การสื่อสารทางธุรกิจ: ประเภท ลักษณะ และข้อผิดพลาดทั่วไป

เราอาศัยอยู่ในสังคมที่มีการกำหนดค่าส่วนใหญ่ของตลาดแรงงานตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ SMEs ธุรกิจครอบครัว หรือแม้แต่บริการส่วนบุคคล ล้วนต้องคำนึงว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญ เพื่อความอยู่รอดของมันคือการเชื่อมโยงกันในองค์กรและการสื่อสารระหว่างส่วนต่าง ๆ เพื่อรวมพลังและไปสู่เป้าหมาย ทั่วไป.

ในแง่นี้เราสามารถยืนยันได้ว่า การสื่อสารทางธุรกิจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญเมื่อองค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความซับซ้อนบางอย่าง ทำงานได้อย่างถูกต้อง และสามารถปรับตัวและเอาตัวรอดได้ และเกี่ยวกับการสื่อสารดังกล่าวที่เราจะพูดถึงในบทความนี้

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร: อาชีพที่มีอนาคต"

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นชุดของกระบวนการที่ดำเนินการโดยบริษัทหรือบางส่วนเพื่อให้บริษัทเดินทาง ข้อมูลทั้งภายในระหว่างแผนกหรือตำแหน่งต่าง ๆ ของบริษัท และหากเราพูดถึงการสื่อสารของบริษัทกับ ภายนอก.

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ ตามกฎทั่วไป การสื่อสารดังกล่าวไม่ได้หมายความถึงความสามารถในการออกข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อเท็จจริงในการรับข้อมูลด้วย: เรากำลังเผชิญกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน.

การสื่อสารทางธุรกิจที่ดีช่วยให้สมาชิกทุกคนในบริษัทยังคงมีแรงจูงใจและ สามารถทราบการดำเนินการ ลดความไม่แน่นอนของทั้งคนงานและผู้นำเกี่ยวกับสถานะของ เหมือน. นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการปฏิสัมพันธ์และปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานนอกเหนือจากการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและช่วยให้คุณตอบสนองอย่างเหมาะสมที่สุดกับเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง

วัตถุประสงค์ทั่วไป

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถเข้าใจได้ง่าย ภายในด้านหนึ่งจะช่วยให้มีการสร้างองค์กรที่สอดคล้องกันและข้อมูลและผลลัพธ์ที่ได้รับโดย แผนกหรือคนงานต่าง ๆ รวมถึงวัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ขององค์กรของบริษัท สามารถสร้างและส่งต่อได้

มากเกินไป ช่วยให้เข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังของคนงานแต่ละคนตลอดจนความเข้าใจในความจริงที่แต่ละคนต้องเผชิญ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนทำงานในทิศทางเดียวกันได้ง่ายขึ้น และสำหรับพวกเขาที่จะเรียนรู้วิธีใหม่ๆ ในการดำเนินการตามความรับผิดชอบของตนเอง

ในระดับการสื่อสารกับโลกภายนอก การสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อสิ่งแวดล้อมและ สร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทเอง ตลอดจนเพื่อวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายและประเมินผลของพวกเขา ความต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเรียนรู้ที่จะดึงดูดผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและประเมินการเปลี่ยนแปลงที่มีอยู่ในสังคมแบบไดนามิกและ ของเหลวที่เราอาศัยอยู่ ซึ่งเป็นสิ่งพื้นฐานเพื่อคาดการณ์และเผชิญปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และสามารถปรับตัวให้เข้ากับ ครึ่ง.

เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ บริษัทจำเป็นต้องสร้างช่องทางที่มีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน เพราะมันช่วยเพิ่มการส่งข้อมูลด้วยการกระทำของมัน สร้างวิธีการในการสื่อสารและ นอกจากนี้ ทำงานอย่างแข็งขันไม่มีความไม่แน่นอน เกี่ยวกับสิ่งที่ร้องขอและแสวงหาภายในองค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องทำงานทั้งในแง่มุมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ตลอดจนประเมินความต้องการและความคิดของคนงานที่แตกต่างกัน ความเห็นอกเห็นใจก็มีความสำคัญเช่นกัน เช่นเดียวกับกฎระเบียบที่ดีและการวางแผนกลไกการสื่อสาร

• คุณอาจสนใจ: "เอกลักษณ์องค์กร: มันคืออะไรและกำหนดองค์กรอย่างไร"

ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ

ไม่ใช่ทุกบริษัทและองค์กรสื่อสารในลักษณะเดียวกัน และมี ประเภทและการจำแนกประเภทต่าง ๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจ ตามเกณฑ์ต่างๆ

1. ภายในและภายนอก

อย่างแรกคืออันที่สร้างความแตกต่างระหว่างการสื่อสารภายในและภายนอก อย่างแรกคือการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่าง แผนกและพนักงานต่าง ๆ ของ บริษัท เองและส่วนที่สองมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างการสื่อสารกับ ครึ่ง.

