15 офисных функций (и их характеристики)

В каждой организации необходимо провести ряд мероприятий, чтобы компания двигалась вперед, в дополнение к возможности достичь поставленных целей и предложить продукты и услуги, на которых она специализируется.

Хотя мы могли бы говорить о сотнях функций, выполняемых внутри компании, на самом деле их всего две недели, если мы сгруппируем их в более общие функции.

Далее мы узнаем, что они собой представляют. основные офисные функции и каково его значение для всей организации.

• Связанная статья: «Психология труда и организации: профессия с будущим»

15 офисных функций (функции и рабочие области)

В каждой организации есть несколько сотрудников, выполняющих разные функции. Каждый из них специализируется в своей области, что может потребовать более или менее высокого уровня подготовки, необходимой для выполнения той функции, которую они выполняют в организации. Его функции очень разнообразны и касаются таких аспектов, как администрирование, инвентаризация, финансовое управление, подбор сотрудников или рассылка почты.

Организации можно охарактеризовать как организмы, в которых, если какая-либо из их частей не работает должным образом, все выйдет из строя или станет менее функциональным.. Вот почему важно, чтобы работники компании овладели навыками, которые от них ожидают при выполнении задач. назначенных им, используя хорошее устное общение, организаторские навыки, написание документов и знание Автоматизация делопроизводства. Все эти навыки относятся к 15 основным офисным функциям, которые мы рассмотрим ниже.

1. Планирование

Планирование находится в верхней части нашего списка, поскольку это самая важная задача в организации. Этот Это подразумевает определение того, какие методы и организационные структуры будут реализованы в компании, а также четкое определение ожидаемого бизнес-плана..

Хотя есть технологические инструменты, которые помогают уточнить методы, изложенные в бизнес-плане, и распространить задач среди сотрудников, важно, чтобы планирование. Если вы не начнете с правильной ноги, будет сложно достичь бизнес-целей, которых хочет достичь организация.

Люди, отвечающие за планирование, должны иметь четкое видение бизнеса.Помимо глубокого знания иерархии внутри компании, сильных и слабых сторон участников, которые считаются адекватными для поставленных перед ними целей.

2. Редактирование документов

В каждом офисе много написано. Одна из самых трудоемких задач сотрудников компании - это написание отчетов и документов. такие как расшифровка важных разговоров и встреч, в дополнение к оставленным протоколам самих себя. Такие аспекты, как инспекции и обзоры инвентаризации, также составляются и регистрируются.

При составлении документов Он также включает разработку руководств и протоколов, чтобы помочь работникам, новички и ветераны, чтобы понять, что они должны делать в каждом курсе или задании, которое от них требуется. Они также могут подробно описать такие аспекты, как предыстория, прогресс, результаты, преимущества и недостатки применения того или иного метода в конкретной ситуации существенно важны для Компания.

• Вам может быть интересно: «Психология дает 6 советов, как лучше писать»

3. Посещать встречи

Какая компания без знаменитых деловых встреч? В каждой организации проводятся встречи между членами рабочей группы, в которой обмениваться идеями, делиться презентациями, представлять отчеты и отчеты по текущим проектам.

Эти встречи проводятся с целью выработки общих точек зрения и согласования их взглядов на достижение цели или завершение конкретного проекта. Они пытаются задать направление, которому должны следовать работники, чтобы работать для достижения одной и той же цели, согласованно и без излишнего повторения задач между ними. По этой причине встречи назначают роли, задачи и сроки для каждой из них.

То, что комментируется на собраниях, записывается в протокол или минуты для хранения.. Его частота, продолжительность и аспекты, подлежащие обсуждению, определяются самой организацией и участниками встречи. Например, в одних компаниях встречи проходят ежедневно, а в других - еженедельно, каждые две недели, ежемесячно... Частота встреч будет зависеть от потребностей каждой компании и того, что обсуждается в них.

• Вам может быть интересно: «6 типов организационной коммуникации»

4. Расписание встреч

Встреча лично или онлайн - это лишь верхушка айсберга. За каждым из них стоит большая подготовка, вложение времени и ресурсов, чтобы прояснить, о чем будет говорить или что в них будет сделано.

Это может показаться простым, но это перестает быть так, если мы думаем, что тот, кто отвечает за планирование таких встреч, должен знать о проекте, который будет обсуждаться, кто эти люди заинтересованы в участии и в какое время они хорошо.

Планирование встреч подразумевает не только выбор места, времени и участников, но и убедитесь, что участники смогут присутствовать и что выбранное время не совпадает с задачами или другими, даже более важными встречами. Кроме того, это включает в себя решение, достаточно ли важна тема, о которой вы хотите поговорить, чтобы ее можно было охватить в встреча, будь то лично или онлайн, поскольку никто не хочет проводить встречи для того, что можно обсудить в чате или по электронной почте электронный.

• Вам может быть интересно: «Тайм-менеджмент: 13 советов, как лучше использовать часы дня»

5. Организационная проверка электронной почты

Еще одна офисная функция - проверка электронной почты организации. Сначала это звучит просто, кажется, что это включает только открытие электронных писем, которые мы получаем с разных уровней компании, в которой мы работаем. Однако правда в том, что это одно из видов деятельности, которое может занять у нас больше всего времени, и есть исследования, которые показывают, что в среднем мы тратим в среднем 20,5 часов в неделю на выполнение этой задачи.

Электронные письма, отправленные нашей компанией, необходимо внимательно прочитать, указав на важные аспекты. что наш босс или коллеги говорят нам, и имейте в виду, что ни одно сообщение не будет неуместным важный. Мы также должны ответить на них, поскольку не отвечать на вопросы - не слишком профессионально или сердечно. благодарности или малейшего комментария, что мы получили такое сообщение как от начальника, так и от подчиненный.

