สำนักงาน 15 แห่ง (และลักษณะเฉพาะ)

ในองค์กรใด ๆ จำเป็นต้องดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อให้ บริษัท ก้าวไปข้างหน้า นอกจากจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่เสนอและนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการที่เชี่ยวชาญแล้ว

แม้ว่าเราสามารถพูดถึงหน้าที่หลายร้อยอย่างที่ดำเนินการภายในบริษัท แต่ความจริงก็คือมีเพียงสองสัปดาห์เท่านั้นหากเราจัดกลุ่มให้เป็นหน้าที่ทั่วไปมากขึ้น

ต่อไปเราจะค้นพบสิ่งที่พวกเขาเป็น หน้าที่ของสำนักงานใหญ่ และมีความสำคัญต่อทั้งองค์กรอย่างไร

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร อาชีพกับอนาคต"

15 ฟังก์ชั่นสำนักงาน (คุณสมบัติและพื้นที่ทำงาน)

ในทุกองค์กรมีพนักงานหลายคนที่ทำหน้าที่ต่างกัน แต่ละคนมีความเชี่ยวชาญในสาขาของตน ซึ่งอาจต้องมีการฝึกอบรมบางประเภทที่สูงหรือน้อยลงและจำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่ในองค์กร หน้าที่ของมันมีความหลากหลายมาก โดยกล่าวถึงแง่มุมต่างๆ เช่น การบริหาร สินค้าคงคลัง การจัดการด้านการเงิน การเลือกพนักงาน หรือการแจกจ่ายทางไปรษณีย์

องค์กรสามารถอธิบายได้ว่าเป็นสิ่งมีชีวิต ซึ่งหากส่วนใดส่วนหนึ่งทำงานไม่ถูกต้อง ทั้งหมดจะล้มเหลวหรือทำงานได้น้อยลง. ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นที่พนักงานในบริษัทจะต้องฝึกฝนทักษะที่คาดหวังจากพวกเขาเมื่อปฏิบัติงาน ที่ได้รับมอบหมายให้ใช้การสื่อสารด้วยวาจาที่ดี ทักษะในองค์กร การเขียนเอกสาร และความรู้ของ สำนักงานอัตโนมัติ. ทักษะทั้งหมดเหล่านี้เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันสำนักงาน 15 อันดับแรกที่เราจะพิจารณาด้านล่าง

1. การวางแผน

การวางแผนอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการของเรา เนื่องจากเป็นงานที่สำคัญที่สุดภายในองค์กร นี้ หมายถึงการกำหนดวิธีการและโครงสร้างองค์กรที่จะดำเนินการในบริษัท กำหนดแผนธุรกิจที่คาดหวังไว้อย่างชัดเจน.

แม้ว่าจะมีเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่ช่วยระบุวิธีการที่ระบุไว้ในแผนธุรกิจและจัดจำหน่าย งานในหมู่พนักงาน จำเป็นที่ความดี การวางแผน. หากคุณไม่เริ่มต้นอย่างถูกต้อง เป็นการยากที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่องค์กรต้องการบรรลุ

ผู้ที่รับผิดชอบในการวางแผนต้องมีวิสัยทัศน์ทางธุรกิจที่ชัดเจนนอกเหนือจากการรู้ในเชิงลึกว่าลำดับชั้นภายในบริษัทคืออะไร และจุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกที่เชื่อว่าเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ที่ถามพวกเขา

2. การแก้ไขเอกสาร

มีการเขียนมากมายในทุกสำนักงาน งานที่ใช้เวลานานที่สุดสำหรับพนักงานในบริษัทคือการเขียนรายงานและเอกสาร เช่น การถอดเสียงการสนทนาและการประชุมที่สำคัญ นอกเหนือไปจากการออกจากรายงานการประชุมของ ตัวพวกเขาเอง. ด้านต่าง ๆ เช่นการตรวจสอบและการตรวจทานสินค้าคงคลังจะถูกวาดและบันทึกเช่นกัน

ในการร่างเอกสาร นอกจากนี้ยังรวมถึงการพัฒนาแนวทางและระเบียบวิธีปฏิบัติเพื่อช่วยคนงานสามเณรและทหารผ่านศึกเพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่ควรทำในแต่ละหลักสูตรหรืองานที่ตนร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถให้รายละเอียดด้านต่างๆ เช่น ภูมิหลัง ความคืบหน้า ผลลัพธ์ ข้อดีและ ข้อเสียของการใช้วิธีการอย่างใดอย่างหนึ่งในสถานการณ์ที่เป็นรูปธรรมซึ่งมีความสำคัญอย่างมากต่อ บริษัท.

