11 ส่วนของอีเมล (อธิบายพร้อมตัวอย่าง)

อีเมลกลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานในสมัยของเรา ทำให้เราส่งข้อความได้อย่างรวดเร็วและทันที

แพลตฟอร์มการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่อนุญาตให้ส่งข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรถึงใครก็ตามที่เรากำลังพูดถึงเท่านั้น แต่ยัง but พวกเขายังมีตัวเลือกในการแนบเอกสารและองค์ประกอบมัลติมีเดียอื่นๆ เช่น เพลง วิดีโอ และการนำเสนอ

มีหลายอย่าง ส่วนของอีเมลซึ่งเราจะตรวจสอบด้านล่าง

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "การสื่อสาร 28 ประเภทและลักษณะเฉพาะ"

ลักษณะของอีเมล

E-mail หรือที่เรียกอีกอย่างว่า e-mail (จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) เป็นบริการทางอินเทอร์เน็ตที่ ให้คุณส่งและรับข้อความตัวอักษรและไฟล์มัลติมีเดียระหว่างผู้ใช้จากทุกส่วนของ โลก. ไฟล์ที่สามารถส่งได้ทุกประเภท เช่น แทร็กเพลง รูปภาพ วิดีโอ เอกสาร... และต้องขอบคุณสิ่งนี้พร้อมกับความเร็วและ ปรึกษาหารือกันได้ตลอดเวลา ทำให้อีเมลกลายเป็นช่องทางหลักในการสื่อสาร ปัจจุบัน.

ในการส่งและรับอีเมล จำเป็นต้องมีบัญชีในหน้าใดหน้าหนึ่งที่ให้บริการประเภทนี้ นอกเหนือจากการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต หน้าส่วนใหญ่เหล่านี้อนุญาตให้สร้างบัญชีได้ฟรี และเทคโนโลยีเบื้องหลังนั้นใช้โปรโตคอลที่เรียกว่า SMTD ซึ่งใช้สำหรับระบบอื่นๆ ด้วย หน้าอีเมลที่ใช้มากที่สุดในปัจจุบันคือ Gmail, Yahoo! จดหมายและ Outlook.com

ในขณะที่ในชีวิตจริง ผู้ใช้มีที่อยู่อีเมลจริง ซึ่งสามารถเป็นของเราได้ ที่อยู่หรือสำนักงานของเรา ในโลกเสมือน เราต้องใช้ที่อยู่อีเมลที่เป็นลายลักษณ์อักษรและ ดิจิทัล. ที่อยู่นี้ไม่สามารถทำซ้ำได้ภายในเครือข่าย และมักจะประกอบด้วยชุดคำ (ชื่อผู้ใช้) ตามด้วยสัญลักษณ์ @ (at) แล้วตามด้วยชื่อที่ใช้ตั้ง สุทธิ.

บุคคลที่ส่งข้อความถึงไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบในขณะนี้เพื่อให้สามารถ รับมันและเราไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อตลอดเวลาหากเราต้องการรับข้อความที่พวกเขาส่งถึงเรา คนอื่น ๆ ตราบใดที่ข้อความถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง คนที่เราต้องการให้ติดต่อถึงจะติดต่อคุณ เว้นแต่บัญชีของคุณจะระบุข้อความว่าเป็นสแปม (เมลขยะ) และเก็บไว้ในโฟลเดอร์เมลของคุณ ไม่ต้องการ

เช่นเดียวกับจดหมายแห่งชีวิต จดหมายอิเล็กทรอนิกส์กำหนดให้ต้องกรอกข้อมูลหลายชุดจึงจะสามารถส่งได้ เช่นเดียวกับในจดหมายทั่วไป เราใส่ที่อยู่ผู้ส่ง ผู้ส่ง ซองจดหมายที่มีข้อความหรือรูปถ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร อีเมล ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์กำหนดให้เราต้องส่งข้อมูลไปให้ผู้ที่เราส่ง สิ่งที่เราต้องการจะพูด และไม่ว่าเราจะแนบองค์ประกอบอื่นๆ หรือไม่ ความยาวและความเป็นทางการของเนื้อความของข้อความจะขึ้นอยู่กับผู้ใช้และบริบท.

