15 канцеларијских функција (и њихове карактеристике)

У свакој организацији потребно је спровести низ активности како би компанија напредовала, поред тога што може да испуни циљеве који су предложени и понуди производе и услуге за које се специјализује.

Иако бисмо могли говорити о стотинама функција које се обављају унутар компаније, реалност је да их има само две недеље ако их групишемо у општије функције.

Затим ћемо открити шта су они функције главне канцеларије и колики је њен значај за целу организацију.

• Везани чланак: „Психологија рада и организација: професија са будућношћу“

15 канцеларијских функција (функције и радни простори)

У свакој организацији постоји неколико запослених који обављају различите функције. Сваки од њих је специјализиран у свом подручју, што може захтијевати неку врсту обуке која је мање -више висока и неопходна за обављање функције коју обављају у организацији. Његове функције су веома разноврсне и баве се аспектима као што су администрација, инвентар, финансијско управљање, избор запослених или дистрибуција поште.

Организације се могу описати као организми у којима ће, ако било који њихов део не ради исправно, целина пропасти или бити мање функционална

. Зато је од суштинске важности да радници предузећа овладају вештинама које се од њих очекују приликом извршавања задатака који им је додељен, користећи добру усмену комуникацију, организационе способности, писање докумената и знање о Канцеларија за аутоматизацију. Све ове вештине се односе на 15 најбољих канцеларијских функција које ћемо погледати у наставку.

1. Планирање

Планирање је на врху наше листе јер је то најважнији задатак унутар организације. Ово То подразумева дефинисање метода и организационих структура које ће се спровести у предузећу, јасно утврђујући очекивани пословни план.

Иако постоје технолошки алати који помажу да се прецизирају методе наведене у пословном плану и дистрибуирају задатака међу запосленима, од суштинског је значаја да је добро планирање. Ако не почнете на десној страни, тешко је постићи пословне циљеве које организација жели постићи.

Људи који су задужени за спровођење планирања морају имати јасну пословну визијуОсим што дубински знају каква је хијерархија унутар компаније и предности и слабости чланова за које се верује да одговарају адекватним циљевима који се од њих траже.

2. Редакција докумената

Пуно се пише у свакој канцеларији. Један од најдужих задатака за запослене у компанији је писање извештаја и докумената као што је транскрипција важних разговора и састанака, поред остављања записника себе. Аспекти попут инспекција и прегледа инвентара такође се састављају и евидентирају.

У изради докумената Такође укључује развој водича и протокола за помоћ радницима, почетници и ветерани, да разумеју шта треба да раде на сваком курсу или задатку који се од њих тражи. Такође могу детаљно описати аспекте као што су позадина, напредак, резултати, предности и недостаци примене једне или друге методе у конкретној ситуацији значајно важни за компанија.

• Можда ће вас занимати: „Психологија вам даје 6 савета за боље писање“

3. Учествовати на састанцима

Шта је компанија без познатих пословних састанака? У свакој организацији се одржавају састанци између чланова радног тима, у којем размењују идеје, деле презентације, презентују извештаје и извештаје о текућим пројектима.

Ови састанци се одржавају са циљем да се изнесу заједничка гледишта и ускладе ставови за постизање циља или завршетак одређеног пројекта. Покушавају да поставе правац који радници морају следити да би радили ка истом циљу, на координисан начин и без непотребног понављања задатака међу собом. Из тог разлога, састанци додељују улоге, задатке и рокове за сваку од њих.

Оно што се коментарише на састанцима бележи се у записнике или записнике за подношење. Учесталост, трајање и аспекте о којима ће се расправљати дефинишу сама организација и учесници састанка. На пример, постоје компаније у којима се састанци одржавају свакодневно, док су у другима недељни, двонедељно, месечно... Учесталост састанака зависиће од потреба сваке компаније и онога о чему се разговара у њима.

• Можда ће вас занимати: "6 врста организационе комуникације"

4. Заказивање састанака

Састанак, лично или на мрежи, само је врх леденог брега. Иза сваког од њих стоји много припрема, улагање времена и ресурса да се разјасни о чему ће се причати или шта ће се у њима радити.

Можда изгледа једноставно, али то престаје бити ако мислимо да онај ко је задужен за заказивање таквих састанака мора бити свесни пројекта о коме ће се разговарати, ко су људи који су заинтересовани да присуствују и које су време добро.

Заказивање састанака не подразумева само одлучивање о месту, времену и посетиоцима, већ такође уверите се да ће присутни моћи да присуствују и да се изабрано време не поклапа са задацима или другим, још важнијим састанцима. Осим тога, то укључује одлучивање да ли је тема о којој желите да говорите довољно важна да се о њој расправља састанке, лично или на мрежи, јер нико не жели да одржава састанке ради ствари о којима би се могло разговарати путем ћаскања или е -поште електронски.

• Можда ће вас занимати: „Управљање временом: 13 савета како да искористите сате у дану“

5. Преглед организационе е -поште

Још једна канцеларијска функција је проверавање е -поште организације. У почетку звучи једноставно, чини се да укључује само отварање е -поште коју примамо са различитих нивоа компаније у којој радимо. Међутим, истина је да је то једна од активности која нам може одузети најдуже време, а постоје студије које указују на то да у просеку трошимо просечно 20,5 сати недељно обављајући овај задатак.

