Формальное общение: что это такое и каковы его характеристики

Все мы знаем разные стили общения и используем один или другой в зависимости от контекста, в котором мы находимся.

Одним из наиболее важных является формальное общение.. В этих параграфах мы можем узнать все об этом стиле, раскрыть рамки, в которых он обычно используют и каковы его основные характеристики и преимущества по сравнению с другими моделями коммуникация.

• Связанная статья: «Социально-эмоциональные навыки: характеристики, функции и примеры»

Что такое формальное общение и каковы его характеристики

Формальное общение коммуникативный стиль, который используется в профессиональном и институциональном контекстах. Это регламентированный метод, при котором разговорные слова недопустимы, поскольку используемый тон всегда должен быть культурным и асептическим. Точно так же мы можем также назвать формальную коммуникацию потоком информации, который происходит между различными эшелоны в иерархии организации, и это будет оформлено в рамках набора правил, которые мы упоминали.

Формальное общение может происходить в устной или письменной форме. Как правило, кратко решаемые взаимодействия проводятся в устной беседе. Однако коммуникации, требующие более обширной или сложной информации, обычно выбираются для проведения написали и передали собеседникам выбранным способом (проспекты, электронные письма, почтовые отправления, памятка и т. д.

Еще одна характеристика формального общения заключается в том, что работает через протоколы, известные отправителям и получателям, которые являются частью организации, в которой происходит этот коммуникационный процесс. Эти протоколы подразумевают, например, пути, по которым сообщения должны проходить в иерархии. Таким образом, сотрудник будет знать, что он должен отправить определенную информацию своему руководителю, а тот, в свою очередь, должен передать информацию своему начальнику, но они не могут пропустить промежуточный шаг.

То есть каждый член организации, участвующий в этом официальном общении Вы должны заранее знать, какое сообщение должно быть адресовано какому-то человеку, в какой форме это должно быть сделано и по какому маршруту должна следовать такая информация. чтобы добраться до места назначения правильным путем.

Типы формального общения

В зависимости от адреса, который мы используем для передачи информации, мы можем установить до четырех различных типов формальной связи. Перейдем к рассмотрению их всех подробнее.

1. Формальное общение снизу вверх

Когда в организации, сотрудник пытается связаться с одним из своих менеджеров, либо с непосредственным начальником, либо с тем, кто стоит над ним, мы бы говорили о восходящей формальной коммуникации. Это форма передачи сообщения вертикального типа и с направлением снизу вверх. Примером сообщений, которые могут быть отправлены в этом режиме, могут быть отчеты, которые были отправлены. запрошены, но также запросы по конкретному вопросу и даже жалобы, которые они хотят оставить патенты.

2. Формальная нисходящая коммуникация

Случай, противоположный предыдущему, - это нисходящая формальная коммуникация. В этой модели информация также передается вертикально, но на этот раз сверху вниз. То есть, именно менеджеры и менеджеры передают информацию подчиненным. Например, они могут отправлять инструкции о задачах, которые необходимо выполнить, и о том, как они должны это делать. Они могут сделать это устно или письменно, в зависимости от информации, которую они хотят отправить.

3. Горизонтальное формальное общение

Не вся формальная коммуникация в организации направлена ​​на людей на другом иерархическом уровне. Когда сообщение отправляется другому работнику, занимающему тот же ранг, мы говорим о горизонтальном формальном общении., поскольку поток информации направлен в сторону.

Эта модель четко прослеживается на встречах руководителей различных отделов, поскольку они общаются несколько человек из независимых отделов, но все они находятся в одном положении с менеджерами или менеджеры.

4. Диагональное формальное общение

Есть менее частый тип формального общения, который все еще возможен, и он диагональный. Эта модальность могла бы произойти когда два собеседника принадлежат к разным отделам, но также к разным иерархическим уровням.

Может случиться так, что руководителю определенного отдела компании потребуется передать информация для сотрудников, которые не находятся в их ведении, но которые находятся в нижнем эшелоне в структуре Компания. Это был бы пример диагонального формального сообщения.

• Вам может быть интересно: «8 элементов коммуникации: характеристики и примеры»

Сильные стороны этого коммуникативного стиля

Формальное общение имеет ряд преимуществ перед неформальным общением. Мы увидим самые важные из них.

1. Стандартизация

Использование этого метода обеспечивает равенство во всех коммуникационных процессах организации, чтобы все участники могли знать, как действовать при передаче информации, выбирая правильный путь и путь, и в то же время все они знают, как интерпретировать сообщения, которые до них доходят, без всяких сомнений. Это стандартизированная модель, которая позволяет четко понимать правила и процедуры.

