Cercuri de calitate: care sunt acestea și caracteristicile acestei metode

Companiile tind să-și optimizeze procesele din ce în ce mai mult și, pentru aceasta, apar în mod constant diferite proceduri care urmăresc acest obiectiv.

Cercurile de calitate sunt un bun exemplu în acest sens.. De-a lungul acestui articol vom studia în detaliu toate caracteristicile sale, modul în care este realizat și vom descoperi care sunt cele mai puternice puncte ale sale dacă decidem să-l folosim în al nostru organizare.

• Articol asociat: „Științe ale administrației: ce sunt, caracteristici și funcții”

Ce sunt cercurile de calitate?

Cercurile de calitate se referă la o metodologie de afaceri care caută optimizarea proceselor prin grupuri de muncitori (cercurile) care pun în comun diferitele probleme și aspecte de îmbunătățire pe care le-au găsit în departamentele lor respective cu scopul de a pune în comun idei diferite și ajunge la soluții care să permită rezolvarea celui mai mare număr de incidente care anterior au fost detectate în analiză Terminat.

Odată ce membrii cercurilor de calitate au ajuns la aceste acorduri, următorul pas ar fi

transferați ideile alese șefilor fiecărui departament, astfel încât să le poată studia cu atenție, verificați dacă aplicația lor este viabilă și, dacă sunt de acord, implementați-le, alocând resursele pentru aceasta departamentele necesare pentru ca noile procese să intre în funcțiune și efectele lor pot fi resimțite imediat inainte de.

Ceea ce face cercurile de calitate atât de eficiente și valoroase este că informațiile furnizate de lucrătorii din diferite secțiuni ale companiei sunt de prim rang. de mână și spontane, sunt probleme pe care le observă și le experimentează zilnic, deci nu sunt inferențe sau deducții bazate pe date ale unor terți. În acest fel, sunt disponibile informații de neprețuit pentru a îmbunătăți procesele de calitate.

Această metodologie a apărut în Japonia în anii 60, o țară mereu în fruntea implementării de noi proceduri pentru îmbunătățirea managementului calității. Creatorul acestei noi metode a fost omul de afaceri și chimistul Kaoru Ishikawa. Încă de la crearea sa, cercurile de calitate nu au încetat să fie implantate în multe companii asiatice, demonstrându-și eficacitatea în organizații cu tăierea culturală clasică din Est.

Cu toate acestea, în originea sa nu a fost la fel de reușită în lumea afacerilor occidentale, o problemă relativ comună atunci când vine vorba de exportul metodologiilor în zone culturale foarte diferite. Dar este o problemă cu o soluție, deoarece întrebarea este de a adapta aceste metode la idiosincrasia locului în care dorim să le implementăm. Cu o adaptare culturală adecvată, cercurile de calitate sunt la fel de eficiente în Occident ca și în Est.

Caracteristici

În cercurile de calitate există figura facilitatorului, o persoană însărcinată cu coordonarea grupului și explicarea dinamicii de urmat. Facilitatorul oferă pregătire adecvată în metodologie restului colegilor de clasă. Toți membrii vor organiza aceste ședințe în orele de lucru și vor face acest lucru cu o anumită regularitate., așa cum au convenit toți și prioritatea problemelor care urmează să fie analizate în fiecare sesiune.

Facilitatorul va fi responsabil doar de a solicita participarea diferiților membri ai cercului de calitate și de a îndruma procesul, dar Nu ar trebui să evaluați niciodată propunerile făcute, nici să vă pronunțați în favoarea sau împotriva oricăreia dintre ele și să păstrați obiectivitatea în toate. moment. Dacă ar fi în competența sa să aplace eventuale situații conflictuale care pot apărea între diferite componente, îndemnând din nou membrii să continue cu metodologie.

În ceea ce privește dimensiunea grupului, se recomandă ca fiecare cerc de calitate să conțină cel puțin patru participanți și să încerce să nu fie mai mult de opt. Acestea sunt cifrele recomandate, dar numărul total poate fi adaptat la caracteristicile particulare ale companiei, numărul de departamentele pe care le aveți sau dacă doriți să vă ocupați de cazuri particulare care implică prezența mai multor lucrători din cadrul organizare.

Dintre acești membri (deoarece figura facilitatorului este separată), ar trebui ales unul ca purtător de cuvânt al grupului. El va fi cel care, odată încheiată sesiunea, oferă rezumatul corespunzător cu măsurile alese diferiților șefi de departamente. Autoria acestui document corespunde echipei în ansamblu, nu nimănui în special, deoarece deciziile au fost luate în comun, deci nu va fi reflectată nicio semnătură individuală.