Е -поруке које шаље наша компанија морају се детаљно прочитати, указујући на важне аспекте да нам то кажу наш шеф или колеге и будите свесни да ниједна порука није погрешно постављена важно. Морамо и на њих одговорити, јер није превише професионално или срдачно не дати одговор захвалност или најмањи коментар да смо добили такву поруку и од надређеног и од а подређен.

• Везани чланак: „11 делова е -поште (објашњено и са примерима)“

6. Дистрибуција поште предузећа

Дистрибуција поште у предузећу је задатак за који није потребна опсежна обука, иако укључује велику одговорност. Морате имати велики осећај хитности, добру организацију и познавати сва важна одељења, канцеларије и позиције у компанији доставите информације људима који су вам згодни и што је пре могуће.

Документи и друге ставке које запосленици ваше организације могу чекати укључују фактуре добављача, писма одговор владиног тела, кредитне картице, дизајн, фолије, електронски уређаји попут графичких картица и материјала рођаци.

7. Логистика

Логистика То се односи на транспорт све робе која се односи на предузеће, како њихов долазак у компанију, тако и њихов одлазак до других и складиштење..

Ова функција такође укључује интеракцију са провајдерима како бисмо могли издају битне сировине у производњи производа и услуга које нуди организација. Ко год управља логистиком има за циљ да осигура да компанија има све што јој је потребно за одржавање производње.

8. Одговарање на позив

Телефон је и даље једно од најчешће коришћених средстава комуникације, а пословном свету то није страно. Одговарање на позив је основна функција у свакој организацији начин на који комуницирате са клијентима, добављачима или међу својим сарадницима.

Ова функција није тако једноставна као што звучи. Да бисте га правилно извели, потребан је одређени степен протокола јер је то, посебно за потенцијалне клијенте, први облик контакта за многе од њих, како оне који зову компанију, тако и оне који су позвани да их обавесте о својим понудама (телемаркер). Морају се поштовати правила љубазности, мора се одржавати институционални тон и пратити јачина гласа и вокабулар.

Ко год је задужен за телефон мора бити свестан шта особа са којом разговара, било да је то добављач или купац, говори. Док се ова функција извршава, телемаркер мора записати колико се још информација боље односи на његовог саговорника, у циљу проширења базе података о контактима компаније са потенцијалним купцем или занимљивим добављачем.

• Везани чланак: "Квантитативна школа администрације: шта је то, и карактеристике"

9. Подршка муштеријама

Кориснички сервис састоји се од физички услужних купаца с обзиром на питања и сумње које имају у вези са услугом или производом који нуди организација.

То је једна од најосетљивијих функција у компанијама, јер у зависности од третмана који се пружа Купци и колико је ефикасно ријешити њихове сумње или притужбе на производе или услуге, бит ће задовољни или не.

• Можда ће вас занимати: "12 психолошких трикова које супермаркети користе да бисте потрошили више новца"

10. Организација датотека

Организација датотека је кључни аспект у компанијама, било да се ради у папирном или дигиталном формату.

На овај или онај начин, Све активности у предузећу генеришу неку врсту документа који се мора чувати, као што су фактуре, записници, белешке, записници, извештаји о продаји, штампани извештаји ... Ове податке треба каталогизирати, архивирати и чувати, у зависности од њиховог степена важности и ако је вјероватно да ће се убудуће консултовати.

11. Штампање и копирање докумената

Штампање докумената је управо то, штампање датотека које су неопходне да бисте их имали у физичком формату и однесите их правим радницима.

Ова функција је повезана са функцијом организовања датотека, јер ће можда бити потребно и штампање докумената унапред ускладиштени дигитално за замену физичке копије и сачувани на локацији погодан.

12. Одабир особља

Ниједно предузеће не задржава трајно своје раднике, било зато што сами одлучују да оду, добију отказ или једноставно умру. Људи долазе и одлазе, а ви морате запослити нове запослене како би они радили најбоље што могу. Одабир особља састоји се у избору будућих радника међу могућим кандидатима.

Послове у вези са регрутовањем морамо интервјуисати кандидате, погледати њихове биографије, истражити њихове отиске прстију и потврдити да су њихове референце истините.

• Везани чланак: „Избор особља: 10 кључева за избор најбољег запосленог“

13. Инвентар

Инвентарска функција То укључује откривање ресурса које компанија има и да ли јој је потребан неки одређени предмет или елемент да би могла правилно обављати своје функције. Пописник је одговоран за утврђивање недостају ли канцеларијски материјал, опрема, намештај, средства за чишћење или било који други предмет.

Такође је део инвентара за информисање о приходима и расходима ресурса, као што су пропусти или штете сте имали неке од њих или ако постоји сумња да постоје радници који доносе канцеларијски материјал кућа. Све ће то бити забиљежено у извјештају у којем се детаљно описује стање ресурса и могуће потребе које су се догодиле услијед њиховог недостатка, ако га има.

14. Управљање финансијама

Управљање финансијама састоји се од осигуравања да новац којим организација управља задовољава очекивани животни циклус, куповином и продајом производа и услуга које су предузећу потребни и нуде и мудро улагање. То такође подразумева чување свих рачуна, њихово слање одговарајућим особама, регистрацију и извршавање неопходних административних плаћања.

15. Администрација

Под администрацијом мислимо питања више везана за папирологију, као што су правна питања и бирократија. Неопходно је да компанија веома добро зна које правне аспекте мора да поштује, поред узимања у обзир модела и документе које треба попунити и предочити државној управи како би потврдили да су њихове активности правни.