Tehnika pet zakaj: kaj je in kako jo uporabljati

Obstaja veliko tehnik za odpravljanje težav, vse so zelo uporabne, odvisno od vrste težave, ki jo je treba rešiti.

Med tistimi, ki so dosegli največjo priljubljenost zahvaljujoč preprostosti njegove uporabe, imamo tehnika pet zakaj, orodje, ki nam omogoča, da s postavljanjem vprašanj poiščemo glavni vzrok določene težave.

Čeprav je ta tehnika enostavna za uporabo, je zanjo treba slediti nekaj korakov, pri čemer upoštevamo nekaj nasvetov in tudi ocenimo njene pomanjkljivosti, kar bomo videli v naslednjih vrsticah. Držite se, če želite izvedeti več o tej tehniki!

• Povezani članek: "Psihološka izčrpanost med delovnim konfliktom"

Kaj je tehnika pet zakaj?

Tehnika pet zakaj, imenovana tudi lestev zakaj-zakaj ali zakaj, je strategija, ki se široko uporablja pri reševanju problemov, ki omogoča iskanje temeljnega vzroka zapletenega problema ali ki je produkt niza vzrokov. Njegova uporaba je zelo preprosta, zato je tako priljubljena in uporabljena v svetu reševanja problemov.

Ideolog te tehnike naj bi bil Sakichi Toyoda, japonski industrialec in izumitelj, ki je ustanovil podjetje Toyota. Toyoda je to orodje uporabil za reševanje problemov v proizvodnji avtomobilov. Potem bi bil inženir Taiichi Ohno, prav tako iz Toyote, tisti, ki bi tej tehniki dal kontinuiteto in slavo ter populariziral njeno uporabo.

Predpostavka tehnike je tako preprosta, da jo lahko povzamemo v naslednji izjavi kolegom teh japonskih proizvajalcev: »Glejte na proizvodno delavnico brez predsodkov in s praznim umom; ponovite 'zakaj' petkrat za vsako vprašanje".

V bistvu je to orodje za analizo vzrokov in posledic, ki deluje z vprašanji. S to strategijo je mogoče analizirati problem z vprašanjem "zakaj". Ko dobimo odgovor na prvi »zakaj«, si znova zastavimo isto vprašanje in tako naprej, dokler ne ugotovimo, kaj je povzročilo težavo, ki smo jo rešili.

običajno, Za iskanje izvora problema je potrebnih najmanj pet zakaj, zato tehnika dobi to ime. Kljub temu, kar pove njegovo ime, če ne naredite petih zakaj, to ne pomeni, da se orodje ne uporablja. priročno, saj je treba vprašanje zastaviti, dokler se ne šteje, da je bil dosežen temeljni vzrok analiziranega pojava, so dovolj trije razlogi ali sedem je dovolj.

• Morda vas zanima: "Kvantitativna šola uprave: kaj je in značilnosti"

Kako uporabiti tehniko za reševanje problemov?

Čeprav je to precej brezplačna tehnika, izvajanje analize z uporabo tehnike petih zakaj ustrezno vključuje upoštevanje nekaterih premislekov.

V proces petih zakaj v podjetju je treba vključiti vodstvo. Za samo analizo, treba je razmisliti, kdo so pravi ljudje, s katerimi se oblikuje delovna skupina. Prav tako je priporočljivo uporabiti osebo, ki lahko deluje kot moderator procesa, v smislu, da je nagnjena k postavljanju vprašanj o določeni temi.

Bistveno je, da se postopek iskanja petih zakaj opravi na listu papirja ali, še bolje, na tabli. Po proxyju je to mogoče z računalnikom, vendar je bolje, da celoten postopek analize opravite z nečim, v čemer lahko vsi hkrati fizično sodelujejo. Zapiši problem na tablo in se prepričaj, da ga vsi razumejo.

