วิธีเขียนรายละเอียดงาน: 11 เคล็ดลับ

เมื่อมองหางาน การเขียนเรซูเม่ที่ดีเป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจากเป็นความประทับใจแรกที่เรามอบให้กับนายจ้าง

แต่ไม่ใช่แค่ผู้หางานเท่านั้นที่ควรเตรียมตัวให้ดี สิ่งแรกที่ผู้หางานจะเห็นจากพวกเขา องค์กรเองต้องมั่นใจว่าพวกเขาให้ภาพของงานที่พวกเขาเสนอ

รายละเอียดงาน เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ เนื่องจากเอกสารดังกล่าวจะช่วยให้พวกเขารู้จักตัวเองและช่วยให้พวกเขาค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้น

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าคำอธิบายเหล่านี้เป็นอย่างไร นอกเหนือจากการอธิบายแง่มุมต่างๆ ที่ควรรวมไว้ใน เอกสารประเภทนี้และข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่นายจ้างทำเมื่อเสนองาน

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร: อาชีพที่มีอนาคต"

รายละเอียดงานคืออะไร?

รายละเอียดงานหรือที่เรียกว่าคำอธิบายงานคือ เอกสารที่อธิบายลักษณะของงานระบุแง่มุมที่เกี่ยวข้องในทางที่เป็นกลางมากที่สุด

มันไม่ได้เกี่ยวกับการอธิบายถึงบทบาทที่พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างสำหรับงานนี้กำลังปฏิบัติอยู่ หรืออธิบายว่าพนักงานในอุดมคติควรเป็นอย่างไร คำอธิบายประเภทนี้ประกอบด้วย ระบุความสัมพันธ์ของงานกับตำแหน่งงานอย่างละเอียดถี่ถ้วนหน้าที่และความรับผิดชอบที่ผู้ปฏิบัติงานจะดำเนินการและบริการหรือสินค้าใดที่จะเสนอ

หน้าที่ของมัน

ลักษณะงานที่ดีทำหน้าที่สามประการ:

กำหนดการจ้างงาน

นำเสนอภาพรวมของการจ้างงานและทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้ปฏิบัติงานในอนาคต

จัดโครงสร้างองค์กร

รายละเอียด บริษัทจัดอย่างไร.

ดึงดูดความสามารถ

ช่วยให้คุณค้นหาผู้สมัครที่เสนอสิ่งใหม่ให้กับองค์กร

องค์ประกอบของคำอธิบายเหล่านี้

เพื่อให้รายละเอียดงานสมบูรณ์และน่าสนใจสำหรับผู้สมัครในอนาคต จำเป็นต้องมีองค์ประกอบที่ชัดเจนดังต่อไปนี้

1. ชื่องาน

จะต้องชัดเจนและน่าสนใจและ ที่ทำหน้าที่ในการมีแนวคิดแรกเกี่ยวกับบทบาทที่พนักงานจะทำ ใน บริษัท.

2. วัตถุประสงค์ของงาน

มันควรจะชัดเจน หน้าที่ของคนงานคืออะไร?. บทบาทงานของคุณและคำอธิบายของวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้เพื่อให้บรรลุในการจ้างงานของคุณ

3. คำอธิบายของงาน

กิจกรรมที่ผู้ปฏิบัติงานจะดำเนินการต้องมีความชัดเจน และระบุว่ามีการดำเนินการบ่อยเพียงใด สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าคุณจะใช้เวลานานแค่ไหน

4. ความสัมพันธ์กับแผนกอื่นๆ

หากเป็นงานที่มีหลายหน่วยงานเกี่ยวข้องก็มีความสำคัญ ที่แสดงความสัมพันธ์เหล่านี้อย่างชัดเจน.

ควรระบุด้วยว่าการติดต่อระหว่างแผนกนั้นดำเนินการบ่อยมากหรือเป็นเรื่องเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ผิดปกติ

5. แผนผังองค์กรและลำดับชั้น

เกี่ยวข้องกับประเด็นก่อนหน้านี้ ควรระบุ ตำแหน่งพนักงานในบริษัทจะเป็นอย่างไร.

จะต้องมีความชัดเจนว่าจะมีกี่คนที่อยู่เหนือเขาและต่ำกว่าเขาในแง่ของงานที่เขากำลังจะปฏิบัติ และเขาอยู่ภายใต้คำสั่งของใคร

6. การกระจัด

ขึ้นอยู่กับว่าสำนักงานตั้งอยู่ที่ใด หรืองานนั้นต้องการการเดินทางเพื่อธุรกิจ จะต้องระบุว่าบุคคลนั้นจะต้องย้ายบ่อยหรือไม่ หรือถ้าตรงกันข้ามจะสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะย้ายไปยังที่อยู่อาศัยที่บริษัทจ่ายให้

• คุณอาจจะสนใจ: "ความแตกต่าง 4 ประการระหว่างการผลิตและผลผลิต"

7. เอกสาร

ต้องระบุรายละเอียดว่าจะต้องส่งเอกสารใดบ้างในการสมัครงาน นอกเหนือจากการอธิบายเอกสารที่จัดการบ่อยภายในองค์กรและ หากจำเป็นต้องมีผู้จัดการ.

