Analiza postului: ce este, pentru ce este și fazele procesului

Pentru ca o companie să funcționeze în modul cel mai adecvat, este necesar să știi ce fac și cât de departe ar trebui să poată merge lucrătorii lor, dacă există vreun fel de lipsă de pregătire sau dacă companiile concurente le cer lucrătorilor mai multe cerințe. muncitorii.

O analiză corectă a postului permite departamentului de resurse umane să recruteze și să selecteze cei mai buni candidații pentru companie, pe lângă faptul că știe care sunt competențele, sarcinile, abilitățile și nevoile pe care fiecare poziţie.

Următorul Să înțelegem ce este o analiză a postului, care este importanța sa, ce tipuri există și cum se face unul.

• Articol înrudit: „Științe administrative: ce sunt, caracteristici și funcții”

Ce este analiza postului?

O analiză a postului constă în o investigație a jobului care urmează să fie oferit sau a unei anumite poziții în companie pe care doriți să o cunoașteți în profunzime și să o îmbunătățiți. Prin acest tip de analiză se urmărește cunoașterea abilităților necesare pentru ca, oricine o face, poate avea o performanţă mai bună prin stabilirea tuturor criteriilor necesare pentru a selecta cel mai potrivit candidat. adecvat.

De obicei, acest tip de analiză Este responsabilitatea departamentului de Resurse Umane., care are, printre alte funcții, misiunea de a recruta și selecta cei mai potriviți lucrători pentru care constituie societatea, pe lângă faptul că se asigură că, dacă este necesar, își actualizează pregătirea. Companiile nu functioneaza corespunzator fara oameni potriviti pentru fiecare dintre posturile din acesta, asa ca acest departament trebuie sa stie ce cerinte sunt necesare pentru fiecare post.

Odată analizat postul specific, de obicei se face o descriere precisă în ce constă. Acest lucru facilitează stabilirea cerințelor care se consideră necesare pentru realizarea acestuia, pe lângă definirea ofertei de muncă și a profilului candidatului dorit. In plus, prin delimitarea si precizarea fiecaruia dintre locurile de munca, compania va putea trasa o organigrama completa, afland ce contribuie fiecare post la organizatia in ansamblu.

Avantajele acestui tip de analiză

Compilarea tuturor datelor care se obțin în timpul analizei postului ajută la luarea deciziilor, pe lângă permit validarea unor metode și tehnici mai utile și mai eficiente pentru îndeplinirea locurilor de muncă individuale și a companiei în ansamblu a stabilit. Astfel, cu acest tip de analiză Puteți lua decizii mai bune în selectarea personalului, pe lângă posibilitatea de a evalua performanța lucrătorilor și de a determina cine ar trebui promovat, reținut, retrogradat sau concediat.

Printre cele mai clare avantaje pe care ni le oferă analiza postului se numără:

1. Structura organizației

Prin acest tip de analiză este posibil cunoașterea modului în care sarcinile organizației sunt împărțite în unitățile sale cele mai de bază: divizii, secții, departamente, unități de lucru precum muncitori sau grupuri de lucru...

2. Structura locurilor de muncă

După cum sugerează și numele, acest tip de analiză ne permite să știm cum este jobul în sine, în special structura acestuia. anunță-ne cum ar trebui grupate locurile de muncă în locuri de muncă și intervale de locuri de muncă, pe lângă faptul că știm care posturi sunt similare ca utilitate și funcție pentru companie.

3. gradul de autoritate

Prin analiza postului putem cunoașteți organigrama companiei și, la rândul lor, care posturi sunt deasupra altora. Permite cunoașterea gradului de autoritate al fiecărei poziții și implicarea acesteia în luarea deciziilor.

4. criteriu de performanta

Criteriile de performanță sunt referința de a cunoaște relaţiile de raportare ierarhică în cadrul organizaţiei, numărul şi tipurile de posturi. Adică ne permite să știm în ce măsură munca unei anumite poziții depinde de cât de bine o face altul, dacă este deasupra sau sub ea în ceea ce privește autoritatea.

5. Redundanța angajaților

Analizând postul de post, putem detecta acele posturi care îndeplinesc practic aceeași funcție sau sunt prea asemănătoare pentru a le permite să continue să existe. acest instrument vă permite să decideți dacă este necesar să combinați două locuri de muncă într-una sau să le schimbați funcțiile pentru a evita dublarea.

