8 карактеристика формалног писма (објашњено)

Обично, формално писмо ће бити упућено особи са ауторитетом или са одређеним степеном хијерархије, са способношћу да утиче на неки релевантан аспект нашег живота. Из тог разлога је важно знати како правилно писати.

У овом чланку видећемо најрелевантније карактеристике формалног писма да морате представити ову врсту писања, указујући на различите делове који је чине, а на крају ћемо навести неке примере типова формалног писма и када их користити.

• Повезани чланак: "Шест врста организационе комуникације"

Шта је формално писмо?

Формално писмо је врста писмене комуникације коју пишемо са намером да буде послато неком ауторитету било познато или непознато, али увек са потребом да се задржи став формалности. Да би формално писмо било добро написано, оно мора поштовати и бити у складу са минималним стандардима квалитета, структуре и језика.

Обично, ове врсте писама су они који се користе за комуникацију у професионалном и академском пољу, представљајући као услов да идеје изражене у овоме буду јасне и разумљиве.

Генерално, циљ или сврха званичног писма биће информативни, односно да пренесе информације које желимо да представимо као објективне. Због тога ће бити од суштинског значаја да информације које представљамо буду јасне и концизне, што олакшава комуникацију. Хајде да видимо како то учинити.

• Можда ће вас занимати: "Како направити успешан животопис, у 8 корака"

Главне карактеристике које формално писмо мора да испуњава

Карактеристике које ћемо цитирати и објаснити у наставку нису искључиве за формална писма, могу се појавити у другој врсти писања све док представљају своју главну сврху да дају јасну поруку и Јасан.

1. То је у информативне сврхе

У већини случајева главни циљ представљен формалним писмима је да се информише, тј. дати нове текстуалне информације на неки аспект, било да је познат или непознат особи која га прима.

Као што смо раније истакли, ове картице се углавном користе у професионалним и образовним областима. Дакле, сврха ће бити преношење информација на формалан начин, а не са намером успостављања личног контакта са другом особом, нити са циљем генерисања специфичних емоција.

• Повезани чланак: "Емоционална психологија: главне теорије емоција"

2. Употреба формалног и уљудног језика

Формална писма, као што смо раније споменули, обично се упућују особи од ауторитета. Због тога ће бити од суштинског значаја да користимо формални и уљудан језик, следећи низ културно утврђених норми.

Без обзира на сврху писма, треба га написати на љубазан начин, користећи добре форме љубазношћу и дипломатијом, јер је на овај начин већа вероватноћа да ћемо писањем и слањем остварити планирани циљ ово.

Слично, такође препоручује се коришћење трећег лица за упућивање на примаоца и тиме постићи формалнију формулацију. Уместо „препоручујем те” било би боље користити израз „препоручујем те”. Чак и тако, ако се не злоупотреби од првог лица, може се користити иу неким приликама, његова употреба у службеним писмима није потпуно забрањена.

Као што смо већ рекли, формално писмо се може упутити некоме кога познајемо, на пример нашем шефу посла, или бар супротно некоме непознатом, као што је особа која бира раднике компаније у којој желимо да будемо унајмио. Али без обзира на то да ли је прималац познат или не или колико смо сигурни у њега, формално писмо мора бити написано користећи формалне термине.

• Можда ће вас занимати: "Развој писмености: теорије и интервенција"

3. Порука мора бити прецизно објашњена

Да би порука била јасна неопходно је пренети главну идеју, одабрати један циљ који се жели постићи слањем писма. На овај начин иу односу на претходну тачку избећи ћемо непотребне фразе или садржаје, пунила и који одвлаче пажњу од главне идеје.

С обзиром на случај да је потребно пренети сложене или обимније информације, боље је сажети и сумирати садржај, како би порука била тачна и испуњавала релевантну сврху.

• Можда ће вас занимати: "10 основних комуникацијских вештина"

4. Формална писма су кратка, кратка

Имајући у виду да је сврха формалних писама да јасно и концизно пренесу поруку, неопходно је да и слово и коришћени пасуса и реченице буду краћи и што краћи.