2. แบบสองทิศทางและแบบทิศทางเดียว

ในทำนองเดียวกัน เรายังสามารถค้นหารูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่มีระดับการโต้ตอบมากหรือน้อย ซึ่งสามารถพบได้จากส่วนใหญ่ การสื่อสารแบบสองทิศทางที่ผู้ส่งและผู้รับโต้ตอบและแลกเปลี่ยนข้อมูลจนกว่าจะมีการส่งข้อความเพียงข้อความเดียว โดยทั่วไปจากตำแหน่งอำนาจไปยังผู้รับที่ไม่มีทางเลือกในการตอบกลับ.

3. จากน้อยไปมาก จากมากไปน้อย และแนวนอน

ภายในการสื่อสารทางธุรกิจภายในองค์กร เราสามารถค้นหาสามประเภทหลักใน หน้าที่ของจุดที่ข้อมูลเริ่มต้นและตำแหน่งระหว่างผู้ส่งและผู้รับเดียวกัน การสื่อสาร. เราพูดถึงการสื่อสารที่ลดลงเมื่อมีการดำเนินการสื่อสารจากผู้ออกที่มีตำแหน่งสูงกว่าผู้รับ

เมื่อเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาที่ส่งข้อความถึงหัวหน้าของเขา เราจะพูดถึงการสื่อสารที่สูงขึ้น ในทั้งสองกรณี เรากำลังเผชิญกับการสื่อสารในแนวดิ่ง นั่นคือ การสื่อสารที่ วิชาที่รักษาการสื่อสารมีความสัมพันธ์ที่ไม่เท่าเทียมกัน ในแง่ของอำนาจ (มีลำดับชั้นระหว่างพวกเขา)

การสื่อสารที่ดีอีกประเภทหนึ่งคือ การสื่อสารในแนวนอน ซึ่งจัดตั้งขึ้นระหว่างบุคคลที่มีตำแหน่งเดียวกันและอยู่ในลำดับชั้นเดียวกัน

4. เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

สุดท้ายนี้ ควรสังเกตว่าในการสื่อสารทางธุรกิจ เราสามารถค้นหาการมีอยู่ของช่องทางการสื่อสารสองประเภทที่แตกต่างกัน: แบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในข้อแรก ด้านเทคนิคและส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นมักจะได้รับการจัดการ เป็นประเภทของการสื่อสารที่เคารพซึ่งเน้นที่เหตุผลและวัตถุประสงค์ของบริษัท

อย่างไรก็ตาม ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการนั้น มักจะมีการสื่อสารที่ยืดหยุ่นและเป็นธรรมชาติมากขึ้นโดยพื้นฐานแล้วมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและมักจะเป็นสิ่งที่มีผลกระทบต่อความเป็นอยู่ที่ดีในการทำงานมากที่สุด อย่างหลังแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดำเนินการและสามารถอยู่เหนือสถานที่ทำงานซึ่งยากต่อการควบคุมโดยองค์กร

ภัยคุกคามที่เป็นไปได้ต่อการสื่อสารที่ดี

การรักษาการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย และเป็นการมีอยู่ของความแปรปรวนในระดับสูงในสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นตลอดจนการมีอยู่ของ ความเข้าใจผิด การใช้ในทางที่ผิด และความยากลำบากในการสื่อสารของบริษัท.

1. ขาดความสม่ำเสมอ

ปัจจัยหนึ่งที่มีอิทธิพลมากที่สุดว่าการสื่อสารนั้นมีประโยชน์จริง ๆ หรือไม่ คือ ความน่าเชื่อถือของผู้ออกและข้อพิจารณาที่แสดง กับผู้รับข้อความ ตัวอย่างของสิ่งนี้อาจเป็นการมีอยู่ของความไม่ลงรอยกันระหว่างสิ่งที่พูดกับสิ่งที่ทำไปแล้วไม่รักษา ผู้ออกบัตร วิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องกับข้อความที่ออก.

สิ่งหลังสามารถเกิดขึ้นได้กับพนักงานของบริษัทคนใดคนหนึ่ง โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งตามลำดับชั้น หรือหากพวกเขาพูดคุยกับผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ คนที่อยู่ในลำดับชั้นเดียวกัน และสร้างผลกระทบร้ายแรงต่อทั้งสองเรื่อง (ซึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์อาจจบลงได้ไม่ดี พิจารณาหรือไล่ออก) ตลอดจนองค์กร (สร้างความเชื่อมั่นในตัวบุคคลให้ต่ำลงและในกรณีที่มีตำแหน่งสูงแม้ใน องค์กร).

ในลักษณะเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในกรณีของบริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนกจำนวนมาก หากมีความแตกต่างระหว่างผู้มีอำนาจหรือบุคคลอ้างอิงภายในบริษัท อาจจะ สถานการณ์อาจเกิดขึ้นโดยที่คนงานไม่รู้จริงๆ ว่าจะปฏิบัติตามผู้นำแบบไหนซึ่งเป็นสิ่งที่สร้างความหงุดหงิดใจและไม่ไว้วางใจได้

ในทำนองเดียวกัน ก็จำเป็นต้องระมัดระวังในการตีความข้อความให้มาก เนื่องจากการมีอยู่ของ ความสับสนอาจทำให้แผนกหรือคนงานต่าง ๆ ตีความสิ่งต่าง ๆ ได้ ตรงข้าม. การสื่อสารทางธุรกิจใดที่พยายามจะรับประกันความสอดคล้องภายในองค์กรและเพื่อให้ข้อความ ไม่ชัดเจนและด้วยการตีความที่แตกต่างกันอาจทำให้เกิดความไม่แน่นอนและความสงสัยสำหรับผู้รับของ ข้อความ.

2. ขาดการเชื่อมต่อทางอารมณ์

ปัญหาอื่นสามารถพบได้ในวิธีการสื่อสารที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ในบางองค์กร อาจมีปัญหาในการสร้างความรู้สึกผูกพันในระดับอารมณ์ ซึ่งใน พนักงานสามารถสร้างความมุ่งมั่นและประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำกว่าและผู้ใช้ที่ขาดความสนใจและการค้นหาผู้อื่น ทางเลือก ต้องเห็นคุณค่าของทุกสิ่งที่ทำและแม้กระทั่งสิ่งที่ไม่ใช่ ก็คือการสื่อสารโดยพื้นฐาน

ดังนั้น ไม่เพียงแต่ตัวข้อความเองเท่านั้นที่มีความสำคัญ แต่ยังรวมถึงวิธีการส่งด้วย: มันไม่เหมือนกัน หรืออีเมลไม่ได้ให้ความรู้สึกเหมือนกับการประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือการค้นหาผู้ติดต่อที่แท้จริง

3. ไม่เข้าใจบริบท

ก็ควรค่า การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันและความก้าวหน้าทางสังคมตลอดจนลักษณะเฉพาะของสถานการณ์นั้นเอง ตัวอย่างเช่น ในสังคมโลกาภิวัตน์ที่เพิ่มมากขึ้นและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ช่วยให้สามารถสื่อสารกับผู้คนในวงกว้างได้ทันที จำนวนคนพร้อมๆ กัน อาจจำเป็นต้องวิเคราะห์และลงทุนในนโยบายการสื่อสารที่คำนึงถึงอำนาจของ เครือข่ายสังคมและวิธีการส่งข้อมูลที่ต้องการอย่างถูกต้อง นอกเหนือไปจากการประเมินการติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจากภูมิภาคอื่น ๆ ของโลก

ในทำนองเดียวกัน ก็จำเป็นต้องประเมินสถานการณ์ของบริษัทเองด้วย เพื่อไม่ให้ดำเนินการมากไปกว่า สิ่งที่สามารถครอบคลุมได้ โดยคำนึงถึงสถานการณ์โดยรวมของ บริษัท.

ปัญหาอีกประการหนึ่งอาจเป็นเนื้อหาของข้อความที่ส่งออกไป เป็นไปได้ว่าถึงแม้การสื่อสารนั้นมีอยู่ การสื่อสารนั้นไม่ได้ส่งหรือไม่ส่งเนื้อหาที่จำเป็นต้องส่ง เป็นไปได้ว่ามุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่ค่อนข้างเสริมและละเลย ตัวอย่างเช่น การปฐมนิเทศหรือวัตถุประสงค์ที่ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งควรมี หรือผู้ที่ถือเอาการมีอยู่ของความรู้ที่ไม่เคยปรากฏชัด.

4. ความโดดเดี่ยวและขาดการสื่อสาร

สุดท้าย บางทีปัญหาที่สำคัญที่สุด และสามารถอนุมานได้จากปัญหาก่อนหน้านี้ทั้งหมด เป็นไปได้ว่าไม่มีการสื่อสารที่แท้จริง

ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดคือการใช้การสื่อสารทางเดียวที่เสถียรและต่อเนื่อง ซึ่งสามารถ ทำให้เกิดภาวะชะงักงันและขาดความเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นใน องค์กร. โชคดีที่วันนี้มีการใช้น้อยที่สุดเพราะมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์น้อยที่สุด

เป็นไปได้ด้วย ว่าตำแหน่งต่างๆ ไม่มีกลไกเพียงพอในการติดต่อ แม้ว่าจะต้องรับฟังความคิดเห็นของพวกเขา แต่ก็มีโอกาสน้อยที่จะได้รับการตอบรับ หรือแม้แต่ส่วนต่าง ๆ ของบริษัทไม่ได้ติดต่อกัน จำเป็นต้องกระตุ้นปฏิสัมพันธ์ดังกล่าวอย่างแข็งขัน