Poslovna komunikacija: vrste, značilnosti in pogoste napake

Živimo v družbi, v kateri je velik del trga dela konfiguriran na podlagi poslovnega okolja. Naj gre za velike multinacionalke, MSP, družinska podjetja ali celo posamezne storitve, morajo vsi upoštevati, da je bistveni element kajti njeno preživetje je skladnost v organizaciji in komunikacija med njenimi deli, da bi združili moči in šli proti cilju običajni.

V tem smislu lahko to potrdimo Poslovna komunikacija je eden ključnih elementov organizacije, še posebej, če ima določeno kompleksnost, deluje pravilno in se lahko prilagaja in preživi. In o takšni komunikaciji bomo govorili v tem članku.

• Povezani članek: "Delovna in organizacijska psihologija: poklic s prihodnostjo"

Kaj je poslovna komunikacija?

Poslovna komunikacija je skupek procesov, ki jih izvede podjetje ali njegov del, da bi podjetje potovalo informacije, tako interno med različnimi oddelki ali položaji podjetja kot če govorimo o komunikaciji podjetja z Zunanjost.

Pomembno je upoštevati, da taka komunikacija praviloma ne pomeni le zmožnosti izdaje informacij, temveč bi vključevala tudi dejstvo, da so bile informacije prejete:

soočamo se z medsebojno izmenjavo podatkov.

Dobra poslovna komunikacija pomaga vsem članom podjetja, da ostanejo motivirani in da svoje dejanja so lahko znana, kar zmanjšuje negotovost delavcev in vodij glede stanja enako. Prav tako olajša interakcijo in izboljšuje delovno okolje, poleg tega, da izboljšuje produktivnost in vam omogoča, da se bolj optimalno odzovete na kakršno koli možnost.

Splošni cilji

Cilji poslovne komunikacije so lahko razumljivi. Interno po eni strani omogoča ustvarjanje skladne organizacije ter pridobivanje informacij in rezultatov njene različne oddelke ali delavce, pa tudi, da se lahko generirajo in prenašajo cilji in korporativna vizija podjetja.

Tudi olajša razumevanje, kaj se od vsakega delavca pričakuje, pa tudi razumevanje realnosti, s katero se mora vsak od njih soočiti. Vsem tudi olajša delo v isti smeri in da se naučijo novih načinov izvajanja lastnih odgovornosti.

Na ravni komuniciranja z zunanjim svetom je poslovna komunikacija bistvenega pomena za stik z okoljem in ustvariti pozitivno podobo o samem podjetju, pa tudi za analizo ciljne publike in njeno oceno potrebe. Prav tako vam omogoča, da se naučite pritegniti potencialne stranke in oceniti spremembe, ki so del dinamične družbe in tekočina, v kateri živimo, nekaj temeljnega, da lahko predvidevamo in se soočamo z morebitnimi težavami ter se lahko prilagajamo pol.

Da bi bila komunikacija učinkovita, mora podjetje samo ustvariti učinkovite kanale zanjo. saj s svojimi dejanji izboljšuje prenos informacij, ustvarja sredstva za komunikacijo in poleg tega aktivno delati, da ni negotovosti glede tega, kar se zahteva in išče v organizaciji.

Prav tako je pomembno delati tako na formalnih kot na neformalnih vidikih ter oceniti potrebe in misli različnih delavcev. Bistvena je tudi empatija ter dobra ureditev in načrtovanje komunikacijskih mehanizmov.

• Morda vas zanima: "Celostna identiteta: kaj je in kako opredeljuje organizacije"

Različne vrste poslovne komunikacije

Vsa podjetja in organizacije ne komunicirajo na enak način in obstajajo različne tipologije in klasifikacije poslovnega komuniciranja na podlagi različnih kriterijev.

1. Notranji in zunanji

Prva od njih je tista, ki vzpostavi razlikovanje med notranjo in zunanjo komunikacijo, prva je tista, ki se pojavi med različnih oddelkov in delavcev samega podjetja, drugi pa je namenjen vzpostavitvi komunikacije z pol.

2. Dvosmerni in enosmerni

Prav tako lahko najdemo tudi sloge poslovne komunikacije z večjo ali manjšo stopnjo interaktivnosti, ki jih lahko najdemo med najpogostejšimi dvosmerna komunikacija, v kateri pošiljatelj in prejemnik sodelujeta in izmenjujeta informacije, dokler ni enosmerna, v kateri je poslano samo eno sporočilo, na splošno s položajev moči do prejemnika, ki nima možnosti odgovoriti.

3. Naraščajoče, padajoče in vodoravno

Znotraj notranjega poslovnega komuniciranja organizacije lahko najdemo tri glavne vrste v funkcija točke, kjer se informacija začne, in položaj med pošiljateljem in prejemnikom iste komunikacijo. O komunikaciji navzdol govorimo, ko je komunikacijsko dejanje izvedeno od izdajatelja z višjim položajem kot prejemnik.

Ko je podrejeni tisti, ki pošlje sporočilo svojemu nadrejenemu, bi govorili o komunikaciji navzgor. V obeh primerih bi se soočili z vrsto vertikalne komunikacije, torej komunikacijo, v kateri subjekti, ki vzdržujejo komunikacijsko dejanje, so v neenakopravnem razmerju glede na moč (med njimi je hierarhija).

Druga odlična vrsta komunikacije je horizontalna komunikacija, ki se vzpostavi med posamezniki, ki imajo enak položaj in so na isti ravni hierarhije.