8. สถานที่ทำงาน

ต้องอธิบายสภาพแวดล้อมการทำงาน ภายใต้เงื่อนไขการทำงาน สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับผู้พิการบางประเภท...

9. อันตรายและความเสี่ยง

มีงานบางอย่างที่มีความเสี่ยง เช่น ในด้านการแพทย์ (เช่น การติดเชื้อ) การก่อสร้าง (เช่น อุบัติเหตุจากการทำงาน) หรือความปลอดภัย (เช่น การโจมตี) มันควรจะชัดเจน พวกเขาคืออะไร และองค์กรมักจะจัดการกับพวกเขาอย่างไร.

10. เวลาที่จำเป็น

เวลาทำงานเป็นหนึ่งในสิ่งที่ผู้หางานหลายคนมองหาเป็นอันดับแรก ต้องชัดเจนว่าทุ่มเทกี่ชั่วโมงต่อวันและต่อสัปดาห์วันทำงานเริ่มกี่โมงและเลิกกี่โมง

คุณต้องระบุวันทำงานของคุณด้วย ถ้าเฉพาะวันธรรมดาหรือมีวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดบางวันด้วย นอกจากนี้ ต้องมีความชัดเจนว่ามีวันหยุดที่ตรงกับเทศกาลหลักหรือไม่

11. ข้อกำหนดและการฝึกอบรม

ในปัจจุบัน บ่อยครั้งเมื่อเริ่มงาน พนักงานใหม่จะได้รับการฝึกอบรม. นอกจากนี้ ในรายละเอียดงานจะต้องชัดเจนว่าความรู้ใดที่จำเป็นสำหรับงานและจะช่วยอำนวยความสะดวกในสัปดาห์แรกในตำแหน่งหรือไม่

สิ่งสำคัญคือต้องเชื่อมโยงตำแหน่งงานนี้กับตำแหน่งอื่นที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งใน การฝึกอบรมประเภทเดียวกันเพื่อดึงดูดผู้ที่มีประสบการณ์ในตำแหน่งดังกล่าว งาน.

ข้อผิดพลาดเพื่อหลีกเลี่ยง

คำอธิบายงานควรได้รับการออกแบบเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้

1. ใช้คำศัพท์ภายใน

ขอแนะนำ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นเทคนิคเกินไปหรือเป็นแบบฉบับขององค์กร. อาจเป็นได้ว่ามีคำที่ใช้ทุกวันโดยสมาชิกของบริษัท ซึ่งนอกคำนั้นไม่มีความหมายหรือเข้าใจยาก

ควรใช้คำศัพท์ที่ชัดเจน ไม่มีความหมายกำกวม เมื่อขอข้อกำหนดสำหรับงานจะต้องใช้ข้อกำหนด ใช้กันอย่างแพร่หลายในโลกธุรกิจและทำให้ชัดเจนว่าผู้มีส่วนได้เสียต้องการอะไร งาน.

2. ไม่เกี่ยวข้องกับทั้งองค์กร

เมื่อสร้างรายละเอียดงาน ต้องติดต่อแผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและฝ่ายทรัพยากรบุคคล.

ด้วยวิธีนี้ ฟังก์ชันที่ผู้สมัครในอนาคตจะดำเนินการสามารถระบุได้ดีขึ้น นอกเหนือจากการพัฒนาคำอธิบายที่ถูกต้องและเป็นจริงมากขึ้น

3. ไม่สมจริง

ในรายละเอียดงาน ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการอธิบายถึงพนักงานในอุดมคติ แทนที่จะอธิบายให้ชัดเจนและละเอียดว่าตำแหน่งงานที่เสนอคืออะไร

ไม่มีความสมบูรณ์แบบ แสดงความเป็นจริงและอธิบายว่าต้องใช้อะไรบ้างในการสวมบทบาท ไม่ใช่สร้างรายการความปรารถนา

4. อย่าปรับปรุงคำอธิบาย

รายละเอียดงาน เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและต้องปรับให้เข้ากับความต้องการใหม่ของบริษัทนอกเหนือจากวิวัฒนาการของตลาดแรงงาน

ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องตรวจทานและอัปเดตคำอธิบายนี้เป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่บริษัทร้องขอ

5. ใช้ภาษาแบ่งแยก

ในภาษาในชีวิตประจำวัน การใช้คำและสำนวนบางคำสามารถยอมรับได้ในทางภาษาพูด แต่ในบริบทของการทำงาน คำและสำนวนเหล่านี้อาจถูกตีความว่าไม่ถูกต้องทางการเมืองและเป็นการเลือกปฏิบัติ

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• เอตคิน, เจ. (2000). การเมือง การปกครองและการจัดการองค์กร บัวโนสไอเรส กองบรรณาธิการ Prentice Hall (บทที่ 3: ปัจจัยแห่งความซับซ้อน).
• ชเลมสัน, เอ. (2002). กลยุทธ์ความสามารถ, บัวโนสไอเรส, กองบรรณาธิการ Paidós (บทที่ 4 ความหมายของงาน).