ส่วนหลักของอีเมล

ส่วนหลักของอีเมลมีดังนี้:

หัวข้อ

ส่วนหัว เป็นชุดของบรรทัดที่ข้อมูลหลักในการส่งข้อความปรากฏขึ้น. ในส่วนนี้คุณสามารถอ่านที่อยู่อีเมลของทั้งผู้ส่งข้อความ (ผู้ส่ง) และผู้รับ (ผู้รับ) ตลอดจนวันที่และเวลาที่ส่ง ส่วนหัวอยู่ที่ด้านบนของหน้าต่างอีเมลที่เราเขียน และประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ผู้ส่ง

โดยปกติในส่วนหัวของส่วนผู้ส่ง มาในรูปแบบช่องว่างแสดงคำว่า "จาก:". นี่คือพื้นที่ที่มีที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ส่งข้อความอยู่

2. ผู้รับ

ส่วนผู้รับเป็นช่องว่างในส่วนหัวที่ มันขึ้นต้นหลายครั้งด้วยคำว่า "ถึง:" และในนั้นคุณใส่ที่อยู่อีเมลที่จะส่งข้อความถึง องค์ประกอบนี้มีความสำคัญในอีเมล เนื่องจากในจดหมายใด ๆ คุณจำเป็นต้องรู้ว่ามันส่งถึงใคร

ในกรณีที่ที่อยู่อีเมลที่เขียนไม่ถูกต้อง สะกดผิด หรือไม่มีอยู่ บริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีส่วนใหญ่มี คุณลักษณะที่เตือนเราว่าไม่สามารถส่งข้อความได้เนื่องจากมีปัญหากับผู้รับ. ในกรณีอื่นๆ ข้อความจะถูกส่งไปแต่จะไม่ไปไหน

3. CC หรือ Bcc

ในส่วนเดียวกันของ "ผู้รับ" ในตอนท้ายจะมีชื่อย่อ "CC" และ "CCO" สองตัวเลือกนี้เป็นทางเลือกและใช้เพื่อจดที่อยู่อีเมลอื่นที่คุณต้องการให้พวกเขาได้รับสำเนาของอีเมลที่จะส่ง

ตัวเลือก CC หมายถึง "พร้อมสำเนา" ซึ่งแสดงที่อยู่ทั้งหมดไปยังผู้รับทั้งหมดกล่าวคือ ทุกคนที่ได้รับข้อความจะสามารถเข้าถึงอีเมลของคนอื่นๆ ที่ได้รับข้อความเดียวกันได้

ตัวเลือก Bcc หมายถึง "พร้อมสำเนาลับ" หมายถึงการส่งข้อความเดียวกันไปยังหลาย ๆ คนเช่นในกรณีของ CC แต่มีความเฉพาะเจาะจงว่า ไม่แสดงที่อยู่อีเมลของผู้ที่ได้รับอีเมลเดียวกัน.

4. วันที่

บริการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่เปิดใช้งานซึ่งแสดงเวลาและวันที่ส่งข้อความ

5. ได้รับการยืนยัน

บริการบางอย่างมีฟังก์ชันที่ แจ้งให้คุณทราบว่าได้รับข้อความที่ส่งแล้วหรือไม่ โดยบุคคลที่ถูกกล่าวถึง

6. ปุ่มตอบกลับและส่งต่อ

ในส่วนหัวอาจมีปุ่ม "ตอบกลับ" ซึ่ง ทำให้เราไม่ต้องเขียนซ้ำ ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ส่งข้อความถึงเราเพื่อส่งข้อความตอบกลับในขณะที่ปุ่ม "Resend" ส่งข้อความเดิมอีกครั้งไปยังที่อยู่เดิมหรือส่งถึงผู้อื่นในกรณีที่เราได้เพิ่มที่อยู่ใหม่ ของจดหมาย