• Ați putea fi interesat de: „Școala cantitativă de administrație: ce este și caracteristici”

Tipuri de analiză a postului

Există mai multe tipuri de analiză a postului care pot fi efectuate. Ele nu se exclud reciproc, ci dimpotrivă, toate sunt necesare pentru a specifica exact care sunt funcțiile, cerințele și competențele fiecărui post din companie, deși în funcție de timp și mijloace poți decide să ai un singur tip de analiză. Principalele sunt următoarele patru:

1. Analiza bazată pe sarcini

Analiza postului bazată pe sarcini Este cel mai vechi și cel mai clasic. Practic constă în a afla ce sarcini îndeplinesc lucrătorii, indiferent de ce aptitudini, pregătire și aptitudini au sau ar trebui să aibă. Acest model are ca scop definirea și stabilirea sarcinilor, îndatoririlor și responsabilităților asociate cu fiecare dintre pozițiile din companie.

2. Analiza bazată pe competențe

Analiza competențelor se concentrează asupra acestora aptitudinile necesare pentru îndeplinirea sarcinii.

3. Analiza bazată pe punctele forte

Analiza bazată pe punctele forte se concentrează pe acele acțiuni de care lucrătorii se bucură cel mai mult sau cele în care aceștia se descurcă deosebit de bine. Este vorba de a căuta acele motivații care i-au determinat pe muncitori să aleagă postul sau dorința care îi stârnește să ocupe acea funcție.

4. Analiza bazată pe personalitate

Deși cu siguranță este ceva mai complicat, se poate face o analiză a postului căutând acele trăsături de personalitate care sunt cele mai potrivite pentru ocuparea unei astfel de poziții. Pot fi analizate și cele mai disfuncționale trăsături, adică cele care constituie o sursă de probleme pentru lucrarea în cauză.

De unde să extragi informații

Analiza postului este un instrument care încearcă să urmeze metoda științifică. Se bazează pe cele mai obiective și de încredere surse de informații și tehnici posibile pentru a face din analiză o reprezentare fidelă a realității organizaționale.

Datele sunt extrase din locul de muncă în sine, cum ar fi sarcinile pe care le îndeplinește angajatul, modul în care le realizează și comportamentele asociate cu angajarea lor. Dar dincolo de aceste observatii, exista mai multe tehnici pentru a putea extrage toate informatiile necesare.

• Interviuri și grupuri de discuții.
• Chestionare
• Observarea sau autoobservarea.
• Analiza prin documentare, evaluarea performantelor si oferte vechi de locuri de munca.
• Metodologia incidentului critic

Dezvoltarea analizei postului

În continuare vom vedea cum să elaborăm o analiză a postului și pașii de urmat. Este esențial ca atunci când procedăm cu o analiză de acest tip, să știm ce aspecte trebuie să fie document, pe care oamenii din organizație le pot furniza și modul în care vor fi gestionate informațiile. informație.

1. stabiliți sarcinile

Prima parte a procesului constă în analiza sarcinile îndeplinite de muncitori. Este cel mai vechi și, în același timp, cel mai fundamental tip de analiză a postului. Este necesar să se cunoască ce tipuri de sarcini și cum sunt realizate în cadrul organizației pentru a realiza o analiză cuprinzătoare a postului. Astfel, pentru a colecta informații în acest pas, este necesar să vă puneți următoarele întrebări:

• Ce face angajatul?
• Cum face?
• Pentru ce o face?
• De ce face asta?

Încercarea de a răspunde la aceste întrebări pentru fiecare post Putem scrie o listă a sarcinilor efectuate în organizație. De exemplu, dacă dorim să analizăm meseria de ospătar, ne putem pune aceste întrebări referitoare la următoarele două sarcini: aducerea de mâncare și băuturi și curățarea mesei.

În cazul aducerii de mâncare și băuturi, chelnerul folosește o tavă pentru a putea aduce aceste lucruri clientului care a comandat acele alimente. Motivul pentru aceasta este că suntem interesați ca clientul să fie mulțumit consumând ceea ce a comandat.

În cazul curățării mesei, chelnerul o face cu o cârpă, dezinfectant și alte produse de curățare pentru ca masa să fie în stare de a fi folosită de alți clienți. Motivul pentru aceasta este evitarea nerespectării standardelor de igienă dispuse de Ministerul Sănătății, pe lângă evitarea plângerilor clientului nemulțumit.

