การวิเคราะห์งาน: คืออะไร มีไว้เพื่ออะไร และขั้นตอนของกระบวนการ

เพื่อให้บริษัททำงานในวิธีที่เหมาะสมที่สุด จำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาทำอะไรและควรจะไปได้ไกลแค่ไหน คนงานของพวกเขา หากมีการขาดการฝึกอบรมใดๆ หรือหากบริษัทคู่แข่งขอความต้องการเพิ่มเติมกับพนักงานของพวกเขา คนงาน

การวิเคราะห์ตำแหน่งงานที่ถูกต้องช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสรรหาและคัดเลือกสิ่งที่ดีที่สุดได้ ผู้สมัครรับเลือกตั้งของบริษัทนอกจากจะรู้ว่าแต่ละงานมีความสามารถและความต้องการอะไรบ้าง ตำแหน่ง.

ต่อไป มาทำความเข้าใจกันว่าการวิเคราะห์งานคืออะไรมีความสำคัญอย่างไร มีกี่ประเภท และทำอย่างไร

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "วิทยาการบริหาร: คืออะไร ลักษณะและหน้าที่"

การวิเคราะห์งานคืออะไร?

การวิเคราะห์งานประกอบด้วย การตรวจสอบงานที่จะเสนอหรือตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในบริษัทที่คุณต้องการทราบเชิงลึกและปรับปรุง. ด้วยการวิเคราะห์ประเภทนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ทราบทักษะที่จำเป็น เพื่อว่าใครก็ตามที่ทำ สามารถมีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นโดยการกำหนดเกณฑ์ที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด เหมาะสม.

โดยทั่วไปแล้วการวิเคราะห์ประเภทนี้ เป็นความรับผิดชอบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลซึ่งมีภารกิจในการสรรหาและคัดเลือกคนงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ ที่ประกอบขึ้นเป็นบริษัท นอกจากนี้เพื่อให้แน่ใจว่า หากจำเป็น พวกเขาปรับปรุงการฝึกอบรมของพวกเขา บริษัทไม่สามารถทำงานได้อย่างถูกต้องหากไม่มีคนที่เหมาะสมสำหรับแต่ละตำแหน่ง ดังนั้นแผนกนี้จึงต้องรู้ว่าข้อกำหนดใดที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน

เมื่อวิเคราะห์งานเฉพาะเจาะจงแล้ว เป็นเรื่องปกติที่จะต้องอธิบายอย่างละเอียดว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการกำหนดข้อกำหนดที่จำเป็นในการดำเนินการ นอกเหนือจากการกำหนดข้อเสนองานและโปรไฟล์ของผู้สมัครที่ต้องการ นอกจากนี้ ด้วยการกำหนดขอบเขตและระบุแต่ละงาน บริษัทจะสามารถวาดแผนผังองค์กรที่สมบูรณ์ ค้นหาว่าแต่ละตำแหน่งมีส่วนช่วยองค์กรโดยรวมอย่างไร

ข้อดีของการวิเคราะห์ประเภทนี้

การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับระหว่างการวิเคราะห์งานช่วยในการตัดสินใจนอกเหนือไปจาก อนุญาตให้ตรวจสอบวิธีการและเทคนิคที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคลและบริษัทโดยรวม ชุด. ด้วยการวิเคราะห์แบบนี้ คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นในการคัดเลือกบุคลากรนอกเหนือจากความสามารถในการประเมินผลการปฏิบัติงานของคนงานและกำหนดว่าใครควรได้รับการเลื่อนตำแหน่ง รักษา ลดระดับ หรือไล่ออก

ข้อดีที่ชัดเจนที่สุดอย่างหนึ่งที่การวิเคราะห์งานมอบให้เราคือ:

1. โครงสร้างขององค์กร

ด้วยการวิเคราะห์ประเภทนี้เป็นไปได้ รู้ว่างานขององค์กรแบ่งออกเป็นหน่วยพื้นฐานอย่างไร: ฝ่าย ส่วน แผนก หน่วยงาน เช่น คนงาน หรือ กลุ่มงาน...

