Comunicarea de afaceri: tipuri, caracteristici și greșeli comune

Trăim într-o societate în care o mare parte a pieței muncii este configurată pe baza mediului de afaceri. Fie că este vorba de mari multinaționale, IMM-uri, afaceri de familie sau chiar servicii individuale, toate acestea trebuie să țină cont de faptul că un element esențial căci supraviețuirea ei este coerența în organizare și comunicarea între părțile sale pentru a-și uni forțele și a merge spre un scop uzual.

În acest sens, putem afirma că Comunicarea în afaceri este unul dintre elementele cheie atunci când o organizație, mai ales dacă are o anumită complexitate, funcționează corect și se poate adapta și supraviețui. Și despre o astfel de comunicare vom vorbi pe parcursul acestui articol.

• Articol înrudit: "Psihologia muncii și organizațională: o profesie cu viitor"

Ce este comunicarea de afaceri?

Comunicarea de afaceri este înțeleasă ca ansamblul proceselor desfășurate de o companie sau de o parte a acesteia pentru a face compania să călătorească informații, atât pe plan intern între diferite departamente sau poziții ale companiei, cât și dacă vorbim despre comunicarea companiei cu Exterior.

Este important de reținut că, ca regulă generală, o astfel de comunicare nu implică doar capacitatea de a emite informații, ci ar include și faptul de a le primi: ne confruntăm cu un schimb reciproc de date.

O bună comunicare în afaceri îi ajută pe toți membrii companiei să rămână motivați și să-și facă pot fi cunoscute acțiuni, reducând incertitudinea atât a lucrătorilor, cât și a liderilor cu privire la starea la fel. De asemenea, facilitează interacțiunea și îmbunătățește mediul de lucru, pe langa faptul ca imbunatateste productivitatea si iti permite sa reactionezi mai optim la orice eventualitate.

Obiective generale

Obiectivele comunicării în afaceri sunt ușor de înțeles. Pe plan intern, pe de o parte, permite să se producă o organizare coerentă și să se obțină informațiile și rezultatele diferitele sale departamente sau lucrători, precum și ca obiectivele și viziunea corporativă ale companiei să poată fi generate și transmise.

De asemenea facilitează înțelegerea a ceea ce se așteaptă de la fiecare lucrător, precum și înțelegerea realităților cu care trebuie să se confrunte fiecare dintre ei. De asemenea, face mai ușor pentru toți să lucreze în aceeași direcție și să învețe noi modalități de a-și îndeplini propriile responsabilități.

La nivelul comunicarii cu lumea exterioara, comunicarea in afaceri este esentiala pentru a contacta mediul si să genereze o imagine pozitivă a companiei în sine, precum și pentru a analiza publicul țintă și a le evalua are nevoie. De asemenea, vă permite să învățați să atrageți potențiali clienți și să evaluați schimbările inerente unei societăți dinamice și fluid în care trăim, ceva fundamental pentru a anticipa și a face față eventualelor dificultăți și a ne putea adapta la jumătate.

Pentru ca comunicarea să fie eficientă, este necesar ca compania însăși să creeze canale eficiente și pentru aceasta. întrucât îmbunătăţeşte transmiterea informaţiei cu acţiunile sale, generând mijloace de comunicare şi în plus lucrând activ astfel încât să nu existe incertitudine cu privire la ceea ce se cere si se cauta in cadrul organizatiei.

De asemenea, este important să se lucreze atât la aspectele formale, cât și cele informale, precum și să se evalueze nevoile și gândurile diferiților lucrători. Empatia este, de asemenea, esențială, precum și o bună reglare și planificare a mecanismelor de comunicare.

• Te-ar putea interesa:"Identitatea corporativă: ce este și cum definește organizațiile"

Diferite tipuri de comunicare de afaceri

Nu toate companiile și organizațiile comunică în același mod și există diferite tipologii și clasificări ale comunicării în afaceri pe baza diverselor criterii.

1. Intern si extern

Prima dintre ele este cea care stabilește distincția dintre comunicarea internă și cea externă, prima fiind cea care apare între diferitele departamente și lucrători ai companiei în sine iar al doilea are ca scop stabilirea comunicării cu jumătate.

2. Bidirecțional și monodirecțional

La fel, putem găsi și stiluri de comunicare în afaceri cu un nivel mai mare sau mai mic de interactivitate, putând fi găsite din cele mai comune comunicare bidirecțională în care emițătorul și receptorul interacționează și schimbă informații până la monodirecțional în care este trimis un singur mesaj; în general, de la poziții de putere, la un destinatar care nu are opțiune de a răspunde.

3. Crescator, descendent si orizontal

În cadrul comunicării interne de afaceri a unei organizații, putem găsi trei tipuri principale în funcţia punctului de unde începe informaţia şi a poziţiei dintre emiţător şi receptor al acesteia comunicare. Vorbim de comunicare descendentă atunci când actul comunicativ se realizează de la un emitent cu o poziție mai înaltă decât cea a receptorului.

Când subordonatul este cel care transmite mesajul superiorului său, am vorbi de comunicare ascendentă. În ambele cazuri ne-am confrunta cu un tip de comunicare verticală, adică o comunicare în care subiecţii care întreţin actul comunicativ au o relaţie inegală din punct de vedere al puterii (există o ierarhie între ele).

Celălalt tip mare de comunicare este comunicarea orizontală, care se stabilește între indivizi care au aceeași poziție și se află la același nivel al ierarhiei.