7. เรื่อง

ใน "หัวเรื่อง" เป็นที่ที่บรรณาธิการของอีเมลต้องใส่ ชื่อเรื่องหรือหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเนื้อความของข้อความหรืออธิบายเหตุผลสั้นๆ ในการส่ง วลีนี้จะช่วยให้ผู้ที่ได้รับรู้ว่าจดหมายนั้นเกี่ยวกับอะไรก่อนเปิดอ่าน

• คุณอาจสนใจ: "ข้อความให้ข้อมูล: ความหมาย ประเภท และลักษณะ"

หน้าต่างแก้ไขข้อความ

หลังจากส่วนหัวที่เรามี ส่วนที่เราจะเขียนเนื้อความของข้อความนอกเหนือจากการแนบไฟล์หรือลงนาม ในกรณีที่เราต้องการ

8. เนื้อหาข้อความ

เนื้อหาคือส่วนที่แก้ไขของข้อความ และสามารถยาวได้ตราบเท่าที่เราต้องการ เป็นที่ที่เราจะเขียนเหตุผลทั้งหมดที่เราเขียนและสิ่งที่เราต้องการพูดกับผู้รับข้อความ

9. แถบเครื่องมือแก้ไข

บริการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่มีการเปิดใช้งานแถบเครื่องมือแก้ไขซึ่ง ทำให้ส่วนการเขียนเนื้อความของข้อความมีฟังก์ชันการทำงานคล้ายกับโปรแกรมประมวลผลคำทั่วไป. ด้วยแถบนี้ เราสามารถเปลี่ยนขนาดของตัวอักษร, สี, แบบอักษร, ขีดเส้นใต้, ทำให้เป็นตัวหนา, จัดระเบียบข้อความเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ...

10. ไฟล์ที่แนบมา

หรือ ข้อความสามารถแนบมาด้วยได้ กล่าวคือ องค์ประกอบมัลติมีเดียหรือเอกสารอื่นๆ ในรูปแบบต่างๆเช่น PDF หรือ Word ผู้รับจะต้องดาวน์โหลดไฟล์เหล่านี้ก่อนจึงจะสามารถเปิดไฟล์เหล่านี้ได้และไฟล์เหล่านี้สามารถเป็นได้ทุกประเภท: รูปภาพ, วิดีโอ, เอกสาร, โฟลเดอร์, งานนำเสนอ, แทร็กเพลง, สเปรดชีต ...

แม้ว่าคุณจะสามารถส่งได้มากกว่าหนึ่งฉบับในอีเมลเดียวกัน แต่คุณจะต้องคำนึงถึงพื้นที่ว่างด้วย ครอบครองและในกรณีที่เกินความจุที่อนุญาตโดยทางไปรษณีย์พวกเขาจะต้องแบ่งปันในผู้อื่น ข้อความ

มีปุ่มสำหรับแนบเอกสารที่ส่วนท้ายของหน้าต่างแก้ไขข้อความ ซึ่งหากเราคลิก หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นเพื่อให้เราสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการบนพีซีของเราได้ อีกทางเลือกหนึ่งคือการลากสิ่งที่เราต้องการแนบและใส่ไว้ในเนื้อหาของข้อความ ซึ่งจะมีการอัปโหลดโดยอัตโนมัติ

11. บริษัท

สุดท้าย ที่ด้านล่างของอีเมล เรามีลายเซ็น คุณสมบัติเสริมที่สามารถตั้งโปรแกรมล่วงหน้าได้. ลายเซ็นนี้อาจรวมถึงชื่อ ที่อยู่อีเมล ชื่อองค์กรที่เราทำงาน นอกเหนือจากการใส่ลายเซ็นส่วนบุคคลด้วยวลีและอีโมติคอน

ขอแนะนำให้ใช้พื้นที่นี้เพื่อใส่ข้อมูลเดียวกันกับนามบัตรโดยเฉพาะ ใส่ชื่อ เบอร์โทรติดต่อ ตำแหน่งและบริษัทที่ท่านทำงานกรณีเป็นอีเมล์ มืออาชีพ