2. โครงสร้างของงาน

ตามชื่อของมัน การวิเคราะห์ประเภทนี้ทำให้เรารู้ว่างานนั้นเป็นอย่างไร โดยเฉพาะโครงสร้างของงาน แจ้งให้เราทราบ ควรจัดกลุ่มงานเป็นงานและช่วงงานอย่างไรนอกจากจะทราบว่าตำแหน่งใดมีความคล้ายคลึงในด้านประโยชน์และหน้าที่สำหรับบริษัทแล้ว

3. ระดับของอำนาจ

เราสามารถทำได้ผ่านการวิเคราะห์งาน รู้แผนผังองค์กรของบริษัทและตำแหน่งที่อยู่เหนือผู้อื่น. ช่วยให้ทราบระดับอำนาจหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งและการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

4. เกณฑ์การปฏิบัติงาน

เกณฑ์ประสิทธิภาพเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ควรทราบ ความสัมพันธ์ของการรายงานตามลำดับชั้นภายในองค์กร จำนวนและประเภทของตำแหน่ง. นั่นคือช่วยให้เรารู้ว่างานของตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งขึ้นอยู่กับว่าตำแหน่งอื่นทำงานได้ดีเพียงใดไม่ว่าจะอยู่เหนือหรือต่ำกว่าในแง่ของอำนาจหน้าที่

5. ความซ้ำซ้อนของพนักงาน

ด้วยการวิเคราะห์ตำแหน่งงาน เราสามารถตรวจพบตำแหน่งเหล่านั้นที่ทำหน้าที่เดียวกันหรือใกล้เคียงกันเกินกว่าจะปล่อยให้มีต่อไปได้ เครื่องมือนี้ ให้คุณตัดสินใจว่าจำเป็นต้องรวมสองงานเป็นหนึ่งเดียวหรือเปลี่ยนฟังก์ชันเพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อน.

• คุณอาจสนใจ: "โรงเรียนการบริหารเชิงปริมาณ: คืออะไรและมีลักษณะอย่างไร"

ประเภทของการวิเคราะห์งาน

มีการวิเคราะห์งานหลายประเภทที่สามารถดำเนินการได้ พวกมันไม่ได้แยกออกจากกัน ตรงกันข้าม พวกมันทั้งหมดจำเป็นต้องระบุอย่างชัดเจนว่าฟังก์ชั่นคืออะไร ข้อกำหนดและความสามารถของแต่ละตำแหน่งในบริษัท แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับเวลาและวิธีที่คุณสามารถตัดสินใจได้เพียงประเภทเดียว ของการวิเคราะห์ หลักๆ มี 4 อย่างดังนี้

1. การวิเคราะห์ตามงาน

การวิเคราะห์งานตามงาน มีความเก่าแก่และคลาสสิกที่สุด. โดยพื้นฐานแล้วประกอบด้วยการค้นหาว่าคนงานทำงานอะไร โดยไม่คำนึงถึงทักษะ การฝึกอบรม และทักษะใดที่พวกเขามีหรือควรมี โมเดลนี้มีจุดประสงค์เพื่อกำหนดและกำหนดงาน หน้าที่ และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับแต่ละตำแหน่งในบริษัท

2. การวิเคราะห์ตามสมรรถนะ

การวิเคราะห์สมรรถนะมุ่งเน้นไปที่สิ่งเหล่านั้น ทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน.

3. การวิเคราะห์ตามจุดแข็ง

การวิเคราะห์ตามจุดแข็งมุ่งเน้นไปที่ การกระทำเหล่านั้นที่คนงานชอบมากที่สุดหรือการกระทำที่พวกเขาทำได้ดีเป็นพิเศษ. เป็นคำถามของการมองหาแรงจูงใจที่กระตุ้นให้คนงานเลือกตำแหน่งหรือความปรารถนาที่กระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการในตำแหน่งนั้น

4. การวิเคราะห์ตามบุคลิกภาพ

แม้ว่ามันจะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย แต่การวิเคราะห์งานสามารถดำเนินการเพื่อค้นหาลักษณะบุคลิกภาพที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานในตำแหน่งดังกล่าว นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ลักษณะที่ผิดปกติมากที่สุดได้อีกด้วยนั่นคือผู้ที่เป็นสาเหตุของปัญหาสำหรับงานที่เป็นปัญหา

จะดึงข้อมูลได้ที่ไหน

การวิเคราะห์งานเป็นเครื่องมือที่พยายามทำตามวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มันขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลและเทคนิคที่เป็นกลางและเชื่อถือได้มากที่สุดเพื่อให้การวิเคราะห์เป็นตัวแทนที่ซื่อสัตย์ของความเป็นจริงขององค์กร

ข้อมูลถูกดึงออกมาจากตัวงานเอง เช่น งานที่พนักงานทำ วิธีการทำ และพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน แต่ นอกเหนือจากข้อสังเกตเหล่านี้แล้ว ยังมีเทคนิคอีกมากมายที่จะสามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดออกมาได้.

