วิธีเขียนรายงานอย่างถูกต้องใน 10 ขั้นตอน

ในแต่ละวันของเราทั้งในที่ทำงานและนอกสถานที่ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บางครั้งเราต้องจัดทำรายงานเพื่ออธิบายถึงสถานการณ์หรือปัญหา.

นอกจากนี้ เรายังพูดถึงรายงานทางวิทยาศาสตร์หรือวิชาการ เมื่อเราได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่อธิบายปัญหาทางวิทยาศาสตร์หรือสังคมอย่างชัดเจนด้วยข้อมูลและข้อสรุปในเอกสาร

• บทความแนะนำ: "ลักษณะ 8 ประการของเอกสาร"

ทั้งการยื่นเรื่องร้องเรียน การร้องขอ หรือเพียงเพื่อจัดทำเอกสารสถานการณ์เฉพาะ นี่จะเป็นประเภทของเอกสารที่เราจะเขียนโดยทั่วไป แต่บางคนอาจพบว่าการเขียนรายงานเป็นเรื่องซับซ้อน นั่นคือเหตุผลที่ในบทความนี้เรามีชุดขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานในระดับทั่วไป

รายงานคืออะไร?

รายงานเป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่เขียนเป็นร้อยแก้วซึ่งดำเนินการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้จัดทำรายงานสามารถสื่อสารบางอย่างเกี่ยวกับสถานการณ์หรือหัวข้อกับผู้อื่นได้ โดยทั่วไป พวกเขามักจะส่งถึงระดับที่สูงขึ้น (เช่น สภาเมืองหรือหัวหน้า)แม้ว่าคุณจะพบรายงานที่มุ่งสื่อสารบางสิ่งกับมืออาชีพที่ไม่ใช่เรา เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานกับข้อมูลเดียวกันและเปรียบเทียบหรือขยายได้

รายงานมีหลายประเภท ซึ่งอาจมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและโครงสร้างที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม บทความนี้เสนอการจัดทำรายงานที่คำนึงถึงโครงสร้างทั่วไปของรายงานใดรายงานหนึ่ง

ขั้นตอนในการสร้างรายงาน

เมื่อจัดทำรายงาน เราต้องจำไว้ว่าก่อนอื่นเราจะต้องไตร่ตรองก่อนว่าเราจะทำอย่างไร เมื่อไร และทำไม. ต่อจากนั้น การร่างรายงานจะดำเนินการตามสถานการณ์ที่สะท้อนให้เห็นและการพิจารณาก่อนหน้านี้

ต่อไปเราจะอธิบายขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ในการเขียนรายงานอย่างถูกต้อง

1. เรามีเป้าหมายอะไร?

ก่อนที่จะเริ่มเขียน เราต้องไตร่ตรองถึงสิ่งที่เราต้องการบรรลุผลด้วยรายงานของเรา เราจะร้องขอวิธีแก้ปัญหาหรือเพียงแค่เก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง? เราต้องการสะท้อนการวิจัยทางวิทยาศาสตร์หรือยื่นเรื่องร้องเรียนหรือไม่? เราต้องคำนึงถึงสิ่งนี้เพื่อเลือกประเภทของรายงานที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามกรณี

2. คำนึงถึงประเภทของข้อความที่คุณจะใช้

รายงานทั้งหมดไม่เหมือนกัน และแต่ละรายงานอาจมีลักษณะเฉพาะของตนเอง ตัวอย่างเช่น, รายงานชี้แจงจะสะท้อนข้อมูลโดยไม่มีการตีความใด ๆ เกี่ยวกับพวกเขา ไม่มีความเป็นไปได้ในการสรุปผลในขณะที่ประเภทสาธิตจะต้องให้ผู้ทดลองพัฒนาสมมติฐานและทดสอบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และข้อสรุป