• คุณอาจสนใจ: "จิตวิทยาให้ 6 เคล็ดลับในการเขียนดีขึ้น"

3. เข้าร่วมประชุม

บริษัทที่ไม่มีการประชุมทางธุรกิจที่มีชื่อเสียงคืออะไร? ในทุกองค์กรมีการประชุมระหว่างสมาชิกของทีมงานซึ่ง แลกเปลี่ยนความคิด แบ่งปันการนำเสนอ นำเสนอรายงานและรายงานเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่.

การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นโดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้มีมุมมองร่วมกันและจัดตำแหน่งสถานที่ให้สอดคล้องกับเป้าหมายหรือความสำเร็จของโครงการเฉพาะ พวกเขาพยายามกำหนดทิศทางที่คนงานต้องปฏิบัติตามเพื่อที่จะทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ในลักษณะที่ประสานกันและไม่ต้องทำงานซ้ำกันโดยไม่จำเป็น ด้วยเหตุนี้ การประชุมจึงกำหนดบทบาท งาน และกำหนดเวลาสำหรับแต่ละคน

สิ่งที่แสดงความคิดเห็นในการประชุมจะถูกบันทึกเป็นรายงานการประชุมหรือรายงานการประชุมเพื่อยื่น. ความถี่ ระยะเวลา และแง่มุมที่จะหารือถูกกำหนดโดยองค์กรเองและผู้เข้าร่วมประชุม ตัวอย่างเช่น มีบริษัทหลายแห่งที่จัดประชุมทุกวัน ในขณะที่บริษัทอื่นๆ จัดการประชุมทุกสัปดาห์ รายปักษ์ รายเดือน... ความถี่ของการประชุมจะขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละบริษัทและสิ่งที่พูดคุยกัน ในพวกเขา

• คุณอาจสนใจ: “การสื่อสารองค์กร 6 ประเภท”

4. กำหนดการประชุม

การประชุมด้วยตนเองหรือทางออนไลน์เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็ง เบื้องหลังแต่ละคนมีการเตรียมการ ใช้เวลาและทรัพยากรมากมายในการชี้แจงสิ่งที่จะพูดถึงหรือสิ่งที่จะทำในนั้น

อาจดูเรียบง่ายแต่หยุดเป็นเช่นนั้นถ้าเราคิดว่าใครก็ตามที่มีหน้าที่จัดกำหนดการประชุมดังกล่าวต้อง ให้รู้เท่าทันโครงการที่กำลังจะมีการเจรจา ใครคือผู้สนใจจะเข้าร่วมงาน และเวลาใด ดี.

การจัดกำหนดการประชุมไม่ได้หมายความถึงการตัดสินใจสถานที่ เวลา และผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ยังหมายความรวมถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าร่วมได้ และเวลาที่เลือกไม่ตรงกับงานหรือการประชุมที่สำคัญยิ่งกว่าอื่น ๆ. นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าหัวข้อที่คุณต้องการพูดถึงมีความสำคัญเพียงพอที่จะครอบคลุมใน a. หรือไม่ ประชุมแบบตัวต่อตัวหรือทางออนไลน์ เนื่องจากไม่มีใครต้องการจัดการประชุมในเรื่องที่สามารถพูดคุยได้ทางแชทหรืออีเมล อิเล็กทรอนิกส์

• คุณอาจสนใจ: "การบริหารเวลา: 13 เคล็ดลับในการใช้เวลาในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์"

5. การตรวจสอบอีเมลขององค์กร

อีกหน้าที่หนึ่งของสำนักงานคือการตรวจสอบอีเมลขององค์กร ในตอนแรก ฟังดูง่าย ดูเหมือนว่าจะเกี่ยวข้องกับการเปิดอีเมลที่เราได้รับจากระดับต่างๆ ของบริษัทที่เราทำงานอยู่เท่านั้น อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่พาเราไปได้ยาวนานที่สุด และยังมีงานวิจัยที่ระบุว่าเราใช้จ่ายโดยเฉลี่ย ทำงานนี้โดยเฉลี่ย 20.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์.

