Как лучше управлять своим временем на работе: 12 советов (и чего следует избегать)

Со всеми нами случилось так, что у нас много работы, и кажется, что часов не хватает, чтобы ее закончить. «Бафф, у меня нет времени ...» - говорим мы себе, но давайте посмотрим правде в глаза, у всех нас одни и те же 7 дней по 24 часа в каждом. Проблема не в том, что времени нет, а в том, что мы его плохо планируем.

Как лучше управлять временем на работе - это вопрос, который задают себе все трудолюбивые работники. а затем мы увидим стратегии для достижения этого, а также то, как не дать нашим часам исчезнуть так же плавно, как зерна в песочных часах.

• Связанная статья: «Психология труда и организации: профессия с будущим»

Как лучше управлять своим временем на работе и работать лучше

В наших неделях 7 дней, и в каждой из них 24 часа, ни на один больше, ни на один меньше. Время для всех одинаково по количеству, но не по его использованию. Некоторым удается выполнять все задачи, которые они должны, не теряя времени, чтобы посвятить свой досуг и семью, в то время как другие заканчивают свои обязанности очень поздно.

. Почему? Что отличает одно от другого? Ключ ко всему этому в том, как по-разному мы управляем своим рабочим временем.

В обществе, в котором мы живем, очень важно управлять временем, поскольку мы мы начинаем перегружаться, испытывать стресс и замечаем, как все, что мы хотели сделать, должно отменить.

Обязанности по работе стоят впереди наших хобби, семьи, друзей и других занятий приятным, что означает, что чем дольше мы выполняем свою работу, тем меньше мы будем получать от нее удовольствие. досуг. Плохое управление временем расстраивает нас и заставляет чувствовать, что мы теряем свою жизнь.

Многие хотят, но мало кто получает, как лучше управлять своим временем на работе. Нет никакой непонятной тайны, просто нужно научиться организовывать. Конечно, всегда могут быть непредвиденные события, но большинство часов, которые мы видим, - это время, которое при правильном использовании позволит нам завершить наши рабочие задачи в кратчайшие сроки.

Способы лучше управлять временем

Далее мы увидим несколько советов и стратегий, которые помогут максимально эффективно использовать время на работе. Таким образом, у нас есть больше для тех приятных занятий, которыми мы хотим заниматься после того, как выполнили свои рабочие обязанности.

1. Используйте повестку дня

Повестки дня позволяют нам управлять временем в среднесрочной и долгосрочной перспективе, устанавливая важные даты и хорошо их помня. Будь то в цифровом или физическом формате, важно, чтобы у нас был человек, который мог бы организовать задачи и хорошо спланировать, когда нам нужно предоставить отчеты или уложиться в сроки.. Мы должны всегда иметь его под рукой, чтобы записывать все наши обязательства и часто с ним консультироваться. Давайте не будем доверять нашей памяти, потому что, как бы мы ни думали, что она безошибочна, это не так.

2. Назначьте определенное время для задач

Если мы будем работать неустанно и непрерывно, рано или поздно появится физическая и умственная усталость, которая помешает нам работать должным образом. По этой причине необходимо назначать определенное время для каждого действия и оставлять некоторое свободное время между задачами, даже если оно очень короткое. Это может быть противоречивым, но, учитывая, что дольше 50 минут трудно Давайте оставаться сосредоточенными, небольшой перерыв может зарядить нас и заставить работать удовлетворительно.

В идеале, когда они приступают к выполнению каждой из поставленных перед нами задач, и когда нам следует сделать небольшой перерыв, мы должны составить свое расписание.. Мы можем полагаться на метод Помидора, работая 25 минут (1 помидор) или 50 (2 помидора), а затем делая 5-минутный перерыв между периодами. Таким образом, мы сможем двигаться вперед, не чувствуя себя истощенными, правильно выполняя функции, которые нам необходимо развить.

3. Назначать цели

Настоятельно рекомендуется ставить цели на день, неделю и даже на месяц. Эта стратегия - очень хороший вариант для правильного выполнения коротких заданий, а также она мотивирует нас видеть, чего мы достигаем. Эти цели должны быть амбициозными, но в то же время реалистичными и достижимыми, поскольку в противном случаеКогда мы видим, что не соблюдаем их, мы теряем мотивацию. Поставленные цели должны быть краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными.