ลักษณะสำคัญในเนื้อความของข้อความ

ส่วนหนึ่งของอีเมลของเราที่ส่งข้อมูลมากที่สุดคือเนื้อความของข้อความโดยไม่ต้องสงสัย จำเป็นต้องคำนึงถึงแง่มุมต่างๆ ที่ต้องดูแลเมื่อเขียนอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อความที่เราจะส่งนั้นมีไว้สำหรับคนที่สำคัญและต้องมีการลงทะเบียนที่เป็นทางการมากขึ้น

1. ทักทาย

คำทักทายเป็นส่วนแรกของข้อความและจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีหากเป็นทางการเนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะอ่าน นิพจน์ที่เราใช้เพื่อเริ่มข้อความจะขึ้นอยู่กับว่าเราพูดถึงใคร

นิพจน์ที่เป็นทางการบางอย่างที่เราสามารถใช้ได้คือ:

• ท่านผู้มีเกียรติ
• เรียนท่านประธาน
• เรียน คุณ/นาง
• ท่านที่รัก

นิพจน์ที่เป็นทางการน้อยกว่าคือ:

• สวัสดีทุกคน!
• สวัสดี NAME
• ทักทาย,
• สวัสดีตอนเช้า/บ่าย/เย็น

2. เนื้อหาข้อความ

หลังจากทักทายกัน เราก็เริ่ม อธิบายแนวคิดหรือเหตุผลที่กว้างขวางว่าทำไมเราถึงส่งถึงผู้รับของเรา. ที่นี่คุณระบุทุกสิ่งที่คุณต้องการส่งไปยังบุคคลที่คุณส่งข้อความถึง ตามที่เราได้แสดงความคิดเห็น ส่วนขยายนั้นมีความแปรปรวนมากและขึ้นอยู่กับบริบทและสิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร

กรณีอีเมลงาน แนะนำว่า ข้อความนี้สั้น กระชับ ตรงประเด็น โดยเร็วที่สุด แต่ต้องรักษาบันทึกที่เป็นทางการและจริงใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรากำลังพูดคุยกับ เจ้านาย

ไม่ว่าเราจะใช้รีจิสทรีใด สิ่งสำคัญคือต้องดูแลไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน การสะกดคำ และความเพียงพอในด้านอื่นๆ เราอาจกำลังคุยกับเพื่อนหรือคนที่เราไว้ใจได้มากด้วย แต่เพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจกันอย่างถูกต้อง การดูแลประเด็นเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมาก

3. ถูกไล่ออก

สุดท้าย ในส่วนสุดท้ายของเนื้อความของข้อความ เราสามารถบอกลาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นข้อความที่เป็นทางการหรือส่งถึงคนที่สำคัญ มันเป็นสิ่งสำคัญมาก ว่าข้อความลงท้ายด้วยการปิดที่ดี เหมาะสมกับบันทึกและบริบทเฉพาะ. การอำลาครั้งนี้ควรจะได้รับหลังจากได้กล่าวถึงประเด็นทั้งหมดที่ต้องการแล้ว

นิพจน์การพรากจากกันบางส่วนคือ:

• ก่อนอื่น ขอบคุณ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอบคุณที่สละเวลา.
• บาย.
• เจอกันเร็วๆนี้.
• ด้วยความปรารถนาดีของฉัน

ขอแนะนำให้ระบุชื่อผู้ส่งในการบอกลา แม้ว่าอาจไม่จำเป็นขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากเป็นการแลกเปลี่ยนอีเมลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งคุณตอบกลับข้อความก่อนหน้าและ มีการสร้างการสนทนาในรูปแบบของเธรดไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อใน .ทั้งหมด ข้อความ

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• พจนานุกรมของคุณ (ส. f.) ส่วนพื้นฐานของข้อความอีเมลและที่อยู่ พจนานุกรมของคุณ เอามาจาก: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• ไวยากรณ์ ( N.d. ) กายวิภาคของข้อความอีเมล ที่ Syntaxis.com เอามาจาก https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message