Cele 8 caracteristici ale unei scrisori formale (explicate)

În mod normal, o scrisoare formală va fi adresată unei persoane cu autoritate sau cu un anumit grad de ierarhie, cu capacitatea de a influența un aspect relevant al vieții noastre. Din acest motiv este important să știi să scrii corect.

În acest articol vom vedea cele mai relevante caracteristici ale scrisorii formale că trebuie să prezentați acest tip de scris, punctând diferitele părți care îl compun și, în final, vom cita câteva exemple de tipuri de scrisori formale și când să le folosim.

• Articol înrudit: „Cele 6 tipuri de comunicare organizațională”

Ce este o scrisoare formală?

Scrisoarea formală este tipul de comunicare scrisă pe care o scriem cu intenția de a fi trimisă unei autorități fie cunoscute fie necunoscute, dar mereu cu nevoia de a menține o atitudine de formalitate. Pentru ca scrisoarea formală să fie bine scrisă, aceasta trebuie să respecte și să respecte standardele minime de calitate, structură și limbaj.

În mod normal, aceste tipuri de litere sunt cele folosite pentru a comunica în domeniul profesional și academic

, prezentând ca o cerință ca ideile exprimate în aceasta să fie clare și de înțeles.

In general, obiectivul sau scopul scrisorii formale va fi informativ, adica de a transmite informatii pe care dorim sa le prezentam ca obiective. Prin urmare, va fi esențial ca informațiile pe care le prezentăm să fie clare și concise, facilitând comunicarea. Să vedem cum se face.

• Ați putea fi interesat de: „Cum să faci un CV de succes, în 8 pași”

Principalele caracteristici pe care trebuie să le îndeplinească scrisoarea formală

Caracteristicile pe care le vom cita și explica mai jos nu sunt exclusiv scrisorilor formale, pot apărea într-un alt fel de scris atâta timp cât prezintă ca scop principal de a da un mesaj clar și concis.

1. Este cu scop informativ

În cele mai multe cazuri, obiectivul principal prezentat de scrisorile formale este informarea, adică oferă noi informații textuale pe un anumit aspect, cunoscut sau necunoscut celui care îl primește.

După cum am subliniat anterior, aceste carduri sunt utilizate în principal în domeniile profesional și educațional. Prin urmare, scopul va fi acela de a transmite informații într-un mod formal și nu cu intenția de a stabili un contact personal cu celălalt individ, nici cu scopul de a genera emoții specifice.

• Articol înrudit: „Psihologia emoțională: principalele teorii ale emoției”

2. Utilizarea unui limbaj formal și respectuos

Scrisorile formale, așa cum am menționat mai devreme, sunt în mod normal adresate unei persoane cu autoritate. Prin urmare, va fi esențial să folosim un limbaj formal și respectuos, urmând o serie de norme stabilite cultural.

Indiferent de scopul scrisorii, aceasta ar trebui scrisă într-un mod politicos, folosind forme bune, the curtoazie și diplomație, deoarece în acest fel avem mai multe șanse să atingem obiectivul urmărit cu scrierea și trimiterea acest.

La fel, de asemenea se recomandă utilizarea celei de-a treia persoane pentru a se referi la destinatar și astfel să se realizeze o formulare mai formală. În loc să folosiți „vă recomand”, ar fi mai bine să folosiți expresia „vă recomand”. Chiar si asa, daca nu se face un abuz de persoana intai poate fi folosit si in unele ocazii, folosirea lui in scrisori formale nu este total interzisa.

După cum am spus mai devreme, scrisoarea oficială poate fi adresată unei persoane pe care o cunoaștem, de exemplu șefului nostru de serviciu, sau cel puțin spre deosebire de cineva necunoscut, cum ar fi persoana care selectează lucrătorii companiei în care vrem să fim angajat. Dar indiferent dacă destinatarul este cunoscut sau nu sau cât de încrezători suntem cu el, scrisoarea formală trebuie scrisă folosind termeni formali.

• Ați putea fi interesat de: „Dezvoltarea alfabetizării: teorii și intervenție”

3. Mesajul trebuie explicat cu precizie

Pentru a face mesajul clar este esențial să transmiteți o idee principală, să selectați un singur obiectiv care se dorește a fi atins odată cu trimiterea scrisorii. În acest fel și în raport cu punctul anterior vom evita frazele sau conținutul inutile, umplere și care distrage atenția de la ideea principală.

În cazul în care este necesar să se transmită informații complexe sau mai extinse, va fi mai bine să condensăm și să rezumați conținutul, astfel încât mesajul să fie corect și să îndeplinească scopul relevant.

• Ați putea fi interesat de: „Cele 10 abilități de comunicare de bază”

4. Literele formale sunt scurte, scurte

Ținând cont de faptul că scopul scrisorilor formale este de a transmite un mesaj clar și concis, este necesar ca atât litera cât și paragrafele și propozițiile folosite să fie scurte și cât mai scurte.