3. พิจารณาเป้าหมาย

ไม่เพียงแต่เหตุผลหรือวิธีการเท่านั้น แต่ คุณควรคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของรายงานของคุณ. สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถปรับระดับภาษาให้ตรงกับความต้องการของเราและของสาธารณะดังกล่าว

4. การเลือกและการวิเคราะห์ข้อมูล

จากขั้นตอนก่อนหน้านี้ จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลที่เราต้องการให้และจัดโครงสร้างอย่างถูกต้องเพื่อให้วาทกรรมของเรามีหัวข้อร่วมกัน ต้องคำนึงถึงประเภทของข้อมูลที่จะสะท้อนให้เห็นและใครหรืออย่างไรที่ดึงข้อมูลออกมาด้วย.

5. เราสามารถใช้องค์ประกอบกราฟิก

แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับประเภทของรายงาน แต่ก็สามารถใช้องค์ประกอบภาพที่ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น. ตัวอย่างเช่น เรากำลังอ้างถึงการใช้กราฟแท่งเพื่อวิเคราะห์ความถี่หรือเพื่อดำเนินการวิเคราะห์ผลกำไรและต้นทุน

6. คุณสมบัติ

แม้ว่ามันอาจจะดูงี่เง่าที่จะพูดถึงมัน ตั้งชื่อรายงานให้ถูกต้องชัดเจน เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ก่อให้เกิดการรับรู้และเข้าใจได้ง่าย เป็นสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายขึ้นมาก

7. เขียนบทนำ

ในส่วนแรกของรายงานที่เป็นประเด็น เราจะสรุปสั้นๆ ของหัวข้อที่จะจัดการในรายงาน. จะต้องรวมถึงวัตถุประสงค์ของการดำเนินการรายงานดังกล่าวและปัญหาที่ก่อให้เกิดความจำเป็นในการมีอยู่และบริบทของรายงานดังกล่าว

8. ขยายความคิดและอธิบายสิ่งที่ถูกตรวจสอบในการพัฒนา

ในเนื้อหาของรายงาน เราจะมีและขยายข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือการสอบสวนทำให้ชัดเจนถึงวิธีการและการดำเนินการที่แสดงว่าสถานการณ์เกิดขึ้นหรือดำเนินการอย่างไร และวิธีการรับข้อมูล หากเป็นรายงานที่สะท้อนถึงการสืบสวน แง่มุมต่างๆ เช่น แบบจำลองทางทฤษฎีและการสำรวจสถานการณ์จะถูกรวมเข้าด้วยกัน

9. สรุปผล

ในส่วนสุดท้ายของรายงาน ผลลัพธ์สุดท้ายของสิ่งที่สำรวจและสะท้อนให้เห็นในรายงานหรือความต้องการหรือคำร้องจะต้องสะท้อนให้เห็น สิ่งที่ทำเพื่อแก้ไขสถานการณ์ จะต้องชัดเจนและเข้าใจได้

10. ภาษาที่จะใช้

จำเป็นอย่างยิ่งที่การเขียนจะต้องใช้ภาษาที่ชัดเจนและรัดกุมตลอดการเขียน ต้องเขียนอย่างเป็นทางการและเป็นกลางในบุคคลที่สามและในเสียงที่ไม่โต้ตอบ ต้องแยกข้อเท็จจริงออกจากการอนุมาน (ถ้ามี) และคุณต้องนำเสนอข้อมูลที่คุณกำลังติดต่อโดยตรงและอธิบายอย่างชัดเจนว่าเหตุใดข้อมูลเหล่านั้นจึงเกี่ยวข้องกัน

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• บันจ์, ม. (1975). ทฤษฎีและความเป็นจริง. บาร์เซโลน่า. แอเรียล
• ควิน, ดับเบิลยู. วี. (2541). จากสิ่งเร้าสู่วิทยาศาสตร์ บาร์เซโลน่า. แอเรียล
• รัสเซลล์, บี. (1959). ความรู้ของมนุษย์: ขอบเขตและข้อจำกัดของมัน. มาดริด. ราศีพฤษภ.