• Вам может быть интересно: «Триггеры к действию: что это такое и как они влияют на поведение»

4. Расставьте приоритеты задач

Не все задачи одинаково важны. Мы должны начать с самого важного, самого высокого приоритета. Неважно, в каком порядке мы расставляем приоритеты, Важно то, что мы делаем это, потому что чем раньше закончим самые важные дела, тем раньше у нас будет свободное время..

Все мелкие или несрочные исправления могут подождать. В связи с этим важно знать, какие часы работы являются лучшими, а какие - лучше всего. мы концентрируемся, чтобы выполнять задачи, требующие наибольшего количества ресурсов, с максимальной эффективностью и без ошибки. Наименее важное лучше оставлять на время, когда наши показатели не очень высоки., обычно после еды или в конце рабочего дня.

5. Начни хотя бы красиво

Во многих случаях мы оставляем то, что меньше всего хотим делать, напоследок, и это большая ошибка. Лучшее, что мы можем сделать, - это как можно скорее сделать то, что считается плохим напитком, потому что таким образом мы избавимся от него раньше и сможем больше наслаждаться остатком дня. Если мы сначала избавимся от того, что нас беспокоит, все остальное станет легче.

6. Разделите время на блоки

Очень хорошая стратегия для эффективного использования времени - разделить рабочий день на блоки. Если нам приходится выполнять сложные задачи, которые, на первый взгляд, заставляют нас очень неохотно их запускать, Мы всегда можем разбить их на более простые задачи, организованные таким образом, чтобы каждый маленький шаг был Продвигать. Преобразуя сложные задачи в несколько более простых, мы можем оптимизировать ресурсы, сэкономить время и лучше организовать время..

7. Вознаграждай себя

Хотя мы не должны злоупотреблять, мы можем вознаграждать себя за выполнение домашнего задания. Мы можем вручить себе небольшие призы, такие как, например, плитка шоколада в конце отчета, чтение любимой книги в течение получаса, просмотр интересующего нас видео... Эти небольшие призы будут побуждать нас выполнять и доводить до конца те задачи, которые мы должны выполнить..

8. Создайте хорошую рабочую среду

Место, где мы работаем, очень важно, больше, чем мы думаем. Насколько мы можем, мы должны работать в месте с хорошим письменным столом, удобным стулом, хорошим освещением и без множества отвлекающих факторов.. Мы можем придать ему индивидуальный вид, чтобы он был уютным, но всегда следим за тем, чтобы он был аккуратным и хорошо организованным. Стол, полный бумаг, с полностью захламленными офисными приборами, - это среда, которая мешает нам сосредоточиться на наших задачах.

9. Установленных лимитов

Проводить несколько часов подряд, делая одно и то же, не вставая со стула и не размягивая немного ноги, очень вредно для нашего здоровья и нашей продуктивности. Мы не собираемся делать вещи лучше, работая дольше. Если мы видим, что задача обходится нам слишком дорого или что мы легко отвлекаемся, давайте потратим некоторое время, либо изменим задачи на время, либо просто отдохнем. Дело не в том, что мы отказываемся от того, что делали, а в том, что нам нужно было оставить это на некоторое время в режиме ожидания..

• Вам может быть интересно: «Закон Паркинсона: почему мы занимаемся дольше, чем дольше мы»

10. Избегайте многозадачности

Но точно так же, как это нормально оставить задачу наполовину выполненной на время, мы не должны думать, что мы будем хорошо работать, если будем постоянно прыгать от задачи к задаче. Концентрация - это то, что требует времени, поэтому мы не можем посвятить себя выполнению двух задач поочередно. в то же время, поскольку единственное, чего мы собираемся добиться, - это очень быстро устать и потребовать вдвое больше времени, чтобы сделай их. Многозадачность - злейший враг эффективного управления Погода. Производительность намного выше, когда мы сосредоточены на одной задаче.

11. Не бойся сказать нет

Важно научиться говорить «нет», когда мы не можем что-то сделать, потому что у нас уже много работы. Иногда наши коллеги пытаются скрыть свои обязательства перед нами, или даже наш начальник злоупотребляет своими ситуации и дает нам задачи, которые мы не можем решить сегодня, не жертвуя частью нашего времени бесплатно. Иногда это можно принять, но это всегда перебор. Если мы видим, что они просят от нас слишком многого, мы не должны бояться сказать «нет».