Prin urmare, se recomandă scrisorile cu paragrafe puține și scurte, pentru a evita ca receptorul se plictisește, își pierde atenția sau interesul și în acest fel ne atingem scopul pe care îl suntem in cautarea.

5. Informațiile transmise trebuie să fie clare

Dacă dorim ca destinatarul să înțeleagă mesajul scris în scrisoare va fi important ca cuvintele, termenii, expresiile și ideile exprimate să nu fie confuze sau ambigue inutil, împiedicând astfel înțelegerea și scopul scrisorii. În acest fel, scopul nostru va fi să scriem un text clar în care să poată fi interpretată o singură idee sau mesaj, fără a da naștere la interpretări multiple.

Trebuie realizate două tipuri de claritate. Pe de o parte, este prezentată claritatea vizibilă care se referă la o prezentare curată a scrisului, cu un scris de mână bun dacă scriem de mână și respectând structura de scris corespunzătoare.

Pe de altă parte, este necesar să se respecte claritatea semantică: folosiți fraze și idei care au sens, evitându-le pe cele care pot genera mai multe interpretări posibile sau pe cele care sunt ambigue.

6. Corecție adecvată

Un alt aspect foarte important de luat în considerare atunci când scriem scrisori formale, ținând cont că îi sunt adresate o persoană cu autoritate și care este scopul mesajului pe care îl transmitem, este corectitudinea atât a gramaticii, cât și lexical.

Corecția gramaticală este legată de neprezentarea erorilor gramaticale, înțeleasă ca ansamblu de reguli de limbaj care reglementează utilizarea acesteia, și nici de greșelile de ortografie; va trebui să fim deosebit de atenți și să verificăm înainte de a trimite scrisoarea.

Pe de altă parte, va fi necesară și o bună utilizare a vocabularului, făcând o utilizare adecvată a cuvintelor și vocabularului relevante. fără ca acest lucru să fie nepoliticos sau prea colocvial.

În același mod, este important ca lexicul să fie adaptat atât tipului de mesaj, cât și destinatarului și că prezentați consistența și adecvarea în cadrul aceleiași litere (de exemplu, asigurați-vă că timpurile verbale Meci).

Semnele de punctuație trebuie, de asemenea, folosite în mod corespunzător, pentru a că, pe de o parte, lectura este mai ușoară și mai plăcută și, pe de altă parte, că mesajul este înțeles într-un clar.

• Ați putea fi interesat de: „Psihologia muncii și a organizațiilor: o profesie cu viitor”

7. Exprimare simplă

A nu ne exprima într-un mod vulgar nu înseamnă a folosi doar cuvinte cultivate sau excesiv de tehnice dacă nu este necesar întrucât în ​​acest fel se poate pierde scopul de a prezenta un mesaj clar şi inteligibil.

Astfel, putem folosi cuvinte și termeni de uz zilnic, dar fără a pierde din vedere cui i se adresează scrisoarea.

8. Structura și părțile scrisorii oficiale

Scrisoarea formală trebuie să fie alcătuită din următoarele părți: antetul este situat în partea stângă și se referă la datele persoanei care a trimis scrisoarea; destinatarul, se referă la datele persoanei căreia i-am trimis scrisoarea; locul si data scrierii vor aparea in coltul din dreapta sus, mai intai citand orasul urmat de data; antet, ne vom adresa destinatarului într-o manieră respectuoasă, folosind termeni politicoși și formali, cum ar fi „stimate dom. și numele complet „intotdeauna urmat de două puncte.

In urma titlului va aparea introducerea unde se va face o mentiune concisa a scopului scrisorii; corpul, locul unde va fi dezvoltat mesajul principal al scrisorii, este partea cea mai extinsă; adio sau încheiere, folosind termeni prietenoși și politicoși precum „sincer” sau „un cordial salut ”și în final semnătura în care va apărea în mod normal numele și funcția persoanei care trimite scrisoarea.

În mod normal, structura scrisorii formale prezintă elemente de protocol. Prin elemente de protocol ne referim, de exemplu, a prezenta, a ne referi la pozitia profesionala pe care o ocupa sau o ocupa atat emitorul cat si receptorul.

Tipuri de scrisori formale

În această secțiune vom face referiri la unele tipuri de scrisori formale în funcție de scopul sau obiectivele pe care dorim să le atingem cu aceasta:

• Scrisoare formală de demisie: când dorim să părăsim locul de muncă în care ne aflăm.
• Scrisoare formală de reclamație, pentru a comunica orice reclamație sau dezacord.
• Scrisoare formală de mulțumire, pentru a-și exprima recunoștința.
• Scrisoare formală de cerere, cu scopul de a solicita ceva.
• Scrisoare formală de invitație, ca invitație la un eveniment.
• Scrisoarea formală de intenție, prezentată în mod normal împreună cu curriculumul în care sunt exprimate abilitățile, studiile și experiența, precum și motivul pentru care suntem interesați de job.