Uradna komunikacija: kaj je to in kakšne so njene značilnosti

Vsi poznamo različne stile komuniciranja in uporabljamo enega ali drugega, odvisno od konteksta, v katerem smo.

Eden najpomembnejših je formalna komunikacija. V teh odstavkih se lahko naučimo vse o tem slogu, odkrijemo okvire, v katerih je običajno uporabljajo in katere so njegove glavne značilnosti in prednosti v primerjavi z drugimi modeli komunikacijo.

• Sorodni članek: "Družbeno-čustvene sposobnosti: značilnosti, funkcije in primeri"

Kaj je formalna komunikacija in kakšne so njene značilnosti

Formalna komunikacija je komunikacijski slog, ki se uporablja v strokovnem in institucionalnem kontekstu. To je regulirana metoda, pri kateri pogovorne besede niso dovoljene, saj mora biti uporabljeni ton vedno kultiviran in aseptičen. Prav tako lahko formalno komunikacijo imenujemo tudi tok informacij, ki se pojavlja med različnimi ešalonov znotraj hierarhije organizacije, ki bodo uokvirjeni v niz pravil, ki smo omenili.

Tok formalne komunikacije lahko poteka v govorni ali pisni obliki. Na splošno se na kratko razrešene interakcije izvajajo v ustnem pogovoru. Vendar pa se običajno izbere komunikacija, ki zahteva obsežnejše ali kompleksnejše informacije pisno in jih posreduje sogovornikom na izbran način (okrožnice, e -poštna sporočila, poštne pošte, beležka itd.

Druga značilnost formalne komunikacije je, da deluje prek protokolov, ki so znani pošiljateljem in prejemnikom, ki so del organizacije, v kateri poteka ta komunikacijski proces. Ti protokoli na primer pomenijo poti, ki jih morajo sporočila sprejeti znotraj hierarhije. Tako bo zaposleni vedel, da mora poslati določene podatke svojemu vodji, ta pa mora te podatke posredovati svojemu nadrejenemu, vendar ne morejo preskočiti vmesnega koraka.

To pomeni, da je vsak član organizacije, ki sodeluje v tej uradni komunikaciji Vnaprej morate vedeti, katero sporočilo je treba nasloviti na katero osebo, v kakšni obliki bi to morali storiti in po kakšni poti naj te informacije sledijo da pridete na cilj na pravilen način.

Vrste formalne komunikacije

Odvisno od naslova, ki ga uporabljamo za prenos informacij, lahko vzpostavimo do štiri različne vrste formalne komunikacije. Poglejmo vse podrobneje.

1. Formalna komunikacija navzgor

Ko ste v organizaciji, zaposleni poskuša komunicirati z enim od svojih vodil, bodisi tistim, ki je neposredno nadrejen, bodisi nad njim, govorili bi o formalni komunikaciji navzgor. Je oblika prenosa sporočila navpičnega tipa in s smerjo od spodaj navzgor. Primer sporočil, ki jih je mogoče poslati v tem načinu, so poročila, ki so bila zahtevali, pa tudi zahteve za določeno zadevo in celo pritožbe, ki jih želijo zapustiti patentov.

2. Formalna komunikacija navzdol

Nasprotni primer prejšnjemu bi bil primer padajoče formalne komunikacije. V tem modelu se informacije prenašajo tudi navpično, tokrat pa od zgoraj navzdol. Se pravi, menedžerji in menedžerji posredujejo informacije zaposlenim na njihovo odgovornost. Lahko pošljejo na primer navodila o nalogah, ki jih je treba opraviti, in o tem, kako naj to storijo. To lahko storijo ustno ali pisno, odvisno od podatkov, ki jih želijo poslati.

3. Vodoravna formalna komunikacija

Vsa formalna komunikacija v organizaciji ni usmerjena na ljudi na drugi hierarhični ravni. Ko je sporočilo poslano drugemu delavcu, ki zaseda isti položaj, govorimo o horizontalni formalni komunikaciji, ker je tok informacij usmerjen bočno.

Ta model je jasno opazen na sestankih različnih vodij oddelkov, saj so komunicira več posameznikov iz samostojnih odsekov, vendar so vsi v istem položaju kot vodje oz menedžerji.

4. Diagonalna formalna komunikacija

Obstaja še manj pogosta oblika formalne komunikacije, ki je še vedno diagonalna. Ta način bi se pojavil ko dva sogovornika pripadata različnim oddelkom, pa tudi različnim hierarhičnim nivojem.

Lahko se zgodi, da mora vodja določenega dela podjetja poslati informacije zaposlenim, ki niso v njihovi pristojnosti, vendar so v nižjem razredu v strukturi podjetje. To bi bil primer diagonalnega formalnega komunikacijskega primera.

• Morda vas zanima: "8 elementov komunikacije: značilnosti in primeri"

Prednosti tega komunikacijskega sloga

Uradna komunikacija ima številne prednosti pred neformalno komunikacijo. Ogledali si bomo najpomembnejše.