4. Formalno in neformalno

Na koncu je treba opozoriti, da v poslovnem komuniciranju najdemo obstoj dveh različnih vrst komunikacijskih kanalov: formalnega in neformalnega. V prvem so običajno obravnavani tehnični vidiki in tisti, ki so povezani s samimi nalogami, ki je vrsta spoštljive komunikacije, osredotočene na razum in cilj podjetja.

V neformalni komunikaciji pa običajno se vzpostavijo bolj prilagodljive in naravne komunikacije, ki je v osnovi osredotočen na medosebne odnose in je pogosto tisti, ki najbolj vpliva na dobro počutje pri delu. Slednje se zelo razlikuje glede na to, kdo ga izvaja, in lahko preseže delovno mesto, saj ga organizacija težko nadzoruje.

Možne grožnje dobri komunikaciji

Ohranjanje učinkovite poslovne komunikacije je bistvenega pomena, vendar ni enostavno. In to je, da obstoj visoke stopnje variabilnosti situacij, ki se lahko pojavijo, kot tudi obstoj nesporazumi, zlorabe in težave v komunikaciji podjetja.

1. Pomanjkanje doslednosti

Eden od dejavnikov, ki najbolj vpliva na to, ali je komunikacija resnično koristna, je kredibilnost izdajatelja in upoštevanje s prejemnikom sporočila Primer tega je lahko obstoj neskladja med povedanim in storjenim, ne ohranjanje izdajatelji način delovanja v skladu z izdanimi sporočili.

Slednje se lahko zgodi pri katerem koli od delavcev podjetja, ne glede na njihov hierarhični položaj ali če govorijo z nadrejenim, podrejenim oz. nekdo na isti ravni hierarhije in povzroči resne posledice za oba subjekta (kar je odvisno od situacije lahko na koncu slabo obravnavani ali celo odpuščeni) kot tudi za organizacijo (ustvarjanje nižje stopnje zaupanja v osebo in v primeru visokega položaja celo v organizacija).

Na enak način in na primer v primeru velikih podjetij z velikim številom oddelkov, če obstajajo razhajanja med pristojnimi ali referenčnimi številkami v podjetju verjetno Lahko se pojavi situacija, v kateri delavec pravzaprav ne ve, kateremu vodstvu naj sledi, nekaj, kar lahko povzroči frustracijo in nezaupanje.

Prav tako je treba biti zelo previden pri interpretaciji sporočil, saj obstoj Ambivalentnost lahko vodi do tega, da različni oddelki ali delavci razlagajo stvari nasprotno. Poslovna komunikacija stremi ravno k zagotavljanju organizacije in notranje skladnosti, tako da sporočila nejasna in z različnimi interpretacijami lahko povzroči pojav negotovosti in dvomov pri prejemnikih sporočilo.

2. Pomanjkanje čustvene povezanosti

Drug problem je v načinu komuniciranja. Na primer, v nekaterih organizacijah lahko pride do težav pri ustvarjanju občutka povezanosti na čustveni ravni, ki delavci lahko ustvarijo manjšo zavezanost in produktivnost, pri uporabnikih pa pomanjkanje zanimanja in iskanje drugega alternative. Treba je ceniti vse, kar se naredi, pa tudi tisto, kar ni, je v bistvu komunikativno.

Tako ni pomembno samo sporočilo samo, temveč tudi način njegovega prenosa: ni enako tudi e-pošta ne ponuja enakih občutkov kot sestanek iz oči v oči ali iskanje pravega stika.

3. Nerazumevanje konteksta

Treba ga je tudi ceniti prilagajanje trenutnim razmeram in družbeni napredek, kot tudi posebnosti same situacije. Na primer, v vse bolj globalizirani družbi in v kateri nove tehnologije omogočajo takojšnjo komunikacijo s širokim število ljudi hkrati, bo morda treba analizirati in vlagati v komunikacijske politike, ki upoštevajo moč družbenih omrežij in kako pravilno posredovati želene informacije, poleg tega oceniti stike s potencialnimi strankami iz drugih regij sveta.

Prav tako je treba oceniti tudi lastno situacijo podjetja, da se ne bi lotili več kot kaj lahko pokrijejo, pri čemer je treba upoštevati položaj celotnega podjetje.

Druga težava bi lahko bila vsebina sporočil, ki se oddajajo: možno je, da čeprav komunikacija obstaja, ne prenaša ali ne prenaša vsebine, ki bi jo bilo treba posredovati. Možno je, da se osredotoča na precej dopolnilne vidike in ignorira, na primer, usmeritev ali cilje, ki bi jih moral imeti določen položaj, ali ki jemljejo za samoumeven obstoj znanja, ki ni bilo nikoli eksplicitno.

4. Izolacija in pomanjkanje komunikacije

Končno, morda najpomembnejši problem, ki ga je mogoče ekstrapolirati iz vseh prejšnjih, je možnost, da ni prave komunikacije.

Najbolj nazoren primer je stabilna in stalna uporaba enosmerne komunikacije, ki lahko ustvarjajo stanje stagnacije in nerazumevanja, kaj se dogaja v organizacija. Na srečo se danes najmanj uporablja prav zato, ker je najmanj učinkovit in uporaben.

Možno je tudi da različni položaji nimajo ustreznih mehanizmov za vzpostavitev stika tudi če bi bilo slišati njihova mnenja, je manj možnosti za povratne informacije ali celo, da različni deli podjetja nimajo stika med seboj. Takšno interakcijo je treba aktivno spodbujati.