4. Formal și informal

În sfârșit, trebuie remarcat faptul că în comunicarea de afaceri putem constata existența a două tipuri diferite de canale de comunicare: cel formal și cel informal. În primul sunt de obicei tratate aspectele tehnice și cele legate de sarcinile în sine, fiind un tip de comunicare respectuoasă axată pe rațiune și pe obiectivul companiei.

În comunicarea informală, însă, se stabilesc de obicei comunicaţii mai flexibile şi mai naturale, axat fundamental pe relațiile interpersonale și fiind adesea cel care are cel mai mare efect asupra bunăstării în muncă. Acesta din urma variaza foarte mult in functie de cine o desfasoara si poate transcende locul de munca, fiind greu de controlat de catre organizatie.

Posibile amenințări la adresa bunei comunicări

Menținerea unei comunicări eficiente în afaceri este esențială, dar nu este ușor. Și este că existența unui nivel ridicat de variabilitate în situațiile care pot apărea, precum și existența neînțelegeri, abuzuri și dificultăți în comunicarea unei companii.

1. Lipsa de consecvență

Unul dintre factorii care influențează cel mai mult dacă comunicarea este cu adevărat utilă este credibilitatea emitentului și considerația arătată pentru cu receptorul mesajului Un exemplu în acest sens poate fi existența unor disonanțe între ceea ce se spune și ceea ce se face, nemenținând emitenţi un mod de a acţiona în concordanţă cu mesajele emise.

Acestea din urmă se pot întâmpla la oricare dintre lucrătorii companiei, indiferent de poziţia ierarhică a acestora sau dacă vorbesc cu un superior, subordonat sau cineva la același nivel al ierarhiei, și generează repercusiuni grave atât pentru subiect (care în funcție de situație ar putea ajunge să fie rău considerată sau chiar concediată), cât și pentru organizație (generând un nivel mai scăzut de încredere în persoană și în cazul deținerii unei poziții înalte chiar și în organizare).

În același mod și de exemplu în cazul companiilor mari cu un număr mare de departamente, dacă există divergenţe între autoritatea sau cifrele de referinţă din cadrul companiei probabil Ar putea apărea o situație în care muncitorul să nu știe cu adevărat ce conducere să urmeze, ceva ce poate genera frustrare și neîncredere.

La fel, este necesar să fim foarte atenți la interpretabilitatea mesajelor, încă de la existența Ambivalența poate duce la diferite departamente sau lucrători să interpreteze lucrurile opus. Ceea ce urmărește comunicarea de afaceri este tocmai să garanteze o organizare și o coerență internă, astfel încât mesajele neclare și cu interpretări diferite pot provoca apariția de incertitudine și îndoieli pentru destinatarii mesaj.

2. Lipsa conexiunii emoționale

O altă problemă poate fi găsită în modul în care are loc comunicarea. De exemplu, în unele organizații poate exista o dificultate în a genera un sentiment de legătură la nivel emoțional, care în lucrătorii pot genera un angajament și o productivitate mai scăzute și la utilizatori o lipsă de interes și căutarea altora alternative. Este necesar să se pună în valoare tot ceea ce se face, și chiar și ceea ce nu este, este practic comunicativ.

Astfel, nu doar mesajul în sine este important, ci și modul în care este transmis: nu este același lucru nici un email nu oferă aceleași senzații ca o întâlnire față în față sau căutarea unui contact real.

3. Neînțelegerea contextului

Ar trebui, de asemenea, pus în valoare adaptarea la situația actuală și progresul social, precum și particularitățile situației în sine. De exemplu, într-o societate din ce în ce mai globalizată și în care noile tehnologii permit comunicarea imediată cu un larg număr de oameni în același timp, poate fi necesar să se analizeze și să investească în politici de comunicare care să țină cont de puterea rețelele sociale și modul de transmitere corectă a informațiilor dorite, pe lângă evaluarea contactului cu potențiali clienți din alte regiuni a lumii.

De asemenea, este necesar să se evalueze situația proprie a companiei pentru a nu întreprinde mai mult de ceea ce pot acoperi, fiind necesar să se țină cont de situația ansamblului companie.

O altă problemă ar putea fi conținutul mesajelor care sunt emise: este posibil ca, deși comunicarea există, aceasta să nu transmită sau să nu transmită conținutul care ar trebui transmis. Este posibil ca acesta să se concentreze pe aspecte mai degrabă suplimentare și să ignore, de exemplu, orientarea sau obiectivele pe care ar trebui să le aibă o anumită poziție, sau care iau de bună existența unor cunoștințe care nu au fost niciodată făcute explicite.

4. Izolarea și lipsa de comunicare

În fine, poate cea mai importantă problemă și care poate fi extrapolată din toate cele anterioare este posibilitatea să nu existe o comunicare adevărată.

Cel mai clar exemplu este utilizarea stabilă și continuă a comunicării unidirecționale, care poate generează o situație de stagnare și o lipsă de înțelegere a ceea ce se întâmplă în organizare. Din fericire astăzi este cel mai puțin folosit tocmai pentru că este cel mai puțin eficient și util.

De asemenea, este posibil că diferitele poziții nu au mecanisme adecvate pentru a intra în contact chiar dacă opiniile lor ar fi ascultate, există mai puține șanse de feedback sau chiar ca diferite părți ale companiei să nu aibă contact între ele. Este necesar să se stimuleze în mod activ o astfel de interacțiune.