1. Standardizacija

Uporaba te metode zagotavlja enakost v vseh komunikacijskih procesih organizacije, tako da lahko vsi člani vedo, kako ravnati pri posredovanju informacij, izbira prave poti in poti, hkrati pa vsi znajo brez dvoma razlagati sporočila, ki do njih pridejo. Gre za standardiziran model, ki omogoča jasno razumevanje pravil in postopkov.

2. Brez napak

Dejstvo uporabe vnaprej določenih pravil in vedno upoštevanja istih postopkov ima dodatno prednost, in je, da ne dovoljuje generiranja napak, razen človeških napak, ki bi jih lahko storili zunaj omenjenega pravila. Pomembno je, da po navedenih protokolih, informacije morajo teči skozi organizacijo brez težav in brez vzbujanja dvomov pri sogovornikih.

3. Odtis tačke

Uradna komunikacija ima še eno jasno prednost, to je, da vse interakcije, ki se pojavljajo v pisni obliki so arhivirani in jih je zato mogoče kadar koli pregledati za pridobivanje določenih informacij.

Logično se enako ne dogaja pri uradni ustni komunikaciji, vendar smo že omenili, da se do te vrste interakcije pošilja zelo jedrnata sporočila. Vse tiste, ki imajo določeno stopnjo zahtevnosti, je treba poslati v pisni obliki, zato bodo registrirani.

Formalne komunikacijske pomanjkljivosti

Logično niso vse lastnosti formalne komunikacije pozitivne. Prav tako se moramo zavedati več pomanjkljivosti.

1. Stroški časa

Dejstvo, da sledimo dokaj strogim protokolom, včasih pomeni, da gre za formalno komunikacijo nepotrebna izguba časa za prenos informacij, ki bi jih bilo mogoče opraviti v precej krajšem času. To velja za tista neskončna srečanja, na katerih se sporočilo posreduje med udeleženci na neučinkovit način, ko V resnici bi to lahko naredili bolj neposredno, vendar bi to pomenilo opustitev standardiziranih komunikacijskih poti organizacije.

2. Hladnost

Uradna komunikacija povzroči, da se sporočila prenašajo na hladen način, pogosto brez človeškega dotika zaradi česar so interakcije toplejše in zaradi česar je ta komunikacija veliko bolj neosebna od neformalnega sloga. Poleg tega tudi ta togost pravil močno omejuje komunikacijski slog pošiljatelja, včasih razčloveči prenos sporočila in povzroči, da ga sprejemnik zazna na toplejši način.

3. Zmedenost

Pravila formalne komunikacije tega ne bi smela dopuščati, vendar včasih je neizogibno, da pride do določene zmede okoli prejetega sporočila. To se zgodi, ko prenos informacij zahteva več skokov med različnimi sogovorniki, kar ustvarja možnost da je na vsaki od teh točk izvirno sporočilo popačeno in tisto, ki je na koncu prejeto, ni popolnoma enako tistemu prvi.

Načini izboljšanja

Uradna komunikacija ima možnosti za izboljšave, zato obstaja več priporočil, s katerimi lahko ta način prenosa informacij znotraj podjetij postane učinkovitejši. To so nekateri izmed njih.

1. Omejite formalizem

Očitno je, da Uradna komunikacija zahteva dekor v oddaji sporočila, včasih pa lahko ta presežek uradnih izrazov ustvari izredno resen ton, ki ga sprejemnik lahko razlaga kot negativno, ko je sporočilo lahko nevtralno in celo na liniji nasprotno. Na primer, vodja oddelka lahko svojim podrejenim pošlje e -poštno sporočilo, da se pogovorijo o svojem izvedba, ki je načeloma dobra, vendar uporabljajo ton tako resen, da ga interpretirajo v a negativno.

2. Revizija

To priporočilo bi moralo veljati za vse vrste komunikacije, veliko bolj pa za formalno. Pred pošiljanjem je nujno pregledati besedila, ker nas včasih lahko hitenje pripelje do vrste napak pri črkovanju, slovnici ali celo vsebino, ki lahko povzroči težave pri razlagi sporočila, kar ima lahko resne posledice v organizacijo. Predstavljajte si na primer, da delavcu naročimo, da namesto 500 pošlje 5000 enot izdelka.

3. Recepcija

Dobro pravilo je, da od prejemnika zahtevate potrditev, da ste sporočilo pravilno prejeli. Trenutno V e -poštnih sporočilih so orodja, ki nas obvestijo, ko je prejemnik prejel naše e -poštno sporočilo, zato nam v teh primerih niti ni treba izrecno zahtevati take potrditve.

4. Pravilna uporaba

Zadnje priporočilo bi bilo uporabljajte uradno komunikacijo samo za organizacijske zadeve. Vseh zadev zunaj podjetja ne bi smeli obravnavati na te načine in poskusite poslati Osebno sporočilo po institucionalnem kanalu ne bo povzročilo več težav, saj to ni kanal primerno.

Bibliografske reference:

• Andrade, H. (2005). Notranja organizacijska komunikacija: proces, disciplina in tehnika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Izvršilne komunikacijske tehnike. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Komunikacija. Upravno vedenje.