2. Без ошибок

Факт использования заранее установленных правил и постоянного следования одним и тем же процедурам имеет дополнительное преимущество, и заключается в том, что он не позволяет генерировать ошибки, помимо человеческих ошибок, которые могут быть совершены за пределами указанного правила. Важно то, что следуя указанным протоколам, информация должна проходить через организацию без каких-либо затруднений и не вызывать сомнений у собеседников..

3. Отпечаток лапы

Формальное общение имеет еще одно явное преимущество, а именно то, что все взаимодействия, которые происходят в письменной форме заархивированы и поэтому могут быть просмотрены в любое время чтобы иметь возможность получить конкретную информацию.

Логически то же самое не происходит с формальным устным общением, но мы уже упоминали, что этот тип взаимодействия происходит для отправки очень кратких сообщений. Все те, которые имеют определенный уровень сложности, должны быть переданы в письменной форме и, следовательно, будут зарегистрированы.

Формальные недостатки коммуникации

Логично, что не все качества формального общения положительны. Есть также несколько недостатков, о которых мы должны знать.

1. Стоимость времени

Факт следования довольно жестким протоколам иногда означает, что формальное общение включает ненужная трата времени на передачу информации, которая на самом деле может быть осуществлена ​​в гораздо более короткие сроки. Это случай тех бесконечных встреч, на которых сообщение передается между участниками неэффективно, когда В действительности, это можно было бы сделать более прямым образом, но это означало бы отказ от стандартизированных каналов связи организации.

2. Холодность

Формальное общение позволяет передавать сообщения в классной манере, часто без участия человека. это делает общение более теплым и делает его более безличным, чем неформальный стиль. Кроме того, эта жесткость правил также сильно ограничивает коммуникативный стиль отправителя, иногда дегуманизируя передачу сообщения и заставляя получателя воспринимать это более теплым образом.

3. Путаница

Правила формального общения не должны допускать этого, но иногда неизбежно возникает некоторая путаница вокруг полученного сообщения. Это происходит, когда для передачи информации требуется несколько переходов между разными собеседниками, что создает возможность что в каждой из этих точек исходное сообщение искажено, а полученное в конечном итоге не совсем то же самое, что и исходное сообщение. первый.

Пути улучшения

Формальное общение нуждается в улучшении, и для этого есть несколько рекомендаций, которые могут сделать этот способ передачи информации внутри компаний более эффективным. Вот некоторые из них.

1. Ограничьте формализм

Очевидно, что формальное общение требует приличия в передаче сообщения, но иногда этот избыток формальных выражений может вызвать чрезвычайно серьезный тон, который получатель может интерпретировать как отрицательный, когда сообщение может быть нейтральным и даже перейти на линию противоположный. Например, руководитель отдела может отправить электронное письмо своим подчиненным, чтобы рассказать о своем выступление, что в принципе хорошее, но используют настолько серьезный тон, что они интерпретируют его как отрицательный.

2. Редакция

Эта рекомендация должна относиться к любому типу общения, но в большей степени к формальному. Перед отправкой обязательно ознакомьтесь с текстами., потому что иногда спешка может привести нас к серии орфографических, грамматических или даже контент, который может вызвать проблемы при интерпретации сообщения, и это может иметь серьезные последствия для организация. Представьте, например, что мы инструктируем рабочего отправить 5000 единиц продукта вместо 500.

3. Прием

Хорошее практическое правило - попросить получателя подтвердить, что вы получили сообщение правильно. В настоящее время В электронных письмах есть инструменты, которые информируют нас, когда получатель получил наше электронное письмо., поэтому в таких случаях нам даже не нужно явно запрашивать такое подтверждение.

4. Правильное использование

Последней рекомендацией будет использовать официальное общение только по организационным вопросам. Любые дела за пределами компании не должны решаться подобными способами, и постарайтесь отправить личное сообщение через институциональный канал не вызовет больше, чем проблемы, так как это не канал подходящее.

Библиографические ссылки:

• Андраде, Х. (2005). Внутренняя организационная коммуникация: процесс, дисциплина и техника. Нетбибло.
• Рохас, Д. (1994). Исполнительные методы коммуникации. McGraw-Hill Interamericana.
• Саймон, Х.А., Гомес, Дж. (1993). Связи. Административное поведение.