• การสัมภาษณ์และการสนทนากลุ่ม
• แบบสอบถาม
• การสังเกตหรือการสังเกตตนเอง.
• การวิเคราะห์ผ่านเอกสาร การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการเสนองานเก่า
• ระเบียบวิธีเหตุการณ์วิกฤต

การพัฒนาการวิเคราะห์งาน

ต่อไปเราจะดูวิธีการพัฒนาการวิเคราะห์งานและขั้นตอนในการปฏิบัติตาม จำเป็นอย่างยิ่งที่เมื่อดำเนินการวิเคราะห์ประเภทนี้ เราจะต้องรู้ว่าควรมีลักษณะอย่างไร เอกสารซึ่งคนในองค์กรสามารถจัดหาได้และวิธีการจัดการข้อมูล ข้อมูล.

1. กำหนดงาน

กระบวนการส่วนแรกประกอบด้วย วิเคราะห์งานที่ดำเนินการโดยคนงาน. เป็นการวิเคราะห์งานประเภทที่เก่าแก่ที่สุดและในขณะเดียวกันก็เป็นประเภทพื้นฐานที่สุด จำเป็นต้องรู้ว่างานประเภทใดและดำเนินการอย่างไรภายในองค์กรเพื่อดำเนินการวิเคราะห์งานอย่างครอบคลุม ดังนั้น ในการรวบรวมข้อมูลในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• พนักงานทำอะไร?
• อย่างที่มันไม่?
• เขาทำเพื่ออะไร?
• ทำไมเขาถึงทำเช่นนี้?

พยายามตอบคำถามเหล่านี้สำหรับแต่ละตำแหน่งงาน เราสามารถเขียนรายการงานที่ดำเนินการในองค์กร. ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการวิเคราะห์งานของพนักงานเสิร์ฟ เราสามารถถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้เกี่ยวกับงานสองอย่างต่อไปนี้: นำอาหารและเครื่องดื่มและทำความสะอาดโต๊ะ

ในกรณีที่นำอาหารและเครื่องดื่มบริกรใช้ถาดเพื่อสามารถนำสิ่งเหล่านี้ให้กับลูกค้าที่สั่งอาหารเหล่านั้น เหตุผลคือเราสนใจให้ลูกค้าพึงพอใจในสิ่งที่พวกเขาสั่ง

ในกรณีของการทำความสะอาดโต๊ะ บริกรจะใช้ผ้า น้ำยาฆ่าเชื้อ และผลิตภัณฑ์ทำความสะอาดอื่นๆ เพื่อให้โต๊ะอยู่ในสภาพที่ลูกค้ารายอื่นจะใช้ได้ เหตุผลนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานด้านสุขอนามัยที่สั่งโดยกระทรวงสาธารณสุข นอกเหนือจากการหลีกเลี่ยงการร้องเรียนจากลูกค้าที่ไม่พอใจ

2. หน้าที่การงานและความรับผิดชอบ

เมื่อทราบแล้วว่าภายในองค์กรมีงานอะไรบ้าง พวกมันถูกจัดกลุ่มเป็นหน้าที่ต่างๆ. อาจเป็นกรณีที่มีงานที่ทำเพียงหน้าที่เดียว ส่วนงานอื่น ๆ นั้นแตกต่างกันมาก ซึ่งกันและกันแต่ให้บริการเหมือนกันและเป็นงานที่ทำหน้าที่ต่างกันภายใน องค์กร.

จากตัวอย่างบริกร เราสามารถพิจารณาได้ว่าการนำอาหารไปให้ลูกค้านั้นอยู่ในฟังก์ชัน "การบริการลูกค้า" ในขณะที่หน้าที่หลักของการทำความสะอาดจะเป็น "สุขอนามัยของสถานประกอบการ" แม้ว่ามันอาจจะเกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าด้วยก็ตาม ลูกค้า.

เมื่อกำหนดหน้าที่ของงานที่ดำเนินการในองค์กรแล้ว มีการจัดระเบียบตามระดับความรับผิดชอบภายในเดียวกัน. สามารถจำแนกเป็นมาตราส่วนได้ในกรณีที่เราสามารถพูดถึงความรับผิดชอบที่มีความสำคัญมากกว่าสิ่งอื่น ๆ อย่างไรก็ตามใน ในหลายๆ ครั้ง งานส่วนใหญ่แสดงถึงความรับผิดชอบในระดับที่ใกล้เคียงกัน ซึ่งงานเหล่านั้นอาจมีลำดับความสำคัญสูงพอๆ กัน

3. ความรู้และประสบการณ์

ลักษณะพื้นฐานในระหว่างการวิเคราะห์งานคือการประเมินประสบการณ์และความรู้ที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ดังนั้น ทักษะ ความสามารถ และการฝึกอบรมที่ได้รับการแนะนำหรือร้องขอให้ทำภารกิจของงานจะได้รับการประเมิน.