Због тога се препоручују слова са неколико и кратких пасуса, како би се то избегло примаоцу досади, изгуби пажњу или интересовање и на тај начин постижемо циљ који јесмо у потрази.

5. Информације које се преносе морају бити јасне

Ако желимо да прималац разуме поруку написану у писму биће важно да речи, изрази, фразе и идеје нису збуњујуће или непотребно двосмислене, чиме се омета разумевање и сврха писма. На овај начин, наша сврха ће бити да напишемо јасан текст у коме се може тумачити само једна идеја или порука, а да притом не дође до вишеструких тумачења.

Морају се постићи две врсте јасноће. С једне стране, видљива је јасноћа што се односи на чисту презентацију писаног, уз добар рукопис ако пишемо руком и поштујући одговарајућу структуру писања.

С друге стране, потребно је поштовати семантичку јасноћу: користите фразе и идеје које имају смисла, избегавајући оне које могу да генеришу више од једне могуће интерпретације или оне које су двосмислене.

6. Адекватна корекција

Још један веома важан аспект који треба узети у обзир када пишемо формална писма, имајући у виду да су упућена особа од ауторитета и оно што је сврха поруке коју шаљемо, јесте исправност и граматике и лексичке.

Граматичка исправка је повезана са недоношењем граматичких грешака, схваћених као скуп језичких правила која регулишу његову употребу, нити са прављењем правописних грешака; мораћемо да будемо посебно пажљиви и проверимо пре него што пошаљемо писмо.

С друге стране, биће неопходна и добра употреба речника, уз адекватну употребу релевантних речи и речника. а да ово није грубо или превише колоквијално.

Исто тако, важно је да лексикон буде прилагођен како врсти поруке тако и примаоцу, те да представите доследност и прикладност у оквиру истог слова (на пример, обезбедите да глагол има времена утакмица).

Знакови интерпункције такође треба да се користе на одговарајући начин, да би да је с једне стране читање лакше и пријатније, ас друге да се порука разуме у а јасно.

• Можда ће вас занимати: „Психологија рада и организације: професија са будућношћу“

7. Једноставан израз

Не изражавати се на вулгаран начин не значи користити само култивисане или претерано техничке речи ако то није неопходно пошто се на овај начин може изгубити сврха изношења јасне и разумљиве поруке.

Дакле, можемо користити речи и појмове свакодневне употребе, али не губећи из вида коме је писмо упућено.

8. Структура и делови службеног писма

Формално писмо мора бити састављено од следећих делова: меморандум се налази на левој страни и односи се на податке лица које је писмо послало; прималац, односи се на податке особе којој смо послали писмо; место и датум писања ће се појавити у горњем десном углу, прво наводећи град, а затим датум; наслову, обратићемо се примаоцу на начин поштовања користећи љубазне и формалне изразе као што су „поштовани г. и пуно име „увек праћено двотачком.

Након наслова, појавиће се увод где ће се сажето навести сврха писма; тело, место где ће се развијати главна порука писма, је најобимнији део; опроштај или затварање, користећи пријатељске и љубазне изразе као што су „искрено“ или „срдачан поздрав “и на крају потпис где ће се нормално појавити име и позиција особе која шаље писмо.

Нормално, структура формалног писма представља елементе протокола. Под елементима протокола подразумевамо, на пример, да представимо, да се односимо на професионалну позицију коју и пошиљалац и прималац заузимају или обављају.

Врсте формалних писама

У овом одељку ћемо се осврнути на неке врсте формалних писама у складу са сврхом или циљевима које желимо да постигнемо помоћу њих:

• Формално писмо оставке: када желимо да напустимо посао на којем се налазимо.
• Званично писмо жалбе, како би се пренела свака жалба или неслагање.
• Формално писмо захвалности, у знак захвалности.
• Формално писмо замолнице, са сврхом да се нешто захтева.
• Званично позивно писмо, као позив на догађај.
• Формално пропратно писмо, обично представљено уз наставни план и програм где се изражавају вештине, студије и искуство, као и зашто смо заинтересовани за посао.