunoaște procedura? Pentru că oricine l-a cunoscut a plecat și nu i-a explicat lucrătorului care a venit.
• De ce nu i s-a explicat procedura lucrătorului sosit? Pentru că nu era documentată, nici posibilitatea ca singurul care nu știa să plece fără să i-o arate celui nou.

Această problemă, care la început părea a fi doar o defecțiune a sistemului, este de fapt o problemă umană, în care părțile responsabile cu actualizarea datelor nu știau că acesta era rolul lor și nimeni nu l-a informat sau l-a învățat în mod adecvat. Nici nu a existat un protocol în care să fie specificat ce trebuie făcut în cazul în care responsabilul cu actualizarea datelor a plecat.

• Ați putea fi interesat de: „Cele mai bune 14 activități de Team Building (explicate și clasate)”

3. Vânzări mai mici

Într-o companie au început să înregistreze vânzări mai mici...

• De ce au scăzut vânzările? deoarece vânzătorii nu și-au atins obiectivele lunare.
• De ce nu și-au atins vânzătorii obiectivele lunare? pentru că nu au timp suficient să se concentreze asupra vânzărilor.
• De ce nu au timp suficient să se concentreze pe vânzări? pentru că sarcinile zilnice nu se rezolvă repede.
• De ce sarcinile zilnice nu sunt rezolvate rapid? deoarece compania nu a implementat un instrument care să le rezolve rapid și eficient.

În acest caz concret, se poate observa că pentru că firma nu are instrumente care să permită rezolva rapid problemele de zi cu zi, lucrătorii sunt cei care trebuie să-și dea seama cum repara-le.

Deoarece multe dintre aceste probleme sunt nefamiliare sau mai complexe decât permit cunoștințele dvs., ia prea mult timp și resurse cognitive pentru a le rezolva. În consecință, trebuie să nu avem timp să ne concentrăm pe vânzări și să facem mai puțin.

• Ați putea fi interesat de: „Cele 4 tipuri de sisteme de organizare a afacerilor”

Avantajele acestei tehnici

Putem aminti câteva Beneficiile și avantajele tehnicii Five Whys:

• Vă permite să explorați rapid natura problemei prin diferite căi.
• Este o tehnică foarte ușor de aplicat, pur și simplu întrebându-ți „de ce” corect și descoperind cauza din spatele fiecărei probleme.
• Utilizarea acestuia promovează munca în echipă. În mod ideal, ar trebui să fie aplicat de oameni care au diverse roluri în companie.
• Poate fi integrat cu alte instrumente de rezolvare a problemelor, cum ar fi analiza Ishikawa sau cele șase pălării gânditoare.

Și ca principal avantaj care iese în evidență față de celelalte putem aminti că acționează asupra cauzei principale a problemei, prevenind reapariția acesteia odată ce este detectată, inteles si rezolvat.

criticii

Dar, deși are câteva avantaje, tehnica celor cinci motive are și unele dezavantaje, în principal pentru că unii consideră că este un instrument prea slab pentru a face o analiză a ceea ce este rădăcina unei probleme.

Această opinie a fost exprimată de Teruyuki Minoura, fost director general de achiziții globale la Toyota, considerând că acest instrument nu a permis o analiză suficient de profundă pe cât de necesară pentru a rezolva probleme într-o lume atât de complexă precum cea a Inginerie.

Pe lângă această critică, mai avem mai multe motive:

• Cercetătorii tind să se oprească asupra simptomelor, mai degrabă decât să aprofundeze și să vadă cauza principală a întregii probleme.
• Incapacitatea de a depăși cunoștințele actuale ale investigatorului. Anchetatorul nu poate găsi cauzele pentru că nu trebuie să aibă cunoştinţe pentru a le detecta de la început.
• Lipsa sprijinului pentru a ajuta cercetătorul să dea răspunsul corect la întrebările „de ce”.

În plus, rezultatele nu sunt replicabile. Dovadă în acest sens este faptul că persoane diferite care folosesc tehnica celor cinci motive pentru aceeași problemă pot ajunge să găsească cauze diferite.

Tendința de a izola o singură cauză principală și de a o vedea într-un mod liniar, în loc să ia în considerare posibilitatea ca există mai multe cauzele care au dat naștere problemei și ca urmare a combinării mai multor probleme care dau un rezultat multifactorială.