2. Îndatoririle și responsabilitățile postului

Odată ce știți ce sarcini sunt îndeplinite în cadrul organizației sunt grupate în diferite funcții. Se poate întâmpla ca să existe sarcini care îndeplinesc doar o funcție, altele care sunt destul de diferite reciproc dar servesc la fel și o sarcină care, la rândul său, îndeplinește funcții diferite în cadrul organizare.

Luând exemplul chelnerului, am putea considera că aducerea de mâncare clienților s-ar încadra în funcția de „serviciu clienți”, în timp ce funcția principală a curățeniei ar fi „igiena unității”, deși ar putea fi legată și de serviciul clienți. client.

Odată stabilite funcţiile sarcinilor îndeplinite în organizaţie, acestea Sunt organizate în funcție de gradul de responsabilitate din cadrul acestora. Ele pot fi clasificate pe o scară în cazul în care putem vorbi despre responsabilități mult mai importante decât altele, totuși, în În multe ocazii, majoritatea sarcinilor implică un grad similar de responsabilitate, cu care pot fi la fel de prioritare.

3. Cunoștințe și experiențe

Un aspect fundamental în timpul analizei postului este evaluarea experienței și cunoștințelor necesare îndeplinirii postului. Astfel încât sunt evaluate aptitudinile, abilitățile și pregătirea care sunt recomandate sau solicitate pentru a îndeplini sarcinile postului.

În multe cazuri, aceste cunoștințe necesare sunt ușor de stabilit. De exemplu, pentru a putea lucra într-o clinică ca medic, pregătirea care va fi solicitată va fi o diplomă în medicină și, de preferință, o diplomă postuniversitară sau de master. În alte cazuri, însă, calificările necesare pentru a îndeplini postul nu sunt atât de clare. De exemplu, pentru a lucra într-un supermarket, ei pot cere un certificat de manipulare a alimentelor sau o pregătire profesională, deși nu este întotdeauna cazul.

În timpul analizei postului pentru a putea ști care este pregătirea dorită idealul este să mergi direct la angajați și manageri. Aceștia își vor da cu părerea sau experiența, ce grad au, ce li s-a cerut și ce au văzut în firmele anterioare în care au lucrat. Este foarte util să știm ce solicită companiile concurente de la lucrătorii lor, deoarece, în acest fel, În acest fel, vom preveni ca firma să-și piardă putere în domeniul său din cauza lipsei de pregătire a acesteia muncitorii.

4. Abilitati in analiza postului

În acest moment, este important să efectuați analiza postului pe baza abilităților lucrătorilor dumneavoastră. Aici pot fi folosite trei tehnici foarte utile, care poate fi completat.

4. 1. Interviu cu managerii

Managerii sunt o figură cheie în cadrul organizației, deoarece sunt care cunosc meseria de prima mână și știu ce aptitudini sunt necesare pentru a îndeplini în mod corespunzător sarcinile.

4.2. Evaluarea performanței

Deduce ce aptitudini diferențiază un angajat bun de unul care nu își face treaba bine.

4.3. incidente critice

cu această tehnică sunt stabilite acele comportamente cheie în postul de muncă, cele care determină succesul sau eșecul a organizatiei. Acesta află ce comportamente pot aduce beneficii sau dăuna performanței companiei și are scopul de a le reproduce sau eradica.

5. Aveți obiective clare

Indiferent de tehnica folosita, idealul este sa le folosesti pe toate trei, Lucrul fundamental este că prin utilizarea sa este posibil să se răspundă la următoarele întrebări:

• Care este diferența dintre un angajat bun și un angajat rău?
• De ce unii angajați sunt capabili să îndeplinească sarcini mai bine decât alții?
• Dacă ar fi să angajezi un angajat pentru a îndeplini o sarcină, ce ai căuta?
• Mai este necesar ceva pentru stabilirea corectă a competențelor?

În orice caz, trebuie menționat că fiecare companie are propria idee despre care sunt abilitățile ideale pentru lucrătorii săi în funcție de poziția pe care o ocupă, adică acesta este un pas foarte subiectiv.

Această variabilitate a competențelor necesare este influențată foarte mult de cultura organizațională a companiei, care variază foarte mult de la una la alta. În plus, fiecare companie are un client diferit, astfel încât criteriile extrase din analiza posturilor dintr-o companie pot să nu fie de nici un folos altuia.

Referințe bibliografice:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Dreptul muncii. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Psihologia organizațiilor. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Factorul uman în relațiile de muncă, Manual de direcție și management: piramidă.