Cercurile de calitate se vor întâlni din nou ciclic, în funcție de nevoile companiei, deși este recomandat să existe cel puțin o întâlnire în fiecare an. La fel, poate fi încurajată crearea altor cercuri independente de calitate pentru a trata diferite probleme, astfel încât să existe mai multe echipe lucrează complementar în același timp și rezolvă astfel diverse probleme în mai puțin timp, ceea ce optimizează și mai mult procedura.

• Articol asociat: „Implementarea funcției de calitate: ce este și caracteristici”

Implementarea acestei metodologii către organizații

Pentru a putea implementa metodologia cercurilor de calitate, primul lucru de care avem nevoie este aprobarea consiliului de administrație al companiei, desigur. Odată prezentat planul, cei responsabili trebuie să-l susțină și să promoveze buna funcționare a cercurilor de acum înainte, o condiție esențială pentru ca aceștia să prospere, deoarece Fără încrederea liderilor companiei, nu ne putem aștepta ca cercurile de calitate să dezvolte întregul potențial pe care îl conțin.

Odată ce avem undă verde, trebuie proiectat un program de implementare adaptat la caracteristicile sistemului companie, promovând aspectul spontan al cercurilor, deoarece este cadrul ideal pentru începutul acestui lucru Program. Toate cercurile de calitate trebuie să fie susținute de o organizație independentă, care oferă toate resurse de care au nevoie pentru o bună funcționare, la nivel de spații, materiale sau orice alt mijloc necesar.

Următorul pas va fi alegeți facilitatorii din diferitele cercuri de calitate și oferiți-le pregătirea adecvată astfel încât să poată dezvolta sarcinile încredințate figurii lor. În acest moment, compania poate comunica oficial tuturor lucrătorilor implementarea acestei metodologii, astfel încât toți cei care doresc să poată participa la procese. Este important ca întregul personal să fie conștient de această situație, deoarece una dintre cheile pentru a face ca cercurile de calitate să funcționeze este comunicarea.

Apoi decideți care sunt cele mai importante probleme și, prin urmare, cărora ar trebui să le dedice timpul la începutul programului. Nu trebuie să fii prea ambițios și să tratezi toate problemele în același timp, trebuie construiți o scară de priorități și încercați să rezolvați fiecare problemă înainte de a trece la ca urmare a. În plus, este important ca primele probleme abordate să aibă o soluție relativ simplă, deoarece pornirea cu succes este esențială pentru îmbunătățirea implementării.

Totul ar fi gata pentru a începe primele cercuri de calitate din companie. Se poate întâmpla ca în aceste prime ocazii lucrătorii să fie reticenți să participe, poate din cauza temelor propuse. În acest caz, ar fi potrivit să așteptați un timp pentru a propune din nou crearea cercurilor, propunând diferite probleme de această dată, în speranța că această schimbare îi va motiva pe primii membri să-și facă propriile aspect.

Cuprins

Subiectele care trebuie tratate în cercuri de calitate sunt foarte variate, în special în funcție de tipul de companie și de sectorul în care se află. In orice caz, există linii generale care sunt potrivite pentru mai multe companii și acesta poate fi un bun ghid pentru a începe punerea în practică a metodologiei. La fel, există, de asemenea, o serie de probleme care nu ar trebui niciodată alese ca subiecte de discutat în cadrul cercurilor.

Ca exemple dintre cele care ar putea fi alese, ar trebui să creștem calitatea produsului sau serviciului oferit, să îmbunătățim canalele de comunicarea companiei și coordonarea interdepartamentală, minimizează procesele birocratice, reduc costurile, oferă servicii pentru clienți mai satisfăcător, îmbunătăți condițiile de lucru la nivel de mediu (confort, curățenie și siguranță) sau scurtează termenele, în măsura în care posibil.

Dar deja am anticipat asta există subiecte care nu sunt adecvate pentru a fi analizate de cercurile de securitate. De exemplu, nu ar trebui să discutăm niciodată despre condițiile de muncă ale angajaților, să punem la îndoială capacitățile celor responsabili pentru echipe sau a altora. colegi, evaluați strategiile de afaceri care se desfășoară sau comentați alte serii de decizii ale companiei, cum ar fi concedieri sau promovări ale anumitor oameni.

Referințe bibliografice:

• Palom, F.J. (1991). Cercuri de calitate: teorie și practică. Productica.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Cercuri de calitate ca strategie pentru un program de asigurare a calității pentru îngrijiri medicale la Institutul Național de Perinatologie. Sănătatea publică din Mexic.
• Thompson, P.C., Hassan, A. din. (1984). Cercuri de calitate: cum să le faci să funcționeze. Norma Quito.