อีเมลที่ส่งโดยบริษัทของเราต้องอ่านอย่างเจาะลึก ชี้ให้เห็นประเด็นสำคัญ ที่เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานของเราบอกเราและระวังว่าไม่มีข้อความใดวางผิดที่ สำคัญ. เราต้องตอบด้วยเพราะไม่มืออาชีพหรือจริงใจเกินกว่าจะตอบ ความกตัญญูหรือความคิดเห็นเล็กน้อยที่เราได้รับข้อความดังกล่าวจากทั้งผู้บังคับบัญชาและ ผู้ใต้บังคับบัญชา

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "11 ส่วนของอีเมล (อธิบายพร้อมตัวอย่าง)"

6. การกระจายจดหมายของบริษัท

การแจกจ่ายจดหมายในบริษัทเป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมอย่างละเอียด แม้ว่าจะต้องรับผิดชอบเป็นจำนวนมากก็ตาม คุณต้องมีความรู้สึกเร่งด่วน มีองค์กรที่ดี และรู้จักแผนก สำนัก และตำแหน่งที่สำคัญทั้งหมดภายในบริษัท ส่งข้อมูลให้คนที่คุณสะดวกและเร็วที่สุด.

เอกสารและรายการอื่น ๆ ที่พนักงานในองค์กรของคุณอาจรอ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ จดหมาย การตอบสนองจากหน่วยงานราชการ บัตรเครดิต การออกแบบ โฟลิโอ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น การ์ดกราฟิกและวัสดุต่างๆ ลูกพี่ลูกน้อง

7. โลจิสติกส์

โลจิสติกส์ เกี่ยวข้องกับการขนส่งสินค้าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัท ทั้งที่มาถึงบริษัทและการจากไปของผู้อื่นและการจัดเก็บ.

ฟังก์ชันนี้ยังรวมถึงการโต้ตอบกับผู้ให้บริการเพื่อให้เราสามารถ จ่ายวัตถุดิบที่จำเป็นในการผลิตผลิตภัณฑ์และบริการที่นำเสนอโดย องค์กร. ผู้ที่จัดการด้านโลจิสติกส์มีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทมีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การผลิตดำเนินต่อไป

8. รับสาย

โทรศัพท์ยังคงเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่ใช้กันมากที่สุด และโลกธุรกิจก็ไม่แปลกสำหรับสิ่งนี้ การรับสายเป็นหน้าที่พื้นฐานในองค์กรใด ๆ ก็คือ วิธีที่คุณสื่อสารกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือระหว่างเพื่อนร่วมงานของคุณเอง.

ฟังก์ชั่นนี้ไม่ง่ายอย่างที่คิด ในการดำเนินการอย่างถูกต้องนั้น จำเป็นต้องมีโปรโตคอลในระดับหนึ่ง เนื่องจากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า นี่คือ ช่องทางการติดต่อครั้งแรกของหลายๆ คน ทั้งที่โทรมาที่บริษัทและผู้ที่ถูกเรียกมาแจ้งข้อเสนอให้ทราบ (นักการตลาดทางโทรศัพท์). ต้องเคารพกฎมารยาท ต้องรักษาน้ำเสียงของสถาบัน และต้องตรวจสอบระดับเสียงและคำศัพท์

ใครก็ตามที่รับผิดชอบโทรศัพท์จะต้องรู้ว่าคนที่พวกเขากำลังคุยด้วยกำลังพูดอะไรอยู่ ไม่ว่าจะเป็นซัพพลายเออร์หรือลูกค้า ขณะที่กำลังดำเนินการฟังก์ชันนี้ นักการตลาดทางโทรศัพท์ต้องเขียนว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคู่สนทนาของเขามีข้อมูลมากขึ้นเพียงใด, เพื่อขยายฐานข้อมูลการติดต่อของบริษัทกับลูกค้าที่มีศักยภาพหรือซัพพลายเออร์ที่น่าสนใจ

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "โรงเรียนการบริหารเชิงปริมาณ: มันคืออะไรและมีลักษณะอย่างไร"

9. สนับสนุนลูกค้า

บริการลูกค้า ประกอบด้วยการให้บริการลูกค้าทางร่างกาย เกี่ยวกับคำถามและข้อสงสัยเกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอโดยองค์กร

เป็นหนึ่งในหน้าที่ที่ละเอียดอ่อนที่สุดในบริษัท เนื่องจากขึ้นอยู่กับการรักษาที่ได้รับ ลูกค้าสามารถแก้ไขข้อสงสัยหรือข้อร้องเรียนเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด พวกเขาจะพึงพอใจ หรือไม่.