12. Делегировать третьим лицам

Иногда мы чувствуем, что ситуация подавляет нас, особенно если нам дали много задач, больше, чем мы ожидали. Важно избегать стресса и делегировать некоторые из наших задач коллеге или подчиненному, не злоупотребляя доверием, не переусердствуя и не давая ему задачу, для которой он не был нанят. Вопрос не в том, чтобы заставить кого-то другого сделать нашу часть, но да отправлять действия, которые нам сложно выполнить самостоятельно.

Что отнимает у нас время: ошибки и отвлекающие факторы на работе

Теперь, когда мы увидели 12 советов, как лучше управлять временем на работе, пора посмотреть, что отнимает у нас время. Есть несколько ошибок и отвлекающих факторов, которые мешают нашей хорошей работе на рабочем месте, похитители времени, которые, если их обнаружат, позволят нам лучше управлять своим днем труд.

1. Прерывания

Понятно, что перерывы - вот что больше всего портит нашу организацию времени. При малейшем, что что-то нас прерывает, наша концентрация исчезает, из-за чего нам нужно несколько ценных минут, чтобы снова сосредоточиться на том, что мы делаем. Чем дольше мы восстанавливаем концентрацию, тем больше времени у нас уйдет на то, чтобы снова стать продуктивными, и, кроме того, мы рискуем совершить больше ошибок.

2. Мобильный телефон

Телефон требует времени и много. Либо посплетничать о последних вещах, которые кто-то разместил в Instagram, о том, что наши друзья пишут нам в WhatsApp, либо какой-то звонок от члена семьи, мобильный телефон отвлекает нас и мешает нам работать эффективно, и, конечно же, тем больше времени уходит на то, чтобы вещи.

Хорошая идея - выключить мобильныйОднако, учитывая, что мы живем в обществе с гиперсвязью и сильно от него зависим, лучшее, что можно сделать, - это Мы можем вывести его из поля зрения, чтобы запоминать его только тогда, когда Посмотрим. Также очень важно оставить это в тишине и очень четко сказать нашей семье и друзьям, что, если это не для предупреждения нас о реальной чрезвычайной ситуации, они не должны нам звонить.

3. Отложить задачи

Откладывать неприятные или сложные задачи - худшее, что мы можем сделать потому что чем больше времени проходит, тем меньше нам нужно будет их выполнять и тем больше будет стоить нам делать их хорошо, когда мы решим это сделать. Лучшее, что мы можем сделать, как мы уже отмечали ранее, - это делать их прямо в первый момент дня, потому что таким образом мы избавляемся от плохого напитка как можно скорее.

Резюме

Если мы хотим лучше управлять своим временем на работе, важно знать, что нам нужно. делайте, структурируйте задачи в небольшие действия, которые легко и быстро выполнить, и начать хотя бы приятный. Очень важно учитывать, в какое время дня мы наиболее продуктивны, и ставить самые простые занятия и менее важно в тех случаях, когда нам труднее сосредоточиться, например, после еды или в конце дня труд.

Отвлекающие факторы, особенно перерывы и сотовые телефоны, причиняют вам наибольшую боль. к нашему тайм-менеджменту, потому что чем больше мы теряем концентрацию, тем менее продуктивны мы будем. Очень важно работать в комфортабельном помещении, где мы изолированы от любых несрочных отвлекающих факторов и четко понимаем, когда наиболее подходящее время для использования мобильного телефона. Наши близкие должны знать, в какое время мы работаем, и говорить им, что они не должны звонить нам, если это не связано с чем-то очень важным.

Библиографические ссылки:

• Аллен, Д. (2001). Достижение цели: искусство продуктивности без стресса. Нью-Йорк: Викинг. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Фиоре, Н.А. (2006). Привычка сейчас: стратегическая программа для преодоления откладывания на потом и получения удовольствия от игры без чувства вины. Нью-Йорк: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Ле Блан, Р. (2008). Достижение целей стало проще! Практические инструменты для постановки целей и проверенные методы управления временем. Маархиз: Коучинг Кранендонка. ISBN 978-90-79397-03-7.