Med postopkom, Zelo pomembno je razmisliti o tem, kaj so resnični vzroki težave in katere simptome ali učinke povzročajo, ne da bi jih zamenjali.. Ne smemo pozabiti, da je simptom še vedno posledica nečesa in da je to nekaj, za kar je treba najti rešitev. Zato je nujno biti pozoren in slediti logiki vzročno-posledičnih razmerij.

Poskrbeti moramo, da izoliramo vzroke, ki so povzročili okvare, težave ali neprijetnosti situacije, v kateri smo se znašli. Za to je zelo dobra strategija, da sestavimo povedi, ki smo jih postavili, vendar v obratni smeri, z uporabo izraza "in zato" ali "in zato". Vprašanja bi morali poskušati postaviti čim bolj natančno.

Nikoli se ne bi smeli zateči k krivdi samo in izključno na človeški dejavnik. Morda je prišlo do človeške napake, nepazljivosti s strani delavca ali kakršne koli težave, ki je bila v rokah enega ali več ljudi, vendar je treba ovrednotiti tudi celoten proces in vsak problem, človeški ali čisto naključni, ki bi lahko imeti. Ta tehnika se ne uporablja za iskanje odgovornosti, temveč za učenje iz napak in preprečevanje njihove ponovne zagrešenosti. Vzgajati je treba vzdušje zaupanja in iskrenosti, pri čemer obtožbe k temu ne pripomorejo.

Treba je postaviti vprašanje "zakaj?" dokler se ne ugotovi osnovni vzrok težave. se pravi, Če se najde nekaj, kar, ko je enkrat rešeno ali odpravljeno, preprečuje, da bi se napaka ponovila, je bila tehnika v celoti uporabljena. Zelo priporočljivo je, da se vprašate "zakaj?" z vidika stranke in ne z vidika delavca.

• Povezani članek: "Odpor proti organizacijskim spremembam: značilnosti, vzroki in kaj storiti"

Primeri uporabe te tehnike

Čeprav je predpostavka te tehnike preprosta, bomo za njeno boljše razumevanje predstavili tri primere zagotovo nam dajejo bolj poglobljeno razumevanje, kako deluje strategija petih zakaj in kako uporabna Kaj je to.

1. Toyotina torbica

Prvi primer, ki ga navajamo, je tisti, ki ga je predlagala sama Toyota. Stroj ima okvaro.

• Zakaj se je stroj pokvaril? Varovalka je pregorela zaradi preobremenitve.
• Zakaj je bilo preobremenjeno? Ležaji niso bili dovolj mazani.
• Zakaj niso imeli dovolj mazanja? Črpalka za olje ni krožila dovolj olja.
• Zakaj črpalka ni krožila dovolj olja? Črpalka je bila zamašena s kovinskimi ostružki.
• Zakaj je bil zamašen s kovinskimi ostružki? Ker črpalka nima filtra.

Tako lahko po tej analizi razumemo, da je umazanija v črpalki zaradi pomanjkanja filtra povzročila preobremenitev varovalke, zaradi česar se je stroj pokvaril. V tem konkretnem primeru lahko to razumemo vsak vzrok ima svoj učinek, torej deluje na peti, zakaj je treba problem rešiti.

• Povezani članek: "Šest stebrov človeških virov"

2. Zamenjava osebja

Sistem podatkov o strankah zdi se, da je zastarel:

• Zakaj nam sistem daje zastarele podatke? Ker analitik ni naložil posodobljenih podatkov iz prejšnjega meseca.
• Zakaj analitik ni naložil podatkov za prejšnji mesec? Ker ga nihče ni naučil, kako to narediti.
• Zakaj ga nihče ni naučil, kako to storiti? Ker nihče ne pozna postopka.
• Zakaj nihče ne pozna postopka? Ker je tisti, ki ga je poznal, odšel, delavcu, ki je prišel, tega ni razložil.
• Zakaj prihajajočemu delavcu ni bil pojasnjen postopek? Ker ni bilo dokumentirano, niti možnost, da bi edini, ki ni vedel, odšel, ne da bi to pokazal novemu.