• คุณอาจสนใจ: "12 กลเม็ดทางจิตวิทยาที่ซูเปอร์มาร์เก็ตใช้ทำให้คุณเสียเงินมากขึ้น"

10. การจัดระเบียบไฟล์

การจัดระเบียบไฟล์เป็นสิ่งสำคัญในบริษัท ไม่ว่าจะทำในรูปแบบกระดาษหรือดิจิทัล

ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง กิจกรรมทั้งหมดในบริษัทสร้างเอกสารบางประเภทที่ต้องเก็บไว้ เช่น ใบแจ้งหนี้, นาที, บันทึกย่อ, นาที, รายงานการขาย, รายงานการพิมพ์ ... ข้อมูลนี้ควรได้รับการจัดหมวดหมู่ เก็บถาวร และป้องกัน ขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญและมีแนวโน้มว่าจะมีการปรึกษาหารือในอนาคตหรือไม่

11. การพิมพ์และถ่ายเอกสาร

การพิมพ์เอกสารเป็นเพียงการพิมพ์ไฟล์ที่จำเป็นเพื่อให้อยู่ในรูปแบบทางกายภาพและ พาพวกเขาออกไปหาคนงานที่เหมาะสม.

ฟังก์ชันนี้ควบคู่กับการจัดระเบียบไฟล์ เนื่องจากอาจจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารด้วย จัดเก็บแบบดิจิทัลไว้ล่วงหน้าสำหรับสำเนาจริงและบันทึกในไซต์ เหมาะสม.

12. พนักงานรับ

ไม่มีบริษัทใดที่คงพนักงานของตนไว้อย่างถาวร ไม่ว่าจะเป็นเพราะพวกเขาตัดสินใจลาออก ถูกไล่ออก หรือเพียงแค่ตาย ผู้คนมาและไป และคุณจำเป็นต้องจ้างพนักงานใหม่เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุด การคัดเลือกบุคลากรประกอบด้วยการเลือกคนงานในอนาคตจากผู้สมัครที่เป็นไปได้.

งานที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากร เราต้องสัมภาษณ์ผู้สมัคร ดูประวัติย่อ ตรวจสอบลายนิ้วมือ และยืนยันว่าข้อมูลอ้างอิงของพวกเขาเป็นความจริง

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "การคัดเลือกบุคลากร: 10 กุญแจสู่การเลือกพนักงานที่ดีที่สุด"

13. รายการสิ่งของ

ฟังก์ชั่นสินค้าคงคลัง มันเกี่ยวข้องกับการค้นหาว่าบริษัทมีทรัพยากรใดบ้าง และต้องการวัตถุหรือองค์ประกอบเฉพาะเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างถูกต้องหรือไม่?. คนเก็บสินค้าคงคลังมีหน้าที่ค้นหาว่าเครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ทำความสะอาด หรือรายการอื่นๆ ขาดหายไปหรือไม่

นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังที่จะแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายของทรัพยากรเช่นความล้มเหลวหรือความเสียหายที่ มีมาบ้างแล้วหรือมีข้อสงสัยว่ามีคนงานกำลังเอาเครื่องใช้สำนักงานไป บ้าน. ทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกไว้ในรายงานที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ของทรัพยากรและความต้องการที่เป็นไปได้ซึ่งเกิดขึ้นจากการขาดแคลนทรัพยากร หากมี

14. การจัดการการเงิน

การจัดการการเงิน ประกอบด้วยการทำให้แน่ใจว่าเงินที่องค์กรจัดการนั้นเป็นไปตามวงจรชีวิตที่คาดหวังไว้การซื้อและขายสินค้าและบริการที่บริษัทต้องการและนำเสนอและลงทุนอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ยังหมายความถึงการบันทึกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม ลงทะเบียนและชำระเงินเพื่อดูแลระบบที่จำเป็น

15. การบริหาร

โดยการบริหารเราหมายถึง ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารมากขึ้น เช่น ประเด็นทางกฎหมายและระบบราชการ. จำเป็นที่บริษัทจะต้องรู้ดีว่าต้องปฏิบัติตามกฎหมายในด้านใดบ้าง นอกเหนือจากการพิจารณาแบบจำลองต่างๆ ด้วย และเอกสารที่ต้องกรอกและนำเสนอต่อหน่วยงานของรัฐเพื่อยืนยันการดำเนินกิจการนั้น ถูกกฎหมาย.