ในหลายกรณีความรู้ที่จำเป็นนี้สร้างได้ง่าย ตัวอย่างเช่น เพื่อให้สามารถทำงานในคลินิกในฐานะแพทย์ได้ การฝึกอบรมที่จะขอนั้นจะเป็นปริญญาด้านการแพทย์ และควรเป็นระดับสูงกว่าปริญญาตรีหรือปริญญาโท อย่างไรก็ตาม ในกรณีอื่นๆ คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการทำงานนั้นไม่ชัดเจนนัก ตัวอย่างเช่น ในการทำงานในซุปเปอร์มาร์เก็ต พวกเขาอาจขอใบรับรองการจัดการอาหารหรือการฝึกอบรมวิชาชีพ แม้ว่าจะไม่ใช่ทุกกรณีก็ตาม

ระหว่างการวิเคราะห์งานเพื่อให้สามารถทราบได้ว่าการฝึกอบรมที่ต้องการคืออะไร อุดมคติคือการไปหาพนักงานและผู้จัดการโดยตรง. พวกเขาจะแสดงความคิดเห็นหรือประสบการณ์ของพวกเขา, เกรดของพวกเขา, สิ่งที่ถูกถามและสิ่งที่พวกเขาได้เห็นในบริษัทก่อนหน้านี้ที่พวกเขาเคยทำงาน. การรู้ว่าบริษัทคู่แข่งเรียกร้องอะไรจากพนักงานจึงมีประโยชน์มาก เพราะด้วยวิธีนี้ ด้วยวิธีนี้ เราจะป้องกันไม่ให้บริษัทสูญเสียความแข็งแกร่งในสายงานเนื่องจากขาดการฝึกอบรม คนงาน

4. ทักษะในการวิเคราะห์งาน

ณ จุดนี้ สิ่งสำคัญคือต้องทำการวิเคราะห์งานตามทักษะของคนงานของคุณ สามเทคนิคที่มีประโยชน์มากสามารถนำมาใช้ได้ที่นี่ซึ่งสามารถเติมเต็ม

4. 1. สัมภาษณ์ผู้จัดการ

ผู้จัดการเป็นบุคคลสำคัญภายในองค์กร เนื่องจากพวกเขาเป็น ที่รู้งานโดยตรงและรู้ว่าทักษะใดที่จำเป็น เพื่อปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง

4.2. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

มันสรุปได้ว่าทักษะใดที่ทำให้พนักงานที่ดีแตกต่างจากพนักงานที่ทำงานได้ไม่ดี

4.3. เหตุการณ์สำคัญ

ด้วยเทคนิคนี้ มีการกำหนดพฤติกรรมสำคัญในตำแหน่งงานซึ่งเป็นตัวกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลว ขององค์กร ค้นหาว่าพฤติกรรมใดที่สามารถให้ประโยชน์หรือเป็นอันตรายต่อประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท และมีวัตถุประสงค์เพื่อทำซ้ำหรือกำจัดพฤติกรรมเหล่านั้น

5. มีเป้าหมายที่ชัดเจน

ไม่ว่าจะใช้เทคนิคใด อุดมคติคือใช้ทั้งสามอย่าง สิ่งพื้นฐานคือเมื่อใช้งานแล้วสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้:

• พนักงานที่ดีและไม่ดีแตกต่างกันอย่างไร?
• ทำไมพนักงานบางคนถึงสามารถปฏิบัติงานได้ดีกว่าคนอื่นๆ?
• ถ้าคุณต้องจ้างพนักงานมาทำงาน คุณจะมองหาอะไร?
• จำเป็นต้องมีสิ่งอื่นอีกหรือไม่เพื่อสร้างความสามารถอย่างถูกต้อง?

ไม่ว่าในกรณีใด ควรสังเกตว่าแต่ละบริษัทมีความคิดของตนเองว่าทักษะในอุดมคติสำหรับพนักงานนั้นเป็นอย่างไร โดยขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่พวกเขาครอบครอง กล่าวคือ นี่เป็นขั้นตอนที่เป็นอัตวิสัยมาก

ความแปรปรวนของทักษะที่จำเป็นนี้ได้รับอิทธิพลอย่างมากจากวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท ซึ่งแตกต่างกันไปอย่างมากในแต่ละที่ นอกจากนี้ แต่ละบริษัทมีลูกค้าที่แตกต่างกัน ดังนั้นเกณฑ์ที่ดึงมาจากการวิเคราะห์ตำแหน่งงานในบริษัทหนึ่งอาจไม่มีประโยชน์กับอีกบริษัทหนึ่ง

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. การ์เซีย มูร์เซีย, เจ. (1996). กฎหมายแรงงาน. มาดริด: เทคโน
• ม. Peiro, J. (1996). จิตวิทยาองค์การ. มาดริด: UNED
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002) ปัจจัยมนุษย์ด้านแรงงานสัมพันธ์ คู่มือทิศทางและการจัดการ: พีระมิด