Ta težava, ki se je sprva zdela le okvara sistema, je v resnici človeški problem, pri katerem se osebe, ki so odgovorne za posodabljanje podatkov, niso zavedale, da je to njihova vloga in nihče ga ni ustrezno informiral ali naučil. Prav tako ni bilo protokola, v katerem bi bilo določeno, kaj storiti v primeru odhoda osebe, ki je zadolžena za posodobitev podatkov.

• Morda vas zanima: "14 najboljših dejavnosti Team Building (razloženo in razvrščeno)"

3. Nižja prodaja

V podjetju so začeli beležiti nižjo prodajo ...

• Zakaj se je prodaja zmanjšala? ker prodajalci niso dosegli svojih mesečnih ciljev.
• Zakaj prodajalci niso dosegli svojih mesečnih ciljev? ker nimajo dovolj časa, da bi se osredotočili na svojo prodajo.
• Zakaj nimajo dovolj časa, da bi se osredotočili na svojo prodajo? ker se dnevni opravki ne rešujejo hitro.
• Zakaj se dnevni opravki ne rešijo hitro? ker podjetje nima implementiranega orodja, ki jih rešuje hitro in učinkovito.

V tem konkretnem primeru se vidi, da zato, ker podjetje nima orodij, ki bi to omogočala hitro reševati vsakodnevne težave, delavci so tisti, ki morajo ugotoviti, kako popraviti jih.

Ker je veliko teh težav neznanih ali bolj zapletenih, kot dopušča vaše znanje, vzeti preveč časa in kognitivnih virov za razrešitev. Posledično ne smemo imeti časa, da bi se osredotočili na prodajo in naredili manj.

• Morda vas zanima: "4 vrste sistemov poslovne organizacije"

Prednosti te tehnike

Nekaj ​​jih lahko omenimo Prednosti in prednosti tehnike Five Whys:

• Omogoča vam, da se po različnih poteh hitro poglobite v naravo problema.
• To je zelo enostavna tehnika za uporabo, saj se preprosto vprašate pravi "zakaj" in ugotovite vzrok za vsako težavo.
• Njegova uporaba spodbuja timsko delo. V idealnem primeru bi ga morali uporabljati ljudje, ki imajo različne vloge v podjetju.
• Lahko se integrira z drugimi orodji za reševanje problemov, kot je analiza Ishikawa ali šest klobukov razmišljanja.

In kot glavno prednost, ki izstopa pred drugimi, lahko omenimo to deluje na osnovni vzrok težave in preprečuje, da bi se ponovil, ko je odkrit, razumeli in rešili.

kritiki

Toda kljub številnim prednostim ima tehnika pet zakaj tudi nekaj pomanjkljivosti, predvsem zato, ker nekateri menijo, da je to preslabo orodje, da bi naredili analizo, kaj je koren problema.

To mnenje je izrazil Teruyuki Minoura, nekdanji generalni direktor globalnega nabave pri Toyoti, glede na to, da to orodje ne omogočila dovolj globoko analizo, ki je potrebna za reševanje problemov v tako zapletenem svetu, kot je svet inženiring.

Če te kritike dodamo, imamo več razlogov:

• Raziskovalci se raje ukvarjajo s simptomi, kot pa se poglabljajo in vidijo temeljni vzrok celotne težave.
• Nezmožnost preseči sedanje znanje preiskovalca. Preiskovalec ne more najti vzrokov, ker mu za začetek ni treba imeti znanja, da bi jih odkril.
• Pomanjkanje podpore, ki bi raziskovalcu pomagala dati pravilen odgovor na vprašanja »zakaj«.

Poleg tega rezultatov ni mogoče ponoviti. Dokaz za to je dejstvo, da različni ljudje, ki uporabljajo tehniko pet zakaj za isto težavo, lahko na koncu najdejo različne vzroke.

Nagnjenost k izolaciji enega samega temeljnega vzroka in gledanju nanj linearno, namesto da bi upoštevali možnost, da obstaja več vzroki, ki so povzročili težavo in kot posledica kombinacije več težav, ki dajejo rezultat večfaktorski.