• Связанная статья: «11 частей электронного письма (с пояснениями и примерами)»

6. Рассылка корпоративной почты

Распространение почты в компании - это задача, для решения которой не требуется обширного обучения, хотя она подразумевает большую ответственность. Вы должны иметь четкое чувство срочности, хорошую организацию и знать все важные отделы, офисы и должности в компании, чтобы доставлять информацию удобным для вас людям и в кратчайшие сроки.

Документы и другие предметы, которые могут ожидать сотрудники вашей организации, включают счета-фактуры поставщиков, письма ответ от государственного органа, кредитные карты, рисунки, фолио, электронные устройства, такие как графические карты и материалы кузены.

7. Логистика

Логистика Это связано с транспортировкой всех товаров, связанных с компанией, как с их прибытием в компанию, так и с отправкой другим лицам и хранением..

Эта функция также включает взаимодействие с поставщиками, чтобы мы могли распределять необходимое сырье при производстве продуктов и услуг, предлагаемых организация. Тот, кто занимается логистикой, стремится убедиться, что у компании есть все необходимое для продолжения производства.

8. Ответ на звонок

Телефон продолжает оставаться одним из наиболее часто используемых средств связи, и деловой мир не новичок в этом. Ответ на звонки - фундаментальная функция в любой организации. способ, которым вы общаетесь с клиентами, поставщиками или среди ваших коллег.

Эта функция не так проста, как кажется. Для его правильного выполнения требуется определенная степень протокола, поскольку, особенно для потенциальных клиентов, это первая форма контакта для многих из них, как тех, кто звонит в компанию, так и тех, кому звонят, чтобы сообщить им о своих предложениях (телемаркетер). Необходимо соблюдать правила вежливости, поддерживать институциональный тон и контролировать громкость голоса и словарный запас.

Тот, кто отвечает за телефон, должен знать, что говорит человек, с которым он разговаривает, будь то поставщик или покупатель. Пока эта функция выполняется, телемаркетер должен записать, насколько больше информации лучше относится к его собеседнику., чтобы расширить базу контактов компании с потенциальным клиентом или интересным поставщиком.

• Связанная статья: «Количественная школа управления: что это такое и характеристики»

9. Служба поддержки

Обслуживание клиентов состоит из физически обслуживающих клиентов в отношении вопросов и сомнений, которые у них возникают по поводу услуги или продукта, предлагаемого организацией.

Это одна из самых деликатных функций в компаниях, поскольку в зависимости от обращения с Клиенты и насколько эффективно разрешить их сомнения или жалобы по поводу продуктов или услуг, они останутся довольны. или не.

• Вам может быть интересно: «12 психологических уловок, которые используют супермаркеты, чтобы заставить вас тратить больше денег»

10. Файловая организация

Организация файлов - ключевой аспект в компаниях, будь то бумажный или цифровой формат.

Тем или иным способом, Вся деятельность в компании генерирует документ определенного типа, который необходимо хранить, например, счета-фактуры, протоколы, заметки, протоколы, отчеты о продажах, распечатанные отчеты ... Эта информация должна быть каталогизирована, заархивирована и защищена, в зависимости от ее уровня важности и от того, будет ли с ней обращаться в будущем.

11. Печать и копирование документов

Печать документов - это всего лишь печать файлов, которые необходимы для того, чтобы они были в физическом формате и передать их нужным работникам.

Эта функция сочетается с функцией организации файлов, поскольку может также потребоваться распечатать документы. предварительно сохранены в цифровом виде для замены физической копии и сохранены на месте подходящее.

12. Подбор персонала

Ни одна компания не удерживает своих сотрудников навсегда, потому что они сами решают уйти, увольняются или просто умирают. Люди приходят и уходят, и вам нужно нанять новых сотрудников, чтобы они могли работать наилучшим образом. Подбор персонала заключается в выборе будущих работников из числа возможных кандидатов..

Задачи, связанные с наймом, мы должны провести собеседование с кандидатами, просмотреть их резюме, исследовать их отпечатки пальцев и подтвердить, что их рекомендации верны.

• Связанная статья: «Подбор персонала: 10 ключей к выбору лучшего сотрудника»

13. Инвентарь

Функция инвентаризации Он включает в себя выяснение того, какие ресурсы есть у компании и нужен ли ей какой-либо конкретный объект или элемент, чтобы иметь возможность должным образом выполнять свои функции.. Инспектор отвечает за обнаружение отсутствия канцелярских принадлежностей, оборудования, мебели, чистящих средств или любого другого предмета.

Это также часть инвентаризации для информирования о доходах и расходах ресурсов, таких как отказы или повреждения, которые имели некоторые из них или есть подозрение, что есть работники, которые везут канцелярские товары в дом. Все это будет зафиксировано в отчете с подробным описанием ситуации с ресурсами и возможными потребностями, которые возникли перед лицом их нехватки, если таковая имеется.

14. Управление финансами

Управление финансами состоит в том, чтобы убедиться, что деньги, которыми управляет организация, соответствуют ее ожидаемому жизненному циклу, покупать и продавать продукты и услуги, которые нужны и предлагать компании, и разумно инвестировать. Это также подразумевает сохранение всех счетов, отправку их соответствующим лицам, их регистрацию и выполнение необходимых административных платежей.

15. Администрация

Под администрацией мы понимаем вопросы, больше связанные с оформлением документов, такие как юридические вопросы и бюрократия. Компании необходимо очень хорошо знать, каким юридическим аспектам она должна соответствовать, помимо учета моделей. и документы, которые необходимо заполнить и предоставить в государственную администрацию, чтобы подтвердить, что их деятельность юридический.